员工档案管理制度

员工档案管理制度员工档案管理制度「篇一」

一、总则第一条将企业的人事档案管理规范化、制度化，使其更有效的服务于企业，特制定此制度第二条人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整第三条企业各分公司和分支机构内部的人事档案管理，必须依照本制度进行

二、人事档案的管理体制第一条企业各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作没有人事部的，由机构负责人指定专人进行保管分公司经理和机构负责人的档案由企业人力资源总部保管第二条企业人员调动时，调动人员的档案由调出部门人力资源部整理好，转交到调入部门人力资源部保存第三条企业人员借调时，员工档案仍有原部门进行保存但借调部门必须存有借调人员档案的复印件，档案的复印件内的材料应与原件保持一致

三、档案管理的要求第一条企业须由专门的档案室存放档案，由专门人员负责管理企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室，没有条件的须购买档案柜存放档案

5.

5.2本部门职工的人事档案调阅需经部门主管批准

5.

5.3部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需人力资源部门主管审核，并报主管领导批准

5.

5.4部门主管级别的人事档案，副总经理和总经理有权调阅

5.

5.5调阅档案原则上在人事部门内部并在指定人员陪同下调阅如需借出人事部门，需人力资源部门主管批准

5.

5.6所有调阅档案，均需登记备案

5.6人事档案归属

5.

6.1继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；离厂员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁；

5.

6.3大专以上学历毕业生的人事档案要求尽量转入本单位，并送当地人才交流中心代保管

6.相关文件

6.1《员工保密管理制度》

6.2《保密协议》

7.使用表单

7.1《档案调（借）阅申请表》档案调（借）阅申请表申请部门申请人申请调阅时间预计归还时间被调阅人详情调（借）阅理由:部门主管签字综合管理部意见公司领导上一篇中国社会保险制度下一篇没有了意见（部门副经理及以上干部才需此栏意见）员工档案管理制度「篇四」员工档案作为记录员工重要信息的介质，应列入保密资料范围，尤其是中高层员工履历、薪资等信息，行政人事部门应在员工入职时收集完善员工资料，建立完整的员工档案；员工的档案借阅必须经相关领导批准，具有一定资格的人员因工作需要可以借阅相应权限内的员工档案

一、员工档案管理部门公司行政人事部为员工档案的直接管理部门，安排专人负责日常管理，保证档案的完整性，档案查阅必须符合本制度要求

二、电子档案的建立和管理

1、集团人力资源部负责建立总公司所有人员和子公司部门负责人以上人员电子档案，并根据子公司整理上报的电子档案，整理出全集团人员的电子档案；

2、各公司行政人事部门负责各自公司部门负责人以下所有员工电子档案的建立，并将最新电子档案提交集团人力资源部备案；

3、电子档案每月28日更新一次，更新情况报集团人力资源部一份

三、纸质档案的建立和管理

1、纸质档案在员工入职后一周内建立完善，内容包括封皮、三张一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、求职报名表、面试考核表、体检报告、离职（失业）证明、保密协议、入职须知等，对于劳动合同、转正和晋级手续、任命文件、奖惩记录等资料在管理过程中结合实际情况及时补充完善

2、集团人力资源部负责建立总公司所有人员和子公司部门负责人以上人员的纸质档案，并负责日常管理和借阅管理

3、各公司行政人事部门负责各自公司部门负责人以下所有管理人员纸质档案的建立，并负责日常管理和借阅管理

4、集团人力资源部建档时须将在职人员和离职人员分开，将高层管理者、中层管理者、基层管理人员分开，将退休返聘人员单列；子公司行政人事部建档时须将在职人员和离职人员分开，将中层管理者、基层管理人员分开，将退休返聘人员单列；

5、一线工人也需要建档，资料需包含个人简历、求职报名表、面试考核表、体检报告等

四、纸质档案的借阅权限

1、各部门负责人经行政人事部门负责人同意后，可以借阅本部门所有人员的纸质档案，无权借阅其他部门人员的纸质档案；

2、行政人事部相关招聘和薪资专员经行政人事部负责人同意后，可以借阅部门负责人以下所有人员纸质档案；

3、子公司行政人事部门负责人经集团人力资源部负责人同意后，可以借阅本公司部门负责人以上人员纸质档案，无权借阅其他公司部门负责人以上人员纸质档案；

4、子公司部门负责人以上高层领导经行政人事部负责人同意后可以借阅所辖部门所有人员纸质档案，借阅其他部门人员纸质档案必须经总经理同意；借阅下辖部门负责人纸质档案须经集团人力资源部负责人同意；

5、集团公司部门负责人及以上人员经人力资源部负责人同意可以借阅下辖员工纸质档案；如果需借阅子公司部门负责人以上人员的纸质档案，必须经董事长同思；

6、子公司人员均无权借阅其他公司员工的纸质档案第二条正式员工的档案使用档案袋存放企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋，档案袋的规格为30*24cm,外部有密封线缠绕封口试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存，转为正式员工后，按相关要求存放第三条档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等，以便查找

四、人事档案的管理规范第一条档案的分类

（1）试用期员工和临时工档案主要包括的内容有员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，试用期劳动合同，入职培训期间的考核表和评价表，申请转正的相关材料等

（2）正式员工档案主要包括内容有员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，劳动合同及相关协议，在岗培训期间的考核表和评价表，季度/年度考核材料，岗位升迁调动材料，奖励惩罚记录，重大科技成果等

（3）离职员工档案主要内容包括正式员工档案的所有内容，另外增加离职申请、审核和交接方面的材料，劳动关系解除方面的材料等第二条档案的归类人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别，若材料内容涉及多种类别时，按其主要内容归入相应类别第三条档案的排列人事档案归类后，相关材料的排列应按照时间顺序依次排列，时间最久的排在最前面，依次类推这样排列的好处是便于查阅，同时可以反映出员工的职业发展历程第四条档案的编号档案的编号方法很多，如汉语拼音法、姓氏笔画法、单位编号法等，目前企业采用的是汉语拼音法具体方法如下1档案排列顺序按拼音字母的次序排列，由姓开始，姓第一个字母为a的排在最前列，依次类推；第一个字母相同的，按第二个字母的顺序排列同姓的按名字的每一个字的拼音顺序进行排列2重名的人员按入职时间的先后顺序排列，入职时间早的排在前面，入职时间晚的排在后面

五、人事档案所提供的利用方式1查阅相关利用人到档案室查阅档案资料时，必须在档案管理人员的要求下进行查阅登记，写明查阅的时间、查阅人、查阅的事由，查阅的内容2调阅相关利用者对人事档案的调阅必须进行调阅登记，并取得档案管理部门主管的核准，调阅期限为7天，逾期未还者须办理续借手续，档案管理部门也须及时催还档案调阅期间不得转借、调换需复印的，要到档案管理部门登记3出具证明材料对于需要复制档案中的相关资料作为证明材料时，必须经过档案管理部门主管审批，并加盖部门公章后才能发出4其他

六、档案的保存期限与销毁1人事档案须永久性的进行保存对于离职、辞退、开除的人员，自离开之日起，满一年，经过部门领导的审核后，方可销毁档案2档案销毁必须填写申请单，报人力资源部审核、批准、备档，人力资源部指定专门人员进行销毁，负责销毁的人员须为两人以上

七、附则1本制度自公布之日起生效2本制度具体操作细则由人力资源部负责解释对于需修改的部分，人力资源部负责修改，报总经理批准后执行员工档案管理制度20xx-09-198:30|#3楼第一条为了规范员工档案管理工作，有效保护和利用员工档案，制定本制度第二条员工档案包括员工的入职档案、培训档案、绩效考核档案、薪资档案、劳动关系档案、离职档案、工作交接档案等具有参考价值的文件材料第三条集团人力资源管控中心负责管理集团各职能部门和地产事业部所有员工、一级子公司内设机构负责人以上人员、二级子公司领导班子成员的人事档案；一级子公司人力资源管理部门负责管理本公司内设机构负责人以下人员、二级子公司内设机构人员的人事档案；二级子公司人力资源管理部门负责管理本公司内设机构负责人以下人员的人事档案集团人力资源管控中心应当指导和督促各级人力资源管理部门做好员工档案管理工作第四条员工档案应当具有下列材料

（一）职位申请表（可附自荐书）；

（二）有关证件复印件，包括身份证双面复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、资格证书复印件（特殊重要职位须留存相关资质证书原件）、荣誉证书复印件等；

（三）半年内县级以上医院提供的体检报告原件；

（四）《云南星长征投资开发控股集团有限公司员工入职档案》原件（入职审批手续与员工签名必须齐全）；

（五）试用期劳动合同书；

（六）员工转正相关材料（须附试用期述职报告）；

（七）正式劳动合同书或者返聘合同书或者劳务合同书原件；（A）员工人事异动登记表；

（九）员工异动情况登记表及其相关材料；

（十）员工奖惩的相关材料；

（十一）员工培训情况登记表；

（十二）员工照片（一般保存6张，均须标注姓名）；

（十三）员工离职的相关材料（须附工作交接清单）；

（十四）其他需要入档的材料第五条员工档案管理应当按照下列要求办理

（一）坚持分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范的原则；

（二）在职员工档案应按部门立卷，离职员工档案应按离职时间立卷，并附检索目录，以便查找；

（三）员工报到当天应带齐员工个人档案要求的所有资料，档案管-理-员为其建档，并在个人档案袋上附《员工档案目录》，填写各类档案名称及份数，待转正后建立档案号；

（四）对员工进行考察、考核、培训、奖惩以及员工异动等方面的材料，应在3个工作日内收集、整理立卷，保持档案的完整性

（五）在员工离职手续办完后，应及时清除该员工的在职员工档案号，建立离职员工档案号，并将档案归入离职员工档案管理；第六条各级人力资源管理部门应不断研究和改进员工档案管理的方法和技术，逐步实现员工档案管理工作的规范化、科学化第七条员工档案借阅必须落实下列要求（-）借阅者必须填写《员工档案借阅登记表》，未经集团人力资源管控中心主要负责人批准，任何单位和个人不得借阅员工档案；

（二）所有经批准后借阅的员工档案必须在1个工作日内归还（特殊情况可延长），对借阅后到期未归还或归还破损、私自复印档案、遗失档案的，必须进行严肃处理；

（三）外单位来公司查阅档案时，必须持有盖有公章的单位介2绍信，经集团人力资源管控中心主要负责人批准后，方可查阅；

（四）档案借阅严禁涂改、圈化、抽取、撤换和损坏员工档案材料；借阅者不得擅自复印、泄露员工档案内容第八条公司任何部门和个人非经允许不得销毁员工档案；在职员工档案应永久保存，离职员工档案一般保存3年（高管及核心技术人员档案保留到员工离岗后8年）员工档案销毁工作每年进行一次，员工档案管-理-员负责整理待销毁的员工档案清单，待逐级上报、审批后方可销毁，并建立档案销毁台账，请审计监察部监销第九条本制度由集团人力资源管控中心负责制定和修订，解释权归集团人力资源管控中心第十条本制度自20xx年6月1日起施行员工档案管理制度「篇二」在学习、工作、生活中，大家逐渐认识到制度的重要性，制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律（包括宪法和各种具体法规）、戒律、规章（包括政府制定的条例）等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成拟定制度的注意事项有许多，你确定会写吗？下面是收集整理的公司档案室管理制度（精选8篇），希望能够帮助到大家员工档案管理制度「篇三」员工档案管理制度

1.目的规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性

2.适用范围适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作

3.定义无

4.职责

4.1公司综合管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门

5.程序

5.1员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以HR管理信息系统为平台进行统一管理员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》，签订《保密协议》

1.2档案建立新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、求职报名表、面试考核表、员工个人档案表、体检报告、离职（失业）证明等

1.3档案资料收录员工在职期间，人力资源部门应及时将员工的动态三资变动材料收录入个人的纸质档案和电子档案，含以下内容

5.

3.1《培训记录》

6.

3.2转正或晋级手续

7.

3.3《劳动合同》

8.

3.4《月度考评记录》

9.

3.5《年度考评记录》

10.

3.6《奖惩记录》

11.

3.7调动、借用手续

12.

3.8任命文件

13.

3.9离厂手续

5.

3.10其他个人表现记录、个人业绩记录

5.4为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的.优点，要求档案管理人员需及时将更新、变化的资料进行系统录入，具体时限要求如下

5.

4.1新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起七个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；

5.

4.2组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档；

5.

4.3社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档

5.5人事档案调阅

5.

5.1调阅职工的人事档案需填写《档案调阅申请表》并经有效批准。