天能集团子公司档案管理制度

（一）理解本部门工作业务，掌握本部门文献资料归档范围，搜集保管本部门文献资料；

（二）认真执行定期归档制度对本部门承接文献资料平时搜集归卷，每月初将上月应归档文献资料归档完毕，并向档案员办好交接签罢手续；

（三）承接人员借用文献材料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文献材料登记手续第二节归档范围第九条重要会议资料，包括会议告知、汇报、决策、总结、领导人发言、经典发言、会议简报、会议记录、会议纪要等第十条有关政府部门发来与企业有关决定、决策、指示、命令、条例、规定、计划等文献资料第十一条企业对外正式发文与有关单位来往文书第十二条企业请示与有关政府部门批复；企业反应重要工作活动汇报、总结第十三条企业内部多种工作计划、总结、汇报、请示、批复、记录报表、重要工作记录（表单）及工作简报第十四条企业与有关单位签订协议、协议书等文献资料第十五条企业管理人员任免文献资料以及有关员工奖励、处分文献资料第十六条企业多种规章制度、实行细则、程序文献第十七条企业历史沿革、大事记及反应企业重要活动剪报、照片、录音、录像等第十八条反应企业各项生产、技术、科研活动有保留价值技术文献、图纸、信息、人事、财务资料、市场营销资料等第十九条企业保密制度中规定保密范围材料第三节平时归卷第二十条各部门都要建立健全平时归卷制度对处理完毕文献资料，由兼职档案员集中统一保管第二十一条各部门应根据本部门业务范围及当年工作任务，编制平时用来归卷文献资料“案卷类目”“案卷类目”条款必须简要确切，并编上条款号第二十二条公文承接人员应及时将处理完毕文献资料，搜集齐全，加以整顿，送交本部门兼职档案员归卷第二十三条兼职档案员应及时将已归卷文献资料，按照“案卷类目”条款“对号入座”，并在文献处理登记薄上注明第四节立卷第二十四条立卷工作由有关部门兼职档案员配合，档案员负责组卷、编目第二十五条案卷质量总规定是遵照文献形成规律和特点，保持文献之间有机联络，区别不一样价值，便于保管和运用第二十六条归档文献资料种数、份数以及每份文献页数均应齐全完整第二十七条在归档文献资料中，应将每份文献正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文献与原件、多种文字形成同一文献立在一起，不得分开第二十八条不一样年度文献一般不得放在一起立卷，但跨年度请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度规划放在针对第一年立卷；跨年度总结放在针对最终一年立卷；跨年度会议文献放在会议开幕年第二十九条卷内文献资料应区别不一样状况进行排列，密不可分文献资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前,定稿在后；其他文献资料依其形成规律或特点，应保持文献之间亲密联络并进行系统排列第三十条卷内文献资料应按次序排列，依次编写页号装订案卷应统一在有文字每页资料正面右上角、背面左上角打印页号第三十一条永久、长期和短期案卷必须按规定格式逐件填写卷内文献目录填写字亦要工整卷内目录放在卷首第三十二条有关卷内文献资料状况阐明，都应逐项填写在备考表内若无状况可阐明，也应将立卷入、检查人姓名和时期填上以示负责备考表应置卷尾第三十三条案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰第三章声像档案管理措施第三十四条企业声像档案是指企业各部门或个人在实际工作或社会实践活动中直接形成对企业有保留价值录音、录像、照片、影片等辅以文字阐明历史记录第三十五条声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、光盘、照片（含底片）及文字阐明等构成第三十六条声像档案是企业卷宗构成部分，必须由档案员集中统一管理第一节声像档案资料搜集第三十七条搜集范围

（一）反应企业重要职能活动工作成果和存在问题声像资料；

（二）各级政府领导人和著名社会人物参与与企业有关重大活动声像资料；

（三）企业有关人员组织或参与重要会议声像资料；

（四）波及企业权益声像资料；

（五）其他单位形成与企业有关重要声像资料；

（六）其他具有保留价值声像资料第三十八条搜集时间

（一）声像档案资料由各部门兼职档案员负责搜集，应在档案资料形成后一种月内归档；

（二）档案员有责任随时向兼职档案员征集具有保留价值声像档案资料第三十九条搜集规定

（一）录音带、录像带、摄像带、光盘、照片（含底片）和文字阐明要搜集齐全，准时归档并建立归档控制措施凡未按规定归档，其形成费用不予报销，以防散失；

（二）接受原版、原件，特殊状况下可接受复制件；

（三）声像资料内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符第四十条声像档案费用报销兼职档案员形成声像档案费用，应按规定向档案员办理归档，经档案员签字后有关财务部门才予以报销费用第二节声像档案管理第四十一条声像档案整顿，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和运用第四十二条声像档案整顿由摄录人员负责，有关兼职档案员协助第四十三条分类、编号

（一）照片档案按年代、问题分类同属一类照片准时间次序编号，同步填写其底片号底片在卷宗内编流水号格式卷宗号-流水号；

（二）录音带、录像带、摄像带、光盘按年代-问题分类，按内容编号同一内容分录几盘应视为一种案卷，编一种案卷号，然后每盘再依次编排序号；

（三）编注与其他载体档案相联络参照号格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号第四十四条保管期限应视其内容重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等原因，划定保管期限第四十五条文字阐明编写

（一）文字阐明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等；

（二）编写文字阐明规定

（1）精确揭示档案资料内容，概括其反应所有信息，标注项目对齐全；

（2）照片自然张（内容相近亦可以若干张）编写文字阐明录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字阐明一组声像资料联络亲密应加文字阐明；

（3）文字简洁、语言通顺；

（4）时间用阿拉伯数字表达第四十六条案卷规定:

（一）将具有共同主题内容若干份声像资料构成案卷，集中编放；

（二）卷内目录照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录；

（三）卷内备考表，用于阐明卷内声像资料整顿、变动状况第三节声像档案保管第四十七条声像档案入库前要进行检查，对已被污损，要进行必要技术处理第四十八条保留条件

（一）底片、胶片保留温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;

（二）照片保留温度应保持14-24℃,相对湿度应保持

37.5%-

67.5%;录音、录像带保留温度应保持18-24℃,相对湿度应保持40%-60%第四十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场，磁场盒与盒间距不不不小于3mm；寄存磁带最佳不用铁皮柜第五十条对库存照片档案，要两年检查一次第五十一条建立健全声像档案记录制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管状况、提供运用及效果等项记录工作第四节声像档案开发运用第五十二条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为运用提供以便条件第五十三条建立声像档案借阅、运用制度，严格审批手续，根据声像档案秘密程度，确定运用范围第五十四条声像档案原版一般不得借出档案室之外如有特殊需要，经集团总裁办主任或分子企业主管副总同意后，方可限期外借，档案员详细办理，并按有关规定收费，实行有偿服务如在借用中导致损坏，借用单位负赔偿责任第五十五条在不影响保密前提下，各部门可运用声像档案举行汇报会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发运用现存声像档案第四章档案借阅第五十六条按集团或分子企业有关密级划分规定，有关档案员应及时精确对技术资料进行密级划分，并严格按保密制度履行查、借阅手续第五十七条企业员工因工作需要，可借阅技术资料，但必须办理借阅手续第五十八条凡外单位借阅有关技术资料，须持单位简介信，经主管领导同意，方可查阅，但必须按保密制度规定，机密级以上资料不准查、借阅第五十九条技术资料借出时间不超过两周，预期不还需办理续借手续第六十条凡属绝密、机密技术资料与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必须经主管领导同意方可查阅第六十一条绝密、机密资料，直接从事该项工作人员可查阅，工作有部分有关人员只能查阅有关部分、绝密、机密资料不能带出档案室第六十二条查阅机密、绝密档案，必须进行登记方可查阅第六十三条严禁私自复印、摘录绝秘技术资料第六十四条凡属保密技术资料必须严格按密级分类进行查、借阅，任何人不得私自借阅、借出，不得查、借阅与本人工作无关技术资料第六十五条销毁过期保密技术资料应严格履行审批手续，不得私自销毁第六十六条对保密技术资料每月应清查校对一次，发现问题应及时汇报主管领导，并采用补救措施第六十七条查、借阅技术资料和使用有关技术文献各类人员应严格遵守“保守机密慎之又慎”方针，不失密、不泄密第六十八条丢失技术资料者，应及时书面告知有关档案室和主管领导并采用对应补救措施，在未作出处理前暂停查阅有关技术资料第六十九条凡调离我司员工，必须偿还所有技术资料，方可办理离职手续第七十条技术档案资料不准转借或代借，借出资料只能带到工作岗位,并妥善保管好，严禁私自携带出企业第七十一条凡借出图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。