档案管理制度参考模板5套

公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负责，统一管理

（三）公司档案具体工作由行政部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存

二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档

三、术语和定义

1、档案指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录

2、档案管理指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动

四、职责

（一）行政部门

1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;

4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导公司的档案管理工作；

5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识

（二）其他各部门相关人员

1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部门；

2、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件；

3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料

（三）各部门主管人员

1、批准对自己部门资料或合同复印件的处置

（四）总经理

1、负责对档案管理监督检查报告的审批

五、工作程序

（一）档案资料的收集

1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》；

2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政部门移交；A、归档范围及移交时间B、档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定C、档案资料的日常管理a）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存b）文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用c）文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中D、档案借阅a）借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；b）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；c）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；d）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；E、档案销毁a）对已经失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁b）执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字最后，把销毁目录和部门经理、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存

（二）档案管理细则

1、档案资料的归档范围a）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等;b）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；c）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；d）本公司领导的批示、指示等；e）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；f）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；g）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报；h）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；i）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；j）本公司发布的各类广告、宣传材料；k）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；1）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；m）财务档案资料；n）各种实物档案；o）其他具有利用和保存价值的文件资料

（三）档案资料的归档要求

1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全；

2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按两份原件存档经办部门根据实际需要留存复印件或影印本如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档

3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者、归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件；

4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存、并做好电子文件存储设备信息的备份工作；

5、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损

（四）档案资料的归档时间

1、即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档a）公司规定的密级文件；b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c）合同、协议书等正本及过程资料；d）公司干部任免的文件资料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；e）其他认为需要即时归档的资料、

2、定期归档a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；

3、电子声像档案的归档a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归；b）一般电子声像档案归档应定期完成、一般每三个月一次制成光盘脱机保管；c）每年三月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管

（五）档案交接

1、部门内档案交接部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》,由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证

（六）档案移交公司的流程

1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

2、行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

3、档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份

（七）档案保管

1、档案编号a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；b）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅；c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用；d）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订任何部门和个人不得随意修改；e）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅

（八）附则本办法由公司行政部指定并负责解释公司图书资料管理制度（备用）

1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政部统一订购；

2、期刊、杂志等的订阅，由行政部汇总各部门征订清单，报总经理审批后向有关发行部门订购；

3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类编号，统一保管；

4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅手续；

5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理，用完收存；

6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料

六、相关记录

1、《文件（合同）管理记录目录》

2、《文件档案移交目录》

3、《档案移交清单表》

4、《档案借阅审批单》

5、《档案分类编号表》档案管理制度第一条为规范公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案XXX在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况,特制订本档案管理制度第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息具体职责为、负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷1归档等；、负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档2案的跟进；、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；

3、负责档案提供利用服务；

4、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密5第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等第四条归档时间和归档程序、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际1需要由其负责人审定后须随时归档各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室、项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月2内各项目资料员统一整理后有序归档设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档、会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整3理后统一向公司综合管理部档案室归档、人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室4归档、声像、实物档案，在产生后及时归档

5、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档6第五条归档要求、归档的文件、资料必须完整

1、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组2卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系、电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破3坏与丢失，维护档案的完整与安全、各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份4数第六条档案的利用、档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数1据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。