合同归档管理办法

协议归档管理制度

1.目的为进一步规范、加强公司各类协议归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度

2.合用范围合用于公司各类协议的管理

3.职责

3.1行政人事部是本制度制定及监督的责任部门；

3.2各部门是本制度执行的责任部门

4.协议分类管理协议分类管理部门备注（客户）商务类行政人事部（供应商）商务类行政人事部技术类行政人事部（客户）保密类行政人事存档文献为原件质量类行政人事部人事类行政人事部其他行政人事部

5.协议编号

5.1编号规则HSNE—XXXX—X—XXXXSW商务协议ZL质里协议JS技术协议BM保密协议QT其它文献编号公司代码年份流水号

5.2文献编号

6.归档管理

1.1各部门指定专人进行协议归档管理，各类协议经公司领导审批签订并履行完后，协议签订部门将原件送至保管部门进行存档保管，（如有多余件，协议签订部门自行保管一份）；

2.2原件保管部门收到协议原件后，对协议进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理，同时发一份给业务经办部门；

6.3电子归档解决完后，对协议原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；

7.4市场营销部的各类协议（非人事类），由销售管理科统一编号、保管，电子目录发送文献归档部门备份

7.借阅管理如需查询或使用原件，需填写《文献借阅登记表》（详见附件《文献借阅登记表》）

8.交接管理各部门协议管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行协议管理交接（涉及纸档、电子档）

9.本制度由行政人事部制定，于2023年月日生效XXXXX有限公司2023年月日。