重大合同管理专项审计报告（脱敏版）

重大合同管理专项审计报告（脱敏版）重大合同管理专项审计案例【案例背景】在经过国际金融危机之后，国内外经济形势仍存在很大不确定性，此时，公司正处在快速成长和扩张时期，投资和建设需要签订大量的经济合同，涉及合同合作单位资信背景的复杂性和履约能力的不确定性审计部为进一步了解重大经济合同的订立情况、履约情况、合同变更的合规性、合同归档管理等情况，开展了重大合同专项审计该审计项目采用了访谈、抽样、穿行测试等多种审计方法,通过对重大合同招投标、谈判、会审等程序的合规性、合同签署的合法性、合同的执行和履约情况、合同归档管理、统计分析及改进等情况的审计，基本掌握了集团各业务部门和各分、子公司重大经济合同的管理流程和现状，发现了一些存在的法律风险事项和合同管理中的不足，提出了审计意见和建议，得到了领导的高度重视，涉及问题的各业务部门和单位能认真整改落实，达到了审计目的五是中标文件相关条款约定事项与合同条款应统一订立经招标确定的项目合同，应充分体现中标文件承诺条款内容，确保合同内容符合招标条件，保障合同履约结果与中标约定一致，避免合同纠纷，防范相关风险六是建议集团公司管理部建立招投标项目台账X X登记关联合同的订立单位和合同号等事项；临时归档的招投标文件资料的存放地点应符合档案管理要求，做到全面完整、排放有序、查找方便、场所安全七是集团对外投资项目的决策流程应严格按《投资管理暂行规定》执行公司对于对外投资项目的立项、评估论证和决策审批等环节程序，X X以及应制定的程序文件、纪要、记录、与会人员签名等相关事项应全面完整，减少决策遗漏和盲点；对于上述程序文件等记录，应按规范的程序文件目录收集整理、编排归档，确保完整无缺八是建议公司关注采用主合同加补充协议（实际是分项合同）做法XX的风险对补充协议增加金额达到向工程造价管理机构备案的合同应及早备案，保证工程决算工作顺利完成对采用主合同加补充协议施工标段的项目付款要加强审核，防止重复支付合同进度款，同时应防止重复性合同遭非法利用造成资产流失九是建议公司加强合同保管业务部门与具体合同统计人员的沟通X X具体合同统计人员日常应加强公章使用登记表中资料的核对与检查，确保公章有效管理十是合约签订的前提是公正、平等、互惠建议公司涉外采购合同应充分体现平等的合作关系，尽量保护公司XX的权益十一是合同签约时间是合同的要素之一，是合同有效的条件建议合同管理职能部门和签署人高度重视，完善签约时间要素，确保合同的合法时点和生效时长重大经济合同管理专项审计，不完全是一般的流程专项审计，虽然包含了合同制定、履行、变更等流程的审计，更注重合同订立过程的机制是否完善、合同的内容是否经过严格的审核、订立的条款是否符合有关法律的规定，合同的关键措词是否准确等，稍有不当极有可能给集团带来法律风险和重大经济损失，在风险管控中属高风险领域审计小组本着谨慎严谨的工作态度，审计前做了较为细致的准备工作，开展多次审计内容和审计要点的讨论，制订了统一详细的审计内容测试稿；在了解重大合同所在公司比例和重点合同所在部门后制定了审计范围和具体抽查审计单位审计结果表明，公司合同管理基本是规范的，相关管理制度也比较健XX全，主要问题是部分管理要求在执行上有偏差、部分合同在具体执行上也有所偏差、部分公司的相关管理人员缺少法律意识、部分合同受外来客观因素影响履约受阻、部分合同受国际市场影响合同条款不平等上述具体问题审计小组在取得确凿证据后给出审计结论事关集团经营风险，审计报告受到集团领导高度重视，批示存在问题的相关单位及时整改、按时完善目前集团《合同管理办法》已经完善发布执行，涉及各职能部门和各经营单位的审计问题，除个别问题因客观原因有待完善外，其他审计问题都得到有效整改落实本次专项审计着实为公司X X进一步做好合同规范化管理，减低经营风险和法律风险发挥了一定的作用

一、审计范围和审计内容审计范围为集团公司本部和相关二级单位，主要包含系统工程、物资采购、对外投资合作、融资等方面的重大经济合同（以正在履约的合同为主）采取就地审计的方式，并明确了被抽查审计的集团公司部门等个单位和分、子公司X X12审计内容包括经济合同的管理制度、合同签约程序、合同条款及内容、合同履约执行情况、合同档案管理等，为了全面评价经济合同订立、执行、管理、归档等过程情况，为进一步完善合同管理提出合理化建议，防范上述过程中的法律风险

二、审计过程按照时间安排，审计部一行人分两个审计小组，于年6X X月日到月日，历时天，完成了重大经济合同专项的现场X X X X X X X X XX审计审计前做了充分的准备工作，编制了较为详尽统一的审计内容测试表（见表、表,针对12）审计人员对合同管理的了解水平，做了具体的分工审计中采用相应的符合性测试和实质性测试方法，对各被审计单位提供的有关制度和重大经济合同文本及相关资料进行了审核和查阅，就具体抽查的合同情况与有关人员进行了交流，还到合同项目现场查看合同执行履约情况在合同项目内容上，把审计抽查重点放在重大工程项目相关合同、采购合同、投资项目以及融资合同等方面审计复核结果表明，审计工作审查的内容基本全面，未发现遗漏现场审计结束后，审计项目主审汇总审计事项，并在出具审计报告前，就审计发现的问题和相关部门及公司骨干进行了充分的沟通合同管理应建立制度情况审查表字号应建立的制度是否建立，是否健全备注1合同制度（或办法）2授仅规定3合同章使用规定4招投标、评标规定5材料、设备采购制度（或办法）6松经济合同管理到堂内容测试稿审计内容《经济合同管亘制空3应有程序及控制点浏试结果市入菜论烟手机构三立坦步机构及专人管理的要求.盼交分H的较定.合同订立？1r的准备•L合同订三£必须充分了熊对方的交信情况和建约能力.

2.整订合同前.经办人埃天合司签的串批袁.芦按程序出教.

3.投交金立变动坡大的合司必须求壬立项事眨表.按足字报批否.再或报合同答约审批表.

4.汪充语方及签约对方以土烂.物业.实物等财*投押的黄县合同挖制和质踪三关的要求.

5.汪受旃长期借•笠藜,财产保蛙合同串批整订的要求:对非主营业务所室的七何金宸要蒙审批权限的钦定要求.登侪台司订立合司当事人对二品的先量.技术性转.价格.工务等要求笠足.大宗采购.大里工程和长期供史等.在采W标或三标方式通足供芯专或承建专的亚定.对重要合司必须送咛对合同会串的要求必须主矣无公司箸清的法律题用对全资条教三行三查的戏定.合同主法定代表人或核三“法人反权委托书”授较主委托代亘人整订的规定.受运翎人手凄的钦定.对签约程序的晅确规定.合同的K客主当事人约定.合同的条教必须完生.一女三曳先以下条款

1.当事人的名称或姓名和法定住所*樨的*数,:

4.质量:=同龙容要素

5.价菽者报摩

6.度约的期限.蛀点和方式

7.包装万我.检蛉标准和方法.结箕方式.合同使用的文字及其效力

8.是约贵£

9.解决争M的方法.钗定公二法定代表人或其委托代三人在台司二基字后.主登办人洛台司交合司管理员工组合同专用童要充合司依法壬式生效后过=格技呼合同亚定密行合同.逢约朝闰.对结变更或举除台三」•-三三-三三主一逐二三三三二W.合同矍咛在台同漫咛中若发送对方有逵约行为的公理办法和荽求.我方透约的史E追究和处身钗定.挈次合同生短的要求.对合司专用室侯管便更要求的规定.•蚯一编制合同箱号的要求观定.=百考W室及对台现三二书蜃形式签订的要求.并对电子文件.传真伴的真实性鉴定的要求.合同档案管理合同生效百.还办人正将合同壬相0与合同有关的文书类料交合司管理员登记金账及归档的要求钦定.各业务单位正建立本单住合同塔菽合司管亘金好的要求.其他管筐要求较足.对借阅已归档的合同审批程序的要求.合同借阅管理对借阅合同期限归还期限的要求.

三、总体评价从总体情况看，集团各相关业务单位和分、子公司都设立了合同管理职能部门，对合同档案设有专人管理；集团公司及部分分子公司根据自身管理实际情况，制定了本单位的《合同管理办法》，未建立《合同管理办法》的公司，其合同管理遵照或参照集团公司的《合同管理办法》执行；对于重大合同的订立、除使用格式合同外，其他非经常性合同都履行了招投标、重大合同会审、法律顾问审核、签约审批等程序；对特别重大合同都进行了谈判，确保了合同订立的合法、谨慎、平等、公正的原则各公司都建立了归档合同台账，个别公司对合同台账和合同文本的保存、查阅建立了信息化管理手段持有集团合同章的各单位，对合同章的使用情况都能够按集团《合同章使用规定》要求进行管理，未发现越权使用情况通过审计，除部分公司未按合同规定及时支付工程项目进度款存在法律风险，签订的采购合同涉及其他竞标单位投诉而终止履行外，本次审计范围内，集团各业务单位正在生效的合同中未见终止履约或投诉、诉讼等情况

四、审计发现鉴于《企业内部控制基本规范》和“三个配套指引〃的要求，根据《企业内部控制应用指引第号——合同管理》有关规定，集团合同管理制度的16部分内容和条款尚需改进和完善审计发现，集团公司及二级公司部分合同档案资料中缺少对方提供的法人证明资料或授权委托人证明资料，也没有保存或取得对方合同单位收到我方法人证明资料或授权委托人证明资料的收取证明，为合同的合法性、有效性埋下了隐患招标文件与签订的合同有不相符之处，存在控制漏洞审计抽查工程XX合同及招投标情况，发现了两个问题一是招投标文件中项目单价计价方法〃和〃竣工结算的部分条款未写入合同二是招投标文件中“工程担保”约定的内容未在合同中体现集团公司管理部招投标文件存档管理不规范招投标文件没有建立台XX账，也没有关联合同号，给查询造成困难；近期归档文件资料缺少安全合理的临时存放场所，采用堆放在办公室的方式不利于文件的查找使用；负责项目招投标管理的人员，将年度汇总招投标文件（电子版）转发给部档案管XX理人员统一归档，没有复核程序，无法保证招投标资料的完整性投资公司项目合同签订前的项目立项、评估论证和决策审批等环节存在与《投资管理暂行规定》不符的情况，不利于合同签订的风险管控X部门项目归档内容不规范归档目录未按投资项目全部文件资料的内X容进行编排，如未按项目立项、评估论证、决策审批等类别进行划分，导致在审计过程中发现部分资料未归档而散落在经办人处或其他地方另经检查，公司签订的法律顾问协议，档案中保留的是复印件，管理员不清楚原件的XX存放地点，也未将原件保存位置作备注或以其他方式作出说明分公司部分工程标段采用主合同加补充协议（实际是分项合同）的做XX法，存在风险原则上项目的主合同和补充合同构成项目的合同总额，上述合同的主合同和补充协议都是经双方法人签订的正式有效合同，具有履约效力，如果管理不善，控制不严，容易产生漏洞，造成损失公司公章使用登记表中盖章的合同数量与合同统计表中登记的合同数XX量存在差异经审计，公司月公章使用登记表中记录的盖公章的合同XX XX份,而合同统计表中登记的合同份；月的公章使用登记表中记录的盖XX XX XX公章的合同份，而合同统计表中登记的合同份，存在较大差异差异XXXX的主要原因,是公司的合同由各业务部门自行保管，各部门报送的统计数据XX不完整，导致部门统计的合同统计表中相关数据不完整XX公司采购合同中部分条款值得商榷一是采购合同中卖方的违约责任XX未在合同中具体规范审计抽查的采购合同中，对于我方各种违约责任有详细的规定，但未见合同条款关于供应商违约需要承担的责任二是目前双方的合同规定，解决纠纷的方式是遵循国际商会法律在伦敦申请仲裁，而按照集团公司《合同管理办法》要求，应具备”或可以向中国国际经济贸易仲裁委员会申请仲裁〃的条款部分二级公司的合同没有签署签约日期，存在合同的时效性隐患

五、审计意见和建议一是完善合同管理相关制度集团公司可参照《企业内部控制应用指引第号——合同管理》及其他16有关规定，完善合同管理制度，改进相关条款内容，明确合同管理责任，制定管理责任奖惩机制，使合同管理符合《企业内部控制基本规范》关于〃三个配套指引”自年月日起在国内主板上市公司施行的要求201211二是严格执行集团公司《合同管理办法》规定的重大合同会审制度各分、子公司订立的符合《合同管理办法》规定标准的重大合同，应严格按规定执行会审制度；对于采购、供应合同等因价格不确定无法明确合同金额的，可按合同采购量和历史价格估算合同金额，符合重大合同标准的按规定执行会审程序，并按照审批权限签署三是建议集团公司合同管理机构加强合同报表统计工作，充分利用报表信息如对合同情况进行统计分析、管理控制、风险评估，尤其对重大合同的订立、履约等情况进行重点分析和评估等，防范履约风险，改进并持续完善合同管理四是加强对合同签约人资格证明资料的归档管理，防范法律集团公司各相关部门及各二级公司的合同管理职能部门，应加强对合同签约人资格证明资料的收集归档工作；在没有第三方公证情况下，还应取得对方合同单位收到我方法人证明资料（或授权委托人证明资料）的收取证明一并归档保存，以防范法律风险。