测绘成果与资料档案管理制度

测绘成果与资料档案管理制度测绘成果及资料档案管理制度

一、目的、依据为规范测绘成果及资料档案的管理，确保测绘成果、资料档案的安全，促进测绘成果的广泛应用和档案信息化建设，根据〈中华人民共和国档案法〉、〈中华人民共和国测绘成果管理条例＞制定本制度

二、适用范围对测绘成果及资料档案的管理适用于本管理制度

三、职责测绘成果档案资料的管理，实行领导负责制，由单位分管领导负责，测绘成果档案资料管理的部门（档案馆、档案室、档案部、办公室等）具体负责实施，并指定专人负责档案管理工作

四、基本规定

（一）业务规定

1、测绘成果及资料档案必须按要求归档归档的资料应当齐全、完整,分类整理立卷，案卷标题简明确切，案卷质量符合国家有关规范、标准

2、测绘成果及资料档案应当根据国家要求,制定归档范围及保管限期表

3、不得擅自改变档案分类、组卷、编号方法

4、永久、长期保存的资料档案禁止使用红墨水、纯兰墨水、扇珠笔、复写纸书写，只能用兰黑墨水、碳素墨水书写，以利长期保存

5、测绘成果及资料档案的接收、移交,必须附有清单，严格清点和履行签字手续

6、数据载体每年轮流抽取不少于5%读取检查，发现问题及时更换载体或恢复抢救

7、接收的档案必须及时整理、组卷、归档、入库当年接收的档案必须当年完成归档工作

8、所有档案必须登记，详细到文件级,尽量用数据库或电子表格进行登记

9、做好保密、防虫、防霉、防盗工作，定期检查档案保管状况，对破损、变质档案资料及时上报领导并提出处理意见

（二）档案借阅规定

1、建立测绘成果及资料档案借阅利用登记制度，借阅者均须填写借阅登记表

2、对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档的目的和内容，符合查阅条件的办理手续后，方可查阅，且只能在档案阅览室查阅特殊情况需借出阅览者，须经主管领导批准

3、本单位工作人员借阅本人职能范围内的档案，办理借阅登记手续后方可借阅;借阅本人职能范围外的档案须经主管领导或档案管理部门负责人批）隹，方可借阅

4、如摘抄、拍照、复制所查档案内容，需经档案管理人员同意，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导批准，且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密

5、借阅机密、绝密档案材料，需经保密责任人签署意见，单位主管领导批准

6、测绘成果及资料档案利用者，对所借档案要妥善保管,不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页,不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容

7、借阅国家密级测绘成果，不得擅自复制确因工作需要复制的，须经国家密级测绘成果提供部门批准，并按原密级进行管理

8、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等

9、利用人员应将利用效果及时向档案提供部门反馈，为总结规律、扩大档案宣传积累素材,以更好地提供利用

（三）库房管理规定

1、库房是档案资料保护和贮存的重要基地,是提供利用测绘成果和档案资料的重要场所，除经单位领导批准外,非档案管理部门的工作人员不得入内

2、保管档案必须有专用库房,并设专人负责管理库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全

3、档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还

4、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”的设备和措施光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存放

5、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库

6、档案库房内应当安置温湿度计环境的温湿度应相对稳定，库房的温度应控制在14-24C之间，相对湿度应控制在40-60%之间

7、库房内应保持整洁、卫生，不得堆放与档案无关的物品

8、严禁在库房区范围内吸烟

9、每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全

10、定期打扫库房卫生，保持库房与档案的清洁

（四）库房防火规定

1、宣传贯彻上级有关安全防火的规章制度，树立防火意识

2、要经常检查库房有无火灾隐患，发现问题及时向领导报告，以便采取有效措施，防患于未然

3、库房周围及内部要杜绝火源迹象，严禁吸烟

4、库房内必须依法配备消防器材和灭火装置，不准堆放易燃易爆物品

5、不准擅自安装电器开关和其它电器设备，严禁乱接、乱搭临时线

6、定期检查消防器材并定点放置，管理人员要了解其性能并能熟练使用

7、每天下班前，管理人员要做一次责任片区的安全检查，切断电源

（五）档案工作人员要求

1、认真学习、贯彻〈档案法〉，严格执行档案工作的规章制度，了解档案工作方针，掌握档案管理工作的基本技能

2、忠于职守，负责完成测绘成果及资料档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等各项具体工作

3、积极开发档案信息,编制各类档案检索工具及参考资料，为生产、科研等各项工作服务

4、负责档案借阅登记和利用效果收集工作

5、负责档案库房的管理，做好“八防”工作，确保档案的完整与安全

6、熟悉馆藏，做好档案利用工作，积极主动热情为用户提供服务

7、积极参加各种档案管理培训活动,不断提高自身业务素质和岗位工作质量

8、加强团结协作，遵守工作纪律，严格执行各项工作制度

（六）档案鉴定、销毁工作规定

1、建立健全档案鉴定、销毁工作的组织机构，由单位分管领导主持，成立档案鉴定工作小组，其成员由有关部门人员组成

2、鉴定工作要根据国家有关档案鉴定工作的原则和标准，用全面、历史、发展的观点考查分析档案价值,确定保管期限，切忌随意性

3、对鉴定结果要写书面报告需延长保管期限的案卷，要在有关目录及案卷备考表中注明对应销毁的档案,要编制销毁清册一式两份，报分管领导批准后予以销毁

4、对保管期满但属国家重大工程项目的测绘档案,要根据需要适当延长保管期限

5、应销毁的档案不得改作它用或以废纸出售

6、销毁国家密级图纸或测绘成果，必须经省测绘行政管理部门批准

7、销毁档案要派两人以上监销，并在指定地点销毁，防止档案遗失和泄密销毁人、监销人、批准人、鉴定小组人员均应在销毁清册上签字，以示负责

8、鉴定报告、销毁清册及审批文件，应存档保存

（七）档案统计工作规定

1、档案统计包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况及档案部门基本情况的统计，档案部门要建立上述各种情况的登记簿，定期进行统计分析

2、各类档案的统计由分管的档案人员负责统计，档案统计工作的汇总表，由单位分管领导指定专人负责填报

3、要保证统计资料的准确性，系统性和及时性，做到完整、连续、报送及时

4、对于上报的档案统计报表,由本单位主管负责人和统计人员签字并对统计资料、报表的准确性负责

5、定期统计档案利用情况,每年年末统计当年档案借阅人次、卷数，总结档案利用效果

6、各类档案统计报表及综合统计表，均要保留一份存档备查。