《成都市物业服务人项目档案管理工作指引》

成都市物业服务人项目档案管理工作指引第一条（目的依据）为加强我市物业服务项目档案规范化管理，保障其有效合理利用，根据国家及省市有关档案管理和物业管理的法律法规，结合成都市实际，制定本指引第二条（使用范围）物业服务人在本市提供物业服务过程中，对项目上与物业服务有关的档案进行收集、整理、保管、使用、销毁等工作参照使用本指引会计档案管理按照会计相关法律法规规定执行第三条（工作要求）物业服务人建立服务项目档案管理制度，对档案的收集、整理、保管、保密、使用、销毁等进行规定第四条（信息化管理）鼓励物业服务人建立信息化档案管理体系，逐步实现与智慧物业综合服务管理平台的数据交换第五条（人员要求）物业服务人明确专人负责物业服务项目的档案工作负责档案工作的人员应熟悉档案管理相关规定，忠于职守，遵守纪律，保守秘密第六条（档案交接）负责档案工作的人员在离岗前办理好档案交接手续原负责档案工作的人员不得私自复印、拷贝或留存任何档案资料，更不得将其用于其他用途第七条（归档时间）物业服务人按材料性质及时全面且系统地收集、整理反映本管理服务区域物业管理活动的各类文件材料，确保收集齐全、完整，及时归档禁止篡改、损毁、伪造、藏匿、擅自销毁档案在各项工作结束后90日内完成整理并归档第八条（归档范围）归档范围包括但不限于物业建设的基础性资料、业主及住户的资料、物业服务过程中的各类文档资料坚持应收尽收、应归尽归的原则，加强所有物业服务过程性材料的收集，确保档案的齐全完整第九条（保管期限）保管期限参照国家及地方档案管理的相关规定分为永久和定期，定期保管期限原则上分为30年、年对物业服务过程中产生的资料，不在本指引附件10范围内的，物业服务人自行确定保管期限，原则上不得少1于年3第十条（归档材料要求）归档的文件材料为原件或者具有凭证作用的复制件或其他载体材料，并保持其历史面貌文件书写和载体材料能耐久保存，不使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红色墨水书写和复写纸、热敏纸复写第十一条（立卷组卷）归档材料根据不同业务类别、年度和保管期限分类立卷，将需归档的材料整理规范按其所属类别及入档时间的先后顺序存放第十二条（编制案卷目录）负责档案工作的人员按照档案类别、保管期限、年度顺序编制案卷目录等便于档案查找和利用的检索工具，以方便利用第十三条（档案更新）业主清册、装饰装修管理及设施设备更新（改造）、物业服务标准、物业服务收费标准、公区经营等事项发生变动的，在得知发生变动之日起日内完30成相关资料的更新、归档工作原资料按照相关规定单独存放或销毁，妥善处理第十四条（保密要求）涉及业主、物业使用人个人管理的档案应做好保密工作，不得非法买卖、提供或者公开他人个人信息第十五条（档案保管）档案办公用房、业务和技术用房等需满足档案管理工作需要，采取必要的安全防护措施，确保档案完整、安全在条件允许的情况下，可以设立独立的档案室第十六条（档案查询）业主仅限于查询与其切身利益直接相关的信息，且不得侵犯他人隐私相关政府部门、镇人民政府、街道办事处、居（村）民委员会根据各自的职能、职责范围及处置突出问题需要可依法进行查询第十七条（档案销毁）物业服务人参照《企业档案管理规定》开展销毁工作，销毁清册归档保存第十八条（档案移交）物业服务人退出物业管理区域的，按照《成都市物业管理条例》规定，在办理物业服务交接的同时移交档案资料，并填写《档案资料移交清单》移交时，负责档案工作的人员仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字，交接单位加盖公章第十九条（责任追究）物业服务人及其从业人员违反档案管理和物业管理相关法律法规的，按照相关法律法规追究责任。