学院档案管理办法

学院档案管理办法第一章总则第一条为规范XX学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《XX省档案条例》，结合学校实际，制定本办法第二条本办法所称的XX学院档案（以下简称学校档案）指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录第三条学校档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校管理水平的重要标志，要纳入学校整体发展规划要将档案的形成、管理和利用服务工作质量考核指标有机地纳入学校工作质量考核体系中，纳入各部门各单位工作计划，纳入有关人员的职责范围，将学校教学、科研、管理各项工作与归档工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收第四条学校档案工作的主管部门是省教育行政部门，学校档案工作接受省档案行政部门的业务指导、监督和检查第五条学校档案工作坚持统领导、分级管理、集中保管的原则第六条学校各部门、各单位和全体师生员工应当增强档第五章条件保障第三十四条学院将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求第三十五条学院为档案工作配备专用的、符合档案管理要求的档案库房和管理设施，对不适应档案事业发展需要或者者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2022）的要求及时进行改扩建或者新建存放涉密档案应设有专门库房存放声像、电子等特殊载体档案，应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施第三十六条学院为档案管理现代化、档案信息化配备所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行第六章奖励与处罚第三十七条学院定期表彰与奖励在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人

（一）在档案的采集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的第三十八条有下列行为之一的，学院对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法赋予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、发布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为第七章附则第三十九条本办法自发布之日起施行第四十条本办法由学院综合档案室负责解释案意识和档案法制意识，有采集、移交、保护和利用档案的义务与权利，应支持、关心和促进档案工作的发展第二章机构设置与人员配备第七条学校设立档案工作委员会，委员会由分管校领导和档案形成的主要部门、单位负责人组成，分管校领导为主任委员会负责组织、协调、研究、解决档案工作中的重大问题第八条学校设立综合档案室学校档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构需要特殊条件保管或者利用频繁，且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管第九条综合档案室的管理职责

（一）贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开辟档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动第十条综合档案室设负责人一位负责人应当具备以下条件

（一）热心档案事业，具有专业技术职务任职经历；

（二）有组织管理能力，具有开辟创新意识和精神；

（三）年富力强，身体健康第十一条学校档案馆配备专职档案工作人员，其人员数量由学校根据室藏档案数量和工作任务确定专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研人员同等待遇第十二条学校各部门、各单位必须有一位负责人分管档案工作配备一位专职或者兼职档案管理员，负责本部门、本单位档案的采集、积累、整理和立卷归档工作，接受学校档案室的指导、监督和检查各部门、各单位档案管理员应保持稳定，更换档案管理员应报档案馆第三章档案管理第十三条学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平第十四条学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档文件材料的归档范围是:

（一）群类主要包括学校委、工会、团委、民主派等组织的各种会议文件、会议记录及记要；各群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于群管理的文件材料

（二）行政类主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及记要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料

（三）学生类主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、团组织档案、毕业生登记表等

（四）教学类主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料按原教委、档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（〔87〕教办字016号）的相关规定执行

（五）科研类按原科委、档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发［1987）6号）执行

（六）基本建设类按档案局、原计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行

（七）仪器设备类主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在招标、、接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料

（八）产品生产类主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录相等

（九）出版物类主要包括学校自行编辑出版的学报、学术刊物及其他出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等

（十）外事类主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校礼聘的境外专家、教师在教学科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料

（十一）财会类按《会计档案管理办法》执行

（十二）声像类按《高等学校档案工作规范》中《高等学校声像载体档案工作规范》执行

（十三）实物类主要包括学院在教学、科研和管理活动中形成的，对学院和社会具有保存价值的各类奖状、证书、字画和非纸质的奖杯、奖牌、奖章、锦旗、印信、礼品、纪念品及具有记念意义和收藏价值的物品等学院根据档案事业发展需要，可不断完善归档门类及归档范围归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录相（录音）带等各种载体形式第十五条学院实行档案材料形成部门、单位或者课题组卷归档制度学院各部门、各单位档案工作负责人及档案管理员要按照归档要求，组织本部门、单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门、本单位档案工作负责人检查合格后向学院综合档案室移交第十六条归档的档案材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求电子文件的归档要求按照档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和学校有关规定执行第十七条学校档案材料归档时间

（一）学院各部门、各单位应于次年6月底前归档；

（二）科研类档案应当于项目完成后两个月内由科研部门采集整理并归档

（三）基建类档案应当与项目完成后三个月内由基建部门采集整理并归档第十八条学院档案室对接收的档案进行归档整理、分类、鉴定和编号第十九条学院档案室按照档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁未经鉴定和批准，不得销毁任何档案第二十条学院档案室应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、退色、霉变和散失对已经破损或者字迹退色的档案，及时修复或者复制对重要档案和破损、退色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管第二十一条学院与其他单位分工协作完成的项目，学院档案室应至少保存一整套档案协作单位除保存与自己承担任务有关的档案原件外，应将复制件移交学校档案馆保存第二十二条学院个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应按照规定及时归档，任何个人不得据为己有对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学院档案室可以通过征集、代管等形式进行管理对于与学院有关的各种档案史料的征集，学院档案室制定专门的制度和办法第二十三条档案室应定期检查馆藏档案和资料的保管情况，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当即将向院长报告，及时处理档案库房的技术管理工作，应建立、健全有关规章制度，由专人负责第二十四条学院档案室要认真执行档案统计年报制度，并按照和XX省有关规定报送档案工作基本情况统计报表第四章档案的利用与发布第二十五条学院档案室应按照有关规定发布档案未经学校授权，其他任何组织或者个人无权发布学校档案属下列情况之一者，不对外发布

（一）涉及秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门、单位规定限制利用的第二十六条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已发布的学校档案境外组织或者个人利用档案的，按照有关规定办理第二十七条查阅、摘录、复制未开放的档案，应经分管院长批准涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者者本人允许，必要时报请院长审查批准需要利用的档案涉及重大问题或者秘密，应当经学校纪检、保密等部门批准第一十八条档案室提供利用的重要、珍贵档案，普通不提供原件如有特殊需要，应经院长批准加盖“XX学院综合档案室”及“XX学院”对外公章的档案复制件，与原件具有同等效力第二十九条学院档案开放设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件第三十条学院档案室是学校出具档案证明的惟一机构其中毕业生的学习成绩、学籍、毕业证、学位证信息提供与认证，由学院档案室办理，加盖“XX学院综合档案室”及“XX学院”对外公章；在校生的学习成绩和学籍证明直接由教学管理部门提供；补办学历证明的，由各职能部门办理后加盖学校公章用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收取费用社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学院档案室无偿和优先提供第三H^一条寄存在学院档案室的档案，归寄存者所有学院档案室如果需要向社会提供利用，应征得寄存者允许第三十二条学院档案室积极开展年鉴、大事记等档案的编研工作出版档案史料和发布档案，应当经档案形成单位允许，并报请院长批准第三十三条学院档案室采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作有条件的情况下，可在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。