物业管理创优档案目录

物业管理创优档案目录（范本）1」档案一级类目表一级类目编号备注行政管理类1人力资源管理类2财务管理类3品质管理类4物业前期介入类5物业承接验收类6业主入伙管理类7顾客关系管理类8工程管理类9公共秩序管理类10环境管理类

111.2行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目保存类目类目文件材料归档基本范围类号类号期限名称名称1公司章程、验资报告、注册资料长期组织2股东会文件、董事会文件、监事会文件长期机构1-13机构变革记录、公司大事记长期证照1证照原件长期1-2一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称品质1体系文件正本长期4管理2体系文件审批记录长期3体系文件更改记录长期体系文4体系文件发放范围年件管理4-255体系文件发放回收记录年56体系文件作废记录年45品质7体系文件销毁记录年5管理1体系运行检查计划年体系运32体系运行检查记录年行控制4-333体系运行报告年3发展规1发展规戈长期划4-4计划总1工作计划长期结2工作总结长期4-5创优资1创优申办资料长期料4-6资质管1资质申办资料长期理4-7管理1手册长期4-8CI Q一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称2产品制作申请年CI33产品使用管理年CI31宣传资料制作长期推广宣2宣传资料使用管理长期传4-93推广渠道管理年31国家法律长期2国家及部委法规长期法律法3地方法规长期规4-104国家及地方标准长期5适用法律法规清单长期1服务质量检查计划年服务质32服务质量检查记录年量控制4-1133服备质量分析记录年顾客满31顾客满意度测评计划年意度测32顾客满意度调食记录年4-12评33顾客满意度调查才艮告长期1管理评审计划年管理评32管理评审资料年审4-1333管理评审报告长期一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称1年度内审计划年32内审实施计划年3内部审3内审员名录年3核4内部审核记录年4-1435不符合项报告年36内部审核报告长期不合格1不合格处置记录年控制4-1532外审迎检资料年3外部审2外部审核记录年3核3外部审核报告长期4-164外部审核整改记录年3数据分1数据分析记录年析4-173纠正预1纠正措施年3防措施2预防措施年4-

1831.6物业前期介入类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存类目名类目名期限类号类号称称1项目调研资料长期物业招2项目可行性分析资料长期投标3投标方案和文件长期5-14投标过程中的相关文书资料长期规划设1项目规划设计建议资料长期物业前计介入5-2期1项目施进度长期项目施介入5_L2项目施工过程中的建议资料长期工介入5-33项目施艮进计划及跟进记录资料长期JJ营销配X营销活动配合记录长期合介入2营销过程中有关物业法律文书长期5-4竣工验1竣工验收中存在的问题长期收介入2竣工验收中问题处理意见记录长期5-

51.7物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称1建设征用土地文件长期项目建2建设用地批准文件长期设资料6-13固定资产投资许可证长期一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称4建设工程规划许可证长期5规划报建文件长期6建筑设计防火审核文件长期7物业各分项工程设计方案长期8建设工程规划验收合格证长期9建设工程竣工验收质量认定书长期物业建筑，程竣工消防审核意见书长期610承接单位工程质量弗长期11验收供水协议书长期12供用电合同长期13同意供电通知长期14申请门牌呈批表长期15通邮申报表长期16其它相关资料长期171拆迁资料长期物业产2销售资料长期权资料6-23其它相关资料长期建筑工1地质勘察报告长期6程技术2工程合同长期6-3一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称物业资料3开竣工报告长期4建筑施__图长期承接5图纸会审记录长期验收6工程设计变更通知长期7隐敝程验收签证长期_L8沉降观察记录长期9竣工验收证明书长期建筑材料质量保证书长期10新材料与构配件的鉴定合格证书长期11砂浆与混凝土试块试压报告长期12建筑竣图长期13_L具它项目竣工图长期14各分项工程施工单位资料长期15其它相关资料长期161供电系统长期2给排水系统长期设备设3电梯系统长期施资料6-44消防系统长期5弱电系统长期一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称6其它相关资料长期1物业接收验收方案长期2房屋接管验收记录长期3设备设施接管验收记录长期4管理用钥匙移交记录长期5顾客钥匙移父记录长期接管验6-56各类房屋及公建配套的产权清册长期收档案7项目接管验收会签记录长期8接管验收相关往来文件长期9物业接管验收中发现的问题记录长期物业接管验收中遗留问题处理意见10长期记录

1.8业主入伙管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称1入伙方案长期入伙准7-12与开发商对接作记录长期备_L3入伙物资与资料的准备情况长期7业主一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称入伙4入伙现场布置及商家布展情况长期管理5入伙统一说辞和入伙培记录长期111入住通知书长期2交房手续流转单长期73购房合同复印件长期业主4房屋验收交接记录长期入伙5业主入伙交费记录长期管理前期物业管理服务协议、临时管理规业户档6长期约、消防安全承诺书签订情况案7-27钥匙借用和领取记录长期8钥匙托管记录及托管协议长期9验房问题记录和整改记录长期业主资料，主要指业主身份证复印长期件、联系方式、家庭成员情况等1011具它物品领用记录长期L9顾客关系管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称1房态信息记录长期房态管2空置（空关）房清册年3理3空置（空关）房巡查记录年8-134出租房清册年31业主基本信息长期业主管2重点业主情况长期理8-23出租房智住人员情况年31业主代表大会形成的文件长期2业主委员会章程、公约、合同长期3业主委员会的决定长期业主自4历届业主委员会名单长期治管理8-35物业维修基金使用管理情况长期6业主的意见、建议及处理情况长期7MS长期1业主访谈记录年32业主意见和建议年业主沟顾客33业主纠纷处理记年通记录关系8-434业主回访记录年管理35小区各种公告、通知、温馨提示等年38一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称1装修申请及审批记录长期2装修管理协议签订记录长期3装修许可证签发记录长期4装修施工人员登记记录长期装修管5施工人员出入证办理记录长期理8-56装修现场监控记录长期7装修费用收缴情况长期8装修违章及处理记录长期顾客9装修验收记录长期关系1物业服务费用申请、请小、批复长期物业服管理82物业服务费用收缴情况长期务费用8-63物业服务费用催缴记录长期卡管卡月度整理长期IC IC理卡发放（异常）情况记录长期8-7IC1居家服务策划记录长期2居家服务项目及价目表长期居豕服3业主报修记录3年务8-84业主报修派工记录3年5业主报修处理结果记录3年一级类目二级类目保存类目类目文件材料归档基本范围类号类号期限名称名称管理2证照申办资料长期3证照使用记录年34证照变更记录长期5证照年检记录长期印鉴1印鉴制作、变更、废止记录长期管理2印鉴使用记录年1-331内发文件、外发文件、行文审批记录长期行文2外来文件及归档记录长期管理3诏小、报告、函件长期1-4行政4介绍信、授权书、委托书以及各种证明等长期管理11标准合同范本长期合同2各类合同、协议原件及评审记录长期管理1-53各类合同、协议的执行记录长期会议1各类会议记录、纪要和会议签到记录长期管理2会议决议处理记录长期1-61物资需求计划和采购计划年3采购2采购比价记录年3管理3物资验收记录年1-734供方评价记录和合格供方名录年3一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称6业主邮件报刊订阅及分发记录年11社区文化活动计划年3社区文2社区文化活动方案年3化建设3社区文化活动记录年8-934社区活动总结汇报年31顾客投诉记录年顾客投32顾各投诉处理记录年诉8-1033顾客投诉分析报告年

31.10工程管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称1设备设施台帐长期设备资2设备设施使用说明长期料管理3监视和测量装置台帐长期9-14监视和测量装置周期校准记录长期1供配电系统运行记录，含操作票记录年设备运22柴油发电机运行记录年行管理9-223电梯运行及年检记录年2一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称4给排水系统运行记录年25空调、通风设备运行记录年2工程6制冷站运行记录年92管理7热力交换站运行记录年28消防设施运行及年检记录年29智能系统设备运行记录年2设备故障处理记录年1021设施维修申请单、委托书长期2设施维修计划、批准文件长期3供配电系统维修保养记录长期柴油发电机维修保养记录长期4电梯维修保养及年检记录长期5设备维6给排水系统维修保养记录长期护管理7水箱清洗记录长期9-39工程8化粪池清掏、隔油池清洗记录长期管理9空调、通风设备维修保养记录长期制冷设备维修保养记录长期10消防设施维修保养及年检记录长期11停车设备维护维修保养记录长期12二级类目一级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称防雷系统维修保养记录长期13智能系统设备维修保养记录长期14电讯系统设备维修保养记录长期15室内照明系统维修保养记录长期16室外照明维修保养记录长期17设施维修质量验收记录长期18设施维修委托施，文件长期19设备设施抢修（大修）记录长期20设施更新、更改记录长期211房屋维修、维护申请单、委托书长期2房屋维修、维护计划、批准文件长期房屋本体及其附属设施维修、维护记房屋维3长期录护管理9-44外墙清洗记录长期5房屋维修、维护质量验收文件长期6房屋维修、维护预算、结算文件长期L11公共秩序管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存类目类目名期限类号类号名称称1来访人员情况登记年出入口12物资进出情况登记年管理10-113物资搬运放行凭证年11中控室值班记录年3控制中2中控室交接班记录年3心管理3消防主机运行记录年10-234各种报警及处理记录年公共31安全巡逻路线年秩序1安全巡2安全巡逻记录年管理1逻管理3安全巡逻签到年10-314安全巡逻中发现问题及处理记录年11停车位服务协议长期102车辆出入记录年13车辆异常情况记录年1停车管4车辆进出凭证遗失记录年1理5车场票据记录年10-416车场收费用记录年公共17未收费车辆记录年秩序18重要车辆情况记录长期管理应急响1成员及紧急沟通电话年10-5ERT310一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称应2成员培训记录年ERT33应急设备清单年34紧急应变预演计划年35紧急应变演练纪录年36突发事件调查和处理报告长期1秩序维护人员培训记录年12秩序维护人员值班记录年内部管13秩序维护人员交接班记录年理10-614夜间查岗记录年15安全工作检查记录年

11.12环境管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目保存类目名类目名文件材料归档基本范围类号类号期限称称1洗手间定时清洁记录年12垃圾收倒、转运记录年环境管清洁维13环境消杀计划、消杀记录、消杀效果年理护1111-114清洁药剂使用记录年15保洁设备维修记录年1一级类目二级类目保存类目名类目名文件材料归档基本范围类号类号期限称称6保洁用品消耗记录1年7保洁工作检查记录1年8具它清洁记录1年1绿化植物养护计划3年园林绿2绿化植物养护记录1年11-2化3绿化消杀计划、消杀记录、消杀效果1年4绿化改造计划、批准文和改造记录长期一级类目二级类目保存类目类目文件材料归档基本范围类号类号期限名称名称1物资出入库记录年3库房2库存物资台帐年3管理3库存物资盘点记录年1-834库存物资月报表年31固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等长期物资2办公设备、设施和机具维修保养记录年管理1-9_L13物资盘点、调拨、转让、报损记录长期宿舍1住宿人员情况及分布情况长期管理2宿舍检查记录年1-10行政11法律纠纷记录长期管理法律12律师函件长期事务1-113讼诉材料、公证材料长期新闻1新闻发布记录长期媒体2专题新闻报道长期1-121书刊目录长期书刊2订阅及购买记录年档案1-1333书刊借阅记录年3档案1档案目录清单长期管理2档案借阅记录年1-143一级类目二级类目保存类目类目文件材料归档基本范围类号类号期限名称名称3档案接收及移交记录长期4档案销毁记录长期1内刊原件长期内刊2内刊稿件记录年3管理3内刊发放记录年1-1534内刊投稿奖励记录年3水电1办公水电使用记录年1管理2宿舍水电使用己录年1-16i11办公电话申办记录长期2办公电话分布记录年通讯13办公电话费额管理年管理1-1734移动电话费额管理年35通讯录，包括各公司通讯录年11参观接待材料年参观12来访领导题词签名册长期接待1-183来访者赠送礼品登记长期外协单位1外协单位名录长期管理1-19一级类目二级类目保存类目类目文件材料归档基本范围类号类号期限名称名称企业1企业文化活动记录长期文化1-201照片档案长期2光盘档案长期声像3硬盘档案长期档案1-214录音带档案长期5录像带档案长期实物1证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等长期档案1-2213人力资源管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目保存类目类目文件材料归档基本范围类号类号期限名称名称人力1人力资源配备计划年资源52工作分析和职位说明书年2-1规划51招聘申请年招聘32招聘计划年管理2-233招耳丐启小年3一级类目二级类目保存类目类目文件材料归档基本范围类号类号期限名称名称4人才库年31培训需求调查年32员工培训计划年33内部培训记录年3教育4外送培训记录年3培训5培训讲议集长期2-36培训考核试题集长期7培训评估记录年38内部讲师选拔、评审和管理记录年31员工排班记录年32员工出勤记录年3考勤3员工加班己录年i3管理4员工换班记录年2-435员工休假记录年36员工考勤月报表长期1绩效考核方案年人力3绩效2绩效考核原始记录长期资源考核3绩效考核结果及应用记录长期2-5管理4员工奖惩记录长期2一级类目二级类目保存类目类目文件材料归档基本范围类号类号期限名称名称5优秀员工评比资料长期1工资表长期2工资调整记录长期薪资3工资发放记录长期2-6管理4个人所得税报表长期5工资卡办理及领用记录3年6行业薪资调查情况3年1员工保险开户记录长期2员工养老保险办理记录长期3员工医疗保险办理记录长期4员工失业保险办理记录长期5员工工伤保险办理记录长期福利2-76员工生育保险办理记录长期管理7员工住房公积金办理记录长期8员_L商业保险办理记录长期9员工福利费发放记录长期员工福利用品发放记录长期10员工体检记录长期112-8员工1员_1花名册长期2一级类目二级类目保存类目类目文件材料归档基本范围类号类号期限名称名称人力管理2员工月报表长期3员工个人档案长期资源4员工导动记录长期管理5劳动合同签订记录长期6员工满意度测评记录5年L4财务管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目保存类目类目文件材料归档基本范围类号类号期限名称名称1原始凭证长期会计2记账凭证长期凭证3-13汇总凭证长期1总帐长期财务2明细账长期管理3银行日记账长期3会计4现金日记账长期账薄3-25固定资产账长期6物业服务费长期7其它辅助账薄长期二级类目一级类目保存类目类目文件材料归档基本范围类号类号期限名称名称1月、季度会计报表长期会计2年度会计报表永久报表3-33曲会计报表长期1年度收支预算长期预算2月度资金计划长期管理3预算执行情况长期3-44年度收支决算长期1会计移交清册长期其它2会计档案销毁清册长期会计3会计档案保管清册长期档案3-54银行余额调拈表长期5银行对帐单长期

1.5品质管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目保存类目类目名文件材料归档基本范围类号类号期限名称称1体系建设计划年体系建52体系诊断记录年设管理4-153体系建设记录年5。