再生资源采购合同签订制度

再生资源采购合同签订制度

一、目的规范公司再生资源采购合同的签订流程，确保合同的合法性、有效性和1完.整性，防范合同风险，保障公司的合法权益明确各部门在采购合同签订过程中的职责和分工，加强部门之间的协作2与.沟通，提高采购合同签订的效率和质量通过建立科学合理的合同签订制度，促进公司再生资源采购业务的顺利

3.开展，维护公司与供应商之间的良好合作关系

二、适用范围本制度适用于公司所有再生资源采购合同的签订活动，包括原材料、设备、零部件以及其他与再生资源业务相关的物资和服务采购

三、合同签订原则

（一）合法性原则采购合同的签订必须严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司内部的规章制度合同条款不得违反法律的强制性规定，确保合同的签订主体、内容和形式合法有效

（二）平等互利原则合同双方应在平等、自愿、公平、诚信的基础上进行协商和签订合同尊重对方的合法权益，实现双方利益的平衡，不得利用优势地位或采取不正当手段签订不公平的合同条款

（三）风险可控原则在合同签订前，应充分评估和识别可能存在的风险，包括但不限于价格波动风险、质量风险、交货期风险、法律风险等，并制定相应的风险防范措施通过合理设置合同条款，将风险控制在公司可承受的范围内

（四）明确性原则合同条款应清晰明确，表达准确无误，避免出现歧义或模糊不清的内容对合同的标的、数量、质量、价格、交货方式、付款方式、违约责任等关键条款应进行详细、具体的约定，以便在合同履行过程中能够准确执行和监督

（五）保密原则对于涉及公司商业秘密、技术秘密以及供应商的敏感信息等内容，应在合同中明确保密条款和双方的保密义务在合同签订和履行过程中，严格遵守保密规定，防止信息泄露

四、合同签订流程

（一）采购需求确定采购部门根据公司再生资源生产计划、项目需求或库存情况等，确定采1购.需求，包括采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等，并编制采购需求计划采购需求计划经相关部门审核（如生产部门、技术部门、财务部门等），2并.报公司管理层审批通过后，作为采购合同签订的依据

（二）供应商选择与谈判采购部门根据采购需求，通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，筛1选.出符合条件的供应商名单，并对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等进行综合评估确定潜在供应商后，采购部门组织与供应商进行谈判谈判内容包括采2购.物资的价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务、违约责任等合同条款，以及双方的权利和义务谈判过程中应做好记录，并形成谈判纪要

（三）合同起草与审核根据谈判结果，采购部门负责起草采购合同文本合同文本应采用公司1统.一制定的合同模板，并结合具体采购业务的特点和要求进行修改和完善合同起草过程中应充分考虑法律风险和业务风险，确保合同条款的严谨性和完整性起草完成的合同文本依次提交给相关部门进行审核，包括法务部门、财2务.部门、技术部门、质量部门等各审核部门应从各自专业角度对合同条款进行审查，提出修改意见和建议审核意见应明确具体，并记录在合同审核表中采购部门根据各部门的审核意见，对合同文本进行修改和完善，并与供3应.商进行进一步沟通和协商，直至双方达成一致意见

（四）合同审批经过审核修改后的合同文本，提交公司管理层进行审批审批流程应根1据.公司内部规定的审批权限和程序进行，确保合同签订的决策过程科学、规范在合同审批过程中，管理层应重点审查合同的关键条款、风险防范措施2以.及合同对公司利益的影响等方面对于重大采购合同或涉及复杂法律问题的合同，可组织专题会议进行讨论和决策

（五）合同签订与盖章经公司管理层审批通过的合同文本，由公司法定代表人或授权代表与供1应.商代表正式签订合同合同签订应在双方约定的时间和地点进行，并遵循法定的合同签订程序合同签订后，双方应按照合同约定的份数进行打印、装订，并在合同上2加.盖公司公章和法定代表人印章（或授权代表签字章）供应商也应在合同上加盖其有效印章，确保合同的法律效力

（六）合同存档与分发采购部门负责将签订完成的合同原件进行编号、归档，并建立合同档案1管.理台账合同档案应包括合同文本、谈判纪要、审核表、审批文件等与合同签订相关的资料，确保合同档案的完整性和可追溯性根据公司内部管理需要，采购部门将合同副本分发至相关部门（如法务2部.门、财务部门、生产部门、质量部门等），以便各部门按照合同约定履行各自的职责，并对合同执行情况进行监督和管理

五、合同签订职责分工

（一）采购部门负责采购需求的提出和确定，组织供应商的选择和谈判工作

1.起草采购合同文本，并协调各部门进行合同审核和修改

2.办理合同的审批手续，跟进合同签订过程，确保合同按时签订

3.负责合同签订后的执行跟踪、协调沟通以及与供应商的日常联系等工作

4.

（二）法务部门对采购合同的合法性进行审查，审核合同条款是否符合法律法规和公司1规.章制度的要求提供法律意见和建议，协助采购部门处理合同签订过程中的法律问题，2防.范法律风险参与重大合同的谈判和审核工作，对涉及法律条款的内容进行专业指导

3.

（三）财务部门审核采购合同中的价格条款、付款方式、发票开具等与财务相关的内容，

1.确保合同条款符合公司财务管理制度和资金安排对合同的成本效益进行分析评估，为合同审批提供财务方面的参考意见

2.负责合同执行过程中的财务核算、资金支付等工作，并监督合同款项的3收.付情况

（四）技术部门对采购物资的技术标准、规格型号、质量要求等技术条款进行审核，确1保.采购物资符合公司生产工艺和技术要求参与与技术相关的合同谈判，提供技术支持和专业建议，协助采购部门2解.决技术问题在合同执行过程中，负责对采购物资的技术验收和质量监督等工作

3.

（五）质量部门审核采购合同中的质量条款，制定质量检验标准和验收程序

1.参与合同谈判过程中的质量问题讨论，对供应商的质量保证能力进行评2估.在合同执行过程中，负责对采购物资的质量检验和验收工作，并对质量3问.题提出处理意见

（六）管理层对采购合同签订进行最终审批决策，从公司战略层面和整体利益出发，

1.审查合同的合理性和可行性协调解决合同签订过程中涉及的重大问题和争议，确保合同签订工作的2顺.利进行

六、合同签订的监督与管理

（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对采购合同签订情况进行审计监督，检查合同签1订.流程的合规性、合同条款的合理性以及合同执行情况等审计结果应向公司管理层报告，并提出审计意见和建议对审计过程中发现的违规行为或问题，及时进行调查和处理，追究相关2人.员的责任，并督促相关部门进行整改，完善合同签订管理制度和流程

（二）合同执行监督采购部门应定期对合同执行情况进行跟踪和检查，及时掌握供应商的交1货.进度、质量情况以及合同款项的收付情况等建立合同执行情况报告制度，定期向公司管理层和相关部门汇报合同执行进展情况如在合同执行过程中出现违约、纠纷或其他异常情况，采购部门应及时2与.供应商沟通协商解决，并将相关情况报告给法务部门和管理层法务部门应提供法律支持，协助采购部门处理合同纠纷，维护公司的合法权益

（三）绩效考核管理建立合同签订相关人员的绩效考核制度，将合同签订的质量、效率、合1规.性以及合同执行情况等纳入绩效考核指标体系对在合同签订和执行过程中表现优秀的人员给予表彰和奖励，对违反合同签订制度或造成重大损失的人员进行处罚通过绩效考核管理，激励相关人员提高工作责任心和业务水平，确保采2购.合同签订工作的顺利开展和合同的有效执行

七、附则

（一）制度修订本制度根据国家法律法规的变化、公司业务发展的需要以及实际执行过程中发现的问题，适时进行修订和完善修订后的制度需经公司审批后发布实施

（二）解释权本制度的解释权归公司所有在执行过程中，如有疑问或争议，由相关部门协商解决；协商不成的，提交公司管理层裁决

（三）生效日期本制度自发布之日起生效实施。