「转」采购审计访谈：各部门100个问题提纲清单（收藏）

采购审计访谈各部门个问题提纲清单（收藏）100一直以来，采购审计都是审计部门重点开展的项目类型，而在实施采购审计时，访谈从来都是是获取基础信息和审计线索的重要手段近期，连续几个单位的小伙伴在交流过程中提到，采购审计访谈到底应该问哪些部门或岗位？到底应该问什么问题？问到什么程度？总的原则是要基于审计背景、目的，确定应该访谈的部门和岗位，一般而言，采购部门、财务部门、仓储部门、物流运输部门、研发部门、生产部门、销售部门都是需要考虑在审计访谈范围之内的，在确定访谈岗位时，建议先与各部门主管领导进行沟通，开展初步的宏观层面的访谈，再与具体管理人员或经办人进行访谈访谈技巧可参考内部审计访谈关键步骤、核心价值这个坑，千万别踩（收藏）24以下是基于梳理分享的采购审计［各类审计干货资源关注公众号内审网可查阅获取，内审网注］通用性访谈问题提纲（个），可供参考，需要提示100的是，小伙伴们一定要结合单位及审计项目实际情况和特点，根据需要进行调整、细化，不可简单生搬硬套

一、采购部门（个）38•请介绍贵部门的组织架构、人员及职责分工情况•贵部门制定了哪些采购相关的制度、手册文件？（为获取资料做准备）•请简要介绍采购整体流程•目前主要采购哪些物资或服务，各类占比大致为多少？•是否建立了采购预算管理机制，请简要介绍•贵部门如何制定采购计划？采购计划的依据是什么？计划会有调整吗？计划及调整如何审批？•采购订单审批过程中，是否会整体考虑分支机构库存而进行调拨，减少资金及库存占用？•采购过程中如何确定供应商？有哪些方式？有无评估供应商资质和信誉的标准？•对于供应商的谈判策略，贵部门是否有专门的指导原则或方法？•在期间内，是否开展过采购招标，请简单介绍招标管理工作XX•采购价格是如何确定的？（价格比较、谈判机制）•采购合同是如何签订的？采购部门审核合同时主要关注哪些内容？•采购过程中是否出现过供应商违约或质量问题？如何处理？•贵部门如何监控采购订单的执行情况？如何确保采购进度？•是否有定期评估供应商绩效的机制？评估结果如何应用？•采购过程中是否存在廉洁风险？如何处理、防范和控制？•贵部门如何管理采购档案和资料？（为获取资料做准备）•对于大额或重要采购项目，贵部门如何进行特殊管理或审批？•贵部门如何与其他服务部门（如财务部、仓储部、物流运输部）协调配合？•采购部是否与相关使用部门（如研发部、生产部、销售部）进行定期沟通，以了解其对采购物品的需求和反馈？•是否存在采购价格异常或波动较大的情况？原因是什么？•贵部门如何处理紧急采购需求？有无应急预案？•是否进行多分支机构联合集中采购•零星采购如何管理？•是否有对采购人员进行定期培训或考核的机制？效果如何？•贵部门如何收集和利用市场信息和行业动态？•是否有对供应商进行定期拜访或沟通的机制？•贵部门是否定期对供应商市场进行调研，以了解最新的市场趋势和供应商动态？•对于长期合作的供应商，贵部门是否有定期的合作关系评估机制？•采购过程中是否使用了电子化或信息化手段？效果如何？•对于环保、安全等特殊要求的采购项目，贵部门是如何管理的？•采购部是否设有内部质量监督岗位，以确保采购物品的质量符合公司标准？•采购过程中，如何确保供应商提供的样品与实际交货物品的一致性？•贵部门是否对采购订单的执行情况进行定期回顾和总结，以优化采购流程？•采购付款及账期如何管理，是否存在提前或延迟付款的情况？•采购部是否设有应急采购预案，以应对突发事件或紧急需求？•贵部门认为目前采购管理中存在哪些问题、不足？有何改进建议？•贵部门有没有觉察到相关工作痛点，有需要审计部门［各类审计干货资源关注公众号内审网可查阅获取，内审网注］协助推进的事项吗？

二、财务部门（个）27•请介绍财务部门在采购业务中的职责和作用，如采购合同、采购付款、发票管理、财务稽查与监督等•贵部门如何审核采购合同的财务条款？有无标准或流程？•采购款项的支付方式是怎样的？是否存在预付或分期付款的情况？•如何确保采购款项的支付及时且准确？有无相关控制措施？•有没有发现过异常提前支付或异常延期支付的情况？•对于供应商提出的发票或结算要求，贵部门如何处理？•是否存在供应商发票不合规或虚假的情况？如何处理？•贵部门如何与采购部沟通协作，确保账务处理的准确性和及时性？•是否有定期对采购相关账务进行稽核的机制？•对于采购过程中的成本节约或超支情况，贵部门如何进行分析和报告？•贵部门如何评估采购活动的经济效益？有无相关指标或报告？•是否存在与采购相关的财务风险或问题？如何防范和控制？•对于大额或重要采购项目的支付，贵部门是否有特殊管理或审批流程？•贵部门是否使用电子化或信息化手段进行采购付款及账务处理？效果如何？•贵部门如何与其他部门（如采购部、仓储部、物流运输部）协调配合，确保财务信息的准确性和一致性？•对于预算内的采购项目，贵部门如何进行预算控制和执行监督？•贵部门如何对采购过程中的资金流动进行监控和分析？•对于跨境采购或外汇支付，贵部门是如何管理的•贵部门认为目前采购管理中存在哪些问题或不足？有何改进建议？•财务部是否定期对采购相关的成本进行分析，以评估采购活动的经济效益？•对于采购过程中的税务问题，贵部门如何处理？是否有专业的税务咨询或指导？•贵部门是否对采购款项的支付周期进行监控，以确保现金流的合理使用？•财务部是否与其他部门合作，对采购预算的编制和执行进行监控？•对于大额采购项目的资金筹措，贵部门是如何安排的？有无专门的融资计划？•贵部门是否对采购过程中的汇率风险进行管理和控制？•是否知晓有关采购过程中的舞弊或违规行为，请说明？•贵部门有没有觉察到相关采购工作带给财务的痛点，有需要审计部门协助推进的事项吗？

三、仓储部门（个）16•请介绍贵部门在采购业务中的角色和职责•采购物品入库的流程和标准是什么？如何确保物品准确无误地入库？•贵部门如何对入库物品进行验收和检查？哪些部门会参与采购物资到货验收，验收标准是什么？•对于不合格或损坏的物品，贵部门如何处理？有无退货或索赔机制？•仓储物品的库存管理和盘点制度是怎样的？执行情况如何？•贵部门如何确保库存物品的安全和完整？有无防盗或防火措施•贵部门如何与其他部门（如采购部、财务部、物流运输部）协调配合，确保物品在采购、入库、出库等环节的顺畅流转？•是否存在某些采购物资库存积压、存在质量问题或滞销的情况？是否有针对此类问题建立信息汇报传递机制？•贵部门是否使用电子化或信息化手段进行仓储管理？效果如何？•对于特殊物品（如危险品、易腐品）的入库验收和仓储管理，贵部门有何特殊措施和要求？•贵部门是否对库存物品进行定期的养护和维护，以确保其质量和性能？•仓储部是否设有安全监控系统，以确保物品的安全存储？•对于过期或滞销的物品，贵部门如何处理？有无专门的处理机制？•仓储部是否与其他部门合作，对库存物品的需求进行预测和规划？•贵部门如何收集和利用仓储数据和信息？是否有助于推动改进采购管理或决策？•贵部门从仓储管理角度，认为目前采购管理中存在哪些问题或不足？有何改进建议？是否知晓相关采购舞弊问题？

四、物流运输部门（个）17•请介绍贵部门在采购业务中的职责和作用•有我方负责运输的采购业务多吗，一般为哪些类采购•采购物流运输过程中的风险点有哪些？贵部门如何控制和防范这些风险？（如装车过程检查）是否发生过相关物资损毁、到货延迟及责任争议情况，如何处理？•贵部门如何确保采购物品按时、安全地送达目的地？•对于紧急或特殊要求的采购物品，贵部门如何安排物流运输？•物流费用的核算和支付方式是怎样的？有无成本控制措施？•贵部门如何与采购部、财务部、仓储部等部门协调配合，确保物流信息的准确性和及时性？•贵部门是否使用电子化或信息化手段进行物流管理？效果如何？•对于跨境采购的物流运输，贵部门是如何管理的？有无特殊要求和流程？•贵部门如何收集和利用物流数据和信息？是否有助于改进运输效率或降低成本？•对于环保、安全等特殊要求的物流项目，贵部门是如何管理的？•物流部是否设有专门的运输协调岗位，以确保运输过程的顺畅和高效？•对于紧急或特殊要求的物流需求，贵部门如何快速响应并安排运输？•贵部门是否对运输车辆和设施进行定期的检查和维护？•物流部是否对运输人员进行定期的安全培训和考核？•贵部门是否对物流运输的成本进行定期分析和优化，以降低运输成本？•贵部门从物流运输角度，认为目前采购管理中存在哪些问题或不足？有何改进建议？是否知晓相关采购舞弊事宜？

五、研发/生产/销售部门（个）2•贵部门在使用相关采购物资或服务过程中，是否有发现问题，请具体介绍？•贵部门从职责角度，认为目前采购管理中存在哪些问题或不足？有何改进建议？是否知晓相关采购舞弊事宜？以上访谈问题提纲可以根据实际情况进一步细化和调整，更多审计干货资源关注公众号内审网可查阅获取在访谈过程中，审计人员应注意倾听、观察和记录，以便获取准确、完整的审计线索和信息—THE END—。