数字档案馆建设方案

青岛市区市数字档案馆建设方案青岛市档案局（馆）年月202312淮南子档案业务交流网〃整理青岛市数字档案馆已于年月日通过了国家档案局组织的科技成果鉴定,并与2023820当天在国内第一个正式投入运营按照青岛市档案信息化发展计划的总体规定以及数字档案馆建设理论，我市所属个区市综合档案馆应相继建成数字档案馆，与市数字12档案馆组成两级数字档案馆群，建设青岛市“档案资源信息数据库”，实现数据充足共享，资源互相运用，为数字青岛、数字区市、数字园区建设服务，为我市各级政府开展电子政务建设，实行电子公文归档工程提供有力的保障，为各级档案馆实现现代化管理，大力开发档案信息资源，提高我市档案信息化建设水平，提供强有力的技术支持

一、数字档案馆建设现状年，国家档案局将青岛、深圳确立为数字档案馆建设的试点城市年以来，2023,2023杭州市档案馆、天津开发区档案馆、江苏电力公司档案馆等也逐步开始试点建设数字档案馆国家档案局于年月份在深圳召开了数字档案馆建设现场演示会202312,2023年月，青岛市数字档案馆通过了国家档案局组织的科技成果鉴定，鉴定认为“该8研究课题的完毕，进一步推动了我国数字档案馆理论和技术的研究、应用课题研究成果在档案信息化建设领域达成了国内领先水平,对数字档案馆的工程建设起到了示范作用，具有较高推广应用价值”同日，青岛市数字档案馆在国内第一个正式投入使用，受到了国内媒体的关注，得到了国内同行的认可可以海量信息存储的需要，其性能价格比比光盘塔（柜）等设备更具优势；多媒体数据则所有以文献方式一式两套保存在光盘上MPEG

2.电子文献接受4电子文献接受涉及以下几个方面，一是实时将各机关电子文献接受到文献中心；二是每年统一接受机关（易初）档案管理系统整理完毕的电子目录和电子文件,通过筛选后开放运用第一种模式突出了实时性，但文献不全，需要再整理；第二种模式是必须整理好的电子目录及档案，但不能及时运用如何解决这个问题，需要认真研究.数据共享运用5如何实现市档案局和各区市档案局之间数据充足共享，使得在政府网络上可以检索到青岛市各级数字档案馆得开放数据，是下一步要解决的重要问题，它涉及到不同数据库、不同平台之间互相连接本方案建议采用中央元数据库方式解决,其流程示意如下图查询过程.文档在线运用6数字档案馆与传统档案馆最主线的区别之一就是要实现档案的在线运用，即通过网络实现档案的检索运用考虑到区市档案馆的实际情况以及文档服务的特点，我们在此提出文档在线运用问题文档在线运用重要借助数字档案馆的信息网站，将可以开放的文献、档案（目录和原件），在政府网络或上提供运用，实现文档服务中internet心的功能

五、实行环节目前，档案部门还没有形成一个完善的数字档案馆建设标准，即使已明确提出建设数字档案馆的单位，其在投资规模、建设模式、建设手段等相差也比较大，有的投资数千万元，有的投资几百万元事实上，作为数字档案馆建设，不也许千篇一律，只要具有数字档案馆的基本功能，即可以实现各种类型信息的采集功能,以形成丰富的综合信息资源数据库；具有海量数据存储功能，满足数字档案信息安全存储规定；具有档案信息的有效访问和查询功能，满足不同用户的不同需求；具备档案信息的发布与传递功能，可以实现信息的在线检索运用；具有数字档案信息的系统管理功能，满足档案业务工作的基本需求，就可以认为其已经基本建成了数字档案馆按照上述理解和我市的实际情况，我们认为，青岛市各级综合档案馆应在年终基2023本建成数字档案馆其中，崂山区档案馆应在年建成示范性数字档案馆，即满足2023建设方案中所列的各项功能，具有较高档次服务器、全文存储设备和文献中心管理功能，馆藏重要档案实现数字化（万页以上）；开发区、城阳区、胶南市等三个区扩50展以满足系统此后区市（县）数字档案馆建设，目前已经提到了议事日程浙江省萧山区档案馆在数字化、信息化、网络化建设方面取得了较大成效涉及广东省顺得市、广州市白云区、深圳市福田区和宝安区等在内的档案馆正在积极筹措，有的已经取得了不少的进展山东省济宁市档案局在其档案信息化建设规划中，提出了在年全市各级综合档案2023馆基本建成数字化档案馆的计划，并通过“两办”印发

二、区市数字档案馆建设的基本依据在青岛市建设区市数字档案馆,形成两级数字档案馆群,具有以下优势、环境优势青岛市作为我国沿海开放城市和计划单列城市，经济比较发达，市委、1市政府对信息化建设极为重视,并于年月专门成立了青岛市委市政府计算19966机中心（正局级事业单位）,承担青岛市电子政务管理、统筹、协调、推动和技术管理职能“九五”期间,青岛市宏观决策和办公信息服务网络系统工程（“金宏工程”）获得了国家信息化建设示范工程年青岛市开始实行国家电子政务试点示范工程,2023通过数年建设，青岛市电子政务建设发明了独具特色的“四统一分”体制和“强核-辐射”模式，建设了个应用平台，即网络平台、软件平台、安全支撑平台、政务信4息网站平台其中网络平台上连国家、省办公网络系统，下连青岛市各级乡镇机关，所有市直机关均可通过宽带连接到市委市政府计算机中心，实现了全市网络信息的互联互通,基础优势青岛市各级机关、企事业单位计算机使用、网络连接普及率较高档案2工作自上个世纪年代中期即开始运用计算机管理，开展数据库建设数年来,青岛90市档案局依靠自己的力量，先后开发了、环境下运营的多个版本的机DOS WINDOWS关档案管理系统、综合档案馆计算机管理系统，实行文档一体化管理，馆室一体化管理，形成了统一标准建设的档案数据库“十五”以来，青岛市在国内率先制定了档案信息化发展计划，并采用有利措施督促各级档案馆、室开展目录数据库建设、档案全文扫描、电子文献收集归档工作，各综合档案馆已经与年月所有实现了馆20239藏档案案卷目录、文献目录计算机检索，全市文献级目录数据库总量达万条目470前个区市档案馆已有家购置了服务器，重要业务人员基本实现了每人台计算1291机开展工作，所有购置了扫描仪、刻录机等基本设施，建立并发布了档案网站（网页）,通过政务网络（金宏网络）与市档案馆实现了高速连接,技术优势青岛市档案信息化建设从上个世纪年代初期起步，通过的建设3902023发展，培养了一支较高素质的信息化干部队伍，拥有独立知识产权的档案管理软件特别是青岛市数字档案馆工程建设项目通过国家档案局组织的科技成果鉴定，并在国内第一个正式投入使用，使我们积累了大量的建设数字档案馆的技术、经验和方法纵上所述，青岛市建设区市级数字档案馆，具有了环境、基础、技术和财力的可行性它必将推动整个青岛市档案信息化建设向更高水平迈进,形成以青岛市数字档案馆为核心的两级数字档案馆群，实现档案信息资源充足共享，为青岛建设国际化大都市提供优质、高效的信息服务

三、建设方案青岛市区市级数字档案馆建设理论和方法，将按照青岛市数字档案馆建设模式开展，即构建四个基础设施平台,建设两个大型数据库，开发四个综合管理系统,制订一系列操作标准、规程，培养一支档案信息化建设队伍

（一）基础设施建设数字档案信息传输平台建设L网络传输平台重要由局域网络、政府网络和互联网络三个平台组成

①局域Internet网络平台，承担数字档案馆内部数据采集、数据解决、数据运用等重要业务工作所有保密信息只能在局域网络解决，严格控制使用人员，保证档案信息安全局域网络平台应与网络实现物理隔离，数据互换采用移动硬盘等介质实现局域网络internet平台与政府网络应物理隔离，必要时可以有机连接,实现数据交流、传输局域网重要采用主干网、楼层网加子网的三级系统结构,主干网采用互换式快速以太网100Mbps技术，楼层网和子网采用速率的互换型快速以太网，既能充足满足当前10/100Mbps需要又符合未来发展趋势主干网、楼层网和子网应实现无缝连接

②政府网络平台，连接各区市市委市政府计算机中心，实现数字档案馆与进馆单位档案室网络连接，同时,融入青岛市电子政务网络系统（金宏网络）政府网络平台是档案系统广域网骨干传输系统,其网络结构重要以政府网为传输干线，以档案馆为一级网络中心，连接各进馆单位档案室进馆单位档案室重要以宽带网络方式接入档案馆网络中心，进行档案信息的查询、上传与下载

③国际互联网络平台，数字档案馆连接国际互联网的外部网络平台，承担档Internet案信息发布、档案信息在线运用等工作该网络平台可以通过区市政府计算机中心统一出口实现，也可以直接通过连接服务ISP商实现.数字档案信息采集平台建设2区市数字档案馆重要建设电子目录采集平台，全文数据采集平台等，承担数字档案信息的平常采集工作

①目录采集平台重要承担馆藏各种档案资料目录数据的采集，进馆单位数据采集等工作实现每人台计算机联网工作（政府网络和局域网络），按照分工开展目录数据接受、1录入、检查等工作

②全文数据采集平台重要涉及馆藏纸质档案采集（扫描）、电子档案数据采集（接受）、照片档案采集（扫描或接受）、多媒体档案采集（接受、制作）、资料信息采集（接受）等平台区市数字档案馆一般可以配备高速扫描仪台，普通扫描仪台以上，建立小型的全12文采集工作室；配备音视频信息系统，开展多媒体信息的采集、编辑、制作.数字3档案信息存储管理平台建设区市数字档案馆存储管理平台重要涉及馆内数据存储管理服务器台,结构全文存1NAS储管理服务器台，磁带备份系统套，光盘刻录机部，断电保护系统套,111UPS1SQL数SERVER据库系统套，服务器操作系统套，承担数字档案信1Windows2023Advance Server1息的存储管理和信息发布工作.数字档案信息应用平台建设4馆内应用平台建设，基本实现每人台计算机，安装“综合档案馆数字信息管理平台”，1通过网络连接服务器，实现数字档案信息的查阅运用、编辑研究等功能国际互联网档案信息发布和在线运用平台建设，即网站建设区市数字档案馆国际互联internet网络网站建设可以充足运用区市政府计算机中心的网络资源或青岛档案信息网资源，将档案主页挂接在计算机中心或青岛市数字档案馆的服务器上；也可以租用服务器资源或自己购买服务器，运用自己的网络出口，服务器放在本单位或实行服务器托管政府网络信息服务平台建设，运用台服务器和台全文存储服务器，连接政府网络11来实现重要用于接受电子政务产生的电子公文数据，接受通过机关档案管理系统整理完毕的电子档案数据，浏览下载各种有价值的数据信息，开展档案信息发布，档案信息在线运用工作，可以实现网上文档服务功能（代替实体文档服务中心），保密信息不在网上传输

（二）档案信息数据库建设区市数字档案馆规划构建两个大型信息数据库档案目录数据库，全文数据库，这二个数据库集中存储了数字档案馆的所有数据信息考虑到大容量的数据存储和管理是整个数字档案馆的基础，因此，针对档案馆数据的特性，我们分别采用大型的关系数据库来保存管理其业务及条目数据，如档案目录，以达成易管理、易检索运用的规定；用非结构化的文献方式存储其全文数据，如照片、多媒体，可以达成大容量（）、不依赖于现有平台和系统、易扩展的规定1TB、档案目录数据库该数据库重要存储著录标引产生的以二维数据表方式存放的档案1二次文献，重要涉及档案资料案卷级、文献级目录，人名索引（详见附表二）数字档案馆目录数据库重要数据来源涉及馆藏档案资料目录数据，各进馆单位档案目录数据、全文数据库档案全文数据库涉及纸质档案资料数字化形成的图像数据，照片档案2数字化形成的图像数据，馆藏录音带、录像带数字化后形成的多媒体信息,移交进馆的电子档案数据，重要资料信息数据

（三）数字档案信息管理系统考虑到区市档案馆的规模、人员以及所承担的业务，其数字档案馆管理系统重要应涉及以下几个方面的内容机关档案管理系统按照文档一体化、馆室一体化建设的考虑，应对机关档案进行L前瞻性控制，按照电子文献与纸质文献“四同步”的管理模式，实现标准统一，数据共享目前青岛地区可使用“易初档案管理系统”（在青岛市数字档案馆鉴定中得到认可）或依据文献中心、电子政务管理需要重新开发软件系统

2、综合档案馆数字信息管理平台该平台由市档案局牵头，云果公司开发，崂山档案馆试点，重要涉及电子档案接受、档案资料编目、在线检索运用、库房动态管理、档案资料征集、档案信息编研、数据报表打印、档案数字化、系统维护等功能，通过一段时间试运营后，应再增长部分功能，提高版本，可以满足区市数字档案馆建设需要

3、档案信息发布系统（网站）目前各区市开发建立的网站和网页，需要增长目录查阅、文档服务、在线运用等基本功能，加强可维护性，通过完善后可作为数字档案馆的信息发布系统

4、电子公文接受管理系统如何接受电子公文，需要从目前使用的电子政务系统、0A系统等多方面考虑鉴于目前各自为战的状态，我们应开发灵活的接口系统，读取、接受电子文献信息，并根据各区市电子政务工作发展情况及时完善,基本实现电子公文的实时移交，网上业务指导和开展网上立卷归档工作

（四）数字档案馆理论、标准及操作规程建设标准化、规范化是数字档案馆建设的重要前提和基础区市市数字档案馆有关理论、标准、规程可以参照青岛市数字档案馆制订的标准开展，局限性部分相应添加，重要涉及以下内容0青岛市电子档案管理技术标准0青岛市电子文献归档与管理规范0青岛市文书档案目录数据库互换标准0档案文献开放控制办法0数字化声像档案著录规则0档案资料数字化标准0光盘载体档案封面标注格式0磁性载体档案整理规则0纸质档案数字化操作规程0照片档案数字化操作规程0缩微档案数字化操作规程0录音档案数字化操作规程0录像档案数字化操作规程0多媒体信息采集操作规程0文献目录数据信息采集质量标准（以上标准由市档案局制订）0人名信息采集标准（四方档案局制订）0馆藏档案资料数字化范围（开发区档案局制订）0婚姻档案采集标准（市北区档案局制订）0文献中心管理规程（崂山档案局制订）

（五）人才队伍建设数字档案馆规定馆内业务人员不仅掌握传统档案管理的技术、技能，还要具有现代化、数字化、网络化管理的基本技能，拥有较高水平的信息化管理人才至少应配备2名计算机专业人才，负责网络和应用系统管理维护，具体掌握网络技术、网站建设维护技术、数据库应用技术、档案资料数字化技术、多媒体采编技术等等；其它工作人员应可以独立操作计算机，掌握网络应用技能，档案管理系统操作技能等

四、区市数字档案馆关键技术解决方案.数据库选择1目录数据是区市数字档案馆重要的、需要反复查询的数据，选择何种数据库系统管理目录数据，是我们一方面应提出的重要问题本着节约、实用、通用的原则,建议选用（用户以上）数据库管理系统重要因素是微软公司是世界上最大SQLSERVER202350软件公司，其数据库产品具有稳定性好、安全性强、查询速度快、投入较低的特点，非常适合作为档案行业的主数据库系统.服务器选择2服务器是数字档案馆的关键设备，是各个平台建设的基础，关系到数据安全、检索运用速度等多个环节，规定连续不断机运营按照数字档案馆规划，至少应购置台较2高性能的公司级服务器,台用于馆内局域网络系统，支撑档案信息管理服务；台用11于政务网络信息服务，支撑政务网络电子公文归档、机关电子数据接受和政府网络信息发布运用（文档服务、网站服务），认为政府机关服务为目的，建立网上电子文献服务中心.全文数据信息存储服务器选择3区市数字档案馆所有数据重要涉及以二维数据表方式存储的目录数据、各种档案全文数据（图像、文本等）和多媒体数据全文数据是数字档案馆的基础数据,数据量庞大，规定存储性能安全、可靠，具有扩展功能我们建议采用清华紫光光盘镜像服务器解决，该服务器采用结构，直接连接在网络互换机上，且NAS。