职业技术学院公文处理规定

职业技术学院公文处理规定为使我校公文处理工作进一步规范化、科学化、制度化，提高公文处理工作效率和公文质量，根据《中国共产党机关公文处理条例》（中办发［1996）14号）、《国家行政机关公文处理办法》（国发［2000）23号）和教育部公文处理的有关规定，结合我校实际，制定本规定第一章总则第一条学校办公室是学校公文处理的管理机构校内各部门单位公文处理工作应明确有一位领导同志分管本部门单位公文处理工作，具体由各部门单位办公室（或综合办公室）负责，不设办公室（或综合办公室）的部门单位应当指定专人负责并报学校办公室备案公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备相关专业知识第二条公文处理包括收文和发文，收文一般包括接收、登记、编号、拟办、签批、承办、催办、督办、立卷、归档等程序；发文一般包括拟稿、会签、核稿、拟办、签发、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档等程序第三条公文处理应当坚持实事求是，按照精简高效的原则，做到及时、准确、安全、保密第二章公文种类签报职能部门处理并反馈如需校领导签署意见，一般应先由职能部门签署意见后将签报送学校办公室签收登记，由学校办公室送校领导签批除特殊紧急情况外，各部门单位不得自行呈送校领导向学校请示事项的签报一律不得同时报送多名校领导，应先送学校办公室转送相关领导在同一公文上作批示校内部门单位呈送的涉及财务开支的请示、报告,报分管校领导和分管财务的校领导会签第十七条公文发送、传递过程中严格执行签收制度，送文单位和收文单位均应登记备案，并注明来往去向第十八条凡涉及几个部门单位工作的校级公文，先由主办部门单位会同有关部门单位负责人审核并签署意见，再送学校办公室进行核稿不得呈送意见不一致的文稿第十九条学校领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名、审批日期，其他审批人圈阅视为同意，没有请示事项的，圈阅表示已阅知第二十条校内各部门单位需要以学校党委、学校或学校办公室名义制发公文，由本部门单位按照学校办公室设计的公文统一格式模板草拟文稿，贴上公文撰制单，经本部门单位负责人审核签字，将文本版和电子版同时送交学校办公室核稿，签署呈报意见后，由拟稿人按呈报意见将拟发公文送学校领导签发对已签发的公文，由学校办公室标注发文字号、盖章，由拟稿部门单位分发在核稿过程中，对不符合要求的公文，学校办公室应将文稿退回拟稿部门单位进行修改第二十一条以学校党委、学校名义对上级的请示、报告，经分管校领导审核并签署意见，由党委书记或院长签发以学校党委、学校名义致函向不相隶属机关单位商洽工作、询问和答复问题、请求批复的公文，由分管领导签发关于学校党委、学校日常工作运转的公文，由分管领导签发涉及重大事项和全局性工作的发文，由分管校领导签署明确意见,再由党委书记或院长签发以学校办公室名义的发文，由学校办公室主任签发，文中如写有“经党委会同意”或“学校行政办公会同意”，应报分管校领导签发第二十二条学校党委、学校召开专题会议纪要，由学校办公室主任签发；对涉及重大决定事项的专题会议纪要，经分管校领导审核把关签署明确意见后，再由党委书记或院长签发第二十三条公文送交学校办公室核稿的时间应比正式发文时间提前3个工作日及以上需加急办文的，由拟稿单位负责人在“公文撰制单”上“备注”栏说明需加急办理的原因并根据实际需要确定紧急程度，“特急件”一般应至少提前1个工作日，“急件”一般应至少提前2个工作日送达学校办公室无紧急原因简要说明的，学校办公室可按通常发文核稿时间办理第二十四条签发人出差期间，如遇办理急件公文情况,需党委书记、院长签发的，经请示同意后，由分管校领导签发；需分管校领导签发的，经请示同意后，由学校办公室主任签发第七章立卷归档第二十五条公文办理完毕，应根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理（立卷）、归档特别是对于已办毕的上级机关文件，应在文件办毕后的3个工作日内将文件退回到学校办公室第二十六条公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，有关人员要注意做好保密工作，确保党和国家秘密的安全严禁各部门单位和个人复印“三密”文件，若需复印，须经学校办公室主任批准复印的“三密”文件要按原件保密要求保管，并按时交回第八章附则第二十七条本规定自2009年1月1日起执行第二十八条凡学校以前颁布的与本规定不一致的，以本规定为准第四条学校公文种类大体包括:

（一）决议适用于经会议讨论通过的重要决策事项

（二）决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排

（三）指示适用于对下级布置工作，提出开展工作的原则和要求

（四）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法

（五）通知适用于发布规章，任免和聘用干部，传达上级指示，转发、转批、公文，发布要求下级办理和有关部门单位需要周知或者共同执行的事项

（六）报告适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级询问，不得夹带请示事项

（七）请示适用于向上级请求指示、批准，一般一文一事，只写一个主送机关

（八）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况

（九）批复适用于答复下级的请示事项

（十）规定适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范

（十一）函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等

（十二）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项第三章公文格式第五条公文用纸采用国际标准A4型（210mmX297mni）,文字自左至右横写，在左侧装订张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定第六条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成其中

（一）发文机关标识（版头）应当使用发文机关全称或者规范化简称我校公文版头主要有“中共**职业技术学院委员会文件”、“**职业技术学院文件”、“中共**职业技术学院纪律检查委员会文件”、“中共**职业技术学院委员会办公室文件”、“**职业技术学院办公室文件”、“**职业技术学院工会文件”、“共青团**职业技术学院委员会文件”、“中共**职业技术学院委员会”、“**职业技术学院”等

（二）发文字号应当包括机关代字、年份、序号联合行文,只标明主办机关发文字号我校发文字号主要有“鄂职院党文”、“鄂职院文”、“鄂职院党办文”、“鄂职院办文”）发文字号用3号仿宋体字，居中排布，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“〔）”括入，序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字

（三）上行文应当注明签发人姓名其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话签发人姓名平行排列于发文字号右侧发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名

（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号红色反线下空2行写公文标题，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布

（五）主送机关位于标题下空1行，左侧顶格处，用3号仿宋体字标识，主送机关名称后标全角冒号

（六）正文用3号仿宋体字文中如有小标题可用3号宋体字（加粗）或黑体字正文中的结构层次第一层为“

一、”,第二层为“

（一）”，第三层为“

1.，第四层为“

（1）”公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和惯用语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字

（七）公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件

1.XX）；附件名称后不加标点符号附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）（A）成文日期以负责人签发日期为准；联合行文以最后签发者签发的日期为准；学校有关政策条例性公文，以决策机构批准日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“0”，右空4字标识

（九）除会议纪要外，向校外发出和留作存档的公文应当加盖印章印章上不压正文，下压成文日期单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期成文日期右空4字；加盖印章应上距正文2mm—4nini,端正、居中下压成文日期当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，两个印章均压成文时间，两印章之间相距不超过3mmo当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文日期和正文之间当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决

（十）公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行

（十一）“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字；词目之间空1字

（十二）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送“，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关

（十三）印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字印发机关左空1字，印发时间右空1字印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识

（十四）页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线单页码居右空1字，双页码居左空1字空白页和空白页以后的页不标识页码第四章公文行文关系第七条学校及学校各部门单位的行文应根据机构设置职权范围和各自隶属关系确定

（一）学校、党政部门可以对上对下行文，也可以同其它有关单位和院校之间互相行文以中共**职业技术学院委员会或**职业技术学院发文字号行文，必须是关系全局性的,重要的、方针政策性问题的决定，通知等等，以及对上级机关呈送的重要公文

（二）各职能部门以学校名义行文，或与有关部门联合行文，须经学校办公室审核并按规定程序办理以学校名义行文必须是向上级有关部门请示、报告，学校某一方面的重要工作，或与有关单位商洽的事项，其它校内一般性行文,用学校办公室名义转发

（三）校内各党政部门以部门名义行文一般使用“中共**职业技术学院委员会”和“**职业技术学院”函件发文机关标识（版头）校内各教学、科研及教辅单位等需以单位名义行文的，可用“**职业技术学院”函件发文机关标识（版头）或者可根据需要经学校办公室批准后，印制和使用各自的函件发文机关标识（版头）

（四）校内各部门单位原则上不得越级请示、报告工作，因特殊情况，必须越级的，应同时抄送越过的上级或主管部门第五章公文办理第八条学校办公室负责接收上级部门和外单位发送给学校的文件、信函等校内各部门单位直接收到上级机关来文时，应立即送交学校办公室，由学校办公室按规定办理学校办公室收到文件、信函等，凡收件人署领导同志个人姓名的，送领导同志拆封第九条学校办公室签收的公文，一般分为办件和传阅件学校办公室收文后，先登记，并贴上文件处理签，学校办公室主任（或副主任）签署拟办意见，然后根据拟办意见，呈送有关校领导阅批重要文件，呈党委书记、院长阅；业务文件，按职责分工，呈分管校领导阅；具体事务性文件，批转有关部门阅办，如涉及到两个及以上部门办理的，应指明主办部门第十条与学校关系不大的一般性来文，由学校办公室编发来文目录，或摘报给相关校领导校领导根据需要，可要求学校办公室协调处理范围不清的由学校办公室主要负责人协调处理第十一条学校办公室工作人员按拟办意见将文件分别送达学校领导或有关部门校领导阅示后的文件，依批示将公文（或公文复印件）发给承办部门办理，承办部门领取文件时，须在学校办公室收文登记簿上签名第十二条收发公文要及时，对指定期限上报的公文，各部门单位应按要求提前做好准备，在规定的时间内办理，尽量避免临时急于报呈校领导阅批的情况发生校内各部门对于校内各单位上报和学校办公室签转的公文要及时处理，一般不超过7个工作日，急件一般不超过3个工作日学校办公室要负责催办、督办，防止漏办和延误第十三条学校领导给予明确批复意见的公文，由学校办公室及时通知拟稿单位取回办理如学校领导未予明确批复意见或意见有歧义的公文，学校办公室将视实际情况确定原件是否退回拟稿单位，并将有关办文情况由学校办公室及时通知拟稿单位对需转送其它部门办理的公文，学校办公室应及时将文件流向告知拟稿单位，以便拟稿单位追踪办理对紧急公文应提出办理时限第六章公文审批第十四条校内各部门单位报送学校领导审批的公文，必须经部门单位主要负责同志签署报送意见，再送交由学校办公室按照学校领导分工呈批，重大问题按程序报送党委书记、院长或提交党委会、行政办公会讨论第十五条公文拟稿部门单位和相关核稿人对呈报学校领导审批的待发文稿应加强审核，切实保证发文的质量审核的重点是内容是否符合国家法律、法规及其它相关规定,是否符合学校的相关制度规定；是否符合行文规则；涉及一个或多个部门职权范围的事项是否已协商、会签；公文格式、语法、文字是否规范，语句是否通顺等第十六条校内各部门单位向校领导或有关职能部门提交请示、报告或意见等，一律使用《**职业技术学院签报》，并应严格按照《**职业技术学院签报》格式模板拟稿属于学校职能部门职权范围内的具体问题，各部门单位应当直接。