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文本内容:
企业档案管理制度企业档案管理制度「篇一」
1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等
2、公司对外的正式发文,与有关单位来往的文书
3、公司的各种工作计划、总结、批复、统计报表及简报
4、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料
5、公司职工薪酬福利方面的文件材料
6、公司的大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等企业档案管理制度「篇二」
1、公司各类档案文件旨在公司内部统一意见,发布通知、决定和沟通信息,向上级部门请示、报告重要事项等
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿,起草完毕后交公司办公室
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作,再根据文件内容填制统一格式的文件签发单,并将文件按公司统一规定编号、登记,之后提交校长签发
(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷内文件材料应按排顺序依次编写页号或件号装订的案卷,应统一在有文字的每页材料下面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号
(五)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目
(六)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者
(七)本公司各部门立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由公司办公室统一发给企业档案管理制度「篇五」
1.目的规范全公司的档案管理
2.适用范本制度适用于公司及所属各部门档案管理
3.管理原则分类分部门管理,行政部统一监管
4.职责与权限
4.1各部门必须设兼职的档案管理员,规范部门档案管理
4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查每月至少抽查一次,对违反本制度的部门有权进行处罚
5.档案的分类1证照类如营业执照及各类证照2文件类分外来文件和内部文件3制度类4合同类5计划总结和会议纪要类6财务类7图纸类工艺文件、图纸、说明书等8人事管理类人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等
6.档案的归口存放部门1公司级档案存放在行政部2其它档案由归口部门负责存放
7.档案建档要求建立档案时要有档案编号和档案目录
8.档案装订档案须装订成册保存,某些特殊珍贵的手稿、照片等,采用卷盒、相册等保管
9.保存年限原则上公司重要档案永久保存,进行档案销毁时经公司领导批准
10.档案日常管理
11.1借阅
12.
1.1借阅手续1各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》,经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅2档案归还时,档案管理员填写归还日期
13.
1.2档案借阅审批权限1证照类由公司总经理或者其授权人审批2文件类由行政部审批,财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准3制度类由行政部审批4合同类由公司总经理或者其授权人审批5计划总结和会议纪要类由行政部审批6财务类由总经理或者其授权人审批7图纸类由总经理或者其授权人审批8人事管理类人力资源部审批
10.L3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案
10.
1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料借用档案原则上当日必须归还,特殊情况不得超过七天
10.
1.5若人为丢失或损坏档案,给公司造成经济损失的,行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚
10.2销毁
10.
2.1公司任何个人或部门非经公司批准,不得销毁公司档案
10.
2.2销毁前按照清册清点,销毁时由行政部监督销毁,销毁后相关人员在清册上签名,并将监销情况存档《档案销毁审批表》由行政部永久保存
10.3移交
10.
3.1需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交
10.
3.2移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管
11.如有违反本制度规定的,公司对其进行行政、经济处罚,严重时移交司法机关
12.附则本制度解释权归人力资源部,经总经理审批后执行企业档案管理制度「篇六」档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理其中一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作
2、公司档案业务归属综合处,由综合处指定人员兼职负责各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作
3、公司档案管理员按照国家有关规定,以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作,负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导每年对二级档案管理进行一次检查验收归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围
2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存
3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关企业须保留的,综合处保存复印件
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复,属付款性质的,由财务处保存原件;属人事问题的,由劳资员保存原件;属工程项目的,由工程处保存原件其他重要报告,在企业资料归档范围内的,连同有关资料由经办人整理后移交档案室归档范围外的请示报告由各部门自行保管
6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,主管经理保存一份,财务处及业务处室各保存一份特殊情况只有一份原件时,由财务处保存原件
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房,各处、部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件
2、归档资料要进行登记,编制归档目录
3、科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便提供利用
4、档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学
5、库存档案必须图物相符,帐物相符
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律
7、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保管期限,每年年终据此进行整理、剔除
8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁销毁的档案清单由档案员永久保存
9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续档案借阅制度
1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传外单位人员未经公司领导批准不得借阅
2、借阅部门保管的档案材料,须经档案所属部门负责人批准借阅档案材料,属借阅部门经办的,由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料,须经综合处处长批准阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出需要借出档案的,须经综合处处长批准
3、借阅档案,必须履行登记、签收手续
4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借过期由档案管理员催还需要长期借出的,须经综合处长报经理批准
5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还
6、借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损否则,追究当事人责任
7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理企业档案管理制度「篇七」人力资源档案管理已经成为现代企业管理方式之一,储存了有关企业人员全面的个人情况和个人掌握的知识技能等综合信息目前,现代企业基本实现了办公自动化,提出对人力资源档案管理与计算机技术结合的要求,将其转化为直接利用的数字信息但现代企业人力资源管理平台的构建目的将不仅仅是对个人信息和知识情况的存储,更是需要以人所掌握的知识作为管理单位,把这类信息及时、准确地发布出来,满足企业不同层级的人员对知识共享、快捷及利用的需求
1、系统平台需求分析基于现代企业人力资源系统平台的构建,必须从企业全局角度来着眼,以目前企业已拥有的管理系统的硬件设备与软件系统的兼容性作为开发基础实现人力资源档案信息的科学管控与组织知识的充分共享,使人力资源档案管理思想与现代企业管理文化进行接壤,提高企业人才的整体协作性和团队人才意识因此,系统必须考虑以下几个方面首先,系统建设需要以档案法律法规为准绳,保障企业人员对档案信息的隐私权和知情权;人力资源档案系统信息的收集符合法律法规的要求,满足企业员工自愿参与的原则其次,系统建设必须以目前企业管理系统的特性作为参照,主要体现在系统平台必须与企业管理系统具有良好的交互性、兼容性以及技术的融合性上,为系统平台与企业对接减少阻碍再次,系统平台的功能设计必须从双方面的利用角度进行考虑,不仅对企业管理者提供帮助,更要肩负起对企业员工利用需求的责任;建立专人专用账户的用户权限,方便管理、利用和消除信息不安全等因素的考虑此外,对于企业核心价值的技术信息必须进行严格保密数据保存必须考虑到突发状况和外在环境改变等因素,保持信息数据的安全性和完整性最后,以企业利益最大化为根本目标,缩减到企业投入最低成本
2、系统功能设计现代人力资源管理平台主要包含三部分功能用户个人信息认证、企业员工知识共享、系统管理三个模块以上三种功能通过B/S网络模式可以实现普通用户登陆后经过系统的授予权限,可以对个人的身份相关信息进行校对,个人有关信息如果有误,可以向系统管理人员提供机构证明,管理人员对系统个人信息进行修改、删除、增加新录入,并且该用户可以利用账号分享本人或所在机构所掌握的技能知识,平台提供多用户进行在线交流等功能;系统管理员按照企业内的层级和不同部门分类设置不同用户权限,用户可以通过账号查询企业知识信息库;系统管理人员不仅具有普通用户的权限,还可以对系统的管理模块进行管理,对用户权限进行系统设置,同时还必须肩负起对知识库的更新和信息审核的责任现代企业人力资源档案管理平台页面是与员工直接对话的窗口,必须为企业员工提供多分类频道,帮助其获得最新资讯,建立如分类导航、知识库查询、业务查询、信息反馈、即时信息发布、用户在线交流等等功能知识信息库录入与最新知识发布只向管理人员账户权限开放,普通账户对知识信息的更改或增加,可以通过信息反馈系统对系统管理人员提出申请,得到及时回复
3、现代企业人力资源档案管理平台的技术架构结合现代企业人力资源档案平台的功能分析,笔者提出了对系统平台的主站点及其各有关站点设计方式,包括充分考量了现代企业在实践应用所需栏目,借此确定添加哪些栏目的功能最为有效、栏目如何设置更为合理、栏目可以对哪些用户可以公开,以及人力资源档案平台信息库需要创建档案资源信息和知识库信息内容等因为知识库与人力资源档案信息库处于系统平台的后台位置,并且与平台的表层页面相对分开基于以上特点,现代企业人力资源系统平台主要采用普遍应用的三层式B/S系统结构第一,企业人力资源档案管理系统表示层表示层是应用于系统存储的数据与企业用户的直接接口,担负起将系统存储的.数据转化为用户最易于接受的表现形式此外,现代人力资源档案系统表示层不仅对系统内信息进行转化,而且该系统将员工所掌握的知识、技术方法以及管理方法进行形式转化存储到系统数据库中第二,企业人力资源档案系统逻辑层系统逻辑层作为存储资源库的实践应用,管理存储系统平台对信息的收集与逻辑存储数据库并接受用户各类访问逻辑层依照用户对信息的需求进行分析、对平台进行设计设置以下模块如个人人力资源档案信息、部门信息、信息反馈、个人知识发布、知识库查询、系统管理等,相应的登录用户分为一般用户和管理人员账户对系统进行相关操作个人人力资源档案信息管理主要针对企业员工个人信息的全面概括,可以通过信息反馈模块对信息中存在的偏差与系统管理员进行沟通,对身份信息进行修改和添加;系统管理包括用户权限管理、在线反馈、知识审核、知识在线发布、登录日志等;权限管理主要对系统登录账户根据所处部门和级别进行合理授权;知识信息发布管理是根据用户通过账号主动分享的知识通过管理员进行审核,一方面按照信息收集准则进行分类入库;另一方面通过员工登录日志,对高频的搜索话题进行汇总,来对信息进行即时发布;系统维护通过管理人员账户对系统进行定期日常维护
4、办公室应建立公司发文登记簿,详细地、分门别类地登记文件的具体信息(如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等)公司任何发文都必须登记在册,该登记簿作为归档资料应妥善保存不得遗失,并于下一年度初移交公司档案室归档
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印,文件稿的首页需用统一的格式(公司红头文件纸)
6、文件打印完毕后加盖公司公章对于公司内部发文,可以采用内部电子邮件系统,将文件分别发送至公司领导和各处室,并作好相关的发送记录,作为档案保存
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录,按照文件编号顺序完整保存并定期整理(一学年)
8、公司办公室及公司打印室工作人员有对公司有关文件保密的义务和职责企业档案管理制度「篇三」第一章总则第一条为了加强公司各类档案的系统管理,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司各项工作服务,结合公司实际情况,特制订本制度第二条凡公司、各部门在工作中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须集中管理,任何部门、和个人不得据为己有第二章档案管理体制第三条
4、系统管理平台安全保障制度的建立企业人力资源档案管理平台获得企业员工信赖的基础,是以保障该系统提供安全、高效、准确的信息作为前提因此,根据信息库的信息内容特征,本系统可以采用以下的技术安全手段与安全制度,保持信息系统的安全化管理以及知识信息的安全第一,唯一的身份账号系统管理人员在企业员工应聘进入企业工作时,就针对其职能身份进行了认定,分配了一个专用账号,此种方式可以防止员工进行多次注册,避免服务器的过重负担和多用户身份混乱带来不安全因素,使系统平台的用户操作限定在特定对象,帮助系统平台在日后利用信息统计与访问追踪统计提供了真实数据第二,对所有员工赋予特定的身份权限与核心技术知识进行加密处理企业员工获得的权限,必须进行分级设定,保障系统平台多种功能得到准确与高效的发挥处于企业内不同职位的员工,对系统可以进行不同操作没有得到管理人员对相关权限的审批,普通用户是无法对系统进行越权操作因此,权限设置不仅使系统平台管理更为便捷,也为系统平台操作安全提供保障其次,人力资源管理平台的数据库还为企业存储相关核心技术数据,不同密级的知识需要核心人员掌握,而并非可以对所有人员开放利用基于以上因素,员工的身份与核心知识加密设置不同进入权限,可以根据其不同部门的职能属性与层级职务大小进行科学的权限分配,时刻保持信息库内的知识信息处于稳定与可控中第三,为保证整个系统的信息安全,必须对原有系统数据库进行定期的备份,严格编制系统操作守则,并要求所有员工严格遵守,保证信息系统得到安全操作
1、统一管理原则公司档案实行统一管理,任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有
2、保守秘密原则员工都有保守档案秘密的义务,维护公司利益,任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密第四条公司档案分为文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案各项目资料、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料
1、与公司财务有关的资料由财务部保管未经董事长许可,任何人不可动用
2、有关文书、各项规章制度方面的资料,由办公室保管
3、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等,由工程部自行归档保管
4、销售部方面资料由销售部保管对外签定的广告、策划合同等销售人员在合同签署完毕后,办公室应保留一份售楼商品房合同样本,永久保存
5、前期部方面资料项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料,由前期部自行归档保管
6、拆迁部方面资料征地、拆迁批复等文件资料,由拆迁部自行归档保管
7、各部门向办公室移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管第五条各部门形成的文件材料等由本部门负责归档管理,办公室有责任对各部门的档案管理工作进行监督和指导第六条因工作变动或因故离职时,应将文件材料交接清楚,才能离职第三章档案的归档范围第七条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围
1、部门含部门以上的各种计划、方案、规划,各种重大决议和各种重要通知、通报,及各种公文、会议纪要、大事记等
2、各种工程图纸、设计变更通知书等工程资料
3、各类工程检测、鉴定报告
4、各种协议书、合同书,各种技术资料,和各种设备档案及说明书
5、公司年初财务预算报告及年终财务报告,各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料
6、公司各种审计报告、资产评估报告
7、公司各种管理规章制度
8、公司各种注册、登记证件、政府批文,各种法律证照、公证文件
9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档
10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动,及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料
11、公司发展大事记,和董事长亲自起草或修改的重要文稿
12、其他需要归档的重要文件第四章档案的借阅管理办法第八条凡需借阅公司档案者,均须填写《档案借阅审批单》,签批后方能借阅第九条借阅的档案密级与领导签批
1、公司各部门因工作需要,借阅、查阅需办理相关手续,经部门经理签字,董事长助理或总经理审批后,可办理借阅、查阅手续
2、重要档案及财务档案,须由董事长批准,方可借阅第十条借阅档案必须严格履行登记手续,依据《档案借阅审批单》,为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁,确因工作需要摘抄、复制,须经董事长助理或总经理批准归还的档案要进行检查、清点,经检查无误方可办理手续如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导逾期不还者,档案管理员要及时催还第十一条公司档案借阅查阅只供公司内部各部门档案借阅时间为3天,如需延长,须办理续借手续逾期不还者,档案管理人员须及时催还借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量,承担一切赔偿责任第十二条借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿损失借阅者必须严守公司机密,绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者,将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任在职人员调离本公司时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,退还所借档案,经档案室审查无误签字后,才能调离第十三条加强档案保管工作,做好防盗、防火、防潮等工作,定期检查档案保管工作第五章档案的销毁第十三条办公室每年对公司档案进行一次清理,清除不必要保存的资料第十四条对已失去作用或已超过保管期限的档案资料,经办公室确认,报董事长助理、总经理审批,并进行登记后予以销毁第十五条销毁时要有二人监督,销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式,严禁将要销毁的文件作为它用,或作废纸出售第六章罚则第十六条有下列行为之一,视情节轻重,给予100元-5000元罚款处理,若构成犯罪依法追究刑事责任
1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案
2、擅自向外界提供、抄摘公司档案
3、涂改、伪造档案
4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5、未按手续办理借阅,外带者或越级查阅者档案管理者同罚
6、泄露公司档案机密者
7、其他危害公司利益的行为第十七条本制度由办公室负责解释、补充对未尽事宜,办公室随时调整更新企业档案管理制度「篇四」一个企业制度好不好,就要看其对档案的管理制度,下面是企业档案管理规章制度,一起来看看吧《档案管理制度》第一章总则第一条为了加强公司系统的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》有关规定,结合公司实际情况,特制定本办法第二条凡公司各部门在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向公司办公室移交,集中管理,任何单位和个人不得据为已有第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作第四条公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司办公室负责监督和指导第二章归档范围第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(合同、中标通知书等)均属归档范围第六条公司文件材料应归档的有
(一)公司颁发的(包括转发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿;
(二)公司的请求与上级机关的批复文件,各部门、各项目部的请求与本公司的批复;
(三)公司的工作计划、总结、报告;
(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料;
(五)公司领导公务活动形成的重要文件,从外单位带回的与公司有关的文件材料;
(六)反映公司经营和管理的专业文件材料;
(七)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括电子文档等);
(八)公司及各部门、项目部成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料;
(九)公司及各部门、项目部制定的规章制度等;
(十)公司的简介、荣誉,有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;
(十一)公司及各部门领导任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用等工作形成的文件材料;
(十二)公司领导、员工档案;
(十三)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料;
(十四)公司或部门、项目部与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;
(十五)公司固定资产登记,财产,物资、档案等移交凭证;第三章立卷归档要求第七条公司各单位应在每年3月底以前将上年办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向公司办公室移交第八条各单位必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续第九条各单位向公司办公室移交档案时,要严格履行移交手续第十条归档案卷的总要求是遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用具体应做到下述几点
(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整归档的项目档案应包括如下文件各种协议、合同、营业执照(复印件)、章程、项目人员任免文件,有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务资料等
(二)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开。