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8.
2.1目录著录项目目录著录按DA/T18-1999规定执行著录项目中全宗号、目录号或类别号、案卷号、案件名称、责任者、文献起始时间、文献终止时间、卷内文献份数、保管期限、数据库级别载体类型等为必须著录项目，密级分类号、主题词或关键词、载体规格、载体数量、附注全文标记等其他著录项目为选择著录项目
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2.2责任者同
5.5o案卷的责任者指实行行政处罚的机关或组织的全称或规范化简称
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2.3数据库级别指计算机系统内围绕某一案卷建立数据库的情况一般分为“1”、“2”、“3”三级，其中，“1”代表只有案卷级条目；2”代表既有案卷级条目，又有文献级条目；“3”代表案卷级条目、文献级条目、文献全文内容都有
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2.4载体类型档案的载体类型分为纸质档案、图像档案、影像档案和声音档案等
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2.5密级密级是档案保密限度的等级以卷内文献密级最高的文献作为案卷的密级,按GB/T7156-2023规定名称与代码见表2密级著录时，著录汉字代码公开级、国内级可不著录表2文献保密等级代码名称汉字代码公开级公开国内级国内内部级内部秘密级秘密机密级机密绝密绝密级
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2.6分类号按照《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录案卷内容有多少主题就标引多少个分类号多个分类号之间用”间隔
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2.7主题词或关键词主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组关键词是在标引和检索中取自文献题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组各词之间用”间隔主题词按DA/T19T999规定及专业、本单位的规范化词表进行标引
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2.8载体规格标准的格式档案，如“16K,A4”纸的文献不著录，其他特殊类型的档案应著录规格指档案载体的尺寸及型号示例1:105mm X148mm；示例2:3/4英寸
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2.9载体数量特种载体档案著录，其他档案不著录数量用阿拉伯数字表达，单位用档案物质形态的记录单位，如看\册\5长、寺°F\\扇L\
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2.10附注附注著录档案中需要解释和补充的事项
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2.11全文标记13著录访问全文的途径案卷正文有电子文献形式的著录，无电子文献形式的不著录14归档电子文献整理与行政处罚案件档案相相应的归档电子文献整理按GB/T18894—2023规定执行（规范性附录）卷内目录示例表A.1卷内目录顺责日页备文题名序号号任者期号注（规范性附录）案卷封面示例表B.1案卷封面示例（全宗名称）行政处罚案件档案案件名称解决结果自年月日至年月日止保管期限本案共卷，本卷为第卷件页归档号全宗号目录号（类别号）案卷号附录c（规范性附录）表C.1行政处罚档案案卷目录序号档号案件名称起止日期页数保管期限备注为了规范制作、妥善保管和科学整理行政处罚案件档案，保障和监督行政主体有效实行行政管理,规范行政处罚案件办理程序，提高办案质量和效率，并更好地为社会各方面提供运用服务，特制定本标准本标准由浙江省档案局提出并归口管理本标准起草单位浙江省档案局本标准重要起草人程淑芳、王群行政处罚案件档案整理规则1范围本标准规定了行政处罚案件档案的定义、归档文献的规定、档案的整理、档号编制、案卷格式、行政处罚案件档案电子目录数据库本标准合用于在实行行政处罚案件中形成的档案的整理经行政复议或行政诉讼的案件档案整理可以参照本标准2规范性引用文献下列文献中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款凡是注日期的引用文献，其随后所有的修改单（不涉及勘误的内容）或修订版均不合用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文献的最新版本凡是不注日期的引用文献，其最新版本合用于本标准文献保密等级代码文书档案案卷格式GB/T7156-2023电子文献归档与管理规范GB/T9705-1988档案工作基本术语GB/T18894-2023档号编制规则DA/T1-2023档案著录规则DA/T13-94中国档案主题词表DA/T18-1999无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板DA/T19-1999DA/T24-2023《中国档案分类法》3术语和定义DA/T1-2023确立的以及下列术语和定义合用于本标准
3.1行政处罚案件档案行政处罚案件档案是按照法定的程序、在办理行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式历史记录
3.2行政处罚案件档案整理对行政处罚案件档案进行分类、排列、组卷、编号、编目装订，使之有序化的过程
3.3电子目录4将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息5归档文献的规定
4.1通则
4.
1.1真实、准确，反映行政处罚活动的客观情况
4.
1.2齐全、完整，记录行政处罚活动的全面过程
4.
3.3合用简易程序的行政处罚案件在归档时,，必须具有符合行政处罚规定的处罚决定书
4.
3.4一般程序的行政处罚案件在归档时，必须具有现场检查笔录、备案审批表、调查笔录、告知书、行政处罚告知书、行政处罚决定书、送达回证、结案报告、建议书、登记保存（封存）（扣押）决定书、解除登记保存（封存）（扣押）决定书等
4.
3.5应用听证程序、移送案件或申请延长办案时间的案件，除应具有一般程序的必备文献材料外，还应具有听证告知、听证笔录、案件移送书或案件办理报批书等文献材料
4.
3.6与具体案情直接有关的其他文献材料，也是必备文献如“案件讨论记录”等
4.2规范和材料笔迹规定
64.
2.1格式对的，纸质文献材料须采用A4标准无酸纸制作
74.
2.2文献材料笔迹必须清楚、整洁，符号对的，签属完备载体和书写材料应符合耐久性规定8档案的整理
5.1分类行政处罚案件档案分为简易程序行政处罚案件档案、一般程序（涉及听证程序）行政处罚案件档案两大类
5.2组卷简易程序行政处罚案件档案每五十个案件的责令改正（更正）告知书、现场处罚决定书等组成一个案卷一般程序（听证程序）行政处罚案件档案按“一案一卷”的原则组卷，同一案件文献材料数量过多时，可适当调整成若干分卷
5.3卷内文献的排列卷内文献材料按照文献材料的重要限度进行排列结论性的放在前面，印证性的材料放在后面行政处罚案件档案卷内文献材料的一般排列顺序是
1、行政处罚决定书；
2、上级部门交办、其他部门移送、群众举报案件的材料；
3、案件受理、备案审批表；
4、现场检查笔录；
5、登记保存（封存）（扣押）决定书；
6、调查笔录；
7、案件讨论记录；
8、告知存根；
9、行政处罚告知书；
10、送达回证；
11、解除登记保存（封存）（扣押）决定书；
12、案件移送书；
13、案件办理报批书；
14、听证申请书,举行听证告知书及听证笔录；
15、建议书；
16、检查（检定）（鉴定）委托书；
17、涉案物品清单；
18、强制执行申请书；
19、涉案物品解决记录、解决凭证；
20、结案报告；
21、其他应归档的文献材料
5.4卷内文献页号的编写卷内文献有图文的页面均应编写页号页号编写位置单面书写文献在右上角；双面书写文献，正面在右上角，背面在左上角各分卷之间不连续编页号页号以阿拉伯数字三位数编写，如“032”
5.5卷内目录的编制卷内目录涉及以下内容顺序号卷内文献的排列序号用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文献的顺序，一份文献只标注一个顺序号文号文献编号文献制发过程中由制发机关、团队或个人赋予文献的顺序号文献编号涉及发文字号、科研实验报告流水号、标准规范类文献的统编号、图号等示例“浙档202356号”责任者对档案内容进行发明、负有责任的团队或个人责任者只有一个时，照原文填写责任者有多个时，第一顺序选择立档单位责任者；立档单位不是责任者时，选择重要责任者填写责任者用全称或规范化简称示例“浙江省国税局”题名文献的标题文献没有题名时，依据其内容拟写题名，并加“[]”号示例[关于XX案件的协查函]日期文献形成的日期用8位阿拉伯数字表达，第『4位数表达年，第5-6位数表达月，第7-8位数表达日示例2023年2月8日填写为“20230208”页号每份文献首尾页上标注的页号如“025-029”备注留待对卷内文献变化时作说明之用卷内目录示例见附录A
5.6案卷封面编制封面填写重要涉及以下内容档案全宗名称即立档单位名称，用全称或规范化简称档案类别行政处罚案件档案案件名称简要写明违法主体和违法行为示例“XX市XX电子有限公司销售未经型式批准建立的进口计量器具案”解决结果处罚决定书中确认的处罚内容，或者复议决定确认的处罚内容或者诉讼确认的处罚内容规定分项写明行政处罚的方式示例“
1.责令补办型式批准手续；
2.罚款XXX元”卷内文献起止时间卷内文献形成的起止日期示例“自2023年4月10日至2023年5月16日止”保管期限根据档案保管期限表划定的保管期限示例1:“永久示例2:“长期”示例3:“短期”卷内文献数量本案件共有的案卷数量及各卷内的文献份数和页数示例”本案共15卷，本卷为第8卷13件167页”归档号行政处罚案件档案的归档顺序号
5.7卷内备考表的编制卷内备考表内容涉及本卷情况说明说明卷内文献的件数、页数，不同载体文献的数量，缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，组卷情况立卷人由责任立卷者签署检查人由案卷质量审核者签署立卷时间完毕案卷立卷的日期
5.8案卷的排列按照行政处罚决定书字号或结案时间顺序排列
5.9案卷目录的编制案卷目录涉及序号、档号、案件名称、起止日期、页数、保管期限、备注等项目案卷目录示例见附录C9档号编制按DA/T13-1994规定编制由全宗号、案卷目录号（或类别号）、案卷号、件、页（张）号组成档号可采用以下两种结构中的一种全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号示例:“J035005016025”全宗号-类别号-案卷号一件、页（张）号示例:“J例6T•示例1-126”全宗号档案馆（室）给定每一个全宗的代码全宗号用四位代码标记其中第一位用汉语拼音字母标记全宗属性，后三位用阿拉伯数字标记某一全宗的进馆顺序号示例:“J036”案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码以三位阿拉伯数字标记类别号馆（室）藏档案类别的代码是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标记不同级位之间可用间隔符“•”分开不产生误解时，可省略间隔符类别号一般不应超过三级示例:“J06示例3-048”中的“SA3”案卷号案卷排列的顺序号案卷号用三位阿拉伯数字标记若设分卷的案卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标记，并加“（）”示例“J06示例6-123⑴”案卷封面示例见附录B硬封面卷脊填写全宗号、案卷目录号（类别号）、年度、案卷号10案卷格式
7.1通则案卷格式按GB/T9705-1988规定案卷封面采用硬封面和软封面两种形式采用软封面的，逐卷装订后，装入档案盒封面用材按照DA/T24-2023执行
7.2硬封面的规格封面尺寸规格采用300mm X220mm（长义宽）封底尺寸同封面尺寸卷脊可根需要分别设
10、
15.20mm三种厚度封面和封底翻口处要另有25mm的折叠保护纸舌，卷脊左右两侧各留20mm宽的装订纸舌
7.3软封面的规格软封面的规格为封底封面尺寸相同封面内页可打印或印制案卷卷内目录，封底内页可印制案卷备考表
7.4案卷装订11案卷装订采用三孔一线的装订方式，并由立卷人在装订线结扎处贴封条后加盖骑缝章，以示负责12行政处罚案件档案电子目录数据库行政处罚案件档案应建备案卷级电子目录数据库
8.1行政处罚案件档案案卷级电子目录数据库结构行政处罚案件档案案卷级目录数据库结构一览表见表1表1行政处罚案件档案案卷级目录数据库结构字段名称字段名字段类型长度字段值全宗号QZH C4MLH或LBH C8目录号或类别号案卷号AJH C6案件名称（题名）AJMC C50必责任者ZRZ C20须文献起始时间WQS C10著文献终止时间WZS C10录卷内文献份数WJFS N2项保管期限BGQX C4永久、长期、目短期SJKJB C
11.
2、3数据库级别ZTLX C4载体类型纸质、图像、影像、声音密级MJ C4选分类号FLH C10择主题词或关键词ZTC或GJC C20著ZTGG C载体规格录ZTSL C载体数量项附注FZ C目QWBS C全文标记
8.2行政处罚案件档案案卷级目录著录格式和规定。
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