《办公室实务》第七、八章练习2

第七章练习

一、单项选择题

1.文员做会议记录时,可以在会议记录中oA,加入自己的主观意见B、不记录议题C.与发言人用词不一致但意思完全一致D.对所做内容做评论

2.以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？

3.文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？

4、科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职46工代表等，共人，会议文4秘人员和其他服务人员人，5会议时间为小时参加会2400议人员月平均工资为元，600其他收入元，假设一个308月工作天、一天工作小时会议后勤费用开支有200文件材料费元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，10餐费每人元请计算P166会议的成本

5、本单位为了推进工作开展，拟制定近二三年成中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈An

五、案例分析题

（1）车场也没有……问题假如你是刘小姐,对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？⑵假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？⑶从这件事中你得到了什么教训？

2.公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期9:0011:00上午到召开销售员会议，要求小刘通知有关人员小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了一吉到星期二下午经理问她会议通加了没若.她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，J请务必出席830星期四上午左2右，有个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了,坐了一会就900走了左6右有个销售员来了，什说，么资料也没带,其中两个他们已经约好客户在100010见面到了点,・4只剩下位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴公司一12共有位销售员，事后去问4另外位，他们说，根本没有看到通知经理对小刘非常不满请问，小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？

3.为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知小万一边写一边想,有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了于是他写了如下的通知会议通知42经局领导决定，兹定于月9日上午时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席小万将通知下发后不久,就接到了不少部门的电话询问开什么会议，言谈中A.B口字型、教师型C DU、圆桌型、字型

3.上司决定参加某个会议时，文员不应该（）A.只在便签上写好会议名称B.除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料C.如集第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D.和上司先充分沟通,颇有些责怪的意思问题一小万错在哪里？应该怎样写这份会议通知？过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会,有数百人参加，小万负责会议材料工作会议上,听完报告后，进入小组讨论这时却出现了麻烦,不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎,没有更正一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去,会场上出现了一阵骚乱问题二作为大会组织者,小万错在哪里？针对这样的紧急情况，他应采取什么措施

一、单项选择

1.C2,C

3.A

4.D

5.C

6.B

二、判断题

1.对

2.对

3.错

4.错

5.对

三、简答题

1.遵循法律法规、合理制定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本

2.会议名称；会议记录人的姓名、盖章；会议开始、结束时间；会议地点；议题；主持人、主席；出席者名单；会议经过的情形及结论；相关的资料；下次会议预定时间

3.会议既要具有沟通情况、交流经验、统一认识指导工作的作用，可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行有两种形式

1、决议性会议纪要；

2、周知性会议纪要

四、设计题

1.

（1）会议的名称；

（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；

（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；

（4）地点（具体电话号码等;者的联络处、⑺开会所在地，建筑物名称、在几楼几号会议室）；

（5）议题（或者议事日程）；

（6）主办几楼、电话号码（必要时可附上地图）；

（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等

2.

（1）要替搭车回去的人安排车子，

（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；

（3）有留话时，切记务必传达；

（4）检查会场有无物品遗漏，

（5）要为参加会议的人员送行，

（6）文秘人员离去前要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭

（7）桌、椅早先若有移动，必须还原;洗海烟灰缸、茶具等，并收拾妥当,倒去垃圾；

（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回;

（9）关紧门窗并上锁；

（10）通知会场的管理单位，会议已经结束

3.文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容做一个总结结构的构思，简略记下发言的要点；会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间；对发言内容加以引导，提醒时间有限；在会上可分配工作任务，认真倾听其他人意见，不要当众批评某个人，最后作总结，统一认识;要求与会者记笔记，自己做好笔记并把每次会议纪要的打印件放进文件夹，以作查证

5、

（1）座谈会邀请对象必须去是对部门工作熟悉，能独立思考、又敢于发表意见者；

（2）座谈会以小型为主，人数以

七、八人为宜；

（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；

（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；

（5）详细的记录或由文秘人员在不引人注目的座位上去做；

（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短；

（7）会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松

五、案例分析题

1.

（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；

（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办？

（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程;

（4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时;⑸联系新的租赁公司加急送一台放映机〈或原租赁公司再送一台）；

（6）召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；

（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等；⑻不能仅凭电话联系，应实地查看；

（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）

2.答案

1.

（1）应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单；

（2）打印好书面通知⑶在三天内，当面发放通知或电话通知到名单上的每个人；

（4）通知不能写在布告栏里,可能不被人注意；

（5）通知上应写清会议时间、地点；

（6）应详细写清会议内容，应做好哪些准备；

（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作

3、问题一会议通知缺少主题（议题），时间上缺少从几点到几点，请哪些人出席不明确，发放会议通知要交到会议出席手上，可进行说明解释如本人不在，应请代收人签字，打电话确认是否出席问题二会前准备工作的每个细节问题都应认真对待小万没有认真校对材料，最后也没能仔细审查所有会议材料,加以改正补救措施可以是小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边，耳语几句，又拿出底稿解释了一翻，作了自我检讨，终于扭转了尴尬局面代表们按原来小组划分展开了讨论此办法是其中的一种第八章练习

一、单项选择题

1.在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一种是具有（），了解要求约会者A.的心理社交能力B.说话技巧C.听话的能力D.听写的能力

2.以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项）o是不适宜的（A.以电话方式决定面谈或开会的仲要预定计划，不再用以书面形式确认B.上司和文员必须在周末核对下周的行动计划,每天早U上核对当天的行动计戈C.如果会议的主办者是上司，就要确认（至少在举办日的

二、

三、天前）会议室D、会议、面谈所必需的文件及资料，要在前一天就准备好

3.文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（A.如果用写信的方式,在估计对方收到信后，再打电话确认B、告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知C,对方越忙越必须早一点联络D、如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会

二、简答题

1.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？

2、文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？答案

一、单项选择B

2.A3,D

二、简答题

1.要获得上司的许可；如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的的时间等等；约定好之后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上，还应准备约会所需要的文件资料星期一早上、周末、即将下班之前、午餐避免前后不要安排约会；对方的休息日、在会议进行中链式以电话联系的不便

4、会议中有时有人会要求把他发言的一段不做记录处理，这时文员应（）A.不理睬B.不征求主持人意见,停止笔录C.征求主持人意见，停止笔录，不关录音机D、征求主持人意见，停止笔录，关录音机

5.文员进行会议的计划节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；公司有重大活动的那一天不宜安排约会；地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否要保密、是否需要就餐等因素

2.有电子提示系统和人工提示系统电子提示系统的做法在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应随着情况的变化不断编排和修改输入的信息人工提示系统的做法设计基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件和准备时，不应该做的是A、文员按照上司的指示,应事先调查时间安排对参加者是否方便B.什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度C.会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少做决定D、文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工

6.有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务A.准备资料B.发表意见C.现场服务D.会见或会谈记录

二、判断题

1.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方位有效，因此文员应仔细核对出席人数（）

2.如果会议气氛紧张,且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点,以消除紧张的气氛（）

3.会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责（）

4.假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知）废弃，以免干扰其他事情（o

5、代表会议依法定期召开,与会代表必须达到人数方位有效，因此文员应仔细核对出席人数（）

三、简答题

1.提高会议效率可以有那些做法？

2.文员所作的完整的会议记录应该包括那些事项？

3、简要说明会议纪要有什么作用，有哪两种形式？

四、设计题

1.康桥宾馆位于本市南京45西路号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，1115某企业准备在月日上9:0012:00导主召开全厂中层干部大会,讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室这次会议由总经理办公室负责安排办公室主任让小付拟一个会议通知他应该考虑哪些问题？

2、某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾,为圆满结束这。