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一、需求背景恒丰银行费用管控系统解决方案是在恒丰银行总行支配财务部联合科技部门和第三方开发公司依据前期的调研及确定的需求而形成的在总行支配财务部提出内部管理需求文档基础上,研发部和第三方开发公司会同支配财务部费用管理人员进行了现场的沟通,在此沟通的基础上,进一步明确了行内的费用管控应用需求,为制定切实可行的方案打下了坚实的基础企业简介
1.1恒丰银行于2003年经中国人民银行批准,经过整体股份制改造,成为一家全国性股份制商业银行英文名称为Evergrowing BankCo.,Ltd.总部设在山东省烟台市目前,设有青岛分行、济南分行、南京分行、杭州分行、成都分行、重庆分行、烟台分行、福州分行、昆明分行、西安分行、宁波分行等11家一级分行,在苏州、绍兴、东营、义乌、济宁、滨州、乐山、温州、无锡、达州、南充、聊城、德州、潍坊、南通等地设立15家二级分行,共148家分支机构正在主动运作北京分行、上海分行等机构的设置,加快推动“全国布局、走向世界”战略目标2008年6月胜利引进新加坡大华银行为战略投资者先后获得“中国企业500强”、“中国诚信企业”、“中国经济十大诚信示范单位”、“30年中国品牌创新奖”、“全国金融业扶持中小企业发展示范单位”、“中国十大最具竞争力银行”、“中国十大标记性银行服务品牌”、“中国经济百佳诚信企业”、“全国支持中小企业发展十佳商业银行”、“全国支持中小企业发展优秀金融机构”、“中国现代服务业十佳优质服务金融机构”、“中国优秀企业”、“中国服务业企业500强”、“最具影响力企业(全国)”、“全国巾帼文明岗荣誉称号”、“中国金融行业最具竞争力品牌”、“建设创新型国家十大杰出行业”、“中国金融企业慈善榜•银行业突出贡献奖”和“山东省文明单位”、“山东省思想政治工作优秀企业”、“山东省诚信纳税企业”、“山东省纳税先进企业”、“山东省内部审计先进单位”、“山东省重点服务业企业”、“山东省服务业先进单位”等100多项荣誉称号拥有“中心银行公开市场业务一级交易商”、“国家财政部国债承销团成员”、“全国银行间债券市场首批双边报价商”、“国家政策性金融债券一级承销商”、“全国凭证式国债承销商”、“企业短期融资券主承销商”、“全国银行间债券市场结算代理行”、“全国国债协会理事级会员单位”、“全国银联卡会员•股东单位”等市场准入资格,为银行今后发展供应了珍贵的资源优势恒丰银行预算报销现状
1.2恒丰银行员工的预算报账过程目前采纳多套系统进行建设,在报销过程有许多工作都是手工管理的方式,一般费控系统包括部门费用预算编制、(出差等)申请单据填写、逐级审批、借款、报账、网银付款、财务处理等流程目前恒丰主要借助系统有财务管理系统、0A系统、网银系统,但是各系统都孤立运用,无法实现业务的有效协同和集中作业处理,存在许多缺陷•各系统之间相互孤立,无法形成有效的业务集成作业,无法实现数据的自动流转;•基础数据不能标准化,无法实现总行、分支机构之间的统一化管理,无法集中分析;•单据填写效率低员工每次报账或借款均须要填写大量重复的信息,如部门、付款信息等,而到财务进行处理时又须要进行重复录入系统•业务审批效率低员工须要拿着每份单据找到各级领导进行审批,假如遇上领导出差,则须要等待很长的时间,这极大的降低了报账审批的效率•财务审核效率低财务人员审核单据必需对每一份纸面单据的审批金额进行复核,并须要核对众多困难的业务信息在做账务处理时,必需将纸面单据中所包含的众多信息录入到账务系统中去,使得会计人员无法脱身于繁杂的机械劳动•无法提取有价值的信息员工报账的数据可以广泛应用于资金管理、决策分析,等诸多财务管理领域,由于传统的报账方式下,这些数据分散于纸面的单据中,没有可行的方法进行汇总分析,使得企业损失了大量的信息资源•内部限制不力由于采纳纸面的审批方式,须要每个员工熟知该单据须要审批到哪一层次,而由于没有系统的流程管理,审核会计必需花费大量的精力对流程进行复核,并且仍旧存在出错的可能性•数据核对工作量大由于各系统之间孤立,各系统之间分别处理,因而也就须要数据相互核对,由于处理的口径和规则的不一样,对账工作量巨大恒丰银行信息系统应用需求
1.3通过对现有财务系统、报销流程、预算管控体系的反复梳理,基本明确了恒丰银行内部预算报账系统应用目标,主要的应用目标有•实现全公司费用预算管理,实现费用预算导入、调整、执行状况的全面管理,实时掌控预算状况,实现费用预算的自动限制;•通过报销系统实施,报销效率大幅提升,基本上实现每周报账到位;•通过报销系统实施,可以由各部门或机构实时了解各单元的费用开支状况;•便于总行和分行加强管理总行下达两率后,分行可以精准驾驭必需开支的费用;•总行对管理部门费用管理也将更加到位,总行对分行“两率”下达更具有针对性;•通过报销系统,实现与0A系统单点登录或者流程审批互通,提高报销效率;•通过和核心系统直连,提高支付效率,削减支付错误,实现自动对账;详细的功能应用需求明细整理如下序号需求内容详细要求备注1技术要求1开发语言B/S架构,JAVA开发技术2用户支持支持全行1万名以上员工业务处理3平安性支持CA认证登录/Ukey等4其他支持图章管理/电子图章2应用要求支持专项预算、部门经费、战略级项1支持不同类型费用预算目预算编报;编报、变更、追加、审批支持预算审批;支持EXCEL敏捷导入;支持版本管理;支持上年结转;针时大额支出需提前申请;2支持费用提前申请费用申请占用预算,后续支持释放;支持选购类合同的填报和申请;
(3)支持领用、借款、发票交回处理等全流程的线上报销处支持部门统一报销和全员报销两种模式理单据要参照预算生成,没有预算不能生成单据;支持授权代发起及审批费用报销大额支出参照费用申请支持借款账户管理实现报销冲销借款,多借多冲实现费用科目及费用类别权限管控实现预算超额时,强制和非强制约束报销的支持支持干脆领用支票状况;支持先借款后报销状况;支持干脆报销业务处理;支持上传附件功能支持高清仪调用接口没有附件单据不能提交能够定制报销模板、打印模板支持单据二维码生成支持扫描单据查单、审核支持自动的行内系统付款支持单据自动传核算系统支持自动生成财务凭证支持审批流图形化设置;
(4)支持敏捷多变的审批流支持会签、加签、并签、抢占、退回设定多种签署模式支持批量办理及审批(需批量查看审批内容)支持流程办理绩效督办提示支持在审批界面干脆查看单据支持不同节点可查看不同单据视图支持授权流程发起支持授权流程审批支持流程托付功能支持流程探讨区可针对每一个单据发起探讨,探讨结果可作为审批依据探讨区支持微信权限变更审批流要敏捷调整支持在线的审批支持和0A的审批集成支持微信移动审批支持邮件、微信消息提示支持核算系统和支付系统的对接5行内系统支持支持依据人员账户进行汇总付款支持支付状态的返回查看支持二次支付6针对工资、保险、选购支持其他非报销类的付款登记等其他支出支持参加整个预算统计7账表查询各单位实时查询到预算执行状况总行能实时查看到全行费用状况按管理要求多维度的统计需求实现和现有0A系统账号权限同步3集成需求实现在现有0A系统上门户集成实现和现有0A系统审批消息集成实现和高拍仪干脆调用实现和手机拍照功能集成,支持发票拍照上传须要能够支持和影像系统集成支持条码打印、扫描枪扫描支持与HR系统的组织、人员同步支持与恒丰支付系统的无缝对接支持与恒丰核心系统的记账凭证传递恒丰银行信息系统应用价值
1.4通过变更手工报账模式,借助网上的报账信息系统,将能够为恒丰银行创建较大的经济效益主要体现在如下以下几个方面•降低报账和业务审批成本,简化员工的报账过程传统的报账中,员工须要带着纸面单据找到各层领导,整个单据签完字,往往要耗费员工大量的工作时间其次,员工的报账也严峻影响了领导的工作效率,不断的工作时间的签字打搅,也使得领导无法正常支配自己的工作网上报账的推行,可以实现通过网络进行干脆审批,做到报销人员和审批人员相分别,从而可以有效提高审批效率,降低报账和审批成本•提升员工满足度网上报账系统的实施,使得原本须要数周的报账周期缩短为一周以内,在各环节均很顺畅的时候,甚至可以在2天内获得报账款,极大的提高了报销效率,提高了员工的满足度,也提升了财务部门在员工心目中的地位实施网上报账系统后,财务从审核,到入账,到付款的整个流程均透亮的展示在员工面前,财务对单据所做的任何调整和审核修改均可以即时的反馈到员工那里这种透亮的流程和业务处理模式,使得员工不再担忧自己是否可以刚好收到报账款,可实时追溯报账处理进度状况•降低财务审核成本,提高财务服务效率网上报账系统可以进行大量的系统审核设置,从而极大的简化了审核的工作量通过通过审批可以使得报销过程透亮化和清楚化,实现过程的可追溯性,从而使得财务审核人员足不出户,做到财务人员与业务人员分别,极大地降低财务审核成本同时由于可以将网上报账与核心系统进行对接,从也大大的简化了财务的工作在没有施行网上报账时,全部的账务必需手工录入,这样在审核会计岗位须要投入大量的人力,加大了财务人员的工作强度而通过网上报账的推行,审核完成后的业务单据记账结果可以自动传递到核心系统,使得其工作量快速降低•提升财务部门形象网上报账系统极大的拉近了财务部门和业务部门之间的距离作为财务面对业务的门户,它很大程度上提升企业中财务的形象,同时,可以很大程度上提升恒丰银行总行的财务信息化水平•加强和落实内部限制网上报账系统的推行使得企业可以进一步完善其内部限制传统的单据审批模式,常常会出现员工越级审批,以及财务被动复核其流程合理性的状况网上报账系统通过其内部的预设流程,使得单据被推动的步入正规流程,使得报销过程规范化、透亮化,有效落实恒丰银行内部管理制度的要求•提高信息质量成本传统的报账模式存在巨大的信息质量成本由于员工填写的报账单据中存在大量的管理信息,以及计算过程,这些信息涉及许多专业数据,如项目、合同等,靠手工填写的数据出现错误的几率很高,这使得后期财务须要耗费大量的时间去核实数据并更正财务在线系统通过在系统中预设的方式,员工填写单据近须要选择,许多计算系统也自动完成这样使得出错的几率大大降低。