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文本内容:
C・作会议记录时离开会议室接听电话
34.文员进行会议的计划和准备时,不应该做的是()oA.文员按照上司的指示,应事先调查时间安排对参加者是否方便B.什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度C.会议场所的选择,要根据会议时间长短、花费多少作决定D.文秘人员必须配合会议议程,详细检查各项工作
35.文员做会议记录时,可以在会议记录中(C)C.与发言者用词不一致但意思彻底一
36.会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理,这时文员应(D)oD.征求主持人意见,住手笔录,关录音机
37.上司决定参加某个会议时,文员不应该(A)oA.只在便笺上写好会议名称
38.以下哪一种类型适合自由谈话,或者是采集创意的会议?(C)C.圆桌型
39.以下关于交互式电话会议的功能中,哪一项是不具备的?(A)oA.审查功能
40.有时应上司要求,文员参预会见或者会谈,以下哪项内容不是文员的任务?(B)B.发表意见
41.文员根据上司指示,向对方要求约会时,以下哪种做法是错误的?(D)o D.如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会
42.文员制作日程安排计划表时,以下哪一种情况应避免?(D)o1).日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上,可以废弃
43.在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的彻底信任,取决于两点一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有(B),了解要求约会者的心理B.说话的技巧
44.以下关于确认上司日程安排计划的行为中,哪一项是不适宜的?(A)A.以电话方式决定面谈或者开会的重要预定计划,不用再以书面形式确认
45.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,以下哪一项是不适宜的?(B)B.代替上司制定约会计划
46.以下关于预订工作的行为中,哪一项是不适宜的?(D)D.不一定要弄到确认旅馆预订的传真或者其他书面形式的证明
47.上司出差,文员预订机票时,以下哪一种做法不正确?(D)【).不必提前在取票前或者出发前再用电话予以确认
48.照料上司身边琐事的说法,哪一种是不正确的?(D)oD.应酬需要更换衣服,这是上司个人的需要,不必赋予协助
49.以下关于名片的使用方式,哪项是错误的?(D)oD.各自只能当面递送,寄去是不礼貌的
50.文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字,应(D)D.请教对方“可否请问一下,这个字怎么念?”
51.以下关于交际礼仪的举止行为,哪一项是比较适宜的?(D)oD.穿着短裙的下蹲姿式,应跨前半步后腿虚跪,上身保持挺直,蹲下时慢悠悠地弯下腰
52.社交场合很讲究次序礼仪,普通(B)o B.以右为尊
53.当文员获知婚丧喜庆的消息后,首先应(D)D.查证消息的可靠性
54.文员协助举行宴会时,不用考虑(D D.有无歇息室
55.以下说明宴会的种类与形式的内容,哪一项是正确的?(C)C.工作餐是非正式宴请形式,早、午、晚举行均可
56.以下关于文员的宴会礼仪中,哪一项是正确的?(D)oD.吃西餐时用左手把汤盘挨近自己一边方向稍稍提起,再用汤匙轻轻由里向外舀去
57.以下餐巾的使用方法是正确的(C)oC.用来擦嘴唇嘴角I).塞入衣服领口里
58.文员打印寄往欧美国家的信封,寄信人姓名、地址应该打印在(B)B、左上角
59.以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中,哪一项是不适宜的?(C)oC.未用完一道莱时,应将刀叉平行排放在盘了上右侧,叉尖向上,刀刃向内
60.上司参加各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应(A)oA.通知上司家人把衣服送达
61.以下关于说话的要领中,哪一项不适宜?(B)62由过程先说
62.接受忠告的正确反应是(D)o D.切勿感情用事
63.办公室人员在社交活动中应如何选择话题,哪些是属于合适的话题?(A)A.有共同利益的话题
64.将同文多页沿边取齐后均匀错开,从首页到末页,在页边加盖一完整公章,可以证明文件各页确实是同时形成,以杜绝日后篡改之嫌疑,这是(A)A.骑边章
65.值班人员不应该做以下哪种事情?(A)A.签发文件
66.文员要做好档案采集,应该采集的文书资料是(A)A.下级单位报送的报告,统计报表等
67.以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷如问函与复函等用(A)A.按通讯者特征立卷一定的制度,包括以下方面(B)68归档范围、归档时间、归档耍求
69.文书立卷的归档制度包括三方面归档范围、(A)和归档要求A.归档时间70传真机的使用哪一项是不对的(B)B.随时随地可向对方发送71在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的(C)C.作会议记录时离开会议室接听电话72以下文员订购和储备办公用品的行为中,哪一项是不适宜的(B)o B.让员工们随意领取办公用品73以下文员的工作顺序中,哪一项是正确的(B)B.文员也应具有适当判断情况,机智应对的应变能力74文员必须管理好金钱,学会节约开支,以下行为中哪一项是不恰当的(A)A.最好到价格便宜的商店去购买,质量并不重要75文员必须具有合作精神,以下合作方法中哪一项是不适宜的(B)B.应该有自己的个性,尽可能使别人服从自己76以下关于交互式电话会议的功能中,哪一项是不具备的(A)A.审查功能77文员制作日程安排计划表时,以下哪o一种情况应避免(D)D.日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上,可以废弃78文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是(C)C、姓名、部门、地址、国名79有时应上司要求,文员参预会见或者会谈,以下哪些内容不是文员的任务(B)B、发表意见80邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,以下哪些事情与文员的工作要求不一致(D)D、应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办81以下哪些接打电话的行为是不正确的(A)A、受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击
82、文员根据上司指示,向对方要求约会时,以下哪些做法是错误的(D)D、如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会
83、以下关于名片的使用方式,哪些是错误的(D)1)、名片只能当面递送,寄去是不礼貌的
84、文员要做好档案采集,应该采集的文书资料是(A)A、下级单位报送的报告、统计报表等
85、值班人员不应该做以下哪种事情(A)A、签发文件
86、接受忠告的反应应该是(D)D、切勿事感用事
二、判断题
1.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度(V)
2.办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光(X)
3.在阳光璀璨的教室和会议室内使用投影机,效果不受影响(X)
4.没有两位办公室人员一天的工作内容是彻底相同的,但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作(V)
5.文员第一次做一项工作时应该快一些,如果错误可以再做一遍(X)
6.善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎,对同事尊重和理解,即不能违反同事的意愿(X)
7.文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应该一同锁入抽屉(X)
8.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领(X)
9.文员传达上司信息时,可以把上司的话语加多或者减少,以个人的口吻来转达(X)
10.文员代替上司传达不利消息时,因为当这个信差很艰难,所以要拖到最后一刻行动因为上司震怒,自己转达口信的语气也应该变成上司的语气(X)
58.监印员可把印章携带出办公室,去其他地方盖章(X)
59.文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致,可以出具空白介绍信(X)
60.值班人员要认真填写值班接待登记表或者值班日志,直接解决不了的问题要报请领导批示或者转交有关部门处理(X)
61.面对突发事件,值班人员有时在领导人未指示前就要采取暂时应急措施(X)
62.办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗位责任制度(X)
63.列入保密范围的公文,应在产生的同时,由制文机关确定密级和保密范围,密级和保密期限的变更和解密(v)w
64.注办是指文秘人员在《文件处理单》上或者文尾的下角注明公文办理的结果(V)
65.档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书(V)
66.即使客观形势发生变化,也不应变更档案的密级、期限(X)
67.文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档”,有归档范围和要求,但没有期限(X)
68.文秘人员或者文书人员依照已经编好的立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的对应条款归人卷内,即为年终归卷工作(X)
三、简答题
1、文员所作的的完整的会议记录应该包括哪些事项?答
(1)会议名称;
(2)会议记录人的姓名、盖章;
(3)时间;
(4)会议地点;
(5)议题;
(6)主持人、主席;
(7)出席者名单;
(8)会议的经过情形及结论;
(9)相关资料;
(10)下次会议预定日期
2、办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?答
(1)清晰地知道在所说服的事项中,最想说什么,以逻辑分析自己的意向,并对目的、效果、重要性、关联性等,抓住重点
(2)说服时,要尽量具体客观,使对方产生了解的动机
(3)偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见,或者用图表、资料、经验谈等等
(4)要具体了解对方的立场和意向,先注意聆听对方所说的话,切勿以自己主观的方式进行谈话要掌握对方不能了解的地方,努力加以说明;
(5)主动发问,了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等;
(6)以诚恳的态度为对方着想而发言,不要使用令对方反感的言词
(7)让对方打开心扉,使对方对自己的看法产生兴趣;
(8)不可伤害对方的自尊心
3、什么是受意?受意有几种?办公室人员应该怎样运用受意方法?答
(1)受意是文员接受和领略上司意图
(2)一种是直接受意,另一种是间接受意
(3)文员要善于领略上司意图,按上司意图办事但要防止把上司酝酿过程中的意图当做上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示要做到备好记录本,记录下批示要点注意倾听,用心判断指示的用意必要时可以提问,直到明了意图为止,但不要打断谈话如有不允许见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度接受指示后,要不失时机地贯彻实施
4、公文的彻底格式包括哪几项?请写出这些项目答
(1)版头、发文字号、印刷顺序号
(2)密级、紧急程度
(3)签发人姓名;
(4)公文标题;
(5)主送机关;
(6)正文、附件;
(7)发文机关、成文日期、机关印章;
(8)注释、阅读范围
(9)主题辞;
(10)抄送单位、印发说明
5、提高会议效率可以有哪些做法?答遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的预会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本
6、文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的?答有电子提示系统和人工提示系统;电子提示系统的做法在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息人工提示系统的做法设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件
7、文员根据单位需要向外或者向内发文,需要经过一系列程序即为发文过程请说明这一过程答
(1)拟稿;
(2)核稿指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实
(3)签发指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出
(4)编号已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号
(5)缮印对已经签发的文件定稿进行眷清、复印或者排版印制
(6)校对指将文件的誓写稿、打印稿或者清样按定稿核对校正
(7)用印指在完成的文件上加盖机关印章
(8)登记;
(9)分发
8、文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么?答要获得上司的许可如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认;要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表上还应准备约会所需要的文件资料星期一早上、周末、即将下班之前、午餐先后不要安排约会;公司有重大活动的那一天不宜安排约会;地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素
9、文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?答
(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或者规劝;
(2)参谋作用;
(3)补缺作用;
(4)增进关系作用;
(5)适事紧急的事,重要的事,上司需要知道的事;
(6)适时考虑时机;
(7)适地看场合;
(8)适度要注意掌握分寸
10、什康士书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?答
(1)文秘或者档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,称为“立卷特征”;
(2)按问题特征立卷;
(3)按作者特征立卷;
(4)按文种特征立卷;
(5)按时间特征立卷;
(6)按地区特征立卷;
(7)按通讯者特征立卷;
(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或者两个以上的特征组合每一个案卷
11、来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?答
(1)受理的范围是国家机关、主管部门或者新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件
(2)及时拆封拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方对急信、要信、或者有过激言语的来信,第5页共12页。