会议邀请函的结构与写法

会议邀请函的构造与写法

（一）会议邀请的含义会议邀请是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书邀请函用于会议活动时，与会议通知的不同之处在于邀请函主要用于横向性的会议活动，发送对象不受本机关职权所制约的单位和个人，也不属于本组织的成员，一般不具有法定的与会权利或义务，是否参加会议由对象自行决定举行学术研讨会、征询论证会、技术鉴定会、贸易洽淡会、产品发布会产等，以发邀请函为宜而会议通知那么用于具有纵向关系（即主办方与参会者存在隶属关系或工作的治理关系）性质的会议，或者与会者本身检有参会的法定权利和义务的会议，如人民代表大会、董事会议等关于这些会议的对象来说，参加会议是一种责任，因而只能发会议通知，不能用邀请函学术性团体举行年会或专题研讨会时，要区别成员与非成员关于团体成员应当发会议通知，面邀请非团本成员参加那么应当用邀请函

（二）会议邀请函的根本内容会议邀请函的根本内容与会议通知一致，包括会议背景、目的和名称；主办单位和组织机构；会议内容和方式；参加对象；会议的时间和地点、联络方式以及他需要说明的事项

（三）会议邀请函的构造与写法

1.标题由会议名称和“邀请函（书）”组成，一般可不写主办机关名称和“关于举办”的字样，如《亚太城市信息化高级论坛邀请函》“邀请函”三字是完好的文种名称，与公文中的“函”是两种不同的文种，因而不宜折开写成“关于邀请出席**会议的函”

2.称呼邀请函的发送对象有三类情况

（1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重

（2）邀请函直截了当发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生”、“女士”、“同志”等

（3）网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”z统称

3.正文正文应逐项载明详细内容开头部分写明举办会议的背景和目的，用“特邀请您出席（列席）”照应称呼，再用渡句转入下文；主体部分可采纳序号加小标题的方式写明详细事项；最后写明联络联络信息和联络方式结尾也可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”，亦可省略

4.落款因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因而落款处应当署主办单位名称并盖单

5.成文时间写明详细的年、月、日例文邀请函尊敬的教授XXX我们学会决定于年月日在省城宾馆举办民间文学理论报告会恭请您就有关民xx xx xx间文学的现状与开展发表高见务请拨冗出席顺祝健康！省文学研究会xx联络人XXX年月日XX XX。