采购销售信息共享制度

采购销售信息共享制度

一、目的加强公司采购与销售部门之间的信息流通与协作，提高工作效率，优化1业.务流程，降低运营成本，增强公司整体市场竞争力确保采购与销售信息的准确性、及时性和完整性，实现信息资源的有效2利.用，为公司决策提供有力支持，促进公司业务的持续稳定发展

二、适用范围本制度适用于公司内部采购部门、销售部门以及与信息共享相关的其他部门和人员

三、信息共享内容

（一）市场信息销售部门负责收集和共享市场需求动态、行业竞争态势、客户偏好变化1等.信息包括不同地区、不同客户群体对产品或服务的需求趋势，竞争对手的新产品推出、价格策略调整、市场推广活动等情况，以及客户对产品功能、质量、包装、售后服务等方面的反馈和期望采购部门提供原材料市场价格波动、供应商产能及供应状况变化、行业2新.技术新材料应用趋势等信息如原材料价格的涨跌趋势、主要供应商的生产计划调整、新的优质供应商出现或现有供应商可能存在的供应风险等信息

（二）客户信息销售部门将客户基本资料、联系方式、采购历史记录、信用状况、客户1投.诉与建议等信息与采购部门共享以便采购部门了解客户需求特点，在采购原材料和选择供应商时更好地满足客户对产品质量和交付时间的要求；同时也有助于采购部门在与供应商沟通合作中，从客户角度出发争取更有利的条件采购部门反馈与供应商沟通中获取的可能影响客户合作的信息，如供应2商.因原材料供应紧张可能导致的交货期延长，或者供应商产品技术改进可能为公司产品升级带来的机会等信息，以便销售部门提前与客户沟通协调，调整销售策略，维护客户关系

（三）产品信息销售部门共享产品销售情况、库存状况、市场反馈的产品质量问题以及1客.户对产品的改进意见等信息包括各类产品的销售数量、销售额、销售地域分布、销售速度变化，不同产品在不同时期的库存水平，客户在使用产品过程中发现的质量瑕疵、功能缺陷以及对产品增加新功能、改进外观设计等方面的意见和建议采购部门提供原材料采购规格、质量标准、到货时间、采购成本变化等2与.产品生产密切相关的信息如采购到的原材料规格参数是否符合生产要求，原材料质量稳定性对产品质量的影响，预计原材料到货时间对生产计划和产品交付期的影响，以及因采购成本波动可能导致的产品成本变化等信息

（四）订单信息销售部门及时传递销售订单信息，包括订单数量、产品规格型号、交货1期.要求、客户特殊需求等内容采购部门根据订单信息制定相应的采购计划，确保原材料供应满足生产和销售需求采购部门反馈采购订单执行情况，如原材料采购进度、供应商交货状态、2可.能影响订单交付的风险因素等信息销售部门据此与客户保持沟通，协调交货期变更或采取应急措施满足客户需求

四、信息共享方式

（一）定期会议组织采购与销售部门联合周会或月会，由部门负责人或指定人员汇报工1作.进展和相关信息会议内容包括市场动态、客户订单情况、采购供应情况、库存状况等方面的信息交流与讨论，共同分析问题，制定解决方案会前制定详细的会议议程，明确需要共享和讨论的重点信息会议过程2中.做好记录，形成会议纪要，发送给相关部门和人员，确保信息准确传达并落实会议决策

（二）共享数据库建立公司内部采购销售信息共享数据库平台，按照信息分类设置不同的1模.块和权限采购部门和销售部门将各自收集和整理的信息及时录入数据库，供双方及其他相关部门查询和使用数据库应具备信息录入、修改、查询、统计分析等功能，并定期进行数2据.备份和维护，确保数据的安全性和准确性同时，制定数据库操作规范和使用指南，培训员工正确使用数据库系统

（三）即时通讯工具利用企业内部即时通讯软件或其他通讯工具，建立采购与销售部门信息1沟.通群组对于紧急信息、临时性业务调整、突发问题等情况，可以通过即时通讯工具进行快速沟通和反馈要求相关人员及时关注群组信息，确保信息传递的及时性和有效性在2沟.通中注意信息表达的准确性和完整性，重要信息应进行书面确认或补充说明

（四）内部报告与报表采购部门和销售部门定期编制内部报告和报表，如采购周报、月报、销1售.分析报告、库存报表等报告内容涵盖本部门工作情况、关键信息数据以及需要其他部门协作解决的问题等按照规定的流程和时间节点将报告和报表发送给相关部门和领导，以便2管.理层全面了解公司采购销售业务状况，进行决策分析和资源调配

五、信息共享流程

（一）信息收集与整理采购部门和销售部门分别安排专人负责信息收集工作，通过市场调研、1客.户沟通、供应商联络、业务数据分析等方式获取相关信息对收集到的信息进行分类整理和初步分析，筛选出有价值、准确可靠的2信.息，去除重复、无效信息按照规定的格式和要求进行信息记录和存储，为信息共享做好准备

（二）信息传递与接收根据信息的紧急程度和重要性，选择合适的信息共享方式进行传递在1传.递信息时，应明确信息的主题、内容、来源、时间以及接收对象等关键要素，确保信息传递准确无误接收部门和人员在收到信息后，应及时进行确认回复，表明已收到信息2并.理解信息内容如对信息有疑问或不清楚的地方，应立即与发送方沟通核实

（三）信息处理与反馈接收部门对共享信息进行深入分析和评估，结合本部门业务需求和1工.作实际情况，制定相应的应对措施和工作计划如销售部门根据采购部门提供的原材料供应信息调整销售策略，采购部门根据销售部门的订单需求和客户反馈优化采购方案等将信息处理结果和相关建议及时反馈给信息发送部门，形成信息共享的2闭.环管理对于需要跨部门协作解决的问题，通过沟通协调共同制定解决方案，并跟踪落实情况

六、信息安全与保密

（一）信息安全管理建立健全信息安全管理制度，采取技术手段和管理措施保障信息共享过1程.中的安全如设置用户权限管理、数据加密传输、定期进行信息系统安全漏洞检测与修复等措施，防止信息泄露、篡改和丢失加强员工信息安全意识培训，教育员工遵守公司信息安全规定，不得将2公.司内部信息通过非法渠道传播给外部人员在使用信息共享系统和工具时，注意保护账号密码安全，防止因账号被盗用导致信息泄露风险

（二）保密信息处理对于涉及公司商业机密、客户隐私等敏感信息，在信息共享过程中应进1行.严格保密处理明确保密信息的范围和级别，制定专门的保密措施和审批流程只有经过授权的人员才能接触和使用保密信息，在传递和存储保密信息2时.应采取加密等特殊保护措施如因业务需要向外部合作伙伴或第三方机构提供保密信息时，必须签订保密协议，明确双方的保密责任和义务

七、监督与考核

（一）监督机制成立信息共享监督小组，由公司管理层、相关职能部门负责人组成监1督.小组定期对采购与销售信息共享制度的执行情况进行检查和评估，包括信息收集、传递、处理、反馈等各个环节的操作是否符合制度规定监督小组通过查阅会议记录、数据库日志、内部报告报表、即时通讯记

2.录等方式，了解信息共享工作的实际开展情况，及时发现存在的问题和不足之处，并提出整改意见和建议

（二）考核指标设定制定信息共享考核指标体系，从信息的准确性、及时性、完整性、信息1共.享频率、对业务决策的支持效果等方面进行量化考核如规定销售部门在接到客户订单后凶小时内将订单信息准确传递给采购部门，采购部门每月提供的市场价格信息误差率不得超过凶％等具体考核指标将考核指标纳入部门和员工的绩效考核体系，与薪酬福利、晋升奖励等2挂.钩通过明确的考核激励机制，推动采购与销售部门积极主动地开展信息共享工作，提高信息共享质量和效率

（三）奖惩措施对于在信息共享工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励奖励1方.式包括精神奖励（如通报表扬、颁发荣誉证书等）和物质奖励（如奖金、奖品、晋升机会等）对违反信息共享制度、信息传递不及时不准确导致公司业务受损、泄露2公,司机密信息等行为，进行严肃批评和处罚处罚措施包括警告、罚款、降职、调岗、解除劳动合同等，视情节轻重追究相关人员的法律责任

八、附则

（一）制度修订本制度根据公司业务发展、市场变化以及信息技术进步等情况进行定期修订和完善修订后的制度需经公司审批后发布实施

（二）解释权本制度的解释权归公司信息管理部门或相关业务主管部门所有在执行过程中，如有疑问或争议，由相关部门负责协调解决

（三）生效日期本制度自发布之日起生效实施。