物业档案资料管理

档案资料管理

一、物业档案资料的含义物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件

二、物业档案的建立物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节收集是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给单

1.位档案室或负责管理档案的部门的工作物业资料来源按不同的标准有不同的分类

一、物业资料来源按时间顺序分类、设计规划阶段信息1土地购买合同、土地使用证等权属证书1规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书2建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件

3、竣工及验收阶段信息2竣工图1竣工工程项目一览表2设备技术清单设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备3件等设施技术手册、使用说明及质保证明4设备安装调试记录各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、5电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统土建施工记录地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等6建构筑物监测记录建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录7隐蔽工程的验收记录8工伤事故发生及处理记录9图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单10项目的重要技术决定和文件11验收计划和验收会议纪要验收记录12返修记录13验收总结报告

14、委托管理阶段信息3委托管理招标文件1物业管理投标文件物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等2物业委托管理合同协议书

3、招商阶段信息4⑴招标物业的平面图纸招租许可证及委托书2租金及管理费测算3租赁合同4广告策划资料

5、用户入户信息5⑴用户入住通知书、入户须知管理公约公共契约2用户资料包括业主、租户3⑷业主委员会章程用户手册5用户进户验收表6⑺用户进户交费单、日常管理信息6业主、租户变动和更换情况1各部门工作操作规范，管理制度2各部门工作记录3大、中、小修记录4维修承包合同和预决算5⑹保安、清洁、绿化等项目的承包合同等用户来往信件、投诉和处理资料7年度工作计划、总结、报告8人事档案9保险资料10法律法规和政府有关文件11财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料12二卜按物业管理参与者分为、在物业接管移交时与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、11准确地收集到工程建设产权和工程技术资料等原始资料在业主入住和进行二次装修阶段收集业主、客户资料2在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录和3其他相关资料，并将档案的收集制度化通过政府主管部门获取的相关信息4整理是指把处于相对零乱、分散的档案，经过分类组合、排列、编目，使档

2.案系列化、系统化的工作档案整理的基本内容区分全宗；全宗内的档案分类、立卷、案卷排列、案卷1目录的编制档案整理工作的要求必须保持文件之间的历史联系；必须便于保管和利用；2必须在原有的基础上进行整理、加工.归档是按照档案资料的内在规律进行科学的分类与保存一个有序的资料3库是一个完整的树形图，从大分类到小分类，再至细分、排序归档要及时,分类要合理归档要求做到十清，即物业来源清、物业数量清、物业质量清、物业价值清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租金费用清、使用情况清、维修更新情况清利用是充分发挥档案资料的凭证和参考作用为物业管理服务提供利

4.用是档案工作的中心任务，也是档案工作的成果；同时通过提供利用，使档案工作不断完善和发展

三、物业档案的管理物业档案资料管理指物业管理公司在物业管理活动中，对物业原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，为物业管理提供客观依据和参考资料

（一）资料的归档管理在物业管理中可实行原始资料和计算机档案管理双轨制，并尽可能将其转化为

1.计算机磁盘储存形式以便于查找同时还可运用录像、录音、照片、表格、图片等多种形式保存，使其具体化、形象化对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存这些档案应按授权级别检索并

2.严格控制借阅档案管理人员应编制统一的档案分类说明书和档案总目录，并进行科学合理的

3.分类存档档案室应保持干燥、通风、清洁，注意防盗，并确保储存地点符台防火、防虫、

4.防鼠、防潮等要求

（二）档案的使用利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用

1.对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级，在机关负责人批准后借阅，并

2.应办理借阅手续

（三）档案的销毁根据档案的保存期限和性质，对确实没有保存价值和保存期已满的档案，严格按制度规定进行销毁。