人社部门及区属企业档案管理情况调查报告

人社部门及区属企业档案管理状况调查汇报为深入加强企业职工人事档案规范管理工作，省人社厅于XX年下发了《有关深入加强企业解除劳动关系人员档案管理工作告知》，文献规定企业职工因调动、辞职、解除劳动协议或被开除、解雇等原因与单位解除劳动关系，应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新工作单位或同级人力资源社会保障档案托管部门进行统一管理；解除劳动关系人员档案不得由本人管理单位或个人需在规定期间内到人力资源和社会保障同级档案管理部门办理档案托管业务托管档案需具有原单位封条，且封条完好，档案材料不得涂改、伪造、抽取、撤换、缺项等但在平常工作中常常会碰到个人携带本人未粘贴封条档案前来存档问题，近几种月，原区属集体企业个人存档问题较为突出为深入掌握各区企业职工档案管理状况，精确把握产生问题原因，我们对四区档案管理状况进行了调查，通过搜集材料、记录数据、问卷调查、实地走访、座谈、电话征询等方式从四区人社局、区属集体企业及职工个人三个层面进行状况调研，现将调研状况汇报如下

一、基本状况档案分布状况据各区上报记录数据看，四区人社局目前管理档案4417册，有关状况见下表项目区属企业数量职工人数区管理档案数量企业管理档案数量向阳区844前进区26不详285不详XX区41不详573不详郊区92不详合计4172689据查本市1993年经济记录年鉴，截止1992年末各区集体所有制、其他所有制企业职工人数为21207,详细状况见下表项目区属企业数量职工人数向阳1093692前进643341XX483723郊区1135762永红954689合计结合记录数据及目前状况推断，至少超过1万人档案仍保管在各企业或个人手中根据掌握状况，企业职工档案有由原企业厂长、经理、劳资等专人管理，郊区对区属没有管理能力企业职工档案予以集中管理，各区均有档案散落在个人手中状况各区人社局档案管理工作开展状况在调查中发现各区企业职工人事档案管理工作开展参差不齐有区管理人员、场地、经费一应俱全，档案管理制度健全，管理规范、服务到位，有区却不尽人意各区状况如下

1.机构设置、人员配置状况郊区人社局成立了档案管理领导小组，配置了3名专职档案管理员从事平常档案管理工作；其他各区有由退休返聘人员、协理员或兼职人员管理档案状况

2.硬件设施状况郊区人社局设有专门档案库房，实现了办公室、阅档室、档案库房三室分开，档案库房配置了温度计、湿度计、灭火器、驱虫剂等专用用品，做到六防管理；有区没有库房，档案放于办公室，有库房面积较小

3.档案管理状况多数区人社局及企业对所保管人事档案没有按规定进行分类整顿，在平常管理上采用措施也不到位有区未对区属改制、关停、倒闭企业提出过档案管理规定，关停、倒闭不具有档案管理条件和资质企业仍继续保管档案

4.经费投入状况郊区人社局通过收取档案管理费，保证平常必要经费支出；其他各区没有收取档案管理费，资金投入较少

5.制度建设及贯彻状况各区都建立了档案搜集、查借阅、转递等制度，郊区人社局制度贯彻状况很好

二、存在问题档案管理硬件环境设施还难以适应工作需要一是硬件环境上不能满足档案管理需要详细表目前没有符合建设原则库房，既有库房容量局限性或无专用档案库房、不能做到办公、阅档、库房三室分开有区反应办公场所紧张，档案没有地方寄存二是安全保护设备设施不齐全，无法按八防原则进行平常管理，档案安全性无法保证工作中，接受区里转递过来档案时，工作人员易出现皮肤红肿、骚痒，嗓子疼痛等现象，阐明档案所携带细菌、病毒多，与平常防菌、防霉工作不到位有直接关系档案管理职责不清，随意性强，违反档案管理及转递有关规定问题严重区属企业改制为私营企业或倒闭关停后，企业、企业主管部门及有关行政部门对档案管理重视程度逐渐弱化，出现职工档案无人问津、随意处置问题有区企业主管部门与人社部门对改制、关停企业职工档案拒不接受、互相推诿，并竭力主张将所管理档案移交出去，不履行应承担工作职责有企业由原企业管理人员将档案寄存在自己家里保管，据反应，这样企业中，有向职工收取某些费用，有职工交钱后方可将档案取走，尚有企业将职工档案当废纸变卖或保管不善丢失致使职工找不到自己档案《企业职工档案管理工作规定》规定企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理；职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管；企业职工调动、辞职、解除劳动协议或被开除、解雇等，应由职工所在单位在一种月内将其档案转交其新工作单位或其户口所在地街道劳动部门《有关认真做好全省并轨人员后续管理服务暂行意见》文献规定对长期关停且无管理人员企业，由其企业主管部门负责并轨人员档案移交工作《国有企业资产与产权变动档案处置暂行措施》规定:各行业主管部门协同各级档案行政管理部门做好本行业、本系统国有企业资产与产权变动档案处置工作组织协调，监督和指导企业主管部门负责国有企业资产与产权变动档案处置工作组织管理实际工作中，各企业、企业主管部门、行政管理部门对上述规定和规定执行不好档案管理不规范一是档案材料不完整、不规范表目前档案材料不健全、材料缺失、材料内容缺项不精确，档案大多没有按原则分类整顿；二是档案转递程序不规范据理解原区属企业大多数已关停，诸多企业违反了《企业职工档案管理工作规定》中“转递档案应通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带”规定，将职工档案交给个人，由个人保管自己档案；三是存在档案材料任意涂改、伪造，档案材料随意添加、撤换等问题如出现档案年龄前后不一致，出现多种参与工作时间、解除劳动关系时间，个人经历记录不完整以及假材料、假档案问题等状况，这样给档案管理运用带来了困难，档案证据、凭据作用不能得到有效发挥

三、原因分析法律意识淡薄在档案管理方面，国家有明确法律法规,《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实行细则》、《企业档案管理规定》、《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》、《干部档案整顿工作细则》、《企业档案管理措施》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行措施》等等，从国家到省到部门都对档案搜集、保管、运用、转递等做出了详细规定，不过某些人员，包括职工个人、企业管理人员甚至政府部门工作人员对档案管理有关规定不掌握、不理解在问及为何将档案交与个人，企业、企业主管部门甚至档案管理行政部门工作人员理由是一是个人规定将档案取走；二是职工离开了企业，就应当将档案给个人，企业没有理由再为其保管档案；三是那时各企业都这样做，没有哪个部门提出异议当问及为何不按规定保管、转移档案时，回答则为不懂得有什么规定由此看来，在档案管理方面出现问题，很大一部分原因在于人们不学法、不知法、不懂法责任意识不强不按规定填写档案材料，填写内容不精确、不全面，归档不及时，不按规定进行档案整顿装订，不按规定管理档案，乱堆乱放档案，配合当事人随意涂改、撤换档案材料，随意处置档案，随意将档案发给个人，有甚至向当事人收取一定费用有企业也反应单位停产后，也想将档案转出去，同区有关部门联络过，但对方不接受；个别区人社部门管理职工档案工作人员退休后，不进行工作交接，档案去向无人能说清由此可见，企业、企业主管部门，甚至有劳动行政部门工作人员责任心不强也是导致档案管理混乱一种重要原因行政监管缺位有企业反应不懂得档案应当怎样管，没有文献规定、没有部门指导和检查，这也反应出了行政部门、企业主管部门在档案管理方面缺乏有效指导、监督在企业关停、改制过程中，行政管理部门忽视了对档案管理有关规定宣传、忽视了对档案管理工作人员培训和指导、忽视了对档案管理工作监管，没有及时发现和处理档案管理中存在问题，致使上述问题不停扩大据调查，本省**市政府在企业改制过程中出台了有关档案管理措施，有效地处理了档案移交、管理工作中问题缺乏必要投入档案库房建设、档案保管装备购置、档案保护用品投放、人员经费、办公经费等等都需要一定资金保障从几种区状况看，经费与否有保障是档案管理工作开展好坏重要制约原因

四、对策与提议加强宣传，提高人们对档案及档案管理工作重要性认识加大对档案管理法律规定宣传，充足运用新闻媒体、网络、展板、传单、法律宣传活动等载体和形式，向广大干部群众普及档案法律规定及有关知识，增强公民法律意识，提高全民档案意识，树立档案管理法制观念，加大依法管理档案工作力度，从法律层面提高全社会对档案管理工作重视和关注程度完善措施，明确责任，依法开展档案管理工作，建立起适应形势发展需要企业职工档案管理运行机制根据本市实际状况，档案管理行政部门要制定出台本市企业职工档案管理措施，深入明确企业职工档案管理范围、内容、方式、原则等首先要划定市、区，企业、企业主管部门、有关档案管理机构档案管辖范围，处理改制、关停等企业职工档案管理分工不明，职责不清，推诿扯皮等问题另首先要严密程序，规范档案管理行为各档案管理部门要严格按照国家、省档案管理有关规定，细化档案管理措施，明确档案搜集归档、档案运用、档案转递、平常管理等工作规定，严格按照法定程序办理有关手续，保证档案安全性、真实性、完整性和严厉性加强监督，及时处理档案管理中存在问题行政部门要肩负起领导与指导职责，切实发挥监督管理作用，首先要定期对档案管理人员进行业务培训I,不停提高档案管理人员业务水平；另首先要常常性开展专题检查，检查档案管理各项规定执行状况，及时发现和处理各级组织在档案管理中存在问题，并限期整改充足运用行政手段和法律手段处置档案管理中失职、失职行为，保证和维护《中华人民共和国档案法》严厉性保证必要投入，保证事业发展要将档案事业发展和档案软硬件建设切实列入当地经济和社会发展计划，纳入各级政府重要工作议程，从机构、编制、场所、经费等方面予以必要保障创新管理，使企业职工档案管理愈加规范化、科学化首先要对职工档案内容、分类、档案用品原则重新进行规范;另首先要充足运用计算机及网络技术，实现信息资源共享，尽快建立档案管理与其他人力资源和社会保障工作在同一系统内运行管理体制,通过科学管理,为各级组织提供高效、便捷档案运用服务。