工程资料管理制度

工程资料管理制度第一章总则

一、为适应公司组织架构，明确资料管理程序，按照国家规范、标准和地方的有关规定，结合公司的实际情况，特制定本管理办法

二、工程资料指在工程施工过程中形成的各种形式的信息记录,包括基建文件、监理资料、施工资料、竣工图及声像资料等内容

三、工程资料是施工的一个重要组成部分，是工程进行竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的重要依据，是城建档案的重要组成部分

四、工程资料的编制、整理，依据国家、地方现行的有关工程建设的法律、法规、规范、标准执行

五、本制度适用于公司、子公司、控股公司所属全部建设项目第二章工程资料管理

一、工程准备阶段资料管理项目经理部资料员须在工程开工一周内将本工程在工程准备阶段的资料复印件报至工程部进行存档备案，并按规定将原件报公司资料管理部门存档，完善相关交接手续项目部与相关单位签订合同后,须同时将合同原件及电子版报送至工程管理部建设单位在施工准备阶段应具备资料

1、立项文件（包含项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附件、制度由公司工程管理部（项目管理中心）负责管理和解释本制度自印发之日起执行附件:工程资料归档范围和保管期限表保存单位和保管期限序号归档文件建设施工设计监理城建档单位单位单位单位案馆工程准备阶段文件立项文件--*项目建议书永久1V项目建议书审批意见及前期工作通知书永久23可行性研究报告及附件永久V4可行性研究报告审批意见永久V5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久6专家建议文件永久V调查资料及项目评估研究材料长期7V建设用地、征地、拆迁文件选址申请及选址规划意见通知书永久V1用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用永久2V地批准书3拆迁安置意见、协议、方案等长期V4建设用地规划许可证及其附件永久V5划拨建设用地文件永久V6国有土地使用证永久V-*勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告永久永久V2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久V建设用地钉桩通知单（书）永久34地形测量和拨地测量成果报告永久永久V5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期V初步设计图纸和说明长期长期67技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见长期长期V有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、9园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、永久V白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协保存单位和保管期限序号归档文件建设施工设计监理城建档单位单位单位单位案馆议施工图及其说明长期长期10设计计算书长期长期1112政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期V四招投标文件勘察设计招投标文件长期12勘察设计承包合同长期长期V施工招投标文件3长期施工承包合同长期长期45工程监理招投标文件长期6监理委托合同长期长期V开工审批文件五建设项目列入年度计划的申报文件永久1建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划永久2V项目表规划审批申报表入报送的文件和图纸永久34建设工程规划许可证及其附件永久V建设工程开工审查表永久5建设工程施工许可证永久6投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期7V8工程质量监督手续长期V六财务文件工程投资估算材料短期12工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设、施工、监理机构及负责人工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期1V工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期长期2工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负长期长期3V责人名单监理文件监理规划11监理规划长期短期V2监理实施细则长期短期V3监理部总控制计划等长期短期保存单位和保管期限序号归档文件建设施工设计监理城建档单位单位单位单位案馆2监理月报中的有关质量问题长期长期V3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期V进度控制41工程开工/复工审批表长期长期V2工程开工/复工暂停令长期长期V质量控制5⑴不合格项目通知长期长期V2质量事故报告及处理意见长期长期V造价控制61预付款报审与支付短期2月付款报审与支付短期3设计变更、洽商费用报审与签认长期4工程竣工决算审核意见书长期分包资质7分包单位资质材料长期12供货单位资质材料长期3试验等单位资质材料长期监理通知81有关进度控制的监理通知长期长期2有关质量控制的监理通知长期长期3有关造价控制的监理通知长期长期合同与其他事项管理91工程延期报告及审批永久长期V2费用索赔报告及审批长期长期3合同争议、违约报告及处理意见永久长期V4合同变更材料长期长期监理工作总结101专题总结长期短期2月报总结长期短期3工程竣工总结长期长期4质量评价意见报告长期长期V施工文件建筑安装工程-土建（建筑与结构）工程施工技术准备文件11施工组织设计长期2技术交底长期长期3图纸会审记录长期长期长期4施工预算的编制和审查短期短期保存单位和保管期限序号归档文件建设施工设计监理城建档单位单位单位单位案馆施工日志5短期短期施工现场准备21控制网设置资料长期长期V2工程定位测量资料长期长期V3基槽开挖线测量资料长期长期V4施工安全措施短期短期5施工环保措施短期短期地基处理记录31地基钎探记录和钎探平面布点图永久长期2验槽记录和地基处理记录永久长期V3桩基施工记录永久长期V4试桩记录长期长期V工程图纸变更记录41设计会议审记录永久长期长期V2设计变更记录永久长期长期3工程洽商记录永久长期长期V施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报5告砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、1长期V防腐材料、轻集料试验汇总表砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、长期2V防腐材料、轻集料出厂证明文件砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、长期3V焊条、沥青复试试验报告预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录长期4V5工程物质选样送审表短期6进场物质批次汇总表短期工程物质进场报验表短期7施工试验记录6土壤（素土、灰土）干密度试验报告1长期2土壤（素土、灰土）击实试验报告长期V3砂浆配合比通知单长期4砂浆（试块）抗压强度试验报告长期V5混凝土配合比通知单长期6混凝土（试块）抗压强度试验报告长期V7混凝土抗渗试验报告长期8商品混凝土出厂合格证、复试报告长期V9钢筋接头（焊接）试验报告长期V10防水工程试水检查记录长期保存单位和保管期限序号归档文件建设施工设计监理城建档单位单位单位单位案馆楼地面、屋面坡度检查记录长期11土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试长期12V验报告汇总表陷蔽工程检查记录71基础和主体结构钢筋工程长期长期V2钢结构工程长期长期3防水工程长期长期V4高程控制长期长期施工记录81工程定位测量检查记录永久长期V2预检工程检查记录短期3冬施混凝土搅拌测温记录短期冬施混凝土养护测温记录短期45烟道、垃圾道检查记录短期6沉降观测记录长期V7结构吊装记录长期8现场施工预应力记录长期V9工程竣工测量长期长期10新型建筑材料长期长期V11施工新技术长期长期V工程质量事故处理记录永久9V工程质量检验记录101检验批质量验收记录长期长期长期2分项工程质量验收记录长期长期长期3基础、主体工程验收记录永久长期长期4幕墙工程验收记录永久长期长期5分部（子分部）工程质量验收记录永久长期长期V电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、

（二）建筑智能化、电梯工程一般施工记录11施工组织设计长期长期2技术交底短期3施工日志短期图纸变更记录21图纸会审永久长期2设计变更永久长期3工程洽商永久长期V设备、产品质量检查、安装记录31设备、产品质量合格证、质量保证书长期V2设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告长期保存单位和保管期限序号归档文件建设施工设计监理城建档单位单位单位单位案馆3设备安装记录长期长期V4设备试运行记录长期5设备明细表长期V4预检记录短期隐蔽工程检查记录长期长期5V施工试验记录6电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视长期1V末端等测试记录楼宇自控、监视、安装、视听、等系统调试记长期2V录变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录3长期V给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道4强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试长期V压、通球、阀门等试验记录电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、长期5V空调、燃气等系统调试、试运行记录电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、6满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调长期V整试验报告7质量事故处理记录永久长期8工程质量检验记录V1检验批质量验收记录长期长期长期2分项工程质量验收记录长期长期长期3分部（子分部）工程质量验收记录永久长期长期V

（三）室外工程室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电长期1V讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化长期2V等）施工文件市政基础设施工程-施工技术准备施工组织设计短期短期1技术交底长期长期23图纸会审记录长期长期V4施工预算的编制和审查短期短期

（二）施工现场准备工程定位测量资料长期长期V12工程定位测量复核记录长期长期V3导线点、水准点测量复核记录长期长期保存单位和保管期限序号归档文件建设施工设计监理城建档单位单位单位单位案馆4工程轴线、定位桩、高程测量复核记录长期长期V5施工安全措施短期短期6施工环保措施短期短期

（三）设计变更、洽商记录设计变更通知长期长期V12洽商记录长期长期V原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量

（四）合格证及试验报告砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、1涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、长期V防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、长期2V防腐保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂检（试）验报告及现场复试报告水泥、石灰、粉,煤灰混合料；沥青混合料、商品长期3V混凝土等试验汇总表水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品4混凝土等出厂合格证和试验报告、现场复试报长期V告混凝土预制构件、管材.、管件、钢结构构件等试5长期V验汇总表混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出长期6V厂合格证书和相应的施工技术资料厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、长期7V各类地下管线井室设施、产品等汇总表厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、8各类地下管线井室设施、产品等出厂合格证书长期V及安装使用说明设备开箱报告短期9

（五）施工试验记录砂浆、混凝土试块强度、钢筋（材）焊连接、填长期1V土、路基强度试验等汇总表道路压实度、强度试验记录2回填土、路床压实度试验及土质的最大干密度和长期1V最佳含水量试验报告石灰类、水泥类、二灰类无机混合料基层的标准长期2V击实试验报告3道路基层混合料强度试验记录长期4道路面层压实度试验记录长期V保存单位和保管期限序号归档文件建设施工设计监理城建档单位单位单位单位案馆砂浆试块强度试验记录4砂浆配合比通知单短期12砂浆试块强度试验报告长期V3砂浆试块强度统计评定记录长期V钢筋（材）焊、连接试验报告长期5V钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量检查记录长期6桩基础试（检）验报告长期78工程物质选样送审记录短期9进场物质批次汇总记录短期10工程物质进场报验记录短期

（六）施工记录地基与基槽验收记录11地基钎探记录及钎探位置图长期长期V2地基与基槽验收记录长期长期V3地基处理记录入示意图长期长期V桩基施工记录21桩基位置平面示意图长期长期2打桩记录长期长期3钻孔桩钻进记录及成孔质量检查记录长期长期V4钻孔（挖孔）桩混凝土浇灌记录长期长期V构件设备安装和调试记录31钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录长期长期2厂（场）、站工程大型设备安装调试记录长期长期V预应力张拉记录4预应力张拉记录表1长期2预应力张拉孔道压浆记录长期V3孔位示意图长期V5沉井工程下沉观测记录长期6混凝土浇灌记录长期管道、箱涵等工程项目推进记录长期78构筑物沉降观测记录长期V9施工测温记录长期10预制安装水池壁板缠绕钢丝应力测定记录长期V

（七）预检记录模板预检记录短期1大型构件和设备安装前预检记录短期2设备安装位置检查记录短期3管道安装检查记录短期45补偿器冷拉及安装情况记录短期保存单位和保管期限序号归档文件建设施工设计监理城建档单位单位单位单位案馆支（吊）架位置、各部位连接方式等检查记录短期6供水、供热、供气管道吹（冲）洗记录短期78保温、防腐、没漆等施工检查记录短期V

（八）隐蔽工程检查（验收）记录长期长期

（九）工程质量检查评定记录工序工程质量评定记录长期长期12部位工程质量评定记录长期长期3分部工程质量评定记录长期长期V

（十）功能性试验记录1道路工程的弯沉试验记录长期V2桥梁工程的动、静载试验记录长期V3无压力管道的严密性试验记录长期V压力管道的强度试验、严密性试验、通球试验等长期4V记录水池满水试验长期5V6消化池气密性试验长期V电气绝缘电阻、接地电阻测试记录长期7V电气照明、动力试运行记录长期89供热管网、燃气管网等管网试运行记录长期V10燃气储罐总体试运行记录长期V电讯、宽带网等试运行记录长期11V（十质量事故及处理记录一）工程质量事故报告永久长期V12工程质量事故处理记录永久长期V（十竣工测量资料二）建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图永久长期12地下管线工程竣工测量记录永久长期V竣工图--建筑安装工程竣工图-综合竣工图综合图1V总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照永久长期1V明、道路、绿化等）2竖向布置图永久长期V3室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图永久长期V4电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图永久长期V5设计总说明书永久长期V保存单位和保管期限序号归档文件建设施工设计监理城建档单位单位单位单位案馆室外专业图21室外给水永久长期2室外雨水永久长期V3室外污水永久长期V4室外热力永久长期V5室外燃气永久长期V6室外电讯永久长期V7室外电力永久长期V8室外电视永久长期9室外建筑小品永久长期V10室外消防永久长期V11室外照明永久长期V12室外水景永久长期13室外道路永久长期V14室外绿化永久长期

（二）专业竣工图建筑竣工图永久长期12结构竣工图永久长期3装修（装饰）工程竣工图永久长期V4电气工程（智能化工程）竣工图永久长期V5给排水工程（消防工程）竣工图永久长期V6采暖通风空调工程竣工图永久长期V7燃气工程竣工图永久长期V市政基础设施工程竣工图道路工程永久长期1V桥梁工程永久长期2V广场工程永久长期3V4隧道工程永久长期V5铁路、公路、航空、水运等交通工程永久长期V6地下铁道等轨道交通工程永久长期7地下人防工程永久长期水利防灾工程永久长期89排水工程永久长期V供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程永久长期10V11局压架空输电线工程永久长期V12污水处理、垃圾处理处置工程永久长期V13场、厂、站工程永久长期V竣工验收文件可行性研究报告审批意见、关于立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究材料等）

2、建设用地、征地、拆迁文件（包含选址申请及选址规划意见通知书、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、拆迁安置意见、协议、方案等、建设用地规划许可证及其附件、划拨建设用地文件、国有土地使用证等）

3、设计文件（包含变更）

4、勘察、分析、规划类文件

5、招投标文件

6、合同文件等

二、工程施工阶段文件管理

（一）项目部人员应随时掌握工程进度情况，督促监理单位、施工单位做好各项工程资料的制作、收集、整理、报送等，保证资料与工程同步，发现滞后情况时，应依据项目部及公司资料管理制度进行报告、催交、整改

（二）项目部正式图纸出图后，须一周内将一份完整的施工图纸原件（包含建施、结施、水施、电施、设施、市政景观绿化总平图纸等）及电子版报送至工程管理部

（三）项目部须按月（每月最后一个工作日前）将项目月报、项目施工检查记录（质量、进度、安全文明等）报送至工程管理部

（四）项目部每月资金计划、支付情况等工程款项拨付资料，待审批通过后同时将复印件报送至工程管理部

（五）项目部工程负责人定期（按月或阶段）组织工程技术人员对工程资料进行自检，留下检查记录，发现问题，及时整改工程管理部定期（按月或阶段）或不定期对所属在施项目部的工程资料进行检查,保存单位和保管期限序号归档文件建设施工设计监理城建档单位单位单位单位案馆工程竣工总结工程概况表永久12工程竣工总结永久V竣工验收记录

（一）建筑安装工程单位（子单位）工程质量验收记录永久长期1V2竣工验收证明书永久长期V3竣工验收报告永久长期V4竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）永久5工程质量保修书永久长期V-市政基础设施工程1单位工程质量评定表及报验单永久长期V2竣工验收证明书永久长期3竣工验收报告永久长期V竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）永久长期45工程质量保修书、商品房使用说明书永久长期V―-行政主管部门验收文件消防验收意见书永久12白蚁防治验收意见书永久V3防雷装置验收文件永久V4空气质量检测报告永久V5建设工程项目施工安全评价书永久V四财务文件决算文件永久1V2交付使用财产总表和财产明细表永久长期V五声像、缩微、电子档案声像档案11工程照片永久V2录音、录像材料永久V2缩微品永久电子档案3光盘永久12磁盘永久V对存在的问题填写检查记录并限期整改，并跟踪验证整改结果，确保工程资料的完整性、真实性、及时性、准确性建设单位在施工过程中应具备资料

1、监理文件（月报、细则、会议纪要、通知及整改单等）

2、施工方文件（签证单、工程联系单、各项材料报告，报验资料等）

3、施工图

4、设计变更（技术核定）资料

5、相关单位来往文件

6、各项施工方案及防范措施等

三、工程竣工验收文件管理工程竣工验收前，项目工程部负责督促总承包单位汇总整理各分包单位编制的全部工程资料，统一管理并按照当地政府职能部门工程技术资料管理规定，完成工程技术资料的收集、整理、组卷工作，为工程竣工验收提供必要条件工程竣工验收备案通过后一月内，项目部应将一套完整的工程资料原件（含竣工验收资料）交于工程管理部档案管理室在该工程竣工验收备案时，原件需交政府职能部门保存的资料，应将复印件存档，并在复印件上注明原件去处建设单位竣工验收应具备资料

1、竣工图

2、各项实体检测（含竣工验收）报告

3、地勘报告

4、消防、环保、规划、档案馆、质监等部门验收资料

5、竣工验收备案、综合验收等资料

6、空气、土壤氮、白蚁等验收（检测）报告

6、结算资料

7、工程质量保修书、住宅使用说明等第三章监理单位资料收集及管理

一、监理单位相关资料收集及管理工程施工前期，项目档案人员督促监理单位提交监理规划、监理实施细则、监理控制计划等到项目部资料室存档；工程施工过程中，项目档案人员督促监理单位及时将每周监理会议纪要、监理月报、监理通知单等资料报送项目部资料室存档，工程管理部定期或不定期对监理资料进行检查监理单位应具备资料

1、监理规划、监理实施细则

2、项目有关质量、进度、安全文明施工检查记录及问题记录

3、监理会议纪要、监理月报

4、进度、质量、造价控制文件

5、分包资质文件

6、监理通知单及处理回复资料

7、、合同及其他事项管理文件

8、监理工作总结文件等第四章施工单位资料收集及管理

一、施工单位相关资料收集及管理工程施工前，项目档案人员督促施工单位根据施工情况完善施工技术准备文件，如测量放线方案、土方开挖专项方案、护壁降水专项方案、地下室防水专项方案、脚手架专项方案、安全防护专项方案、卸料平台专项方案、混凝土浇筑方案、施工电梯方案、外墙保温专项方案、门窗（栏杆）施工专项方案、分户验收检测方案，施工总进度计划等资料，完善签字程序后，在施工前将原件提交项目部，并同时报送一份原件至工程管理部在施工过程中，如果发生设计变更、技术核定、图纸会审等情况，项目部须同时将设计变更、技术核定单、图纸会审纪要报送一份原件至工程管理部，因设计变更等原因，产生经济签证的情况，须将完善签字盖章手续的施工指令单及经济签证单同时报送一份原件至工程管理部项目部应及时收集工程施工过程中产生的质量证明文件及试验报告、各种图纸变更记录、施工记录、施工中来往函件等相关资料，并对其进行原件存档施工单位应具备资料

一、建筑安装工程

（1）建筑（建筑与结构）工程

1.施工技术准备文件

2.施工现场准备

3.地基处理记录

4.工程图纸变更记录

5.施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告

6.施工试验记录

7、隐蔽工程检查记

8、施工记录

9、工程质量事故处理记录

10、工程质量检验记录

（2）安装工程文件L一般施工记录（施工组织设计，技术交底，施工日志）

2.图纸变更记录（图纸会审，设计变更，工程洽商）

3.设备质量检查、安装记录（质量合格证，设备说明书、开箱报告，设备安装记录，设备试运行记录）

4.预检记录

5.隐蔽工程检查记录

6.施工试验记录（电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录；电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录，空载、半载、满载、超载试运行记录，平衡、运速、噪声调整试验报告）

7、质量事故处理记录

8、工程质量检验记录

9、竣工图

10、竣工验收文件

（3）室外工程

1.室外安装

2、室外建筑环境

二、市政景观绿化总平等基础设施工程

1.施工技术准备

2.施工现场准备

3.设计变更、洽商记录设计变更通知单，洽商记录

4.原材料、成品、半成品、构配件设备出厂质量合格证及试验报告

5.施工试验记录

6.施工记录

7、竣工图等第五章竣工验收资料管理竣工验收文件管理工程竣工验收前，项目部应按照政府职能部门工程技术资料管理规定，将施工全过程及竣工验收阶段产生的资料收集、整理、装订后报送至质量监督站、档案馆及相关部门进行工程竣工验收备案竣工验收应具备文件

1、工程竣工验收申请表

2、工程竣工验收会议纪要

3、工程竣工验收整改意见

4、工程验收整改意见处理报告

5、竣工验收备案表

6、工程质量评估报告

7、勘查文件质量检查报告

8、设计文件质量检查报告

9、建筑工程室内环境质量检测报告

10、建筑工程土壤氮浓度、空气检测报告

11、房屋建筑工程竣工验收报告

12、消防工程验收意见书

13、电梯扶梯等设施设备验收结果通知单

14、燃气工程竣工验收报告

15、竣工图

16、规划验收合格证及建设工程竣工验收测量报告及房屋建筑面积测绘报告等第六章档案立卷、销毁档案立卷的要求

1.档案材料归档时，以A4即210mm x297mm规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格

2.档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底的材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全

3.文字材料组卷时，厚度不得超过4cm,一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开

4.装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册，入档案盒

5、纸质竣工图（或其他归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4#图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒

6、立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码

7、立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录

8、立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录

9、为使档案管理更有序、便于使用，各种档案资料均应以项目分类编号档案立卷方法工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件5部分工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷竣工图可按单位工程、专业等组卷竣工验收文件按单位工程、专业等组卷工程档案编号由工程档案管理员负责，每一个文件夹须有《文件卷目总索引》、《文件卷目索引表》、《文件目录表》此三级索引表，以便对存档文件进行检索；《文件卷目总索引》列明归档文件各卷目编号及名称；《文件卷目索引表》列明本卷目归档文件的分类及名目；《文件目录表》作为文件的最终目录，在文件归档时须列明项目全称、文件的编号、主题及归档时间、保管期限、密级、档号等对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂档案的鉴定档案根据档案重要性及密级分为永久保管、长期保管、短期保管（具体详见工程资料归档范围和保管期限表全表）随着档案保管时间的增长，或保管期限到期，或保存价值发生变化,应重新筛选调整，一般五年进行一次，在工程管理部及公司综合办公室主持下，档案室和有关部门组成鉴定小组共同进行，重新确定档案保管期限及密级销毁对超出存档期限的工程资料，工程管理部档案管理人员需提前进行造册并列出清单，经工程管理部经理及工程分管领导和公司组成的档案鉴定小组审查批准后，方可销毁，销毁清单应予以保存,档案销毁必须有两人或两人以上相关人员清点核对、监督实施，监销人员要在销毁清单上签名第七章工程管理部内部资料管理

1.收到上级有关单位发放的文件后，工程管理部档案人员做好《文件收文登记表》，并及时呈报工程管理部领导根据文件性质及重要程度，逐级上报，如须回复的，经办人及时督促相关领导批阅处理回复如须发放到项目部，复印后及时发放并做好《文件发文记录》，并督促项目部严格按照文件执行落实，并给予材料反馈，并组织人员进行检查

2.收到公司内部发放的文件后，工程管理部档案人员做好《文件收文登记表》，并同时呈报工程管理部领导如须组织部门员工学习的，及时组织部门员工进行学习交流，并报送相关材料

3.对工程管理部发放到项目部的通知文件等，做好对原件存档及发放工作，做好《文件发文登记》、《文件存档记录》，并负责监督、督促项目部贯彻落实

4、对项目部提交的文件、报告等，做好《文件收文登记》，如要回复的，经办人应同时呈报工程部领导，根据文件性质及重要程度,逐级上报，如须回复的，经办人及时督促相关领导批阅处理回复

5、所有文件、书籍、资料等，须经部门负责人及分管领导同意后方可借出，并应填写《借阅登记》，借阅人须妥善保管所借文件资料,如若遗失将承担相应责任

6.完成有关会议及通知的记录、处理工作

7、严格按照印章使用程序使用印章

8、根据实际情况，对上述工程技术资料由档案人员统一进行计算机信息管理，以便查阅保持对外联络畅通，以便及时处理有关临时事务第八章附则本制度尚不完善、清晰的地方参照集团或公司档案管理办法执行，本。