合同发放与保管制度

合同发放与保管制度第一章总则

一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，I维护公司的经济利益，减少经营风险，特制定本管理制度

二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的合同及与此有关的具有保存价值的材料形成I第二章合同分类

一、合同解释阐明XX

二、合同解释阐明XX第三章合同管理的责任分派

一、合同管理的归口部门为部部合同管理专人负责所有文献编号归档;合XX XX同有关档案资料的收集、整顿；所负责文献合同档案的借阅、保存和销毁I

二、各部门负责本部门合同或合同的编号分派、档案资料时收集整顿第四章合同归档规定

一、文献合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位年度号年度号由四位阿拉伯数字构成，指文献材料形成的年度

1.分类号:分类号是档案号的主体，分别根据合同类别拼音首字母予以辨认代

2.码顺序号顺序号位，用阿拉伯数字表达、,表达

3.

二、合同签

4.订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续；经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档

三、合同签订人或经办人负责将合同有关档案资料及时提交给合同管理员，并XZ-ZD-008北京博兴宝信息技术有限公司文献编码版本A修改状态0名称合同档案管理制度页数4/4按月将合同勺所有档案资料提交完整H

四、所有以公司名义签订勺有效合同原件一律规定在公司归档，各部门及平台只留H复印件备查合同管理员每月初将记录出各部门签订日勺合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按规定归档

五、档案管理员每月汇总上月度日勺完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交有关部门第五章合同档案保管期限及销毁

一、正式形成日勺合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限

三、档案销毁.任何组织或个人未经容许无权随意销毁公司档案材料

1.各合同管理人员应定期对合同进行检查2合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以保证合同文档

3.日勺安全第六章合同借阅发放

一、公司合同原件，一般不予借出

二、特殊因素需要借阅公司合同的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，I经部门经理审核后，到合同管理员处办理借阅手续若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可发放借阅

三、合同发放借用期限为一周借阅人应到期归还确因工作需要继续借用的必须I,再次办理借阅手续（续借）对逾期周仍不归还者，由合同管理员催还1

四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失第七章责罚制度公司各部门凡违背本制度，无端延期或不交应归合同材料日勺，一经发现，限期上交，经催交仍迟延不交的除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，I,各罚款元，并予以批评XX

二、公司所有员工凡违背第六章第四条，泄露公司档案机密日勺，涂改、拆散或未经有关部门批准转借、复印或携带档案外出勺，视具体状况，对其部门领导和当H事人各罚款元，并予以批评；xx-xx

三、公司所有员工违背第六章第三条，不按借阅期限归还时，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效惩罚元；xx

四、一般合同资料若浮现丢失、损坏、缺页等状况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同步对借阅人进行绩效惩罚元；如因遗失档案，泄露公司商业秘XX密，导致恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一种月绩效工资，并视状况严重限度追究其有关责任

六、对借阅公司档案用于非工作需要导致重大损失或影响的公司将追究其法律责任I,第八章附则

一、本制度由部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行该规定可以XX根据实际状况进行随时或定期修订，修订的版本获得总经理办公会批准后生效，且自动替代此前的版本公司全体员工应遵循最新版本的规I I定

二、本制度自下发之日起执行

三、附件附件《合同借阅单》1附件《合同登记本》2附件L.合同借阅单序号合同名称合同编号计共件借阅日期年月日借阅人归还日期年月日签收人审核人批准人附件2合同登记本管理部门:管理人:合同对序象合同合同签订签订批准与否号合同编号内容阐明登记金额期人人归档日期123。