还剩12页未读，继续阅读
本资源只提供10页预览，全部文档请下载后查看！喜欢就下载吧，查找使用更方便
文本内容:
单位档案管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度旨在规范企业文书档案管理，推动资料管理工作的科学化、规范化、体系化和信息化发展本制度的制定和实施，遵循《中华人民共和国档案法》及其他相关法律法规和管理制度的要求，并参考行业标准和内部管理实践第二条适用范围本制度适用于所有与本公司相关的各类纸质或电子文书档案的编制、保管、使用、借阅和销毁工作第三条术语和定义
1、文书档案指各种类型与公司工作密切相关的文件或电子数据记录，包括原始版本、复制品、转载件以及附属资料等
2、档案保管期限:各级政府及其机构、企事业单位按照文书档案管理有关规定确定的用于解决具体行政管理事务的有效期限第二章文书档案管理的组织与职责第四条职责分工
1、公司管理部门负责文书档案的制定、审核、归档及保存；
2、各部门和项目团队负责编制文书、审核、上报并保
1、档案指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录
2、档案管理指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动
四、职责
（一）行政部门
1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导公司的档案管理工作；
5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识
（二）其他各部门相关人员
1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部门；
2、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件；
3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料
（三）各部门主管人员
1、批准对自己部门资料或合同复印件的处置
（四）总经理
1、负责对档案管理监督检查报告的审批
五、工作程序
（一）档案资料的收集
1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》；
2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政部门移交；A、归档范围及移交时间B、档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定C、档案资料的日常管理a）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存b）文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用c）文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中D、档案借阅a）借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；b）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；c）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；d）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；E、档案销毁a）对已经失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁b）执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字最后，把销毁目录和部门经理、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存
（二）档案管理细则
1、档案资料的归档范围a）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；b）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；c）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；d）本公司领导的批示、指示等；e）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；f）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；g）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报；h）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；i）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；j）本公司发布的各类广告、宣传材料；k）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；1）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；m）财务档案资料;n）各种实物档案；o）其他具有利用和保存价值的文件资料
（三）档案资料的归档要求
1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全；
2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按两份原件存档经办部门根据实际需要留存复印件或影印本如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档
3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者、归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件；
4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存、并做好电子文件存储设备信息的备份工作；
5、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损
（四）档案资料的归档时间
1、即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档a）公司规定的密级文件；b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c）合同、协议书等正本及过程资料；d）公司干部任免的文件资料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；e）其他认为需要即时归档的资料、
2、定期归档a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部;b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；
3、电子声像档案的归档a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归；b）一般电子声像档案归档应定期完成、一般每三个月一次制成光盘脱机保管；c）每年三月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管
（五）档案交接
1、部门内档案交接部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》,由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证
（六）档案移交公司的流程
1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
2、行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
3、档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份
（七）档案保管
1、档案编号a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；b）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅；c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用；d）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订任何部门和个人不得随意修改；管所属部门或项目的标准化、规范化文件；
3、各部门和项目团队的经理、科长、主管及相关工作人员，对本部门或项目涉及的文书档案的管理负有监督、检查职责，确保文书档案规范化、完整性、真实性和安全性第三章文书档案管理的程序与要求第五条文书档案立卷
1、各部门公文、会议纪要、各种请示报告、任务指令等均应立卷
2、立卷时，应注明文号、起止时间、经办人等信息，加盖保密章、机密章等标识，并经相关审核人员确认后签字日期
3、立卷存放需要按照一定的秩序进行
4、文件审核完成后，应及时移交至归档室或其他保管单位，并在“文件归档业务登记表”上进行登记第六条文书档案的保管与修整
1、文书应分类存放，严格采取防火、防水、防毁、防盗等措施，未备案正式文件不得入库存放
2、文书档案应当定期进行清点、维护、整理和修整,更改不得涂抹、涂改，应在文件正文之后注明处理情况
3、重要的电子文书档案应备份并存储至符合国家安全标准的数据库中第七条文书档案采送流程
1、使用文书档案前，需要做好案卷流转手续，以确保使用权限及时授权，并避免因去处不清而引起的各种问题
2、采访文件须注明办公室、起止时间、经办人签字等信息，移交确认单位留一份、借阅者留一份，以证明借阅时间、数量和用途；
3、序列号或档案号码与文件的实际位置一致，确保借出的文件不受损失或延迟返回，使新的借入者能够使用旧有的文书档案第八条文书档案的保密管理
1、涉密的文书档案应按照“分级管理、分级保护、分级审查”的原则，采取适当的加密措施，确定相应的保密级别和访问权限；
2、借阅人未经授权，不得查看和使用涉密的文书档案第九条文书档案的销毁处理根据公司内部规定，将不具备继续保管价值的文书档案,按照要求及流程彻底销毁第十条案卷遗失与责任追究
1、若因档案保管不善所造成的文书档案遗失，相关责任人应立即报告上级部门，并且必须配合协助进行查找和调查；
2、若因保管不善所造成的文书档案遗失，依法依规进行相应的惩处；同时重修旧电公文文件财产损失来源分别由各部门自己承担第四章附则第十一条本制度解释权和修改本制度的解释权和修改权属于企业所有如出现不确定问题，由有关单位协商解决；涉及涵盖期限、管理流程、保密等方面的变更，应征请合法备案授权之后，指定有草同意后才能任意调整相应内容第十二条生效日期此文件经签订并按照规定程序公布后30日起施行档案管理制度
1、目的
1.1为了加强对集团及各分子公司档案的管理促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法
1.2本办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等
2、职责划分
2.1机要室负责对集团及各分子公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况部门资料由部门领导指定专人管理系统资料整理后交由机要室保管
2.2档案的分类
2.
2.1一般企业档案分为七大类文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影像档案、实物档案
2.
2.2集团及各分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限于以上档案类别，凡涉及公司重大事项、公司重大决策、公司利益等文件均应归档，主办部门留存备份，方便日常使用
2.3档案管理程序
2.
3.1人工档案的管理程序一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理
2.
3.2一级档案管理程序及说明（如图示）:外部收集及提供
3、工作流程
3.1档案立卷、归档
3.
1.1机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印合同协议等文件双方用印完毕应及时交存
3.
1.2立卷归档的时间
3.
1.
2.1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后原件应及时交存机要室由机要室负责外来文件的统一登记传阅、保管各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件备查除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档
3.
1.
2.2凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管
41.
2.3在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、资质证书、开户许可证等）应及时交机要室保存
4.
1.
2.4各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案
3.
1.3立卷归档的要求
3.
1.
3.1归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系
3.
1.
3.2案卷要求
3.
1.
2.
2.1归档案卷封面的各个项目均应填写清楚案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐
3.
1.
2.
2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续
3.
1.
2.
2.3卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用
3.
1.
3.
2.4填写案卷一律用碳素黑色笔禁止用圆珠笔或铅笔字迹应清楚、准确
3.
1.
3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损
3.
1.
3.4影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整
3.
1.4交接档案的要求
3.
1.
4.1交接的资料必须完整；
3.
1.
4.2交接的资料必须准确务必真实地记录企业发展地全过程做到文、图、物相符，数据准确可靠，签字手续完备；
3.
1.
4.3归档资料必须为原件，非正式资料一般不得作为档案收集，如遇特殊情况需分管领导批准；
3.L
4.4交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料；
3.
1.
4.5档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准；
3.L
4.6卷内文件资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号用阿拉伯数字从“1”开始依次编写页号编写位置单面书写的文字材料页号编写在右下角；双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角，图纸折叠后页号一律编写在右下角；
3.
1.
4.7交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负责人签字移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版）
3.
1.
4.8对工程资料档案的特殊要求
3.
1.
4.
8.1工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备文字材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*210min）,图纸应采用国家标准图幅（图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图）；
3.
1.
4.
8.2用计算机出图必须清晰并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏要露在外面；
3.
1.
4.
8.3所有竣工图均应加盖竣工图章；
3.
1.
4.
8.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后
3.2档案的保管
3.
2.1归档前的档案按类别由相关部门分别保管，各部门、分子公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由专人负责保管
3.
2.2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号档案管理人员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料
3.
2.3各档案保管部门要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况
3.
2.4档案柜内不得存放与档案无关的物品
3.3档案的借阅和保密
3.
3.1档案资料的借阅使用仅限于集团内部借阅人员应依据公司现行制度，办理借阅审批和登记手续（含原件、复印件及扫描件）
3.
3.2借阅人员要爱护档案，按期归还借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印私自复印者，公司查证属实后给予行政处罚逾期不归还者，档案管理人员应及时催收如延长借阅时间，须办理续借手续
3.
3.3档案的保密
3.
3.
3.1档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全
3.
3.
3.2档案室要坚固，保管设备要符合保密要求
3.
3.33经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念档案管理人员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予行政处分，直至追究刑事责任
3.4档案鉴定和移交
3.
4.1集团机要室及各部门、分子公司档案管理人员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁
4.
4.2档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由相关业务人员共同鉴定失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经相关领导批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字
5.
4.3档案移交需严格按照制度规定，定期移交移交的档案应保留一份复印件以备查考
3.
4.4员工离职时，需按要求整理工作记录并将电子档案备份机要室存档
4、考核标准
3.1财务及人事档案由部门自行管理其他部门档案管理人员应定期把公司及重要级别资料移交机要室保管，如不按时移交的单次处罚100元至500元
3.2各方签章完毕的合同，经办人员应于一周内交存机要室，逾期不交者，单次处罚100元至500元
3.3集团及各分子公司人员离职时，必须在办完档案移交手续后方可离开如遗失未交存的，视其档案资料的重要程度，单次处罚100元至500元，同时待其补齐档案资料后方可办理离职手续
4.4罚款从当月工资中直接扣除
5、其他及附件
4.1档案管理人员应积极开展档案编研工作，积极配合集团相关部门编写大事记、组织机构沿革等，为公司品牌建设服务
4.2档案借阅审批表以通用版的内部事务审批表代替，档案使用审批表以用印审批表代替
4.3本制度由办公室负责解释，各分子公司参照本制度执行，根据管理需要可制定公司内部管理实施细则，但不得与本制度内容发生冲突
5.4本制度由办公室、综合部负责培训，办公室与集团法务审计中心负责监督执行
5.5本制度自颁布之日起施行
5.6本制度所附文件是本制度的组成部分
6、编号管理
5.1合同协议由集团及各分子公司机要室统一编号管理
6.2部门文件由部门指定人员统一编号管理
7、本规范由集团办公室负责解释与《集团档案管理制度》一并颁布施行公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度
一、总则
（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据
（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负责，统一管理
（三）公司档案具体工作由行政部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存
二、适用范R适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档
三、术语和定义。
个人认证
优秀文档
获得点赞 0
