公务出差管理制度

公务出差管理制度

1.目的

1.1为规范公司员工出差管理，完善差旅费报销制度，根据公司实际状况，制定本制度

2.合用范畴

2.1公司全体员工因公出差期间发生的多种交通工具费、住宿费、餐费、杂费等

3.原则

3.1公司员工出差实行差旅费“定额包干、超原则自负”的报销原则；交通费在规定原则内凭据报销；住宿费、餐费实行定额包干出差包干费用的住宿费的计算天数采用算头不算尾的措施执行（如9月11日至9月18日出差只能算18-11=7天），在出差完毕后凭发票进行报销

3.2本制度所规定的公务外出涉及市内公务外出和长途差旅两类

4.公务外出管理规定

1.1员工公务外出时，必须在行政前台《员工外出登记表》具体登记外出事由，并经部门经理或直接主管签字批准后方可外出，返回后及时登记返回时间

4.2如遇特殊状况未办理外出手续的I,须事先向部门经理和行政部阐明因素，返回单位后及时补办外出手续，并由行政部负责人签字确认，否则按旷工解决

4.3离开市内工作范畴（指西安范畴内）从事与业务有关活动且超过8小时时为长途差旅，需钉钉发起《出差审批》并按流程完毕报审报批工作

5.长途差旅

5.1审批流程

5.

1.1本人申请因业务需要出差时，应钉钉发起《出差审批》至部门经理或直接主管审核，审核通过后总经理审批，审批通过后执行出差计划，如业务单位承当费用的I,需告知财务部进行有关费用的收取行政部负责出差人的考勤记录核销

5.

1.2部门指派部门因业务需要指派专人出差欧I,由发起部门负责人钉钉发起《出差审批》至总经理审批，审批通过后执行出差计划，如业务单位承当费用时，需告知财务部进行有关费用时收取行政部负责出差人日勺考勤记录核销《出差审批》应提前一周报审报批，按流程由有关负责人进行审批审核如遇有关负责人外出等事务短期内无法获批的状况，应电话请示有关负责人阐明状况，由有关负责人指定专人代审代批费用收取负责程发起审核审批记录报销审核部门经理本人申请发起人总经理行政部财务部直接主管部门指派部门负责人行政部总经理行政部财务部

5.2权责出差人员《出差审批》发起、执行出差计划；《备用金申请》、差旅费报销单的报审报批

5.

2.2部门经理安排员工出差，排定出差计划；《出差审批》发起、审核；《备用金申请》发起、审核；差旅费的审核

5.

2.3总经理《出差审批》、《备用金申请》审批；差旅费日勺审批

5.

2.4行政部出差人员的考勤记录及核销工作

5.

2.5财务部出差备用金的支付；差旅费日勺审核与报销

5.3出差纪律

5.

3.1不得以出差名义不按指定路线或绕道游玩，否则所发生的一切费用由个人自理

6.

3.2出差人员运用工作之便绕道回家者，一经查出，不予报销任何费用，并按旷工解决

5.

3.3出差人员每天需向直接领导电话或邮件报告工作进展状况，并将所在地点的住宿电话反馈给部门经理以便应急事宜解决

5.4《出差审批》有关阐明

5.

5.1单人出差的J出差审批应由出差人自行完毕报审报批工作;由部门经理安排的紧急出差，可由部门经理安排专人代为报审报批

5.

4.2多人同行（含两人）出差的由出差发起部门或公司领导指定专人发起《出差审批》，出差人不需自行报审

5.

4.4未能获批日勺《出差审批》，出差时间一律按旷工解决且不予报销任何出差费用

5.5《备用金申请》有关阐明

1.

5.1出差人于出差前可至财务部申领一定数额的备用金原则上，员工申领备用金的金额不得超过其本人未结工资总额，特殊状况日勺，需予以列明

2.

5.2申领出差备用金时，由出差人钉钉发起《备用金申请》经部门经理审核，总经理审批为简化财务部门复核手续，出差人需向财务部门出示《出差审批》和《备用金申请》

5.

5.3因紧急出差等特殊状况，出差人无法自行完毕《备用金申请》的，可由部门经理代为办理部门经理指定其别人代办的，借款责任由部门经理承当

6.6差旅费日勺有关规定

7.

6.1差旅费由交通费、住宿费、伙食补贴费、杂费构成

8.

6.2交通费是指都市与都市、国家与国家之间以及出差都市内的交通费用（如机票费、火车票费、公交车费等）

9.

6.3住宿费是指出差人在出差地的住宿费用

10.

6.4伙食补贴费是指出差人出差期间可享有的就餐补贴费用

11.

6.5杂费是指出差人在出差期间的都市通讯费等其他各项费用

12.

6.6以上费用中交通费、市内交通费、住宿费需提供正式票据,伙食补贴费和杂费采用限额包干形式进行，出差人不需提供票据

13.7差旅费原则

14.

7.1交通费有关规定都市间交通费报销原则类别飞机舱等级火车座位等级汽车座位等级职务总经理不限不限不限软座/软卧/高铁、动车部门总监/经理经济舱不限组二等票硬座/硬卧/高铁、动车部门主管/员工经总经理批准不限组二等票

5.

7.2都市内交通费用凭票按实报销，报销需做费用阐明

15.

7.3乘坐火车时长超过6小时的J,方可乘坐卧铺或高铁、动车组否则，公司将只承报同步间、同车次硬座车票费用，多余部分由出差人自行承当

16.

7.4住宿费、伙食补贴费、杂费报销原则原则一类地区二类地区三类地区备注类别职务出差人员为同性偶数

1.住宿餐补杂费住宿餐补杂费住宿餐补杂费级别时，住宿费按原则的总经理实报实销享有；.本表中规150%2定的是限额原则，超标部门总部分由出差人自理（特4001008035080603006040监/经理殊状况报总经理审批）出差人不可将电话费、

3.部门主房间物品费用等其他费300806026060402204020管/员工用计入住宿费中、一类地区1北京上海广州深圳、二类地区2成都、杭州、南京、武汉、天津、重庆、青岛、沈阳、长沙、大连、厦门、无锡、福州、济南、合肥、宁波、昆明、苏州、郑州、长春、南昌、哈尔滨、说明常州、烟台、南宁、温州、石家庄、太原、珠海、南通、扬州、贵阳、东莞、徐州、大庆、佛山、威海、洛阳、淮安、呼和浩特、镇江、潍坊、桂林、中山、临沂、咸阳、包头、嘉兴、惠州、泉州、二类地区其他都市和地区

3、单位天4出差人使用公司车辆出差的I,不可再报销交通费

5.

7.6因业务单位统一安排等因素导致差旅费超标的J,可向部门经理或直接主管阐明状况，由部门经理或直接主管上报总经理，经总经理审批确认后可按实予以报销

5.

7.7由业务单位承当差旅人员整体费用时应事先告知业务单位我公司差旅人员原则及费用明细由业务单位选择自行安排或预付费

5.

7.

7.1自行安排由业务单位自行安排日勺财务部应按照公司指派的出差人员相应原则进行杂费收取

5.

7.

7.2预付费业务单位预付费的财务部应按照公司指派的出差人员相应原则进行费用收取，并声明多退少补政策待差旅人员返回报销票据整顿完毕财务部向业务单位发送有关票据及费用明细，对业务单位退返多余费用或规定补缴差额

6.市内公务外出

6.1市内公务外出是指西安市内当天去当天回的公务出差

6.2市内公务外出所产生的公共交通费需有部门经理审批确认后，提供正式发票报销

7.其他规定

1.1出差人员返回公司后，应按财务规定据实填写《差旅费报销单》，按流程完毕报审报批工作后到财务部审核报销

7.2差旅费为一次一报，不得多次合并报销多人同步出差的，需指定专人进行统一报销，不可多人自行报销，对多人自行报销的，财务部一律不予受理

7.3填写的《差旅费报销单》、车船票、机票、住宿票等票据一定要完好，日期要清晰凡票据日期不完整、不清晰或有涂改现象日勺,一律报废票解决

7.4出差人员要在返回公司后的7个工作日内将报销单据报送财务部，否则财务有权不予受理若因出差人回司后又持续出差导致无法自行报销日勺，可由部门经理安排专人代为报销

7.5出差借款原则前款不清，后款不借特殊状况的，需经总经理批准方可

7.6多人（含两人）同行出差的J,差旅费以同行中最高职位者计算；与总经理同行时在出差期间，所产生的一切费用由同行人结算，个人费用局限性日勺，可提前申请出差备用金

7.7出差人如需公司协助对票务、酒店预订工作则由行政部负责预订事宜出差人应于《出差审批》获批后即告知行政部出差行程，行政部指派专人负责票务、酒店预订工作，费用由出差人支付

7.8本制度生效之日前已产生的差旅费用按公司原制度报销结算；若公司原制度未明确规定的，则按本制度规定执行

7.9本制度自颁布之日起执行

8.附件

8.1附件1《员工外出登记表》

8.2附件2《差旅费报销单》购买西安XXXXX贸易有限公司人力资源部九月十一日。