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单位档案管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度旨在规范企业文书档案管理,推动资料管理工作的科学化、规范化、体系化和信息化发展本制度的制定和实施,遵循《中华人民共和国档案法》及其他相关法律法规和管理制度的要求,并参考行业标准和内部管理实践第二条适用范围本制度适用于所有与本公司相关的各类纸质或电子文书档案的编制、保管、使用、借阅和销毁工作第三条术语和定义
1、文书档案指各种类型与公司工作密切相关的文件或电子数据记录,包括原始版本、复制品、转载件以及附属资料等
2、档案保管期限:各级政府及其机构、企事业单位按照文书档案管理有关规定确定的用于解决具体行政管理事务的有效期限第二章文书档案管理的组织与职责第四条职责分工
1、公司管理部门负责文书档案的制定、审核、归档及保存;
2、各部门和项目团队负责编制文书、审核、上报并保管所属部门或项目的标准化、规范化文件;
3、各部门和项目团队的经理、科长、主管及相关工作人员,对本部门或项目涉及的文书档案的管理负有监督、检查职责,确保文书档案规范化、完整性、真实性和安全性第三章文书档案管理的程序与要求第五条文书档案立卷
1、各部门公文、会议纪要、各种请示报告、任务指令等均应立卷
2、立卷时,应注明文号、起止时间、经办人等信息,加盖保密章、机密章等标识,并经相关审核人员确认后签字日期
3、立卷存放需要按照一定的秩序进行
4、文件审核完成后,应及时移交至归档室或其他保管单位,并在“文件归档业务登记表”上进行登记第六条文书档案的保管与修整
1、文书应分类存放,严格采取防火、防水、防毁、防盗等措施,未备案正式文件不得入库存放
2、文书档案应当定期进行清点、维护、整理和修整,更改不得涂抹、涂改,应在文件正文之后注明处理情况
3、重要的电子文书档案应备份并存储至符合国家安全标准的数据库中第七条文书档案采送流程
1、使用文书档案前,需要做好案卷流转手续,以确保使用权限及时授权,并避免因去处不清而引起的各种问题
2、采访文件须注明办公室、起止时间、经办人签字等信息,移交确认单位留一份、借阅者留一份,以证明借阅时间、数量和用途;
3、序列号或档案号码与文件的实际位置一致,确保借出的文件不受损失或延迟返回,使新的借入者能够使用旧有的文书档案第八条文书档案的保密管理
1、涉密的文书档案应按照“分级管理、分级保护、分级审查”的原则,采取适当的加密措施,确定相应的保密级别和访问权限;
2、借阅人未经授权,不得查看和使用涉密的文书档案第九条文书档案的销毁处理根据公司内部规定,将不具备继续保管价值的文书档案,按照要求及流程彻底销毁第十条案卷遗失与责任追究
1、若因档案保管不善所造成的文书档案遗失,相关责任人应立即报告上级部门,并且必须配合协助进行查找和调查;
2、若因保管不善所造成的文书档案遗失,依法依规进行相应的惩处;同时重修旧电公文文件财产损失来源分别由各部门自己承担第四章附则第十一条本制度解释权和修改本制度的解释权和修改权属于企业所有如出现不确定问题,由有关单位协商解决;涉及涵盖期限、管理流程、保密等方面的变更,应征请合法备案授权之后,指定有草同意后才能任意调整相应内容第十二条生效日期30此文件经签订并按照规定程序公布后日起施行档案管理制度(试行)第一章总则第一条目的
1.为了规范公司档案管理工作,特制定本制度
2.本制度适用于档案的收集归档、编目、保管、借阅、清理等各项事宜第二条管理部门
1.公司档案管理工作由行政部负责,文书结束后,原稿由行政部归档,经办部门根据实际需求留存复印件如因业务需要,原稿须由经办部门保管,应经行政部负责人同意后妥善保存,行政部以复印件归档
2.公司档案分类目录及编号原则由行政部统一制定
3.各部门安排档案兼职管理员,按照档案管理制度进行部门级档案管理第三条适用范E本制度适用于各类档案管理第二章文件收集及归档第四条档案收集范围
1.重要会议文件,包括会议通知、报告、决议、重要领导讲话、会议简报、会议纪要、会议督办等
2.上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件
3.本公司对上级机关的请示与上级机关的批复
4.公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书
5.公司的各种工作计划、工作总结、工作报告、统计报表等文件
6.公司与有关单位牵动签订的合同、协议等
7.公司干部任免,员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件
8.本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等
9.反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等
10.记录公司项目节点过程的记录型资料第五条档案收集归档要点
1.检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查并归入
2.文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回经办部门
3.与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门
4.不同年度的文件原则上要分放,单跨年度的请示与批复以批复的年度为准,跨年度的规划放在规划资料的第一年,跨年度的总结放在总结资料的最后一年,跨年度的会议以会议开始的年度为准
5.绝密、机密文件单独归档,相关的文件与绝密、机密文件放在一起
6.填写卷内文件目录要使用黑色钢笔或黑色碳素笔,字迹要工整、清晰
7.文件建档时务必将文件电子原版、文件签字原版、签字文件扫描件统一匹配归档第三章档案编目第六条档案类别
1.公司档案类别共设置12个一级类目规划设计类、财务类、融资类、人力类、行政类、运营类、产业类、成本类、工程类、开发类、采购类、国家政策类有些档案难以归入上述12个大类时,可根据实际需要增设一级类目,详见附件1《档案分类编码表》
2.根据职能活动和档案的形成的特点,每个大类设置若干个二级类目因案件较多,二级分类不够应用时可在第二级之后增设第三级细类
3.录音、录像、照片、光盘和其他非纸质载体形式的档案,其形成和记录的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系,不单独设置类别,视其内容同纸质载体档案对应分类编号并统一归档第七条编号规则
1.档案实体分类的标识符号采用英文标识一级类目,阿拉伯数字“双位制”标识二级类目
2.分类编号采用隶属编号法,每一级位类之间用间隔号”隔开
3.档案分类及其代表数字一经确定,不将任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆第八条编号方法
1.档案编号按“目录号-分类号-年代号-月份号-案卷号”进行编号排列
2.档案编号标识举例示意RL-01-2020-04-001I I III I III II1I(顺序口号)案卷节III II----------------------------------------------------------------------------------------------III1(月份);!:------------------------月份号III!!1--------------------------------年代号分类号(二级类别)・目录号(一级类别)L-------------------------------------------------------------第四章档案保管第九条公司档案必须专柜上锁保管,钥匙由行政部统一负责管理,未经授权任何人不得私自使用第十条定期对档案进行检查,切实做好防盗、防水、防潮、防尘、防火、防霉等工作第十一条建立公司档案索引表,结合档案的收进、移出、销毁进行逐项统计,保障档案账目清楚第十二条每年对公司档案进行全面检查、清点,发现问题及时处理第五章档案借阅第十三条各部门因业务需求需调阅档案时,应在0A系统发起“档案借阅”审批流程,审批完毕后向行政部调阅档案第十四条借阅档案时,必须在“档案借阅登记表”登记后方可借阅第十五条行政部收到“档案借阅”审批通知,经核查后,取出该项档案复复印件,将档案复印件交与借阅人员第十六条借阅期限不得超过一星期,到期必须归还如需再借,应办理续借手续第十七条公司内部借阅绝密、机密档案时,必须经过董事长的授权且只能借阅与工作相关的内容绝密、机密档案职能在档案室内查阅,禁止带出档案室第十八条档案借阅人员必须爱护档案,要保护好档案的安全与秘密不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻印、复印、摄影、转借或损坏第十九条交还借阅的档案时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏应立即报告领导经行政部核查无误后,档案即归入档案夹第二十条外部单位借阅档案时,应持有单位介绍信,经董事长批准后方能借阅,不能把档案带离档案室绝密、机密档案资料不允许借阅。