归档文件的质量要求.

附件2城建档案归档质■和整理要求

一、归档文件的质量要求

（一）纸质文件的质量应符合下列要求

1.归档文件应为原件施工材料质量证明文件为抄件（复印件）的必需加盖供货单位印章方为有效，并注明运用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地点；

2.工程文件的内容及其深度必需符合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程表式填写要完整，用词要精确，结论要明确；

3.归档文件的内容必需真实、精确，与工程实际相符合建设单位、监理单位应依据国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求，对归档文件内容的真实、精确性进行审查；

4.归档文件应采纳耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得运用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等计算机输出的文件应运用激光打印，不宜运用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机；

5.归档文件应字迹清晰，图样清晰，图表整齐，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备计算机编制的文件应采纳内容打印，手工签名的方式不得采纳先签字再复印、盖章的复制件；

6.归档文件材料幅面尺寸宜为A4幅面297mm X210mm,图纸宜采纳国家标准图幅；

7.工程文件的纸张应采纳能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张图纸一般采纳蓝晒图，竣工图应是新蓝图计算机出图必需清晰，不得运用计算机出图的复印件；

8.纳入施工图审查范围的竣工图应盖有审图章，全部竣工图均应加盖竣工图章；

9.利用施工图改绘竣工图，必需标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大变更，或变更部分超过图面三分之一的，应当重新绘制竣工图；

10.不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》GB/

10609.3-89统一折叠成A4幅面297mmX210mm,图标栏露在外面二电子文件的质量应符合下列要求

1.对于干脆生成的文本文件、表格文件、图形文件归档时要伴同有关的管理限制信息如签章固化成PDF文件；

2.对于扫描型电子文件，应符合以下质量要求1格式采纳TIFF、JPEG、PDFo单份多页文件需存储成PDF格式;2扫描模式可采纳黑白二值、灰度、彩色三种模式一般文件、页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的文件，采纳黑白模式扫描；清晰度较差的文件采纳灰度扫描；带有有色标记，盖有有色印章的文件应采纳彩色模式扫描竣工图可视扫描效果选择其中一种扫描模式；3采纳黑白二值模式扫描的图像文件，一般采纳TIFF格式存储，用Group4压缩；采纳灰度模式和彩色模式扫描的文件，应采纳JPEG格式存储，存储时压缩率的选择，应以保证扫描图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则原则上A

3、A4扫描每页不超过

1.5MB,A0扫描不超过10MB；4扫描辨别率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，一般应在200〜400dpi；5扫描图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节约存储空间扫描留下的黑迹宽度不得超过

0.5厘米，影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下呈现档案原貌的原则，确保图像清晰、完整，无偏斜、失真对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯；

（6）对一份文件进行分区扫描的，应进行图像拼接处理对有些绽开后在同一面但分左右两页的文本，如建筑工程规划许可证、建设用地规划许可证、施工许可证等两页要视作一页扫描，以保持文件的完整性

（三）声像文件的质量应符合下列要求

1.照片应主题明确，画面清晰完整，色调还原精确，被摄主体不应有明显失真变形现象；

2.照片与底片应同时归档，归档的照片与底片影像应一样，且应有文字说明；

3.照片宜冲印成5英寸7英寸的彩色照片；〜

4.数码照片的采集应运用RAW、JPEG或TIFF格式，其辨别率不得小于500万有效像素；

5.归档的数码照片不得经过后期加工；

6.数码照片的归档保存应选用一次性写入光盘作为载体，载体材料不能有磨损、划伤；

7.建设工程归档照片的数量视工程项目规模或性质而定，不宜少于10张

二、归档文件的整理要求归档文件必需经过分类整理，并组成符合要求的案卷

（一）纸质档案的整理要求

1.组卷要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用每一卷工程档案都应当是一组联系紧密、数量适度、保管价值基本一样，能表达一个相对独立的概念的文件；

2.建设工程项目由多个单位工程组成时，工程打算阶段文件、监理文件按项目组卷；多个单位工程共用的施工打算文件、图纸变更记录、施工材料质量证明文件及试验报告等文件按项目组卷；施工试验记录、施工记录、竣工验收文件、竣工图等按单位工程组卷对于专业化程度高，施工工艺困难，通常由专业分包施工的子分部（分项）工程应单独组卷；

3.立卷时比照归档范围及排列依次，文字材料首先依据文件类属进行分卷，再考虑案卷的厚度（2cm左右）进行组卷；竣工图首先依据专业进行分卷，再考虑案卷的厚度（4cm左右）进行组卷；

4.文字材料按建设程序、事项、时间、专业等依次排列各种文字报告，要求同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后、主件在前，附件在后的依次排列；

5.施工材料质量证明文件应与相应的试验报告，按一一对应、先后依次排列；

6.施工试验记录及施工记录一般可按结构部位、验收批次、形成时间的先后依次排列；

7.竣工图按专业依次排列，同专业图纸按图号依次排列，修改图、补充图排在整套图纸后面；

8.既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后

（二）电子档案的整理要求

1.电子档案的整理应与纸质档案整理同步进行，电子档案与纸质档案的内容要一样并建立相应的对应关系，同一保管单元（或同一案卷）内电子档案的组织和排序应与相应的纸质档案相同；

2.建设工程电子文件应以单位工程为单位形成上报文件一个工程项目由多个单位工程组成时，共用文件工程打算阶段文件、施工打算文件、图纸变更记录按项目建文件夹,桩基工程文件、施工记录、竣工验收文件、竣工图按单位工程建文件夹，竣工图再按专业建子文件夹，依据“项目”、“单位工程”、“案卷”、“文件”的次序，建立相应的书目结构；

3.电子文件的命名要以卷内序号加与纸质文件相对应的文件名来标识，如05建设用地批准书.pdf图纸要序号加图名或图号标识

4.电子档案需刻录成光盘，不得带有电脑病毒，每张光盘要用记号笔书写光盘内容；

5.建设单位要负责汇总施工、监理、设计等单位形成的电子档案，并对电子档案的真实性、完整性、有效性进行检验三声像档案的整理要求

1.胶片照片的整理应符合现行国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821—2002的规定，并应符合《城建档案业务管理规范》CJJ/T158-2011的规定；

2.数码照片的整理应符合《城建档案业务管理规范》CJJ/T158-2011的规定；

3.录像档案的整理应符合现行行业标准《磁性载体档案管理与爱护规范》DA/T15的规定，并应符合《城建档案业务管理规范》CJJ/T158-20U的规定；

4.声像档案归档前应自查真实性、完整性、有效性，并由建设单位签署审核看法。