公司办公室管理制度样本

公司办公室管理制度目录公司公文解决办法第一章公司文献收发规定第二章公司收文解决办法第三章公司发文解决办法公司传真、信函管理第一章传真机管理办法及收发程序第二章公司传真格式和用法第三章公司信函格式和管理办法印信管理第一章印章刻制、保管、启用、停用第二章用印管理办法办公文档管理办法公司车辆管理第一章车辆管理办法第二章司机目的管理办法第三章专职司机岗位应聘条件第四章司机岗位职责第五章车辆核算办法第六章公司车辆原则核算价格公司接待工作管理第一章公司客户接待管理办法第二章公司工作用餐办法第三章公司招待费用报销原则规定公司印信管理第一章印章刻制、保管、启用、停用第一条公司各类印章统一由公司办公室负责申报与刻制第二条公司印章分为行政印章、法人代表名章、合同章和财务章等，分别由关于部门保管，各负其责第三条各部门启用印章前，需要到公司办公室登记备案，方可使用第四条各部门停用印章时必要当天内交到办公室封存，否则由各部门主管领导承担所有责任和法律责任第五条公司办公室负责保管公司行政印章、法人代表名章、合同印章一枚和公司办公室印章第二章用印管理办法第六条为了加强管理，规范印章使用，特规定如下第七条为了保证公司正常工作和业务活动开展与实行，公司已正式启用行政印章第八条公司职能部门代表公司管理印章（如合同章、财务专用章等）要拟定用印管理办法和拟定监印人，公司批准后，行使使用和保管权第九条对外联系工作等，使用统一格式简介信或便函，均由各部门领导或公司领导签字，方可盖章第十条重大工程合同、合同等行文时，如需加盖公司行政印章，由主管部门领导签字后报请公司总经理、副经理批准签字后，到公司办公室备案用印第十一条公司办公室设立专职监印人负责公司行政印章用印和保管公司办公室合同印章一枚以备应急时使用，使用时一律须经总经理或副总经理签字关于合同章使用得其她规定，请继续按照《经营合同章使用暂行规定》执行办公文档管理办法第一条凡经公司办公室收、发各种文献、材料及属公司或办公室工作范畴文档材料，一律由办公室负责存档第二条文档由办公室文书专人保管，负责收发文登记，整顿分类、编号、保存，办理借、查阅登记及文档回收等工作未办理借阅手续不得借阅文献，否则保管人承担责任第三条文档存储于公司办公室专用文献柜中，钥匙由专人保管文献应分类放置对需要办理文献，按办理状况存储；已办理完毕文献，按已拟定立卷类目存储；未办理完毕文献放于待办文献夹中存储文献应同步放置文献目录，便于使用时查找第四条对于承办件，应催促承办部门尽快按规定期限尽快办理，解决成果，及时反馈；办理完毕后及时将文献退公司办公室存档第五条文档分类采用主题分类和业务项目相结合办法分类立卷，并准时间顺序排列，辅以数字排序方式，以便于管理和迅速精确查找第六条文档借阅，由保管人与借阅人当面查点所借文献类别、份数和页数，借阅人在登记簿上签字，填写借阅期限；在限定借阅期限过后，保管人应及时催促借阅人退还文献，以免丢失或影响她人使用对于有特殊保密规定文献，可依照保密级别，限在公司办公室查阅，不得带走,不得复印对办理完借阅手续文献，借阅人需妥善保管，不得涂改、损坏或丢失第七条办公室文档保存年限对于公司重要文档，公司长期保存或保存以上（可在公司办保存两年后转档案室保存）；对于普通文档，保存期5年第八条文献销毁对无需立卷存档，使用完毕，无保存价值文献、资料、刊物等，在使用完毕进行清点登记后即可销毁对超过保存期文献，定期进行清点登记，签批备案后按文献销毁程序解决第九条档案移送，对保存期已满两年以上文献，除公司办公室确需继续保管外，可移送档案室存档，公司办公室仅保存归档移送文献目录、归档时间、档案编号，以便查阅办公室存档文献范畴1）

1、甲类2）公司章程、营业执照、法人证书、公司登记注册材料3）公司董事会、股东构成人员（单位）名单及材料4）对上级领导机关请示、报告文献，上级机关下达文献、告知、批复5）公司历史性文字、影音、图片资料6）公司内部印发管理制度、章程、管理办法、条例7）董事会、股东会、办公会议纪要8）公司发展规划，对外合伙合同、文献9）公司机构设立、干部任免、奖励、考核、晋职晋级、惩罚文献材料10）重要领导人发言、题词、照片、录像1）

2.乙类2）公司对外宣传册、广告、技术、产品简介、展示会资料3）公司专项授权书、委托书4）会议、专项活动音像、图片资料第十条存档文献形式，对甲类资料规定存正式文本12份，对公司办公室打印董事长、总〜经理以公司名义对外签发文献，除保存正文外还要保存底稿和签发手续第十一条公司内其她各单位，各职能部门对各自业务范畴内文档，各自负责整顿、存档，按类别、内容、时间归类第十二条各部门凡需移送档案室长期保存档案，由各事业部各职能部门清理后,登记造册，经各部门领导人签字批准，送交档案室保存同步交给公司办公室存档目录一份，以便公司办公室保存相应档案目录第十三条公司技术档案、财务档案分别由管理规划部和财务金融部统一管理第十四条公司各部门均按办公文档管理办法执行公司车辆管理第一章车辆管理办法第一条为了加强公司公务用车管理，提高公司内部既有车辆使用率，解决公务用车需要，减少消耗，减少开支特制定车辆管理办法第二条公司集中管理各事业部所有车辆和司机人员，实行统一任务目的管理办法，对公司各部门用车实行统一核算制，以解决公司公务用车需要第三条公司办公室负责公司车辆使用管理和协调工作第四条办公室统一调度车辆并负责车班行政管理工作第五条公司办公室下设车班，负责司机管理和安全教诲，以及车辆服务和维修维护、保养并规定司机掌握专业技术知识和本领，保证安全行车和树立爱车、爱岗敬业精神第六条公司司机均接受院交通安全委员会定期安全教诲管理第七条各部门使用公司车辆时，需填写用车单由办公室统一调配车班办公地点科研楼6楼，电话3491第八条长途用车须由各事业部主管领导签字后，公司办公室方可派车第九条公司内部用车，执行公司制定内部统一核算原则公司办公室将统一核算用车费用（一式三份）分别送用车部门、财务金融部和公司办公室存查第十条公司外部人员或单位使用我司车辆时，请与公司办公室联系，收费与院车队执行同等原则第十一条为提高公司车辆运用率，勉励司机提供优质服务和多劳多得，实行公里任务薪金奖励办法第十二条公司内车辆变动，如购买、转让、抵帐、出售、租借、报废等事宜由公司办公室、管理规划部、财务金融部共同商量，报主管总经理、总经理审批各事业部项目资金需以车辆抵帐方式解决时，事先申报,由上述三个部门提出意见，主管副总经理、总经理审批第十三条公司所有车辆（奥迪

2.6除外）一律统一到指定地点记帐加油，每月由办公室统一结算一次第十四条公司车辆需要修理，由司机填写车辆维修申请单，经车班和办公室委托院车队修理班进行鉴定后，由办公室审批，到指定修理地点维修车辆大、中修须经公司领导审批，未经批准不得擅自外出修理，或到非指定维修单位修理.否则不予报销修理费第十五条本办法解释权在公司办公室第十六条本办法自发布之日起生效附件1:公司车辆使用程序图各部门（填写用车单、部门领导批准）一一公司办公室调配（电话3409）——司机执行派车任务（提供优质服务）附件2:用车单填写阐明

1.用车时间填写X年X月X日X时X分使用

2.行驶路线如院至北京站等

3.用车单注明用车人和部门主管领导（暂时特殊状况除外）

4.司机依照用车人使用状况填写行驶里程数和行车杂费、等时数（半小时以内不计，超过半小时开始计算等时数）按实际状况填写，等时每小时计10公里

5.司机完毕出车任务后由用车人在用车单上签字

6.长途在异地滞留期间每天按80公里计，超过后按实际公里数累计

7.院内等时不计第二章司机目的管理办法

1、第十六条公司提供应司机条件

2、办公休息地点和车辆

3、享有公司员工基本待遇和福利司机收入（基本工资+绩效工资+司机补贴费）

1、每月行驶600公里为基本公里定额，完毕基本定额发司机基本工资和岗位工资及补贴费局限性基本公里只发司机基本工资

4、每月超过600公里定额后，提取绩效工资（超定额公里提成）

5、司机出车补贴原则每天补贴

3.5元出车市内远郊每天补贴8元加时费（8小时工作时间以外）每小时补贴1元法定节假日每天补贴20元法定节假日之外休息日（双休日）每天补贴10元长途按公司员工出差规定补贴第十八条本月总里程表公里数减去上月总里程表公里数，再减去本月出车单记录公里数为空驶里程空驶里程不应超过出车记录3%超过应阐明因素，无不合法理由视为私用车，扣发司机奖金.无端不服从分派出车者，第一次口头警告并扣发当月50%绩效工资，第二次写出书面检查并扣发当月绩效工资，第三次调离岗位，自谋岗位第十九条绩效工资提奖办法

1、绩效工资=（实际里程-基本工资里程）x

0.15元/公里第二十条公里数要与油耗和消耗材料挂钩，视状况酌情减少绩效工资百分点第二十一条司机依照派车单和用车人签字进行考核，由办公室发放工资

1、车辆修理

2、倡导司机自我动手保养车辆，换“三滤”和换“机油”“防冻液”及换季保养，一律由司机负责在保证安全行车前提下，能修尽量自己修车辆发现故障时要及时检修不能检修，应及时报告管理人员，经院修理班鉴定后并提出详细维修意见（涉及维修项目大体需要经费等）未经批准，不许擅自将车辆送厂维修公司车辆修理经鉴定后，必要到指定地点修理第二十二条司机年修理费用多少与年终考核挂钩第三章专职司机岗位应聘条件

1、根据公司业务工作需要，结合竞争上岗原则，经公司人力资源部批准，聘任专职司机人员条件如下

2、男性，年龄不限，具备高中以上学历；

3、具备5年以上驾令，初级工技术水平，并有良好工作业绩；

4、应具备勤奋好学、热情服务工作态度和责任感；

5、具备良好驾驶技术和一定维修、保养车辆能力第四章司机岗位责任第二十二条司机必要遵守“中华人民共和国道路交通管理条例”及关于交通安全管理规章规则，安全驾车严格遵守公司各项规章制度，坚守工作岗位，遵守劳动纪律第二十三条司机应爱护公司车辆，平时要注意车辆保养，经常检查车辆重要机件和保持车辆清洁，保证车辆正常行驶第二十四条司机要认真执行委派出车任务，做到安全、准时；司机对待乘车人第四章外事接待工作（待定）公司通讯管理第一章办公电话管理办法第二章公司干部通讯工具报销办法（股筹办发字004号）公司劳保用品管理第一章公司劳保用品发放规定第二章公司员工工作服和劳动保护用品发放规定（待定）要热情、礼貌、周到服务第二十五条司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（涉及高速、紧跟、争道、赛车等）司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车第二十六条出车前，要例行检查车辆水、电、油及其她性能与否正常，发现不正常时，要及时加补或调节出车回来，要检查存油量，发现存油量局限性时，应及时加油，不得出车时才暂时去加油第二十七条司机对自己所开车辆各种证件有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全第二十八条上班时间内司机未被派出车，应随时在司机班等侯出车有事确需要离开时，要报告管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来时，应及时到管理人员处报到第二十九条司机对管理人员工作安排，应无条件服从，不准借故迟延或拒不出车对工作安排故意见，事后向公司办公室反映第三十条司机出车执行任务，遇特殊状况不能准时返回，应及时设法通知管理人员，并阐明因素第三十一条司机身上必要带传呼机对公司领导和管理人员传呼，应复机状况特殊的确不能复机，事后一定要阐明因素第三十二条司机根据派车单认真填写行驶里程记录（行车登记表见附表），..里程表公里数，以及过路、过桥费，做到精确无误.月行驶里程按里程表公里数，以及过路、过桥费，做到精确无误月行驶里程按派车单结算一次，由办公室负责统一审核第三十三条发生交通事故，交通管理部门按交通法规解决外，公司将视责任大小予以惩罚凡发生事故导致经济损失，按经济损失额5%惩罚，扣发绩效工资或基本工资第三十四条如未经批准开私车办私事，发生交通事故如保险公司不承担费用一切损失自付如保险公司承担补偿，负责人仍需按事故损失20%对个人予以惩罚第三十五条司机全年安全行车，未出交通事故，年终予以一次性行车安全奖励500元年修车费用，节余某些转入下一年度继续使用如超过修车费定额，则按超过某些恰当比例扣发绩效工资司机因晚上加班早上晚来，每次要在周报表上阐明因素并填写第五章车辆核算办法

1、为了提高公司车辆运用率和有效运用，特制定本办法

2、公司车辆实行统一核算，并按使用部门计入各部门、各项目成本

3、按照公司车辆使用程序图反馈各部门用车单进行核算

4、核算费用（计入用车单位）:每公里价格+过路、过桥、停车费+等时数（折合公里收费）第三十六条司机根框派车单出车，出车任务完毕后司机填写里程数，由用车人签字承认司机每月将行车记录和派车单上交后进行核算，派车单无用车人签字无效第三十七条行车登记表上所载里程数应与车辆里程表相符，不符数应由司机负责交纳差数里程汽油费第三十八条车辆起步价为5公里第六章公司车辆原则核算价格

1、车辆原则核算价格根据

2、车辆保险费、验车费、车船使用税按公司规定统一办理

3、车辆成本费用拟定公司车辆原则核算价格如下奥迪

2.6E

2.8元/公里丰田霸王

2.5元/公里面包车

1.9元/公里桑塔纳

2.0元/公里普通桑塔纳

1.7元/公里公司接待工作管理为了保证公司业务工作开展，扩大与外界联系和交往机会，大力宣传、维护公司形象及利益，本着重礼仪、重实效原则，特制定本办法第一章公司客户接待管理办法第一条公司接待客户实行公司级和各事业部、职能部门级两级管理

1、接待工作及其规定

2、接待客户时应积极、热情、大方、微笑服务

3、在规定接待时间内，不缺席

4、有客户来访，立即起来接待，并让座

5、来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户

6、对事前未告知来客户，要表达欢迎

7、应记住常来客户第二条接待守则工作认真、谦虚谨慎；保守秘密、互相协助；扩大联系、讲究实效第三条公司级负责牵头接待时，本着团结协作、树立形象，顾全大局、保护利益以扩大公司影响和市场占有率公司办公室负责以公司名义接待时，填写接待任务单（附件一），按程序办理对来公司参观客户，公司办公室要填写任务单（附件二）并提前送至各有关部门第二章公司工作用餐办法第四条非业务性来公司办事、参观等工作外单位人员一律实行工作餐第五条业务性（已订立项目合同并在进行中）外单位人员办事、培训、调试等，一律实行工作餐第六条公司工作餐原则每人每天补贴不得超过20元第七条工作餐办理手续统一到公司办公室办理领用餐证第八条对于公司内部工作人员确因工作需要加班，由各部门领导批准，可按每餐10元/人原则订盒饭，以节约公共开支第九条司机人员凡在业务活动中已经用餐，不再计发误餐补贴对没有就餐按10元/人原则报销餐费或予以误餐补贴，由用车人签字，费用计入车费核算内容摊入各部门办公费用或项目费用第十条本办法自发布之日起执行第三章公司招待费用报销原则规定第十一条公司本着重礼仪、讲实效，特制定本规定第十二条凡是公司礼仪和营销中洽谈项目客人、客户，需要相应级别主管副总经理、总经理出面接待时，请事先与公司办公室或公司领导联系，以便安排公司领导出面接待重要客人，接待原则可高于1000元/桌视工作需要而定公司各部在经营活动中接待原则不得高于1000元/桌（在外地从事项目经营时可由主管副总经理授权解决），超原则宴请应得到事先批准，否则财务部门不予报销对业务涉及公司内几种事业部项目，原则上以一种事业部为重要负责接待，其她事业部不得重复宴请必要时可由公司办公室统一安排第四章外事接待工作（待定）第十三条公司外事接待工作应严格按国家法律和法令执行为了统一做好外事接待工作，树立公司整体形象，特制定本规定第十四条公司外事接待工作由公司办公室统一组织安排各事业部属业务范畴以外外事来访要报公司办公室第十五条公司办公室应视外宾来访详细状况拟定接待筹划、接待规格、各项重要活动安排以及日程安排，并报公司总经理批准第十六条对于业务洽谈来访，要依照来访者性质事先做好邀请，联系及商谈内容准备第十七条外宾来访需参观本部门以外其她业务部门，需提前与公司办公室联系以便提前安排第十八条本规定自发布之日起执行附件一接待任务单部门（或人）接待日期客户（或客人）名称来客目编号工作委托交通工具客户（或客人）到达方式时间□自行安排地址客人住宿安□公司安排电话排接待部门（或人）接待地点工参观口是（参观内容详见参观任务单）公司口否[口会议时间[口座谈作其她安口参观地点排口其她人员联系地点宴请安安排时间客人数陪伴人数交通工具订口车次口火车口飞口航班机客人送住宿结算□自付口公司全付口公司某些付行安排排工作餐结算□自付口公司全付口公司某些付交通工具□出租车口公司派车附件6-1-2参观任务单部门（或人）参观日期客户名称参观目号:参观人数详细时间参观路线工参观内容作安详细贯彻参观事项排公司公文解决办法第一章公司文献收发规定第二条第一条为了使公司文献收发管理制度化和程序化，增进文献解决效率和运用率，特拟定本规定第三条公司文献由拟稿人和部门负责起草，填写发文申请单（见附件一），公司办公室负责统一审核和编号，并将审核后稿件送总经理或主管副总经理签发各部门文献由部门负责起草，公司办公室统一编号和审核，部门签发或送总经理/主管副总经理签发第四条公司文献未经公司办公室审核，总经理/主管副总经理不予签发第五条文献签发后，公司文献或各部门拟稿文献软盘送公司办公室统一安排制发和分别用印第六条文献和原稿及发文申请单，由公司办公室分类归档，保存备查第七条凡属密级文献，核稿人应注明“秘级”字样，并拟定报送范畴，拟稿人也应注意保密秘密文献按保密规定，有专人印制、报送第八条文献统一由公司办公室负责发送，送件人应将文献内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清晰，并向文献签发人报告报送成果秘密文献由专人负责报送第九条公司外来文献由公司办公室专人负责签收，并分类登记编号，填写收文批阅单（见附件二）由文秘人员提出意见，送总经理或副总经理阅批,不得积压，信息及时反馈，属急件，应在接件后即时报送与跟踪贯彻、反馈传阅文献由公司办公室专人负责，切勿横传，对领导批示文献,及时传达和贯彻第十条公司文献一律采用A4型纸张公司通讯管理第一章办公电话管理办法第一条我司电话，重要是为以便与外界沟通和开展正常工作而设立使其发挥最大效力，节约成本，特拟本规定第二条我司电话总机

（010）63812255转分机（或各部门），对外联系电话

（010）63851786,传真

（010）63816990和63824263办公电话管理由公司办公室统筹负责第三条电话申办（装机、移机、长途业务、收费信息台）由公司各部门提出申请并经主管签字，报办公室审核，送公司主管领导批准后，统一办理手续未经批准财务部门不予报销和转帐第四条各部门使用电话上网时，需经部门领导批准，须公司办公室登记备案否则发生问题由部门负责第五条公司办公电话拆装、话费由办公室统一对外联系和交纳电话使用由各部门主管负责督导与控制大力倡导员工通话时，用语礼貌、简洁、明确,减少通话时间，充分提高电话使用率第二章公司通讯费用报销管理办法按原办法执行，详见□电话金自天正办发02号公司劳保用品管理第一章公司劳保用品发放规定第一条公司劳保用品范畴劳保用品指公司员工寻常工作所需洗涤用品第二条公司劳保用品发放规定

1、为了节约经费，达到员工工作使用洗涤用品目，特做此项规定

2、公司劳保用品实行统一管理和发放

3、公司办公室统一提出申请，报请主管副经理审批；由公司办公室发放发放原则公司员工（含借调人员、聘任人员和暂时工）每人每月20元发放时间每季度第一种月申报和发放第二章工作服和劳动保护用品发放规定（待定）公司办公生产用房管理为了保证公司科研、工程应用和生产工作需要，充分运用既有办公、生产用房使用率加强管理、发挥功用，特制定本办法第一章办公用房调配和使用第一条公司所有房屋由公司办公室总务室实行统筹管理第二条各部门需要新增、调节和扩大用房时，必要提出书面申请交总务室，经总务室与关于部门协商报请主管总经理批准后，由总务室负责实行第三条申请用房时以部门为单位受理，否则不予办理第四条使用公司房屋单位和员工需要调换时，应经公司办公室批准方可调换，未经容许不得擅自调换第五条公司办公用房构造上非正常损坏及门窗玻璃和附属设备损坏均由当事人及房屋使用单位自费修理第六条公司办公室负责公司（工作需要）以外办公、生产用房租用牵头和组织实行工作第七条办公用房调配原则，是依照公司发展规划及管理、科研、技术人员和其她人员需要而拟定及实行公司仓库用房由总务室与关于部门协商，并报请主管总经理批准，方可使用公司所有接待室、会议室由公司统一安排设立，分部门进行管理，原则上全公司统一使用第二章办公用房费用原则第八条依照公司与股东（自动化院）关于房屋租赁合同和规定，公司办公室总务室对全公司所有办公、生产用房，均按使用面积实行核收费用制度第九条每季度按各部门使用面积进行核算一次，在每季度初15个工作日内由总务室作出各部门办公用房和生产用房使用面积及费用明细表明细表（一式三份）分别送各部门、财务金融部、公司办公室备查第十条公司办公室总务室负责统一对外交纳房屋使用费及公司内部核算房屋使用费公司各类房屋核算原则第三章公司房屋修缮管理第十一条公司办公室总务室负责公司房屋修缮工作牵头和组织实行工作司机岗位责任第一条司机必要遵守“中华人民共和国道路交通管理条例”及关于交通安全管理规章规则，安全驾车严格遵守公司各项规章制度，坚守工作岗位，遵守劳动纪律第二条司机应爱护公司车辆，平时要注意车辆保养，经常检查车辆重要机件和保持车辆清洁，保证车辆正常行驶第三条司机要认真执行委派出车任务，做到安全、准时；司机对待乘车人要热情、礼貌、周到服务第四条司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（涉及高速、紧跟、争道、赛车等）司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车第五条出车前，要例行检查车辆水、电、油及其她性能与否正常，发现不正常时，要及时加补或调节出车回来，要检查存油量，发现存油量局限性时，应及时加油，不得出车时才暂时去加油第六条司机对自己所开车辆各种证件有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全第七条上班时间内司机未被派出车，应随时在司机班等侯出车有事确需要离开时,要报告管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来时，应及时到管理人员处报到第八条司机对管理人员工作安排，应无条件服从，不准借故迟延或拒不出车对工作安排故意见，事后向公司办公室反映第九条司机出车执行任务，遇特殊状况不能准时返回，应及时设法告知管理人员,并阐明因素第十条司机身上必要带传呼机对公司领导和管理人员传呼，应复机状况特殊的确不能复机，事后一定要阐明因素第十一条司机根据派车单认真填写行驶里程记录（行车登记表见附表），总里程表公里数，以及过路、过桥费等，做到精确无误.月行驶里程按里程表公里数，以及过路、过桥费等，做到精确无误月行驶里程按派车单结算一次，由办公室负责统一审核第十二条发生交通事故，交通管理部门按交通法规解决外，公司将视责任大小予以惩罚凡发生事故导致经济损失，按经济损失额5%惩罚，扣发绩效工资或基本工资第十三条如未经批准开私车办私事，发生交通事故如保险公司不承担费用一切损失自付如保险公司承担补偿，负责人仍需按事故损失20%对个人予以惩罚第十四条未经调配出车（无特殊状况）为顾客办事者，扣发司机补贴费第十五条司机全年安全行车，未出交通事故，年终予以一次性行车安全奖励年修车费用，节余某些转入下一年度继续使用如超过修车费定额，则按超过某些恰当比例扣发绩效工资司机因晚上加班早上晚来，每次要在周报表上填写因素公司办公室（签字）司机（签字）5月23日5月23日第二章公司收文解决办法第十一条收文、分文第十二条来自横向和纵向各类文献，涉及由公司指派员工外出开会带回文献一律由办公室负责签收与整顿登记，并分别按文献内容传送关于会议文献整顿登记后存档，以备查阅第十三条传送、阅批第十四条将文献按程序传递，并请领导阅批后，送回公司办公室，切勿横传或直接交各部门阅办，以防文献丢失第十五条催办第十六条将领导阅批示文献，分别送至承办部门或人员，跟踪阅办程序,负责催办与反馈领导和关于部门立卷、归档将有必要文献进行整顿负贡按文档管FI办法归档第三章公司发文解决办法拟稿、审核由部门人员负责按公司法规和国家法律及政策起草文献，将原稿交部门负责人审核签字并同步填写公司发文申请单，然后送公司办公室统一审核和编号第十六条第十五条签发（公司领导）第十七条公司办公室将文献审核完毕，送请公司领导签发打印和制发将签发后文献进行打字、校对、复印和用印及上报和下发催办、立卷、归档依照文献管理规定进行催办、登记、立卷、归档第十八条销毁文献销毁按文档管理进行销毁第十九条本规定解释权在公司办公室附件一台州贵友贸易有限公司发文申请单附件二台州贵友贸易有限公司收文批阅单附件一台州贵友贸易有限公司发文申请单文件名称附件主送单位抄送单位部责门人拟领导签发发文编号年月日印发公司办公室制附件二台州贵友贸易有限公司收文批阅单来文收文份收文单位编号数时间文献标题拟办意见领导批办意见领导批示解决成果公司办公室制公司传真、信函管理第一章传真机管理办法及其收发程序第一条公司办公室传真机面向公司各部门由专人负责管理维护、收发传真,进行定期清洗、保养，及时换纸，且保持24小时处在自动接受状态,使其以最佳状态工作第二条在每年年初做出传真费用预算，费用涉及传真机一年传真/电话费、维护维修费、传真用纸费用等在每年年终做费用决算第三条以公司名义外发传真，需经公司关于领导签发公司普通不以职能部门名义对外发公文类传真，如特殊需要，需批手续同上公司办公室存传真稿原件或复印件各职能部门业务类传真，由职能部门部长签字方可办理，公司办公室不留传真稿第四条凡属收到传真，办公室设法尽快告知收件单位或收件人，并酌情留复印件保存待查普通业务类传真，公司办公室传递给关于部门或人员,不再保存第五条传真收、发程序收、发传真都要由经办人进行认真登记收传真登记格式如下收到一一分解一一传递一一备查发传真登记格式如下送审一一登记一一发出一一备查第二章公司传真格式和使用办法第六条公司办公室统一制作传真格式原则模板软盘，其传真格式见附件一公司各部门对外发传真一律采用原则格式，各部门到公司办公室办理领取一片原则模板软盘，使用计算机打印制发或打印成传真稿纸手写制发公司外发传真一律采用A4型纸张为了强化原则化管理，树立公司对外形象，若不采用统一传真格式，一律不予制发第三章公司信函格式和管理办法第七条公司信函（信纸、信封等）采用统一格式（附件二）和市场可购买到普通稿纸、公文袋（内部使用）等作为公司办公之用第八条信函统一由公司办公室管理制发和领用依照工作需要，各部门指定专人到公司办公室领取，其费用记入各部门办公费用中附件一台州贵友贸易有限公司传真附件二台州贵友贸易有限公司信纸。