再生资源采购进度跟踪制度

再生资源采购进度跟踪制度

一、目的确保再生资源采购工作按计划、高效、有序进行，及时掌握采购过程中1的.各项动态信息，有效协调处理可能出现的问题，保障公司生产运营对再生资源的需求通过对采购进度的跟踪与管理，实现采购成本的控制、质量的保证以及

2.供应商关系的维护，提高公司整体采购绩效和供应链管理水平

二、适用范围本制度适用于公司所有再生资源采购项目从采购计划制定到货物验收完成的全过程进度跟踪管理

三、采购进度跟踪原则

（一）及时性原则对采购进度信息进行实时收集、更新与反馈，确保相关人员能够在第一时间获取准确的采购动态，以便及时做出决策和采取应对措施

（二）准确性原则建立可靠的信息收集渠道和验证机制，保证所获取的采购进度数据真实、可靠，避免因信息错误导致决策失误或工作混乱

（三）全面性原则跟踪内容涵盖采购项目的各个环节，包括供应商备货、发货运输、货物检验、货款支付等，确保对采购全过程进行无遗漏的监控

（四）协同性原则强调采购部门与需求部门、供应商以及公司内部其他相关部门之间的沟通与协作，形成合力共同推进采购进度，及时解决跨部门问题

（五）闭环管理原则对采购进度跟踪过程中发现的问题进行记录、分析、处理和反馈，形成完整的闭环管理，确保问题得到有效解决且不再重复出现

四、跟踪内容与关键节点

（一）采购计划阶段采购需求确定明确再生资源的品种、规格、数量、质量要求以及期望1交.货日期等关键信息，跟踪需求部门提交需求计划的及时性和准确性.供应商寻源与选择记录寻找潜在供应商的渠道与方式、评估供应商的2标准与过程，以及最终供应商确定的时间节点

（二）采购合同签订阶段合同起草与审核跟踪合同文本的起草进度、各部门审核合同的时间以1及.提出的修改意见和建议的处理情况合同签订与生效明确合同签订的时间、双方签字盖章情况以及合同生

2.效的条件是否满足

（三）订单下达阶段.订单发送时间记录向供应商正式下达采购订单的准确日期和时间，确1保订单信息准确无误地传达给供应商订单确认跟踪供应商接收订单后的确认情况，包括确认方式、确认时2间.以及对订单内容如有异议的沟通处理过程

（四）供应商备货阶段生产计划安排与供应商沟通了解其生产计划的制定与执行情况，包括1原.材料采购进度、生产排班、预计完工时间等信息质量检验计划掌握供应商在产品生产过程中的质量检验安排，如检验2标.准、检验流程、检验人员配置等，确保产品质量符合要求

（五）发货运输阶段发货通知要求供应商在货物发出前及时发出发货通知，包括发货时间、1运.输方式、预计到货时间、货物清单以及运输单号等信息运输跟踪通过与运输公司或供应商提供的物流信息平台对接，实时跟2踪.货物的运输状态，如货物位置、运输途中是否出现异常情况等，并及时反馈给相关部门

（六）货物验收阶段到货通知与接收记录货物到达公司的时间、接收部门及人员信息，以1及.货物外观、数量等初步验收情况质量检验按照公司规定的质量检验标准和流程进行检验，跟踪检验结2果.的出具时间、检验合格与否以及不合格产品的处理情况验收报告完成验收后及时形成验收报告，记录验收的详细情况，包括3货.物质量、数量、规格等是否符合采购要求，验收人员签字等信息O

（七）货款支付阶段支付申请根据采购合同约定的付款条件和验收结果，跟踪采购部门提1交.货款支付申请的时间、申请金额以及相关票据的准备情况支付审批记录财务部门及相关领导对货款支付申请的审批流程、审批2时.间以及审批意见，确保支付审批程序规范、严谨支付执行跟进财务部门实际支付货款的时间、支付方式以及支付结果3反.馈给供应商的情况，完成货款支付的闭环管理

五、跟踪方法与工具

（一）建立采购进度跟踪表设计统一的采购进度跟踪表格，涵盖采购项目的各个阶段和关键节点信1息.，包括计划时间、实际时间、完成情况、责任人、备注等栏目采购专员负责及时填写和更新跟踪表信息，确保信息的准确性和完整性

2.通过跟踪表，相关人员可以直观地了解采购项目的整体进度情况以及各个环节的进展状态

（二）定期沟通机制采购人员与供应商建立定期沟通制度，如每周一次电话会议或邮件沟通，1了.解供应商在生产、发货等方面的进度情况，及时协调解决出现的问题在公司内部，采购部门与需求部门、质量部门、财务部门等定期召开采2购.进度协调会议，汇报采购进度，沟通存在的问题，共同商讨解决方案，确保各部门之间信息畅通、协同工作

（三）利用信息化系统建立采购管理信息系统，实现采购流程的信息化管理，从采购计划制定、1订.单下达、供应商反馈、物流跟踪到货物验收和货款支付等各个环节的数据都在系统中实时记录和更新通过系统设置预警功能，对即将到期或可能出现延误的关键节点自动发2出.预警提示，提醒相关人员及时关注和处理，提高跟踪效率和及时性

（四）实地考察（必要时）对于重大采购项目或在采购过程中出现异常情况且通过其他方式无法准确掌握进度信息时，采购人员可安排实地考察供应商的生产现场、仓库及物流情况，获取第一手资料，确保对采购进度的有效监控

六、问题反馈与处理机制

（一）问题反馈在采购进度跟踪过程中，一旦发现可能影响采购进度的问题，如供应商1生.产延误、物流运输故障、质量检验不合格等，相关责任人应立即向上级领导和相关部门反馈问题信息，包括问题的具体情况、可能产生的影响以及预计解决时间等.问题反馈应遵循及时、准确、完整的原则，不得隐瞒或虚报问题情况2同时，应建立问题反馈记录台账，对反馈的问题进行详细登记，以便后续跟踪处理

（二）问题分析与评估收到问题反馈后，采购部门应组织相关人员对问题进行分析和评估，确1定.问题的性质、严重程度以及对采购进度、公司生产运营等方面的影响程度根据问题分析评估结果，制定相应的应对措施和解决方案对于一般性2问.题，采购部门可自行协调解决；对于重大问题或涉及多个部门的问题，应成立专项问题解决小组，共同商讨制定解决方案，并报公司管理层审批

（三）问题处理与跟踪按照确定的解决方案，明确问题处理的责任部门和责任人，以及处理时1间.节点，确保问题得到及时、有效的解决在问题处理过程中，相关责任人应密切跟踪处理进度，及时向相关人员反馈处理情况对于问题处理结果进行验收和评估，确保问题得到彻底解决且不再对采2购.进度和公司利益造成影响如问题处理结果不符合要求，应重新制定解决方案并进行处理，直至问题得到圆满解决

七、监督与考核

（一）内部监督公司成立采购进度跟踪监督小组，定期对采购进度跟踪工作进行监督检1查.，检查内容包括跟踪制度的执行情况、跟踪信息的准确性和及时性、问题处理的有效性等监督小组对检查过程中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实2情.况对违反采购进度跟踪制度或因工作失职导致采购进度延误、公司利益受损的人员，按照公司相关规定进行严肃处理

（二）考核机制建立采购进度跟踪考核指标体系，将采购进度完成情况、信息反馈及时1性.、问题处理效果等纳入考核指标，对采购人员及相关部门进行定期考核考核结果与员工的绩效奖金、晋升晋级、评优评先等挂钩，对在采购进2度.跟踪工作中表现优秀的人员给予表彰和奖励，对未完成考核指标的人员进行相应的处罚，激励员工积极履行职责，提高采购进度跟踪管理水平

八、附则

（一）制度修订本制度根据公司业务发展、市场变化以及实际执行情况等因素进行定期修订和完善，确保制度的科学性、合理性和有效性修订后的制度需经公司审批后发布实施

（二）解释权本制度的解释权归公司采购部门所有在执行过程中，如有疑问或争议，由采购部门负责协调解决

（三）生效日期本制度自发布之日起生效实施。