再生资源技术文档管理规定

再生资源技术文档管理规定

一、目的建立规范、有效的再生资源技术文档管理体系，确保技术文档的完整1性.、准确性、安全性和可追溯性.促进技术知识的积累、传承与共享，提高公司在再生资源领域的技术2研发、生产运营等方面的效率和创新能力为公司的决策管理、项目实施、质量控制、合规审计以及知识产权保3护.等工作提供可靠的文档支持

二、适用范围本规定适用于公司内部涉及再生资源技术相关的所有文档资料，包括但不限于研发文档、生产工艺文档、设备技术文档、质量标准文档、项目文档、专利文档等从文档的生成、收集、整理、存储、使用、更新到销毁等全生命周期过程均需遵循本规定

三、文档分类与编号

（一）分类原则根据文档的性质和用途进行分类，将再生资源技术文档分为研发类、1生.产类、设备类、质量类、项目类、知识产权类等每个大类下再根据具体业务和技术领域进行细分，确保分类清晰、逻辑合理分类体系应具有一定的灵活性和扩展性，以便能够适应公司业务发展2和.技术创新带来的文档类型变化

（二）编号规则为每一份技术文档赋予唯一的编号，编号格式采用文档类别代码-项1目.代码（如有）-流水号-版本号”的结构例如，研发类文档中关于某再生资源回收利用新技术研发项目的第一份文档，编号为RD-XXXX-001z,-V

1.0o文档类别代码采用英文缩写，简洁明了且具有代表性；项目代码根据2公.司项目管理规定进行编制；流水号按照文档生成的顺序依次递增；版本号根据文档的修订情况进行更新，初始版本为每次修订后版本号依次递增，如、等“VL0”,V

1.1V

2.0

四、文档生成与收集

（一）生成要求技术文档应在相关技术活动开展过程中及时生成，确保内容真实、准1确.地反映技术工作的实际情况文档的格式应符合公司统一规定的模板和标准，文字表达清晰、规范，图表数据准确无误文档编制人员应具备相应的技术知识和专业素养，对文档内容的完整2性.和质量负责在文档生成过程中，如有必要应进行内部审核或征求相关技术专家的意见，确保文档的科学性和可靠性

（二）收集渠道公司内部各部门是技术文档的主要来源渠道，包括研发部门、生产部1门.、技术支持部门、质量控制部门等各部门应指定专人负责本部门技术文档的收集和整理工作，定期将生成的文档提交给文档管理部门外部合作机构、科研院校、供应商等在与公司进行技术合作、项目实2施.或业务往来过程中产生的与再生资源技术相关的文档，也应纳入收集范围相关部门应在合作协议或合同中明确文档交付的要求和标准，并负责及时收集和移交

五、文档存储与保管

（一）存储介质与设施采用电子文档和纸质文档相结合的存储方式对于电子文档，使用公1司.专门的文档管理服务器进行存储，服务器应具备数据备份、冗余存储、灾难恢复等功能，确保数据的安全性和可靠性同时，配备必要的存储设备如硬盘、光盘等，用于定期备份电子文档纸质文档存储在专门的文档库房中，库房应具备防火、防潮、防虫、2防.盗等条件，保持环境整洁、通风良好配备文件柜、文件夹等存储工具，按照文档分类和编号进行有序存放

（二）保管期限根据文档的重要性和使用价值，确定不同的保管期限一般来说，涉

1.及公司核心技术、专利、重要项目等的文档应长期保存；生产工艺文档、设备维护文档等在相关设备报废或工艺更新后，根据实际情况再确定保存期限；一般性的技术文档保存一定年限后，经审批可进行销毁处理建立文档保管期限清单，明确各类文档的保管起始时间和终止时间，2并.定期对保管期限进行评估和调整在保管期限内，应确保文档的完整性和可查阅性

六、文档使用与共享

（一）使用权限管理根据员工的岗位职责和工作需要，为其设定相应的文档使用权限权1限.分为只读权限、编辑权限、下载权限等不同级别，通过公司内部的文档管理系统进行权限控制员工在使用技术文档时，需先进行身份认证，登录文档管理系统后按2照.权限规定进行操作对于涉及公司机密或敏感信息的文档，严格限制访问人员范围，并采用加密、水印等技术手段进行保护

（二）共享机制在公司内部建立技术文档共享平台，促进知识的交流与共享员工可1以.在平台上搜索、浏览和下载有权限使用的文档资料同时，鼓励员工在平台上分享自己的技术经验和成果，形成良好的知识共享氛围对于需要与外部合作方共享的技术文档，应经过严格的审批流程，并2根.据合作需求和保密要求进行适当的脱敏处理在共享过程中，应与合作方签订文档保密协议，明确双方的权利和义务，防止文档泄O

七、文档更新与维护

（一）更新流程当技术文档的内容发生变更时，文档编制部门或责任人应及时启动更1新.流程首先填写文档更新申请表，说明更新原因、更新内容以及对相关业务的影响等信息，提交给相关技术主管进行审核审核通过后，按照文档编号规则生成新的版本号，并对文档进行修订2和.完善修订后的文档需经过再次审核确认无误后，替换原文档进行存储，并在文档管理系统中记录更新历史和变更日志，以便追溯文档的修改过程

（二）定期维护文档管理部门应定期对技术文档进行维护工作，包括文档的整理、核1对.、格式调整、数据备份等定期检查文档的完整性和可用性，发现问题及时进行修复或处理同时，关注国家法律法规、行业标准以及公司技术业务的变化情况，2及.时对相关技术文档进行评估和更新，确保文档内容始终符合最新的要求和标准

八、文档销毁

（一）销毁条件技术文档达到保管期限且已无使用价值或法律规定不再需要保存的；1文.档内容存在严重错误或过时，已被新版本完全替代且原版本无需保留的；因公司业务调整、项目终止等原因导致相关文档不再适用的在销毁文档前，应进行严格的审核和审批程序由文档管理部门提出2销.毁申请，说明销毁文档的清单、原因、依据等信息，经相关技术部门、法务部门审核后，报公司管理层批准

（二）销毁方式对于纸质文档，采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保文档无法恢复1销.毁过程应在专人监督下进行，并做好销毁记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息对于电子文档，使用专业的数据销毁软件进行删除操作，确保数据无2法.恢复同时，对存储介质进行格式化或物理销毁处理销毁后应在文档管理系统中对相关文档信息进行标注和注销

九、监督与考核

（一）监督机制建立文档管理监督小组，定期对技术文档管理工作进行检查和监督

1.监督内容包括文档的生成质量、收集及时性、存储安全性、使用合规性、更新维护情况以及销毁程序的执行等监督小组可通过现场检查、文档抽查、系统审计等方式进行监督工作，2发.现问题及时下达整改通知，要求相关部门和责任人限期整改对严重违反文档管理规定的行为进行通报批评，并追究相关责任

（二）考核制度将文档管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门和员工在文档管理1方.面的工作表现进行考核评价考核指标包括文档生成的及时性和准确性、文档收集的完整性、文档存储的规范性、文档使用和共享的合规性、文档更新维护的效率等根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对考核不2达.标的部门和个人进行批评和处罚通过考核激励机制，提高员工对技术文档管理工作的重视程度和积极性

十、附则

（一）制度修订本规定根据公司业务发展、技术创新以及国家法律法规和行业标准的变化等情况进行定期修订和完善修订后的规定需经公司审批后发布实施

（二）解释权本规定的解释权归公司文档管理部门所有在执行过程中，如有疑问或争议，由文档管理部门负责协调解决

（三）生效日期本规定自发布之日起生效实施。