酒业有限公司行政管理制度汇编

行政管理制度汇编八月附表一:XX公司印章使用申请表印章类别:管理部门:印章用途:申请人:日期:审批人:日期:附表二:公司XX印章使用登记表□办公室口财务部口销售部序号印章类别印章用途用印人H期备注1234567891011121314151617181920说明要将印章带出公司使用时，需在备注栏中注明地点，及在还章时注明还章时间

三、文献与档案管理制度总则第一条为规范公司各部门的文献和档案的管理，做到文档流转及时、保管安全，制定本制度第一章文档的分类第二条公司文档分类（涉及电子文档）

1.协议类文档指公司与其他法律实体签订的具有法律效力的文献涉及协议、协议以及备忘录

2.规划类文档指涉及到公司发展和计划的各种文献公司发展规划、公司年度经营计划、公司年度市场营销计划、公司年度销售计划、公司人力资源计划、公司年度预算方案等

3.制度、政策类文档指公司各种规章制度文献、公司销售政策和公司的各类告知等

4.报告类文档指各种最终提交的方案或者分析结果各期财务分析报告、市场分析报告、新产品方案的报告、广告和促销方案的报告等

5.方案类文档指各种未最终获得通过的申请报告、计划或者方案各种计划方案、新产品开发方案、广告促销方案、销售政策调整方案等

6.信息类文档指记录客户信息的各种文档以及财务部的各种会计记录客户档案和会计帐目、会计凭证等

7.表单类文档指公司运作过程中产生的各种表单借款单、报销单、销售订单、出库单、入库单、采购申请单、送货单、办公用品领用单等等

8.外来文档指和公司业务无直接联系的各种外来文档书籍、报刊、杂志、信件第三条文档按照是否处在流转状态又可划分为文献和档案两类文献是指处在流转过程中的文档；档案是指已经停止流转，有人专门留存保管的文档文档的编号按照文献和档案的区别也有所区别第四条规划类文档、制度政策类文档、协议类文档和信息类文档属于档案；方案类文档属于文献；表单类文档和外来文档属于文献第二章文献的编号与管理第五条文献的编号文献按发起部门进行编号，编号规则总经理发文【总、】年文号V办公室发文【办】年文号V人力资源部发文【人】年文号V市场部发文【市】年文号V销售部发文【销】年文号V设计部发文【设】年文号V财务部发文【财】年文号V规则说明【】内文字为部门第一个字；“年文号”是某年第几个文献，空格处用阿拉伯数字填写；“V”是版本号，是指该文献通过了几次修订，空格用阿拉伯数字填写第六条文献的流转文献是需要通过各级领导审阅的文档，每一位审阅人接受到文献后，2天内应做出响应，把文献交给下一位审阅人，假如该文献未获通过，则返回给文献发起者，让其进行修订第七条文献的归档文献获得审批通过之后，文献的最后获得通过的版本应当由相应部门的人员留存归档将文献进行档案编号第八条表单类文献用日期加简朴数字加以编号如在2023年12月26日的出库单编号为:20231226-0234；其中前面八位数字是日期，后四位数字是该类表单在本年度的流水编号，由流转过程最后一个接受者留存第九条外来文献不需要进行编号，由统一由办公室留存第三章档案的编号与管理第十条规划类档案、报告类档案和制度政策类档案的编号档案按照留存部门进行编号，编号规则总经理存档【总】年档类号【】办公室存档【办】年档类号【】人力资源部存档【人】年档类号【】市场部存档【市】年档类号【】销售部存档【销】年档类号【】设计部存档【设】年档类号【】财务部存档【财】年档类号【】规则说明前一个”内文字为部门第一个字；后一个”填“机密”或“普通”，表达该档案是否属于公司机密，机密档案按照《保密制度》进行管理“年档类号”是某年某个类别第几个档案，年份和编号用阿拉伯数字，类别重要为规划类、计划类、预算类、报告类、制度类、政策类第十一条信息类档案的编号

1.会计帐目和会计凭证在一定期限（一年）后装订成册，在封面上标明内部记录的内容和记录的开始结束时间

2.客户档案的编号客户档案可以分为客户基本信息卡、客户评估、客户信用评级、销售协议副本、销售记录报表客户档案总编号省份一客户简称一客户类别一客户等级；客户基本信息卡编号JC一客户简称一客户类别一V一日期；客户评估报告PG一客户简称一客户类别一V一日期；客户信用评级卡XY一客户简称一客户类别一V一日期；客户销售协议复印件HT一客户简称一客户类别一日期；客户销售记录报表XS一客户简称一客户类别一V一日期编号说明“省份”用拼音简称，如天津简称为TJ,假如出现容易出现混淆的编号，如河南和湖南，则用三个字母标注，河南简称为HEN,湖南简称为HUN；客户简称，用客户中文名字四字简称的汉语拼音首字母表达；“客户类别”分为经销商和零售终端分别用其英文首字母（经销商Distributor；零售终端Terminal）和“T”表达；“客户等级”是该客户的级别，用英文字母表达客户档案中五个子项的编号中“V”表达版本号，第一次记录的时候版本号为VI,以后依次增长，“日期”表达该项记录更新的日期销售协议副本不存在更新的问题,所以不需要版本号

3.其他部门的各种信息类文档，编号规则与客户资料编号类似第十二条信息类档案的更新和保管

1.信息类档案需要经常更新，保管方式和编码和一般档案应有所区别

2.信息类档案中最重要的是财务部的会计帐目、会计凭证，市场部归集的客户资料卡及其他各部门各自的信息信息类档案由专门负责相关信息收集的人员保管，并及时更新第十三条协议类文档的编号协议类文档重要分为三类，销售协议，一般协议，协议，备忘录销售协议编号【销售协议】一地区一年份一客户类别一编码；一般协议编号【一般协议】一年份一编码；协议编号【协议】一年份一编码；备忘录编号【备忘录】一年份一编码比如2023年和河南的经销商签订的协议，编码如下【销售协议】一河南一2023年一经销商一002“002”表达该协议是本年该地区的该类经销商的第二份协议第十四条协议的正本统一由办公室归档，其中销售协议在公司财务部、市场部和销售部存有复印件第十五条档案的查阅查阅公司档案需要通过部门经理的审批，假如是机密档案需要总经理的批准查阅档案时查阅人需要在档案查阅登记表上签字，并规定归还时间；机密档案只能在当时查阅，不能领走第四章文档的保存期限第十六条文档的保存期限

1.永久保存公司规章制度，财务报表、协议以及其他经核定须永久保存的文书

2.2023保存预算，会计凭证以及其他经核定须保存2023的文书

3.5年保存期满或解除之合约以及其他经核定保存5年的文书

4.1年保存无长期保存必要者

5.须销毁的文献须经办公室主任批准后，由负责保管该文档的人员销毁并派专人监销第五章附则第十七条本规定从公布之日起实行第十八条本规定由办公室负责解释第六章附表第十九条文档管理制度表格

1.《档案查阅申请表》2《档案查阅登记表》.附表一:公司XX档案查阅申请表查阅理由:借阅时间_____________预计归还时间申请人日期审批人日期附表二:公司XX档案查阅登记表部门_______________________序号档案名称查阅人借阅时间归还时间备注1234567891011121314151617181920说明备注中说明档案归还时是否完好

四、保密制度总则第一条为维护公司利益，保守公司秘密，特制订本制度第一章保密义务第二条全体员工都有保守公司秘密的义务第三条在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司的秘密，更不准出卖公司秘密第二章机密的定义第四条公司秘密是指维系公司利益，在一定期间内只限一定范围的员工知悉的事项公司秘密涉及下列秘密事项

1.公司经营发展决策中的秘密事项；

2.人事决策中的秘密事项；

3.公司的销售政策；

4.重要的协议、客户；

5.公司非公开的财务信息、银行账户账号；

6.其他董事长或总经理拟定应当保守的公司秘密事项第三章保密管理第五条属于公司秘密的文献、资料、应标明“机密”字，由专人印制、收发、传递、保管第六条机密文献保管参见《文档管理制度》第七条公司秘密根据需要，限于一定范围的员工接触第八条未经批准，任何人不得复印、摘抄秘密文献、资料第九条记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管如有遗失，必须立即报告并采用补救措施第十条接触公司秘密的员工，未经批准不准向别人泄露非接触公司秘密的员工，不准打听、刺探公司秘密第十一条对防止公司秘密泄露有功的，予以表扬、奖励第十二条公司各部门，非工作需要非本部门工作人员不得随便进入；工作人员也不能随便带无关人员进入第十三条过期秘密公文，不准作废品出售，要进行登记，由专人监督进行销毁，保证不丢失、不泄露第十四条违反本规定故意或过失泄露公司秘密，视情节及危害后果予以处罚，直至除名第四章附则第十五条本办法自颁布之日起执行第十六条本办法由办公室负责解释

五、车辆管理办法总则第一条为加强香溢酒业公务车辆管理，保证安全，更好的为各项工作提供服务，特制定本办法第二条本规定中的车辆是指公司拥有的所有车辆，涉及公务车和货运车第三条公司所有车辆实行统一管理车辆管理本着保证工作需要的原则，安全第一的原则,爱惜车辆、减少维修费用的原则，人（驾驶员）车统管的原则第四条车辆驾驶员负责保管车辆的钥匙、行驶证、车辆附加费本、养路费单、保险卡第五条办公室行政专员负责保管车辆的备用钥匙、驾驶员保管单证的复印件、与车辆有关的所有单证、各种登记表、车辆档案第六条办公室行政专员负责为公务车建立车辆档案，档案内容涉及使用人或代管人、车辆来源、车辆保养、保险、维护情况、车辆相关费用缴纳情况等第一章公务车用车管理第七条公务车使用

1.公司人员用车前填写《用车申请单》，由行政副总批准后，行政专员负责调度

2.出车前行政专员与驾驶员应共同对车辆进行检查，并登记《车辆使用登记表》,车辆如有问题，可在用车登记表上注明

3.用车完毕后应及时将车辆归还，行政专员和驾驶员应对归还车辆共同检查，并登记送还里程和送还时间如车辆有问题，须在用车登记表上注明第八条公务车外借

1.公司内部人员提出书面外借申请，填写《车辆外借申请单》，报总经理批准后执行

2.车辆借出前，行政专员登记车辆的行驶里程、车辆外观、机械情况、随车单证情况，并将该车交与公司借出车辆人员，公司借出人员在登记表上签字确认

3.借出车辆归还时，管理员应对车辆予以检查登记，无需修理则办理退还手续,如需修理则由车辆借出人书面说明情况报总经理批准后方可维修第九条公务车调度

1.各部门用车在时间上发生冲突时，管理员依重要性、时间性顺序调度车辆

2.原则上派车顺序如下公司客户、接待或重大活动事务、公司管理委员会事务、公司领导事务、公司部门事务、外借

3.本公司副总经理以下人员出差，原则上不派车接送，但如出差时携带物品超过五十公斤或携带重要资料时，可派专车接送

4.公司车辆原则上只接送公司客户或者公司的部门经理以上的员工第二章货运车用车管理第十条货运车使用

1.运车在不使用的时候，停靠在公司仓库附近，以便随时送货

2.货车驾驶员在出车前和回来后需要填写《货车使用登记表》，填写出车事由，出车地点，并登记车辆里程第十一条货运车原则上不允许借给公司以外的单位或个人第十二条假如公司其他部门需要使用货运车用于非运货的用途，需要得到销售副总的批准第三章车辆的维修和保养第十三条车辆维修本公司车辆如因正常行驶需维修，由专职驾驶员或管理员提出书面申请，经办公室主任批准后进行如因交通事故需维修，一律通过保险公司解决第十四条车辆保养行政专员建立公司所有车辆保养档案，公司车辆每行驶5000公里必须保养一次，每行驶5万或其倍数的公里必须检修保养一次车辆必须在指定修理厂保养保养事宜由驾驶员负责第四章驾驶员管理第十五条公司驾驶员必须严格按照交通规则行车第十六条公车原则上仅由公司专职驾驶员驾驶，公司办公室主任、销售部经理和物流部经理在必要时可以驾驶车辆销售部主管在特殊情况下如需驾驶车辆，则需要行政副总的批准第十七条驾驶员要爱惜车辆，应经常清洗车辆，保持车内外的清洁美观第十八条驾驶员要注意个人卫生和服装的整洁第十九条驾驶员要注意言行，对乘车人应热情接待，特别是公司的客人，更应热情服务，维护公司的良好形象第二十条驾驶员出车前要做好驶前检查，如车证、水箱、刹车系统、轮胎等，以保证出车时的安全第二十一条驾驶员要做好收车检查，关好车门，要放在指定车位，不得乱停乱放第二十二条驾驶员严紧疲劳驾驶，假如需要连续开车12小时以上，必须有至少两名驾驶员轮流驾驶第二十三条驾驶员的加班时间需通过办公室主任或者物流部经理确认之后，才干计算加班工资加班工资的发放标准参见《人力资源管理制度》第二十四条驾驶员假如由于工作误餐的，在得到办公室主任或者物流部经理确认后，可以得到误餐补贴补贴标准午餐20元，晚餐30元第五章违规与事故解决第二十五条违反交通规则，其罚款由驾驶人自理第二十六条车辆在途中发生交通事故，应向附近交通管理机关报案，并立即与行政专员联系协助解决第二十七条执行公务时因意外事故导致车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶人与公司共同承担，如需向受害人补偿损失，在扣除保险金额后差额由驾驶人与公司各承担一半第二十八条因私出车发生交通事故，在扣除保险后的费用，由私人用车人员承担第二十九条未经批准擅自用车发生交通事故，所有支出由驾驶人承担第六章车辆的费用管理第三十条公司车辆的油料费管理

1.公司负责统一办理上海加油卡，在办公室和物流部分别有一张办公室的加油卡由行政主管保管，物流部的加油卡由经理保管

2.公司财务部负责定期在加油卡中充值

3.驾驶员出车前需查看车辆油料剩余情况，如需加油，则向相关人员领取加油卡加完油后把发票和加油卡一并还给加油卡保管人员

4.假如因特殊因素驾驶员用钞票加油后，驾驶员需在加油发票背后注明因素，并通过相应副总审批之后才干报销第三十一条因公用车的停车费、过路费、过桥费等，在费用发生的三个月内凭正式发票实报实销，超过报销时限，公司不予报销第三十二条假如公司车辆需进行长途送货，经物流部经理审核，销售副总审批后，可以向公司财务部借款，用于路途中的加油费、过路费和过桥费第三十三条保养、维护须在公司指定的修理厂进行，费用凭批准文献及修理厂的正式发票及清单报销未经审批程序，未在公司指定修理厂发生的费用，公司不予报销第三十四条因私出车的费用由用车人自理第七章附则第三十五条本办法在颁布之日起实行第三十六条本办法由办公室负责解释第八章附表第三十七条车辆管理附表

1.《用车申请表》

2.《车辆外界申请表》

3.《车辆使用登记表》

六、会议室管理制度总则第一条为规范公司会议室的管理，特制定本制度第二条公司前台负责对公司会议室进行管理第一章会议室的使用第三条会议室的用途公司会议室用于公司各类公司会议或者与客户会晤等活动，不用作其他用途第四条会议室的预定公司员工需要使用会议室，需要到公司前台出进行预订并填写《会议室使用登记表》第五条会议室实行先订先用的原则即假如有儿个会议需要在同一个会议室的同一段时间进行，原则上一方面预定会议室的可以使用会议室有必要的，双方可以协调解决第六条假如需要调换会议室使用时间，预定人需至少在原先预订的开始时间前1小时告知前台如需重新预订，则重新填写《会议室使用登记表》第七条会议室的使用在会议期间，参与会议的人员应当保持会议室的整洁，保护会议室中的会议桌和椅子与会人员不在会议室乱丢废弃物，不在会议室大声喧哗第二章会议室的平常管理第八条公司前台负责保持会议室的整洁在会议开始前，前台负责把会议室中的桌椅摆放好，假如需要使用投影仪，则需要在会议开始前准备好第九条会议结束后，公司前台负责将会议室收拾干净关掉会议室中的各种点灯和电器第三章附则第十条本办法在颁布之日起实行第十一条本办法由办公室负责解释第四章附表附表公司XX会议室使用登记表会议室名称_____________________序号日期开始时间结束时间预订人1234567891011121314151617181920

七、办公用品和办公设备管理规定总则第一条为使公司办公用品和办公设备管理合理化，减少浪费，特制定本规定第二条本规定所称办公用品和办公设备各自定义

1.办公用品指在平常办公中用到的价值比较低，消耗比较快的用品重要涉及:刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、笔记本、复写纸、卷宗、信纸、夹子、打印墨、订书钉、墨水笔、签字笔、白板笔、荧光笔、修正液、电池、剪刀、订书机、打孔机、计算器、印泥等等

2.办公设备指在平常办公中用到的价值超过1500元的设备，重要涉及传真机、打印机、电脑、复印机等等第一章办公用品管理第三条办公用品的采购流程见《办公用品管理流程》及程序文献第四条办公室前台负责办公用品的平常管理，在办公用品数量不够时提出采购申请第五条办公室主任对采购金额在500元以下的办公用品采购申请有审批权限第六条行政副总对采购金额在1000元以下的办公用品采购申请有审批权限第七条总经理负责对采购金额在1000元（不含）以上的办公用品采购申请进行审批第八条员工领用办公用品时需填写《办公用品领用单》第九条前台需定期清点办公用品数量，并填写《办公用品数量登记表》第十条前台每季度对每个部门的办公用品领用情况进行记录，并报告给财务部财务部对比各部门预算，假如部门的办公用品费用超支较多，财务部有义务提醒该部门注意第二章办公设备管理第十一条办公设备的采购流程见《办公设备采购流程》及程序文献第十二条各部门如需购买办公设备，可向行政副总提出申请，需写《办公设备购买申请报告》第十三条办公室行政专员负责采购办公设备，负责对办公设备进行平常管理第十四条行政副总负责对采购金额在3000元（含）以下的办公设备采购申请的审批第十五条总经理负责对采购金额在3000元以上的办公设备采购申请的审批第十六条员工领用办公设备需填写《办公设备领用单》第十七条办公设备如需维修，由行政专员负责联系厂商进行维修第十八条办公设备实行调剂制，部门需要使用时，行政专员一方面负责调剂，不能调剂再办理领用手续或进行购买第十九条办公设备如遗失应由个人或部门补偿或自购第二十条办公设备严禁取回家私用第二十一条人员离职时，应将办公设备归还给公司，并在行政专员处登记第三章附则第二十二条本规定自颁布之日起实行第二十三条本规定解释权和修改权办公室第四早附表第二十四条办公设备和办公用品管理表格

1.《办公用品采购申请单》

2.《办公用品数量登记表》

3.《办公用品领用单》

4.《办公设备购买申请报告》

5.《办公设备验收单》

6.《办公设备领用单》附表一:公司XX办公用品采购申请单序号办公用品剩余量需购买量预计价格金额123456789101112131415金额合计办公室主任日期:行政副总日期:总经理:日期:附表二:公司XX办公用品数量登记表序号名称前期总量前期剩余量本期消耗量购买量目前总量1234567891011121314151617181920说明:前期总量是指在上一次购买办公用品之后各种办公用品的数量前期剩余量是指在本次申请购买时各种办公用品的剩余量本期消耗量=前期总量一前期剩余量购买量是指本次采购的各种办公用品数量目前总量=前期剩余量+购买量填表人__________________填表日期:附表三:公司XX办公用品领用单序号名称数量署名1数量署名2数量署名3数量署名4数量署名5数量署名6数量署名7数量署名8数量署名9数量署名10附表四:公司XX办公设备购买申请报告申购设备型号价格需求数量总金额用途设备具体需求具体说明申请部门________________________部门经理日期:财务经理审核日期:总经理审批日期:附表五:公司XX办公设备验收单设备名称型号价格数量金额合计供货商设备是否工作正常经办人日期年月日附表六:公司XX办公设备领用单办公设备名称型号领用部门领用时间领用部门经理签字预计归还时间第四章附表29

一、员工行为规范第一条严禁在办公室大声喧哗，谈论与工作无关的事务第二条办公室内可以就工作问题进行讨论与争论，但严禁因个人事务争吵第三条遇公司客人来访时，要礼貌忍让第四条严禁将私人客人带入办公区域第五条员工在上班时间内要注意仪容仪表，总体规定是得体、大方整洁第六条员工上班应注意将头发梳理整齐，男职工发但是耳，并不准留胡须；女职工上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当第七条不准在办公室及公司门口的楼道内吸烟第八条各工作场合内，均须保持整洁，不得堆积足以发出臭气或有碍卫生之垃圾、污垢或碎屑第九条各工作场合内，严禁随地吐痰第十条垃圾、污物、废弃物等，不得任意乱倒堆积第十一条员工的办公桌面要保持整洁，文献、文具要摆放整齐第十二条公司电话重要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话第十三条接听电话要用话简练、清楚，回话礼貌、耐心第十四条不得用办公电话长时间聊天，通话时要注意音量，尽量不打扰别人工作第十五条个人办公桌电话响铃五声内要接听第十六条输入计算机的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露第十七条员工应爱惜各种设备，减少消耗对各种设备应按规范规定操作、保养如发现故障，应及时报请维修，以免影响工作第十八条严禁个人在计算机内安装游戏软件第十九条严紧在公司上网浏览与工作无关的内容，不得用网络通讯工具聊天第二十条员工要有防计算机病毒意识使用软盘或其他电子存储介质在使用前，必须保证无病毒第二十一条任何人未经计算机使用人批准，不得使用别人的计算机第二十二条除专门负责硬件维护人员外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机或相关设备第二十三条员工要保证所用的微机及外设始终处在整洁和良好的状态第二十四条应增强消防意识并有安全防火的责任和义务第二十五条离开办公室前检查各自的办公桌，并将所有锁锁好，并要关闭本人所有电源设备的电源第二十六条最后离开办公室的人员要检查并关闭所有公共部门的电源（传真机除外），关闭空调，关好门窗

二、内部印章管理制度总则第一条为规范公司印章使用，制定本制度第一章印章的种类及组织机构第二条印章种类

1.公司章经公司工商主管机构登记的公司印章；

2.协议章专用于签订各种协议、协议的印章；

3.财务专用章专用于财务的印章；

4.业务专用章用于业务员接洽业务，开介绍信的印章；

5.提货专用章用于销售部物流成员工提货时使用的印章；

6.法人代表人名章用于签订协议与签发支票的印章第三条印章的保管

1.公司章、协议章由办公室主任负责保管；

2.财务专用章由财务部会计负责保管；法人代表人名章由出纳保管；

3.业务专用章和提货专用章由销售部内勤负责管理第二章印章的使用第四条签章

1.员工需在有关文献上签章时，一方面由用印人到相应部门填写印章使用登记表

2.经该员工的部门经理审核后，再签章

3.部门经理需签章，由总经理审批

4.公司章、协议章和法人代表人名章的签章须通过总经理的审批

5.若总经理不在公司，必须经行政副总审批，并由印章管理人员在登记表的备注中加以说明，方可签章，但总经理返回时应立即补审

6.用印人须将印章登记表上的内容填写完整，否则，印章管理人员有权拒绝签章

7.如协议、协议上已有公司总经理签字，印章管理人员可直接签章，但应在印章使用登记表中说明

8.需使用财务专用章时需要财务部经理的批准

9.需使用业务专用章和提货专用章需要销售部经理批准第五条如需将公司公章、协议章或法人代表人名章带出公司，携章人必须提出书面申请，并须经公司总经理签字批准取章时，在印章使用登记表上要注明携章去的地点；还章时，要将在外签章的内容按照签章程序，在印章登记表上顺序填写，并写明还章时间及还章人第六条印章使用登记表为公司重要档案，需无限期保存，任何人不得以任何理由予以销毁第七条公司印章发生损坏，由保管人员承担保管责任；公司印章丢失时，应于发现丢失24小时内办理公告事宜，如发生损坏，应于损坏后7天内办理完毕更换事宜公司变换印章，由本来印章保管人员负责办理第八条严禁未履行程序，加盖印章第九条重要协议、协议在签章前应由财务部和总经理审核第三章附则第十条本规定自发布之日起生效第四章附表第十一条印章管理制度表格

1.《印章使用申请表》

2.《印章使用登记表》。