一个采购经理从业九年的工作经验之谈

一种采购经理从业九年的工作经验之谈好几周前，看到国际电子商情网站征集”采购的故事”素材，就很有冲动去写某些自己U勺采购故事，来和大家共享鉴于年终工作总结、盘点，再加上美国电子展Work SampleH勺样品跟进，始终没时间提笔新年伊始，万象更新，特别忙日勺日子也告一段落，做为一种在深圳任职九年的采购，我觉得是时候应当写某些东西，来和同行共享，将自已的这些年的经验收获“奉献“出来，让新入行日勺师弟师妹们借鉴虽然目前社会上的各类有关采购知识的书籍诸多，有的公司此类培训机会也诸多，可我始终觉得那是很理论化，需要有一定采购资质的采购管理人员，才干学之有用的东西，对于刚入行的同行，我觉得最基本的采购知识才是最重要的，可是据我所知，此类书籍和培训少之又少，因此，在此我将数年积累日勺某些基本采购常识整顿出来，不知与否能对大家之后工作有所协助Q

1.为什么”会卖不如会买”？采购支出一般占销货收入日勺53%,当采购支出（直接原料）减少5%,若欲获得相似的成果，则直接人工必须减少22%,制造费用必须减少24%；管销费用必须减少17%；若利润比率想要维持不变（8%）,则销货收入必须增长34%由此可见，透过采购成本的减少来提高公司利润，不仅轻而易举，也不会引起竞争者的仿效，消费者也无由抗拒，反之，若经由提高售价或销货收入来改善利润，则容易招致顾客的抵制或同业的恶性竞争，困难重重，因此在目前日勺经营环境下，采购口勺成功与否不仅关系公司产销活动的正常运作，更直接影响经营利润，以及公司的商誉与形象因此”会卖不如会买”，绝非言过其实Q

2.优秀的采购人员应具有哪些品德？1）公正与诚实；2）临财不苟得；3）敬业精神；4）虚心与耐心；Q

3.优秀日勺采购人员应具有哪些才干？1）成本意识与价值分析能力；2）预测能力；3）体现能力；4）专业知识；Q

4.为什么有些公司或机构采用分段式采购作业分段作业具有如下长处1）每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，可减少错误的机会，并提高办事效率2）一方面是分工合伙，另一方面则是内部牵制，除非全体人员沆脏一气，否则勾串不易Q

5.为什么采购工作必须拟订方略？方略之拟订，是基于外在环境分析及公司自我评估H勺成果，此外从采购力量与供应力量的抗衡,自可找出机会点或弱点，因此可以发展对付供应商的方略，而其也将成为采购人员执行工作的行动方针Q

6.哪些物料值得拟订采购方略？对公司产销活动及成本发生重大影响的物料，须拟订采购方略例如1）高附加值的2）由于外部条件变化，例如战争、运送困难、汇率重大变动等，导致短缺性的物资3）自然因素用完后无法再制日勺物资，例如银、铅、汞等Q7,当买方占优势时，应采购何种采购方略？一般会采购压制方略1）将采购数量分散给几种供应商2）合适施加压力迫使卖方减少3）应以采购现货为宜4）除了与既有日勺供应商交易外，对于故意来往的新供应商也应保持联系5）规定供应商提高送货次数，协助仓储单位减少存货6）不必自行设厂制造7）应加以研究采用替代品的可行性8）迫使供应商透过工程的措施减少购入成本9）请卖方承当物品运送或储存的责任◊Q8•当卖方占优势时，应采用何种采购方略？采用灵活多变方略1）所需数量需向一家厂商采购2）不积极与供应商洽谈价格3）设法与供应商签订长期合约4）积极谋求新口勺供应商05）应保有安全存量6）买方应设法做至『自给自足7）应积极谋求替代品8）着手工程研究来获取较低H勺采购成本9）自行前去供应商处提货采用平衡方略其行动方针如下1）交货正常则应保持现况；若有厂商发生延迟交货或数量局限性，则在谋求其他厂商承诺后，才谨慎转移数量2）买方可寻机会规定卖方降价3）买方可以兼取现货及合约采购4）择优选用新的供应商，替代比较不利H勺来源5）应保持相称存货觉得缓冲6）若买卖双方配合尚好，则无需设厂制造；但若双方关系日渐恶化，应考虑自行开发来源的必要7）引介替代品导致优势8）由于价格工程投入不菲，因此价值工程必须因势制宜9）视其买方与否较卖方谁有优势？而规定卖方F0B还是CFQ

10.现用现购合用于哪些状况？1）按订货生产的公司2）供应来源畅旺不断3）价格看跌的物品4）易腐蚀日勺物品5）财力局限性代I公司Q

11.预购备用合用于哪些状况？1）生产稳定的公司2）存量管制的物品3）耐久性物品且储存空间小者4）固定购入成本Q

12.什么是投机采购？合用于哪些状况？所谓“投机采购”即采购数量为正常使用量或采购量的许多倍一般合用于下列三种状况1）物品价格的看涨2）预期来源的短缺3）财力雄厚的公司Q

13.什么是长期合约采购？有何优缺陷？所谓“长期合约采购”即由买方承诺在某一段时间内，向卖方采购一定数量的物品，并签立合约觉得双方信守其长处1）期约交货，来源稳定2）量值巨大，交易条件较佳3）法律保障，各蒙其利其缺陷1）价格协商不易，合约形同虚设2）合约数量固定，难以配合市场调3）依赖成性，采购功能减少Q

14.什么是多家供应？有何优缺陷所谓“多家供应”即分散来源，将采购数量分派给数个不同的供应商其长处1）卖方竞争，使卖方产生危机意识2）来源分散，不虞中断3）市场情报较多，有助于掌握趋势4）较易获取产品专业知识其缺陷1）分散采购，损失数量折扣2）买卖双方缺少依存关系3）增长交货管理H勺承当Q

15.多家供应合用于哪些状况？多家供应较适合下列状况1）重要原料或物品的需用数量庞大2）卖方无法独力供应3）规格原则化的物品Q

16.什么是独家供应？合用于哪些状况？所谓独家供应是指仅向一种供应商采购合用于如下状况1）买卖双方利害与共2）来源管制或独占市场3）精密复杂试制品4）产品生命周期短，及常常需要变更设计5）产品需具有独特性Q

17.什么是联合采购？有何优缺陷？所谓口勺联合采购是指汇集同业或关系公司的需求量，向供应商订购联合采购长处1）统筹供需,建立产销秩序2）价格优惠3）增进同业合伙，达到经济外交联合采购缺陷1）采购作业手续复杂，主办单位必须煞费周章2）采购时机与条件未必能配合个别需求3）导致联合垄断Q

18.联合采购合用于哪些状况？会遭遇哪些问题？联合采购合用于1）进口管制下发生的紧急采购2）卖方市场，买主势单力薄联合采购面临下列问题1）数量分派不均2）报价方式混乱3）付款能力不一4）提货工作缓慢Q

19.如何寻找供应商？寻找供应商广开来源，不管是自行征求或经由报转简介，必须积极积极，此外供应商H勺谋求不应局限于本地或本国，也应当运用外地或国外口勺供应来源寻找供应商由下列多种途径来进行1）运用既有的资料・从建立合格厂商的档案或名册中甄选2）公开招标3）透过同业简介3）新闻专业刊物4）公会或采购专业顾问公司4）参与产品展示会Q

20.与否只由采购人员来肩负评比供应商的责任？宜由采购、工程、品管及生管人员等构成评比供应商小组，收集思广义之效Q

21.评比厂商有哪些客观原则？评比厂商的客观原则涉及一般经营状况、制造、技术、财务状况、品管能力及管理制度Q

22.为什么合格厂商尚须加以分类、分级？合格厂商的分类是按各厂H勺专业功能予以归类；分级是将各类的合格厂商按其能力划分等级分类的目的为避免厂商包办多种采购案件，避免外行人做内行事；分级日勺目日勺是避免厂商大小通吃，配合采购的需求，选择合适日勺厂商Q

23.询价的对象与否愈多愈好？原则上来说，询价的对象应当是愈多愈好，由于报价日勺厂商愈多，就可精挑细选和让供方竞争剧烈，减少成本Q

24.为什么供应商必须提供成本分析表？由于买方预估日勺底价或预算有时并不十分可靠，若能借重供应商的成本分析（Cost Analysis）,或许可以事半功倍Q

25.成本分析若由卖方提供，对议价有何不便成本分析使用日勺报表一般有两种方式1）由各报价厂商自行提供2）由采购单位事先编订制式报价单或成本分析表，提供应所有供应商统一填报若采用第一种个别提报U勺方式，会因各厂商之间报价W、J内容或成本分析的项目很难获得一致，而增长采购人员将来议价、比价工作的困难，甚至有些供应商也许会避重就轻，因陋就简，这种草率H勺成本分析表所能提供的效益就相称有限反之，采购用第二种制式H勺成本分析表，则因报价内容与项目已经采购单位予以事先规划，各厂商报价基础完全一致，不会发生参差不齐的现象，使比价工作事半功倍Q

26.为什么需要进行价格分析？价格分析可互相比较供应商的报价内容，达到公平竞争之目的进行价格分析将可获得下列效益1）事先发现报价内容有无错误，避免导致将来交货的纷争，且保证供应商所附带日勺任何条件，均为买方可以接受者2）将不同的报价基础加以统一，以利将来口勺议价、比价工作3）培养采购人员的成本分析能力，也可避免按照“总价”来谈判日勺缺失Q

27.议价应从报价较高或较低的厂商开始？通过报价分析与审查，将3〜7个厂商的报价按高下顺序排列（比价），先找比价成果排行第三低者来议价，探知其减少的限度后，再找第两者来议价通过这两次议价，”底价”就也许浮现出来若此底价比报价最低者还低，表达第

三、第二低者承做的意愿相称高，则可再找当时报价最低者来议价，此前述第

三、第二低者降价后的底价，规定最低者降至底价如下来承做，若当时报价最低者不肯降价，则可交予第二或第三低者按议价后日勺最低价格成交Q

28.采购人员如何善用上级主管的议价能力？供应商降价的意愿与幅度，常因议价对象不同而有差别，如果采购人员对议价的成果不满意，应规定上级主管、采购经理、甚至总经理出马，邀约卖方时的业务经理或更高层直接对话，由于高阶主管不仅议价技巧熟稔，谈判能力较高，且社会关系良好、地位较高，比较容易赢得对方的信任与友谊，往往只要招呼一声，就可获得令人相称满意的议价效果应以“化整为零WJ议价技巧1）请能供应完整产品的厂商提供报价单，但是报价单中必须将各项组件分开报价02）依各供应商的报价单，找出总价最低者，订为将来成交价格W、J上限3）另请其他专业厂商（不能提供完整产品者）就单项组件提出报价4）从所有厂商H勺报价单中，涉及提供完整产品及单项组件者,将各单项组件日勺最低价挑选出来5）将前述各单项组件的最低价格加起来，得到的总和订为将来成交价格日勺下限6）根据第二项的上限，及第五项时下限，将来的成交价格介于上、下限之间但是，下限只是各单项组件价格的总和，须加计组合费用、测试费用等，因此最低日勺总值应略高于下限Q

30.为什么买方不适宜过度压迫卖方减少价格？1）导致众多劣质厂商当买方逼迫卖方接受不合理日勺价格时，有些厂商也许会愤而拜别，留存日勺厂商恐怕已无优秀，徒然导致交货、品质方面的困扰，就买方而言说不定得不偿失2）导致报复也许当市场状况好转时，本来委曲求全的厂商，必然会连本来利通通要回来，导致买方成本暴涨Q

31.为什么买方不可容易表露购买意愿？买方应采用欲擒故纵”的议价技巧，不要明显表露非买不可的语态，否则将使买方落居劣势，买方还可采用“若即若离W、J姿态，若能判断卖方有强烈的发售意愿，再规定更低的价格，并作出不答应即行放弃，或另行谋求其他来源H勺表达若卖方虽想发售，但利润太低而规定买方酌情加价此时，买方的需求若相称急切，应可略加价格迅速成交；若买方并非迫切需求，则可表白绝不加价日勺意思，卖方极也许批准买方日勺降价规定Q

32.对供应商的报价不敢贸然议价时应如何解决？请供应商公开成本资料，然后加上合理的利润来计算价格就成本而言，须将成本逐项核对，最重要是把供应商也许灌水的项目加以剔除或削减；就利润而言，由于各行各业的情形不尽相似，因此很难有一定的原则，此外还得看交易金额大小而定，供应商利润一般会随交易金额的扩大而减少Q33,为什么供应商常常不能如期交货？1）超过产能或制造能力局限性2）转包不善3）缺少责任感4）制造过程或品质不良5）材料欠缺6）报价错误或价格太低Q34•导致交货延迟的因素有哪些是买方欢I责任？1）购运时间局限性2）规格临时变更3）生产计划不对的4）紧急订购5）选错订购对象6）催货不积极7）未能及时供应材料或模具8）技术指引不周9）遇有低价订购Q

35.如何才干保证供应商如期交货？1）制定合理的购运时间2）销售、生产及采购单位加强联系3）期中稽催，驻厂查验4）准备替代来源5）加重违约罚则Q

36.如何做好验收工作？

一、点收数量

二、检查品质1）确认供应商，物料来自何处，有无错误或混乱2）拟定送到日期与验收日期3）拟定物料日勺名称与品质4）清点数量5）告知验收成果6）解决短损7）退还不合格物品8）解决包装材料9）对已验收存储的物品加以标记。