机关文字工作五十讲

《机关文字工作五十讲》材料如同原料，没有材料的写作就好比无米之炊充分占有材料是机关文稿写作的基础秘书工作者要胜任机关文字工作，就必须在搜集材料方面下功夫

一、研究工作，善于鉴别搜集材料的途径非常多，可以读书看报、阅读文件资料，可以去图书馆、档案馆查找，还可以上互联网利用搜索引擎通过关键词进行检索面对大量的材料，哪些是重点，哪些是精华，哪些是有用的，需要善于鉴别这种鉴别材料的能力从哪里来呢？只能从实际工作中来因此，秘书工作者对于本单位工作，不仅要了解和熟悉，而且要深入研究既要了解本单位工作的发展历史，也要熟悉本单位工作所处的现状，还要把握本单位工作的前进方向尤其是党和国家的方针政策，上级机关的部署要求，基层面临的情况问题，横向兄弟单位的创新做法和新鲜经验,都要统筹兼顾、融会贯通起来，结合本单位工作实际深入思考研究，从而不断明确本单位工作的方向、思路和重点有了这个基础，就有了一把标尺、一种眼光、一项能力，搜集材料就能去伪存真、去粗取精，发现真正有用的好东西

二、围绕中心，兼收并蓄搜集材料的范围虽然广泛，但必须以本单位工作为中心，搜集到的材料应该具有内在的筹兼顾，在发挥个人长处的同时，实现人的全面发展总之，机关文稿写作一直在发挥着参谋、服务、保障的作用，它不仅与历史的脉搏紧密相连，而且清晰地感受到时代的风雷激荡问渠那得清如许一一浅谈机关文稿写作的准备作者何新国朱熹《观书有感二首（其一）》“半亩方塘一鉴开，天光云影共徘徊问渠那得清如许？为有源头活水来”中国当代著名古典文学专家、文艺理论家、诗人、书法家霍松林先生在鉴赏这首诗时写道，“方塘由于有源头活水’不断输入，所以永不枯竭，永不陈腐，永不污浊，永远深而且‘清，‘清得不仅能够反映出‘天光云影，而且能够反映出它们共徘徊’的细微情态”（参见《宋诗鉴赏辞典》,上海辞书出版社1987年12月第1版第1118页）宋诗富有“理趣”，朱熹又是一个哲学家，这首诗写景状物的同时寄寓了人间事物的深刻道理，至今仍为人们广泛传诵和引用，是公认的好诗读这首诗，我们可以把其中的道理联想推广到生活中的诸多方面这里，只想结合机关文稿写作简要地谈谈从此引申出来的一些想法记得我刚到省里机关工作时，非常羡慕有的同事写作机关文稿不仅出手快而且质量高，而对于那些文思敏捷的领导同志则近乎顶礼膜拜了刚开始那几年，我对于机关文字工作高手的认识，只停留在技术层面，一直以为他们不过是对于机关各种文稿的写作技巧非常熟悉罢了可是，我读大学、做研究生学的都是中文，对于各种文章的写作技巧不可谓不懂，可为什么刚到机关那几年在文稿写作方面一直上不了手呢？即使勉强接受任务进行写作，结果要么缺乏深度，要么缺乏高度，要么缺乏新意，而且内容总是平淡无奇经过进一步思考，我开始认识到自己与机关文字工作高手之间的差距，不在文章技巧，而主要在于思想认识水平譬如，对于同样一件事情，我可能总是熟视无睹而看不出其中所蕴藏的玄机，但文字工作高手则往往能洞察事物本质而有更多的联想，从而在更高的层面认识和把握问题这里面有机关文字工作思维习惯的问题，需要经过长期的训练才能适应这方面的工作要求也就是说，文字高手的思维能力、认识水平、谋划方法，其实都已经与领导要求、工作要求、文稿要求比较接近，所以他们起草的文稿自然也就又好又快毛泽东同志早就说过，“人的正确思想是从哪里来的？是从天上掉下来的吗？不是是自己头脑里固有的吗？不是人的正确思想，只能从社会实践中来，只能从生产斗争、阶级斗争和科学实验这三项实践中来人们的社会存在，决定人们的思想”（参见《毛泽东文集》第八卷，人民出版社1999年6月第1版第320页）这段非常著名的论断，我其实早就知道了，但我没有及时想起并运用它，以至对于文字工作高手和领导们的思想认识水平产生了种种神秘感，后来又过了一段岁月，才逐步地明白过来无论机关文稿写作高手还是机关文字工作的分管领导，他们之所以对于机关文稿写作思维敏捷，根本原因在于熟悉工作情况，而且对于本单位工作具有前瞻性的深入研究可见，在机关从事文稿写作，不断了解、逐步熟悉、深入研究工作情况，这才是“源头活水只有熟悉、研究工作，才可能对于工作有概念、有判断、有推理，才可能从感性认识到理性认识，才可能产生属于自己的新思想新观点，而这正是机关文稿写作的基础和前提内容决定形式，形式反作用于内容而表达技巧是属于文章形式方面的问题,不仅要由文章内容决定，而且要服从、服务于文章内容表达的需要总之，在机关从事文稿写作，一定要搞清楚工作、思想、技巧三者之间的关系，从了解熟悉研究工作入手，在这方面下功夫打好基础，逐步地从感性认识到理性认识，最后才可能写出内容材料丰富、思想观点鲜明的好文章了解、熟悉、研究工作应该从何处着手呢？首先，应该从历史入手如果不了解历史，就不可能真正地了解现状，也不可能很好地把握未来无论是到省委机关工作，还是到省人大机关工作，或者是到省政府机关工作，要想了解并熟悉省委、省人大常委会、省人民政府的工作，都必须从研究工作的历史开始研究工作历史有一个非常适用的方法，那就是阅读年度工作报告在每年省人大会议上，省人民政府、省人大常委会都要向大会提交年度工作报告，年度工作报告既有过去一年的工作总结，也有今后一年的工作部署，工作报告堪称年度施政纲领，年度工作的目标任务和措施要求都在其中，是年度工作的全面呈现和集大成者现在省委常委会每年都要向省委全会报告年度工作，工作报告同样是我们了解省委工作的好帮手省党代会报告既总结过去五年工作及其经验，又提出新一届工作总体思路；在省人大每届第一次会议上，无论是省人大常委会工作报告还是省人民政府工作报告，都是回顾总结过去五年工作及其经验，并就今后五年工作思路提出意见建议这些工作报告对于我们了解过去五年的工作情况都非常有帮助其次，应该从政策法律入手现在省委一般每年都要召开两次全会，一次听取常委会工作报告，一次研究重大事项并出台有关政策文件要想熟悉省委工作的历史，则不可忽视过去历次全会作出的重大决策与这些重大决策相关的文件、讲话稿都需要认真研读而人大及其常委会的职权都由宪法和法律赋予，要想深化对于人大工作、人大职权行使的认识和理解，必须与宪法法律的学习结合起来，尤其要关注历史上涉及人大职权的重要法律的出台与修改对于人大工作的影响，譬如宪法、地方组织法、选举法、代表法的修改，立法法、监督法的出台，等等无论对于省委工作还是对于省人大常委会工作，都要注意阅读重要会议上的领导讲话稿一般来说，重要会议上主要领导的讲话稿，既回顾过去也展望未来，既总结工作也部署工作，既分析形势也明确任务,既摆事实也讲道理，既有宏观概括也有微观分析，总之综合性都非常强，是我们了解历史情况、明确工作思路、把握前进方向的重要途径再次，应该从外围入手如果是在省人大常委会机关从事文字工作，要了解、熟悉和研究省人大工作，还必须注意从外围入手从纵向看，向上要关注全国人大常委会工作的进展情况，向下要关注省内市县区人大工作进展情况全国人大及其常委会作为我国最高国家权力机关，其依法履行职权、开展工作，不仅层次高，而且极其规范，具有很强的权威性，很多方面的做法可以起到示范作用，为地方各级人大常委会广泛借鉴和参考市县区人大常委会与人民群众距离近，人大工作可以更加贴近人民群众的要求，可以更好地反映人民群众的愿望，可以与时俱进、开拓创新、充满生机和活力省人大常委会处在承上启下的中间层次，既要学习领会全国人大常委会的精神要求，又要总结推广市县基层人大工作的新鲜经验同时，还要注意横向关注兄弟省、自治区、直辖市人大工作的进展情况，因为都处在同一个层次，具有一定的可比性，相互学习借鉴启发的可能性比较大必先得成竹于胸中一一浅谈机关文稿写作的思考问题何新国文章是怎么来的？好文章是怎么来的？一般人对此回答分别都是两个字，即“写”和“改工在某种程度上说，这样回答也没有什么错但是，他们只看到“写”和“改”等动作的外表现象，而忽略了思考在文章形成过程中的基础地位和核心作用如果简单地进行区分，文章形成的过程一般包括思考、起草、修改等三个基本环节有人特别强调修改环节的作用，于是就有“好文章是改出来的”这一流行说法有人非常重视起草环节，一挥而就、倚马可待、下笔如有神等都是形容会写会写也好，会改也罢，不过都是表面现象，其内在的本质的核心的东西在于会思考可惜在现实当中，很多人从事机关文稿起草，或者讲授机关文稿写作，恰恰都忽视了思考这一最为重要的环节，甚至于根本就没有把思考作为一个重要环节从文稿形成过程中独立出来，因而思考在机关文稿写作过程中的性质、地位和作用也就没有受到应有的重视很多年轻同志因为不明了机关文稿写作包括思考、起草、修改这三个基本环节，所以在实践中无法正确处理三者之间的关系，于是困惑、问题、艰难也就接踵而来第一，起草进展缓慢有一位同事曾经痛苦地告诉我说,面对电脑屏幕一整天，两眼发黑，脸颊发麻，结果一个字都没有写出来当局者迷，旁观者清于是我建议他，先思考清楚，深思熟虑之后，再到电脑上面起草若干年后，他还认为我的方法很管用其实当时他的主要问题就在于没有先思考后起草，而是边思考边起草，把思考与起草这两个环节混淆叠加在一起，结果既不利于思考也无助于起草，进展缓慢、效率很低也就可想而知思考是脑力劳动，在于谋篇布局、运筹词句；起草是体力劳动，在于组织文字、落实思路“工欲善其事，必先利其器J（《论语•卫灵公》）只有先深思熟虑，才可能下笔千言、一挥而就可是日常工作中有些同志不习惯先思考后起草，或者不愿意先在思考方面下苦功夫，只要接受写作任务，就立即面对电脑，边想边写，想想停停，写写停停，往往一篇文稿旷日持久、久攻不下，最后甚至于连自己都有些疲倦厌烦如果改变策略，先进行深入思考，把文稿思路、结构、词句都充分地思考清楚，可以在笔记本上列提纲，可以在草稿纸上打草稿，也可以打好腹稿,思路清则笔底轻，最后写作不就是在电脑键盘上打字吗，没有什么复杂和艰难的嘛因此，文稿写作完全可以成为一件极其简单而快乐的事情第二，耗费时间修改我把机关文稿形成过程分为思考、起草、修改等三个基本的环节在时间分配安排上应该是由多到少，而有些人做法恰恰相反，是由少到多，思考花费的时间很少，就急于动笔起草，成稿之后才发现稿子很不成熟,于是又把大量时间和精力用于文稿修改经过反复修改，文稿得到充实和完善，然后就以此证明“好文章是改出来的”这一传统观点如果能够做到这一点，也还算不错事实上还有很多人由于事先缺乏深入思考，就匆匆忙忙动笔起草，结果搜索枯肠像挤牙膏一样勉强成文，由于基础不够好，这样的文稿只能由领导在审签环节进行修改完善，毫无疑问地增加了领导审签文稿的负担经过领导层层把关，文稿定稿时肯定也是好文章，因此如果硬要说“好文章是改出来的”也未尝不可果然如此，则反过来只能说明文稿原来的基础不够好总之，在电脑上起草，不过是打字这种简单的体力劳动，真正决定文稿质量的不是你打字的速度如何，而是你事先思考的程度，包括高度、深度、广度，等等，所以，思考才是文稿形成的基础和关键换句话说，好文章既不是写出来的，更不是改出来的，而应该是想出来的我的具体做法是，写作一篇文稿，一般要用三分之二以上的时间进行思考，起草的时间实际不到三分之一，完稿之后反复读两三遍，一般只作个别文字修改，所以实际上修改的时间几乎可以忽略不计第三，交稿而心不安由于思考很不成熟，就急忙动笔，结果欲速则不达，写得非常缓慢非常艰苦非常劳累，毫无疑问最后给审签环节增加了修改工作量，发挥参谋助手的作用因此大打折扣凡是没有经过深入思考就动笔写出来的文稿,往往作者自己心里都会没有底时间到了不交稿不行，交稿之后心里并不轻松说到底,作者自己对于文稿思路缺乏自信，因为连自己事先都没有说服，如何能够说服别人呢？要改变这种状况，必须从根源上解决问题，除了事先深入思考，没有其他捷径可走首先，要思考什么问题呢？以讲话稿写作为例，事先要考虑谁讲、对谁讲、在哪里讲等三个基本问题，然后还要考虑讲什么题目、讲哪些观点、运用哪些材料等问题，还应该考虑上级精神、下面情况、工作历史现状要求，等等其次，要思考到什么程度呢？我的体会是，要基本上能够讲得清楚，如果不能够讲清楚整篇文稿，至少要能够讲清楚文稿的提纲，当然是思考得越全面越深入越清晰越好我不仅自己这样做，而且在本处室进行试验，碰到写作任务，提前布置大家分头思考，然后安排时间进行集体讨论，讨论时先让年轻同志讲述自己的思路方案，然后由业务骨干畅谈自己的看法，经过展开充分讨论，最后请办公厅分管领导进行小结，文稿写作思路由此便确定下来通过这个方法，相互启发、促进、提高，目的是训练大家思考问题的习惯和能力我甚至想借鉴招投标的办法，谁思考得充分，谁的思路更好，就由他执笔起草让思考决定一切，这或许可以激励大家在思考环节狠下功夫从实际情况看，凡是进步快的同志，都是善于思考或者是愿意下功夫思考的同志，这一点比较能够说明问题上述三个方面的问题，我过去都亲身经历过尤其是在从事机关文字工作的初级阶段，可能都会碰到后来，我通过加强思考，终于走出了困境大约从我担任副处长开始，一方面会务工作任务不减，另一方面写作任务不断增加，一时心理压力很大为了让自己各项工作有序进行，我开始记工作日记，实际上就是工作备忘录，每天晚上要回顾当天工作情况，梳理次日需要处理的工作事项随着写作任务的加重，日记内容逐步以文稿写作思路为主每次接受写作任务，我习惯于首先思考，并把思考结果记录在案，包括写作思路、文章框架、关键段落等内容往往要经过两三次反复才能决定最后采用的方案，有时候这种思路分析性质的笔记文字量不少于后来写出的初稿譬如,2011年上半年，为了准备6月份全省人大工作经验交流会主题讲话稿，我写了一篇12000多字的思路分析文章，后来讲话稿初稿的篇幅也就9000字你想想看，我事先思考的结果都已经接近上万字的篇幅了，事后要写一篇几千字的文章还会有什么困难？后来，我干脆要求自己，凡是写作讲话稿,一定要思考到能够一口气把稿子讲出来为止在此基础上,我就真正地可以做到一挥而就、一气呵成了我坚持自己的做法，日记本专门用来记录自己的文稿思路，十几年下来积累了比较丰富的原始资料，后来每当翻阅这些日记本，过去写作的一些往事既如烟又如昨，在回顾昔日艰辛的同时也品尝着收获的喜悦我并非聪明之辈，但敢于吃苦、肯下功夫我在实践中总结出来的方法，对别人是否一定有用呢？于是我总想找到关联性，在这个前提条件下多多益善因此，在把握本单位工作动态的同时，对于上级的新精神新要求、基层的新情况新问题、横向单位的新做法新经验都要给予密切关注要重点阅读年度工作总结报告、重要会议领导讲话稿、理论专题文章、典型经验介绍、调查报告等有关材料这些材料有的回顾历史、展望未来，有的分析形势、部署任务、明确方向，有的谈认识、讲措施、提要求，有的梳理历史事件脉络、剖析现实存在问题、提出具体对策建议，内容广泛、全面、深刻，具有较强的现实针对性，是我们了解这方面工作的生动教材这些材料综合性强、信息量很大、阐述分析比较深入，经常阅读不仅可以掌握各方面情况，而且还可以培养思维能力，而这正是秘书工作者提高写作能力关键之所在

三、及时阅读，消化吸收碰到一篇好材料，有人复印收藏，有人剪辑粘贴，有人摘录卡片，有人拷贝归档如果不及时阅读消化，简单地把搜集材料等同于储存材料，则上述方法的不足之处就会显现出来一方面材料的分类、存储、检索本来就比较困难，另一方面当你接受写作任务时还得花费大量的时间去翻检和阅读这些材料，难以立即进入写作状态所以，碰到好的文章材料，首先要抓紧时间阅读，不仅要了解材料的主要内容，还要着重把握材料的精神实质，尤其是其中新颖的思想观点、思路方法、框架结构等，这些都一些依据，最好是名家的言论，可以为我的方法提供支撑后来，我不但找到了佐证，而且找到了很多，这里举两条作为代表一是苏轼“三了”说宋代大文豪苏轼1037—H01一生著述甚丰，十分重视动笔之前的思考，他在《答谢民师书》中说，“求物之妙，如系风捕影，能使是物了然于心者，盖千万人而不一遇也，而况能使了然于口与手乎？是之谓辞达二这里明确地提出了“了然于心、了然于口、了然于手”即“三了”说所谓“三了”，意思是只有心里先想明白了才能够用嘴巴讲得清楚，只有自己嘴巴讲得清楚才能够用笔写得出来得心应手说的就是这个道理这是苏轼留给我们的一条宝贵经验所以，作者如果文章写不好，肯定也讲不清楚，原因是脑子没有思考清楚二是戴表元“三番来者”说戴表元1244—1310是宋末元初著名文学家，浙江奉化人，以文章名重东南他作文工于立意，即使别人做烂的旧题目，他也可以推陈出新、化腐朽为神奇有人问他秘诀，他强调动笔之前要反复思考，提出了“三番来者”说所谓“三番来者”，意思是说，开始思考时，你最容易想到的思路，也是别人最容易想到的思路，所以多数是一般化、大路货、老一套的东西，没有什么新意，应该抛弃不用，继续往下思考；第二番想到的思路，就会比较深入，刚好接触事物本质，但是不能浅尝辄止，还要进一步深入思考；第三番想到的思路，就不是停留在事物表层的东西，而是深入到事物本质、把握事物规律、有新意的精彩独到的见解，然后才可以起草“三番来者”说，要求在起草之前进行反复思考，这就是强调思考在写作中的重要作用所以，有的文章没有写好，思路不清、结构混乱、词不达意，归根到底还是对于需要表达的事理缺乏深入思考机关文稿写作是一项艰苦的脑力劳动，是一个复杂的思维过程思考、起草、修改是形成文稿的三个基本环节，其中思考是形成文稿的首要环节和重要基础思考不仅是阅读别人文章的方法，也是自己写文章的方法经过对某个题目的深入思考，要拿出明确的思路方案，回答好“写什么、如何写、为什么”等三个基本问题，也就是说，动笔之前心中要有全文的主题思想、结构层次、表达方法，这些不仅要说服自己，而且要能够说服别人思考得全面、深入、独到，做到别人“心底有而笔底无“，甚至别人根本就没有想到，写作起来才会随心所欲，独具匠心，别具一格用苏轼的话来说，“故画竹，必先得成竹于胸中”（《文与可画黄筲谷偃竹记》）《歧路灯》第七十九回也说，“既已成竹在胸，何难借笔于手:在这方面，写作与绘画的道理都是相同的

18、因革以为功浅谈机关文稿写作的阶段何新国（原载《应用写作》2015年第5期）刘勰《文心雕龙•物色》“古来辞人，异代接武，莫不参伍以相变，因革以为功，物色尽而情有余者，晓会通也”意思是说，“自古以来的作家，时代不同先后继承，没有不是错综地求变化，又继承又革新地收到效果，景物的形貌虽有穷尽，情思却写不尽，这是懂得继承前人再求通变的道理”（周振甫《文心雕龙今译》，中华书局1986年12月第1版第412至413页）这段文字说明，刘勰主张在文学形式和技巧方面对传统的东西不可一味地因袭，而是要吸收其合理的成分，既继承又有所创新，以适应新的要求要做到这一点，可不是一件容易的事情能做到这一点，则说明作家已经十分成熟这里不准备研究作家创作，而要把话题转移到机关文稿写作方面来，着重探讨从事机关文字工作的阶段问题历史进步、国家发展、个人成长都具有阶段性特征同样的道理，从事机关文字工作也是有阶段的为了表述的方便，有必要把复杂问题简单化，这里姑且把从事机关文字工作大致划分为模仿、入门、创新等三个基本阶段先说模仿照某种现成的样子学着做，这就是模仿小孩子在幼儿园学习是从模仿开始中学生练习书法也是从模仿开始大学毕业到机关从事文稿写作还是从模仿开始模仿重在积累感性认识，这是人们学习新事物必须经过的重要阶段以机关文稿写作为例，刚进机关的新同志是如何模仿的呢？如果布置他写一篇小文章，那么他可以去档案室把过去的类似文稿找出来，对照着进行写作这就是模仿，包括模仿文章结构、内容、表达，模仿标题、开头、结尾，模仿构思、造句、语气，等等既可以模仿本单位的历史文稿，也可以模仿外单位的现成文稿由于模仿处于机关文稿写作的较低层次，模仿的结果从领导人的角度来看肯定总是差强人意一方面是陈旧，别人怎么讲怎么表达，你也跟着那样讲那样表达，所以总是毫无新意；另一方面是剪贴、拼凑甚至于抄袭的痕迹常常十分明显，因为作者纯粹是模仿，也就是照着葫芦画瓢，往往离开样板就写不下去，结果只好对于样板进行改头换面，且改造得比较粗糙而破绽百出也是常有的事但是，模仿是人们学习新事物、掌握新方法的最简单实用的方法，其作用在一个人的成长过程中不可否定、不可低估再谈入门经过一段时间的模仿，慢慢地对机关文稿写作有所体会，有自己的一些感悟，在此基础上能够按照领导要求顺利地把事理表达清楚，做到四平八稳、文从字顺、没有错误、能够对付，这就基本上可以说已经入门了就机关文稿写作来讲，入门是一道坎、一个重要的标志如果大家都认为某人写作入门了，则说明他已经彻底告别了模仿，从此进入了一个新的阶段，同时为向更高的阶段迈进奠定了基础入门阶段承上启下，处于中间环节，是一个非常关键的阶段当然，并非一入门则万事大吉这就好比旅游时到了某个景点，你购买门票之后通过检票口就入门了，但是景点内部的各处风景、精华、奥妙之处都还没有看到，更谈不上了解、欣赏、掌握，所以入门对于参观景点来说才刚刚开始如果领导表扬一个人说他文字工作入门了，则他因此可以高兴却不能因此感到骄傲因为同样的道理，入门对于机关文稿写作也只是刚刚开始刚刚入门的同志，起草一般性质的要求不是很高的小文稿，对付对付也就过去了，但如果让他起草时间紧、要求高、分量重的文稿，则恐怕存在的所有问题都会因此而暴露无遗这种情况在现实中经常遇到后讲创新简单地说，创新阶段就是想怎么写就怎么写,怎么写就怎么好孔子曾经公开评论学生仲由（子路）“由也升堂矣，未入于室也”（《论语•先进》），意思是说仲由的学问已经不错，只是还不够精深罢了升堂入室，这是比喻的话“堂”是正厅，“室”是内室先入门，次升堂，最后入室，表示做学问的几个阶段“入室”犹如今天的俗语“到家”我们说，“这个人的学问到家了”，正是表示他的学问极好（参见杨伯峻《论语译注》，中华书局1980年12月第2版第114页）我觉得孔子关于做学问入门、升堂、入室三个阶段的论述，正好可以用来描述从事机关文字工作的阶段特征按照孔子的标准，仅仅入门是远远不够的，入门之后必须“升堂”，“升堂”也只是说已经不错了，相当于已经可以了在机关从事文字工作，撰写领导讲话稿等各种文稿，要让领导满意认可，不是一件简单容易的事情，因为领导的从政经验、人生阅历、辞章修养都比具体文字工作者要丰富而现实又要求必须做到让领导认可如何是好呢？那就只有进行创新，从入门阶段向“升堂”、“入室”阶段迈进机关文稿写作尤其是领导讲话稿写作，创新可以从如下几个方面着手一是角度创新对于同一个事物从不同的角度进行观察，一定会得到不同的印象写文章要写出个性特色，一定要在思考问题的角度方面下功夫苏轼《题西林壁》“横看成岭侧成峰”说得非常到位、非常经典二是结构创新面对大量的事理材料，需要运用合适的结构进行组织，组织材料的方法如果很新鲜也能够让人有耳目一新之感，此所谓新瓶装老酒是也三是观点创新文章一定要以思想观点取胜，因为工作总是在继承的基础上逐步创新发展，所以一篇文章不可能全部都是新思想新观点，只要有一些新的东西能够叫得响就不错了四是话语创新领导讲话的语言，与其说要话语创新，不如说要返朴归真现在最为常见的是把领导当作“官”来对待，所以讲话稿官话很多、官腔很重、官气很足,结果必然是严重脱离人民群众，直接影响到文风会风和政风党风目前这种状况有好转而尚未彻底改变，但也不是无路可走从机关文稿起草角度考虑，只要把领导当作“人”而且要当作普通人也就是人民公仆来对待即可，因此领导讲话必须是群众语言，多讲群众喜闻乐见的普通话这就要求在起草讲话稿的时候，拟稿人要设身处地投入感情，尽量缩短领导与群众之间的心理距离，多说心里话；要勇于创新，不落俗套，不人云亦云，多讲新鲜话；要讲究文采，引人入胜，耐人寻味，多讲生动话总之，所谓话语创新，也就是要讲富有个性的话，富有地方特色的话，富有时代精神的话，归根到底就是要说真话我认为，一个机关文字工作者如果能够在创新方面苦下功夫，其结果就不仅仅是“升堂”的问题，而是离“入室”也只有一步之遥且指日可待了关于“入室”的问题，孔子说是“精深”的意思，杨伯峻先生解释为“到家”，总之都是一种自由的境界这种非常高的标准，对于机关一般文字工作者不必作出要求，但是可以作为一种努力的方向指引着有志者奋勇前进长期以来，我一直在思考着机关文稿写作的阶段问题,现在终于把这个问题作些梳理在简要地阐述了机关文稿写作三个基本阶段之后，还需要总结几条一是要明确自己所处的阶段我碰到不少刚到机关工作的新同志，研究生学历、硕士学位，年富力强、胸怀大志，但写出来的文稿非常粗糙，有的连修改的基础都没有，更不要说可以使用了他们很认真也很努力，但结果总是无济于事这时，他们无一例外地感到自责、内疚而无所适从在这里我要明确地告诉他们，他们还处在模仿阶段，要从模仿开始，没有两三年时间的模仿，恐怕是难以上路的明确了自己所处的阶段，下功夫努力就是了，要有信心和勇气，一步步地来，走过了这个阶段，迎接你的将是阳光明媚的春天二是要明确其间的递进关系模仿、入门、创新三个阶段之间是逐步递进的关系，从模仿开始，经过模仿然后必须入门，入门之后还必须向更高的创新阶段挺进同时，还要知道每一个阶段的跨越，都是从量变到质变的过程所以,要实现质变，首先必须有量的积累这里特别需要注意破除迷信思想，破除机关文稿写作的神秘感很多年轻同志刚到机关工作，一方面十分佩服文字工作高手的水平，另一方面却把文字工作高手予以神化，究其原因就在于没有明确三个阶段之间是一种递进的关系现在你必须明白，“宝剑锋从磨砺出，梅花香自苦寒来”，冰冻三尺而非一日之寒，别人今天文章写得好，那可能是十几年如一日努力实践的结果,要实事求是地看待他已经取得的成绩，决不可有什么神秘感而盲目崇拜只要你肯努力，若干年之后，高手就是你啊三是要通过刻苦努力不断实现阶段的新跨越明确自己所处的阶段，目的是更加清楚地认识自己明确三个阶段之间的递进关系，目的是更加客观地了解别人而通过自己刻苦努力，实现跨越阶段的发展，这才是问题的关键以我在省级机关从事文字工作的实践与经历，一般来说，经过三五年模仿然后入门，入门之后再经过三五年实践向创新阶段迈进，这是完全可以做到的这里所说的三五年是需要付出艰辛汗水的时间，如果自己不刻苦学习不狠下功夫，则三五年时间是不够的我觉得，正常情况下经过十年的努力，成长为一个能够独当一面的机关文字工作者应该是没有问题的当然，如果悟性很好、手脚勤快、吃苦耐劳、勤于实践、善于学习总结，则可能不需要十年时间相反，则十年肯定远远不够凡事皆因人而异

20、机关文稿写作要跟踪问效何新国来源应用写作杂志社在机关日常工作中，经常会发现有的同志完成文稿写作任务之后，只要文稿已经送领导审签，就认为万事大吉并且顿时感到一身轻松如果从文字工作者长期发展特别是青年同志健康成长来看，上述认识、感觉和习惯是应该改变的大家知道，文稿写作尤其是讲话稿写作，包括起草、送审、演讲、贯彻等诸多环节，是一个完整的生命旅程很明显,起草只是其中一个环节文稿撰写出来之后，审核环节做了哪些修改，演讲过程是否发挥参谋辅助作用，印发贯彻之后对于实际工作推动情况，拟稿人都应当给予高度关注，关注各个环节的实际效果，从而逐步树立起文稿起草的整体观任何一项工作都要讲求实效，机关文字工作自然也不例外宋代政治家、文学家王安石在《上人书》里指出“所谓文者，务为有补于世而已矣J意谓写文章一定要对社会有实用价值机关文稿写作，确实也存在一个实际效果的问题文稿写作如果没有实效，那就是纯粹的文字游戏我认为，文稿写作的实际效果主要有三个方面一是撰写效果一篇文稿在送审的过程中，很少修改甚至没有修改，或者虽然有修改但只是个别文字而非结构上的调整，很快就审批出来，即审签非常顺利不仅文稿得到了领导人的充分认可，而且领导人爱屋及乌，通过文稿了解拟稿人的情况或者加深了对于拟稿人的印象这就是文稿撰写的正面效果机关工作人员在领导人心目中的第一印象至关重要，所以第一篇文稿必须高度重视、全力以赴、确保成功有了第一次良好的印象打基础，下次如果有其他写作任务,领导人可能首先就会想到你你如果再一次非常出色地完成写作任务，接下来领导人就不仅是了解你、赏识你，而且是信任你、依赖你了，最后的发展方向只有一种可能，那就是重用你通过撰写文稿，你在领导人心目中占有一席之地,你参加机关工作层次高、程度深，你自己的素质能力得到了提升，这一切都为你进一步发展奠定了坚实的基础与此相反，你如果第一次或者经常敷衍塞责，导致文稿质量不高,就会逐步失去撰写文稿的机会，最终必然会边缘化，即使才高八斗、学富五车，又奈何哉！二是演讲效果这是针对讲话稿而言的讲话稿特殊之处在于写的人不念、念的人不写，当然自己为自己撰写讲话稿是一个例外的情况为领导人准备讲话稿，要考虑领导人的身份特征、讲话的场合、会议参加的对象以及会议需要解要反复领会、做好笔记、消化吸收，努力把文章材料的精华养分内化于心，通过大脑这台高超的“计算机”进行深加工，在此基础上创造形成自己的新思想新观点古人“熟读深思子自知”是有道理的也就是说，搜集材料不能满足于找到材料然后放在抽屉里，而是要通过阅读消化吸收最终装进自己的脑子里，只有装进自己脑子里的材料才是管用的

四、平时为主，临时为辅“台上一分钟，台下十年功J搜集材料也必须依靠平时积累，机关文稿写作与搜集材料也是这种“一分钟”与“十年功”的关系材料以平时搜集为主，可以减少临时搜集的忙乱和压力，临时搜集材料只能作为一种有益补充即使是领导临时交待要求搜集某一个方面的材料，只要平时注意积累，就一定会提高办事效率如果等到要动笔写作的时候才去搜集材料，那就被动而且为时已晚了所以，秘书工作者务必平时注意大量阅读材料，并认真做好笔记，及时消化吸收，把大量的基础性准备工作分散到平时去完成，一旦接受写作任务，大脑就会立即进入思考状态，材料已经在脑子里都是现成的，写作自然是水到渠成、信手拈来、倚马可待否则就要临时抱佛脚，要花费大量的时间和精力去找材料、阅读材料，从而势必影响整个写作的进度和完成任务的质量效率

五、融会贯通，推陈出新搜集材料的目的在于运用运用材料有直接引用、间接引用和化用等不同的方式直接决的实际工作问题等等作为领导人思想的反映，拟稿人不过是对此进行文字综合加工而已，这是机关参谋服务保障工作的重要内容讲话稿经过层层审签，最后送给讲话的领导人审定使用领导人在会议上讲话的方式千差万别、风格因人而异，有的照本宣科、有的脱稿演讲，有的边读边插话、有的完全自由发挥，有的慷慨陈词，有的平铺直叙，有的诙谐幽默，有的严肃平淡不管采取哪种方式，只要领导人在台上讲得顺畅、听众在台下听得认真、双方产生了互动共鸣,就可以说演讲效果是好的三是贯彻效果重要会议上的讲话稿和会议作出的决议决定等文件在会后一般都要印发实施讲话稿和决议等文件印发实施，目的是统一人们的思想认识，推动实际工作的深入开展因此，讲话稿和决议等文件的贯彻效果可以从这样几个方面来看一是人们对于领导讲话的反应，是高度评价、充分肯定、完全赞成，还是横眉冷对、充耳不闻、不置可否；二是有关工作部署和措施在实践中的具体落实情况，是不折不扣地得到了落实，还是有的落实了有的没有落实；三是讲话稿和决议等文件印发前后工作开展情况的对比，从工作进展情况看贯彻落实的成效总的说来，讲话稿和决议等文件印发实施之后，提高了人们的思想认识，推动了实际工作的进程，基层等各个方面反映都非常好根据这些情况，我们就可以说贯彻效果是好的通过上面三种效果的简要分析,可见机关文稿写作跟踪问效具有十分重要的现实意义文稿写出来之后，其生命旅程才刚刚开始作为拟稿人，要高度关注文稿在每一个阶段的有关情况，并根据有关情况总结调整自己的写作行为只有不断改进写作方法，才有可能逐步提高写作水平，从而更好地为领导当好参谋，搞好服务，同时实现自己人生事业的新跨越这就需要对于文稿写作进行跟踪问效第一，密切关注文稿的审签过程，分析研究领导人修改文稿的情况文稿审签过程有的顺利，有的不顺利顺利的时候，修改很少甚至没有修改，文稿很快就审批出来了不顺利的时候，修改很多甚至伤筋动骨，文稿审批费时费力作为拟稿人，对此要密切关注文稿审批出来了，要认真分析研究领导人的修改情况如果没有修改，是写得非常好而不用修改呢，还是写得非常差而无法修改呢？前者值得祝贺,后者则要推倒重来最为常见的还是具体文字方面的修改，要分清哪些是语法、修辞、逻辑方面的修改，哪些是政策、法律、事实方面的修改，哪些是文章技巧、机关习惯、人生阅历方面的修改通过深入仔细的琢磨，领会其中之奥妙，长此以往，必有所成这里还有一个态度问题，不管是哪个层级领导人的修改，都要一视同仁，只要你认真领会，都会有所收获因为你在琢磨领导人文字修改的同时可以了解领导人的某些思路，这些思路既有写文章方面的也有工作方面的通过文稿修改了解领导人思路，文字工作者得天独厚,可以说这才是问题的要害、最大的收获因为审批层次比较多，作出修改的领导人比较多，修改来修改去，难免会出个别差错，拟稿人在誉清的时候就要特别注意，既要尊重领导人的修改，但也不能将错就错，个别改错了的地方或者不通之处还是要负责地及时与领导人沟通并予以改正对错是原则问题，高低是水平问题，对于领导人作出的修改，只问对错而不论高低第二，亲自到会议现场去旁听，观察分析领导人演讲的实际情况我过去在省委办公厅工作时，最难忘的还是办公厅分管领导的敬业精神他虽然身处厅级领导高位，但在文字工作方面可以说是身体力行他不仅是省委主要领导文稿写作的组织者，同时也是一些重要文稿的具体执笔者很多时候，他与大家一齐上阵，与我们一样执笔操刀，这种情形是非常令人感动的经过仔细观察，我发现了一个有趣的现象，即凡是他经手的讲话稿（包括执笔起草、修改把关等），他都要到现场去听，而且边听边记录，听得很仔细很认真我没有看过他的笔记本，不知道他记录的具体内容，但这种做法给我一个很大的启发，让我认识到讲话稿起草是一个完整的过程，这个过程应该延伸到领导人演讲、会后印发等环节，而不是写完送审就了事那么，拟稿人到会场去听什么呢？一要听领导人在演讲过程中是否增加了新的内容；二要听领导人在演讲时是否流畅顺利；三要听现场与会人员的反应不光是听，还要记，记录插话等增加的新内容，记录此时此刻自己的感受想法，这些在今后工作中有的要具体落实,有的要认真总结，有的要予以改进第三，深入到基层市县甚至乡镇，倾听干部群众的具体反映党委一些重要会议上的领导讲话稿和文件印发之后，一般都会组织督查组赴基层辖区就贯彻落实情况进行督促检查拟稿人员如有可能，要尽量参加督查组，这对于了解讲话稿等文件的落实情况，反思自己的文稿写作工作是很有帮助的当然，也可以利用平时到基层调研的机会，在座谈会上、在行走之间、在休息的片刻，通过交谈来了解贯彻情况和基层的反映往往非正式场合、没有什么准备、不经意地说出来的话语最为真实总之，撰写效果关系到文字工作者的前途，演讲效果关系到领导人的形象，贯彻效果关系到实际工作的开展机关文字工作者要以贯彻效果为努力目标，以演讲效果为关键环节，以撰写效果为激励动力，从而把这三个方面有机统一起来，不断改进文稿写作，提升文字工作服务水平引用别人的思想观点需要加上双引号并注明出处，一篇文章里直接引用的材料总是有限的间接引用别人的思想观点既不加双引号也不注明出处，有时以别人的口吻进行转述，有时则是用自己的语气直接陈述，在一篇文章里如果间接引用的材料过多就会有抄袭之嫌，文风的问题往往也会由此产生,这是需要秘书工作者高度重视并引以为戒的化用是他为我用、推陈出新的一种处理方法，是运用材料的最高境界也就是说，我们平时大量阅读别人的文章材料，认真消化吸收其精华部分，联系本单位的工作实际，经过融会贯通并加以提炼、概括，最终形成自己的新思想新观点这种新思想新观点，既吸收了别人思想观点的合理成分，又思考了本单位工作的实际情况，是思想认识的一次创新、提高和超越写作是一项创造性的脑力劳动，搜集材料和运用材料当以化用创新为上西汉扬雄《法言•吾子》“或问‘吾子少而好赋？日然童子雕虫篆刻‘俄而曰‘壮夫不为也扬雄是西汉著名的辞赋家，他如此回答别人对他的称赞，与其说是谦虚，不如说是对于文章作用的否定在中国历史上，民族之间的战争频繁不断从军、戍边、建功立业，以此报效封建王朝的思想，在文学创作尤其是诗歌作品中得到了比较充分的反映这种价值取向对于当时机关文字工作者也产生了深刻的影响，最为典型的就是东汉班超根据《后汉书•班超传》记载，班超原来在官府抄写文书，与今天机关文字工作性质差不多，曾经扔掉笔叹息说，大丈夫应当到边疆去建功立业，争取封侯，哪能老在笔砚之间讨生活呢？后来人们就用“投笔从戎”比喻弃文就武这说明，怀疑机关文字工作的作用，历史上早有其人时至今日，也时常听到机关文字工作“无用论”、机关文稿写作“垃圾论”等一些负面的观点可以说，对于机关文稿写作、机关文字工作的功能，确实有一个如何认识和如何看待的问题这里只想谈几点感性认识

一、机关文稿写作的第一个功能就是参谋这是经过漫长的历史演变才形成的早在春秋战国时期,先秦诸子如孔子、孟子等为了推广自己的政治思想学说，采取的方法是周游列国，直接面见最高统治者，通过演讲、辩论、答问等说服对方接受自己的思想观点，从而对于政治走向施加影响思想自由、政治开放、百家争鸣，成为这一特定历史时期的亮丽风景但是，自从秦始皇统一中国，建立起中国历史上第一个封建王朝之后，情况就发生了根本性的变化皇权神授，皇帝作为上天之子，具有无上权威皇帝高高在上，九重宫阙，庭院深深，一般知识分子面见圣上比登天还难但是，中国知识分子“为天地立心，为生民立命，为往圣继绝学，为万世开太平”（北宋张载语）的人格精神，促使他们不畏艰险，必须与最高统治者就治国安邦等重大问题沟通思想屈原“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”（《离骚》），杜甫“致君尧舜上，再使风俗淳”（《奉赠韦左丞丈二十二韵》），都是这种政治理想的生动写照封建社会历朝历代的知识分子与最高统治者之间的思想沟通，已经不可能再像春秋战国时代那样直接面对面了，于是书表、策论、奏折等文章自然而然地承担起间接沟通思想的重任历代政治家很多也是辞章家，他们既有远大的政治抱负，也特别善于言辞表达，书表、策论、奏折之类公文之中产生了为数不少的雄文，如李斯《谏逐客书》、贾谊《过秦论》、晁错《论贵粟疏》、诸葛亮《出师表》、李密《陈情表》等都是历代散文中的名篇佳作还有生活在民间的广大知识分子，“风声雨声读书声声声入耳，家事国事天下事事事关心”，他们关心国家大事尤其是民生疾苦，通过著书立说，批判现实黑暗，开展舆论监督，表达崇高理想，对于当政者也产生了正面积极的影响所有这些，归纳起来，就是通过文章与统治者进行思想沟通，对于统治者的决策施加影响，用北宋司马光的话来讲也就是“资治通鉴二文章的资政作用，古往今来一脉相承，本质上是一致的今天的机关文稿种类很多，从政策形成过程看，包括调研报告、会议讲话稿、政策文件等三个大的方面其中，调研报告属于决策的前期分析，领导讲话稿属于酝酿统一思想，政策性文件则是决策的具体文字表达机关文字工作者自始至终都是在当参谋，为领导层进行决策当好参谋机关文稿参谋层次最高、内容最全、思路最明、作用最大，在各种参谋当中地位无与伦比

二、机关文稿写作的第二个功能是服务在机关起草文稿尤其是讲话稿，为领导服务的功能不言而喻文稿服务有主动与被动之分如果领导人事先有明确的写作思路，那么你只要认真地把领导的要求落实好、体现好、表达好即可，这就是被动服务而更多的情况是，拟稿人要先进行深入思考，率先提出写作思路并送领导审阅确认,按照领导认可或者补充完善的提纲进行写作，这既发挥了自己的主观能动性和参谋助手作用，又尊重了领导个人的要求,这就是主动服务文稿服务的质量有高低之分高质量的文稿必然带来高水平的服务，文字工作者务必在提高文稿质量方面下功夫这就要时刻站在领导人的角度立场，想领导人之所想，努力把领导人的思想表达好这里还有一个对于文稿的态度问题一般来说，拟稿人对于倾注着自己心血汗水的文稿怀有深厚感情是可以理解的，但机关工作人员毕竟只是代拟，所以一定不能存在占有的思想，充其量只能把它当作一个“产品”，而且“产品”的质量好坏不是自己说了算在机关日常现实当中，有的人把自己执笔起草的文稿当作自己的孩子，甚至于当作自己的私有财产，不管是谁进行了修改，他都会感到很不高兴很不舒服这是大可不必的我的想法是，把机关文稿当作自己的产品，拟稿人作为这种特殊产品的“生产”者，出手“产品”而可以留住方法这就好比一家老字号的中药厂，生产药品可以出售，但药品的配方是不会出售的年轻同志到机关从事文字工作，一定要注意在实践中不断总结出属于自己的“配方”，有了独家“配方”，你到哪里工作都会大有用武之地

三、机关文稿写作的第三个功能是保障在机关工作，保障的对象层次有高有低，保障的内容多种多样，保障的方式有明有暗有的人特别注重表面的、明显的、简单的保障，具有这些特征的保障工作一是简单易做，二是效果显露，三是汇报方便，总之能够让领导看得见，所以总是有人抢着干可是，机关文稿的保障功能，情况要复杂得多以省人大常委会工作报告起草为例，省人大各专门委员会的工作都要照顾到，要处理好人大常委会与“一府两院”的关系，要考虑省人大代表的评价，还要让作报告的常委会领导同志满意，所有这些方面都是文稿保障的内容范围,要让各个方面都认可，确实非常不易再譬如，你为别人办了一件具体的事情，办得努力、高明、成功，换句话说也就是保障得比较到位，最后别人肯定会客气地向你表示感谢，甚至于还要说一声“你辛苦了”之类的话但是，你起草一篇综合性很强的大稿子，焚膏继唇，苦思冥想，绞尽脑汁，在这个过程中付出的脑力艰辛，你既无法在别人面前予以再现，恐怕也不好意思专门向领导汇报详情一般人无法了解你的艰辛与努力，也无法欣赏你聪明才智的结晶更为主要的是，从事文字工作，任务重、要求高、压力大，整天都在沉思默想，只能埋头苦干，根本没有时间去宣传自己，有时为了把文稿写好竟然在领导面前据理力争，表现出十足的书生气如果碰到爱才识才的领导，则书生气十足未必就是坏事，他会认为你有才能、敢担当、为人正直如果碰到只看表面现象和只做表面文章的领导，书生气十足的后果就会令人担忧，文字工作者的前途就有可能重复北宋词人柳永“且去填词”（宋仁宗语）而“由是不得志”的命运办文、办事是目前机关工作的两大类别对于领导而言，办文、办事犹如鸟之两翼、车之双轮，不可偏废站在文字工作者角度看，一是要苦练内功，修行到家，以高质量高水平的文稿服人、立足、存世；二是在埋头苦干的同时也要抬头问路，要善于学习借鉴别人办事的经验，这样一来才能文武双全、全面发展；三是不要简单地进行攀比，无论在内容还是在方法以及在表现形式等各个方面，文字工作与其他事务性工作都有明显的区别千万不可把自己写文章的长处与别人写文章的短处进行比较，从而肯定自己而否定别人要提倡办文者兼顾办事，办事者兼顾办文，也就是说，文字工作者也要学会办事，事务工作者也要或多或少地搞点文字也就是要统。