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1范围为了规范保定长城汽车桥业有限公司的招投标程序,以公正、公平、公开和诚实信用为原则,及时满足公司采购需求,降低采购成本,减少浪费,防止并杜绝不正当交易行为,实现公司与供方的互惠双赢,特制定本制度本制度适用于保定长城汽车桥业有限公司自行招投标采购的全过程2术语和定义
2.1招标是指采购方在建设所需的工程或者采购大量或重要产品、服务时,招标人通过发布招标公告或者招标邀请函等向社会公开的方式(特殊情况下,也可能向部分供应商发出邀请),公布特定的标准和条件,明确选定方法,公开或者书面邀请投标人参加投标,招标人按照规定的程序从各投标人中确定交易对象即中标人的行为
2.2投标是指投标人(供应商或者承包商)按照招标人的要求和条件提出自己的报价及相应条件,对招标人提出的招标要求和条件进行响应的行为
2.3招标方式招标分为公开招标和邀请招标公开招标是招标人通过招标公告的方式邀请不特定的法人或者组织及个人投标邀请招标是指招标人以招标邀请函的方式邀请特定的法人或组织及个人投标
2.4公司高层领导是指副总经理级别及以上的公司领导
2.5免招标项目(特殊审批项目)是指满足招标范围但因某种特定原因而没有进行招标的项目如市场垄断项目、市场稀缺独家产品、涉及公司保密事宜项目以及其他不适于招标的项目3职责和权限
3.1原价管理科
3.L1原价管理科是本公司招标采购管理制度的归口部门,是招标管理本部的接口部门,负责桥业公司招投标过程中的组织、协调、管理等工作,并负责定期向招标管理本部提供《项目月度招标计划表》、《月度招标计划实施说明表》
3.
1.2负责投标报价的评价及保密工作
3.2申请部门
3.
2.1负责定期提供《项目月度招标计划表》
3.
2.2负责准备招标项目所需技术及商务资料
3.
2.3负责与中标单位签订技术协议,联系合同签订部门签订合同
3.
2.4负责对中标单位进行后期评价
3.
2.5负责推荐有效拟投标单位
3.3评标组
3.
3.2负责向公司高层领导汇报技术评标情况
3.
3.3负责对投标单位进行考察,并填写考察报告
3.4财务部负责对招标过程中有关财务问题进行指导
3.5公司高层领导
3.
5.1负责与投标单位进行商务谈判
3.
5.2负责对投标单位的考察申请进行审批负责招标项目的定标工作,确定中标单位
3.6经营监察科
3.
6.1负责监督整个招标过程,查处腐败行为4管理内容与要求
4.1填报月度招标计划表招标项目申请部门(以下简称“申请部门”)根据部门采购计划填写《项目月度招标计划表》,由部长级领导签字后,于每月25日前递交原价管理科,原价管理科于每月27日负责汇总上报招标管理本部备案
4.2递交招标申请
4.
2.1申请部门向公司高层领导提交采购申请单,进行审批
4.
2.2申请部门依据采购审批单编制《招标申请单》与《招标技术任务书》,推荐三家或三家以上合格单位,经部长级领导签字确认后与采购审批单复印件一起组成招标申请文件,同时非计划内招标项目需提供总经理签字的计划外招标原因说明(内容包括标的物内容、预算金额、未列入招标计划的原因、本月招标的必要性等相关信息),在发标前2日递交原价管理科
4.
2.3申请部门与原价管理科协商确定项目招标所需时间一般招标项目递交申请单后,从接到招标申请单2日内编制招标文件并发标,5日内接收投标文件,4日内开、评技术标,4日内开、评价格标,5日内申请确定中标厂家、编制《中标通知》,共20天针对项目的特点具体时间可有增减
4.3审核
4.
3.1原价管理科依据如下条款对招标申请文件进行审核
4.
3.
1.1招标的范围a)除汽车零部件、原材料采购外,特征和用途上相同或相似的工程、设备或服务采购预算总金额〉10,000W100,000元的项目自行招标;b)除汽车零部件、原材料采购外,特征和用途上相同或相似的工程、设备或服务采购预算总金额〉100,000元的项目上报招标管理本部招标;C)本公司招标项目的特殊情况市场垄断、时间紧急及保密等项目,经公司总经理批准后可不进行招标,但需将《免招标申请单》及合同扫描版递原价管理科备案
4.招标项目必须在公司高层领导签字的相关采购审批文件中
4.
3.L3招标申请文件须包括《招标申请单》、《招标技术任务书》和采购申请单,月度计划外项目需提供总经理签字的计划外招标原因说明
4.
4.2招标申请文件未通过审核,原价管理科将文件退还给申请部门,申请部门须对申请文件重新进行整理、完善
4.
3.3审核通过,由原价管理科招标负责人在《项目编号记录表》上进行编号,经原价管理科领导在《招标申请单》签字确认后,原价管理科与申请部门分别留存备份
4.
3.4免招标项目(特殊审批项目)审批流程
4.
3.
4.1免招标项目(特殊审批项目)需相关部门评审后将免招标申请单(内容主要包括标的物内容、预算金额、免招标原因等相关信息)报总经理审批
4.
3.
4.2免招标申请单经总经理审批后报原价管理科
4.
3.
4.3招标负责人根据审批后的免招标申请单及技术任务书进入询价流程,确定最终合作单位与采购价格,并依照项目采购金额报总经理审批
4.
3.
4.4招标负责人根据总经理审批编制《中标通知》,送项目申请部门,项目申请部门根据《中标通知》与中标单位签订合同
4.
3.
4.5申请部门收到《中标通知》7日内,将合同扫描版发至原价管理科备案
4.4编制招标文件
4.
4.1原价管理科招标负责人根据招标申请文件编制招标邀请函
4.
4.2按照项目类别招标技术任务书可分为设备、工程和服务三类设备类包含申请部门提出的供货范围、设备参数、主要设备部件及元器件清单、备品备件清单、供货周期、付款方式、售后服务、质保期以及报价格式要求、保密条款、环保要求等工程类包含申请部门提出的工程概况、招标范围、工程技术说明、承包方式、现场勘查、图纸答疑安排(时间、地点、人员联系方式)、验收条件、工期、付款方式、售后服务、质保期以及报价格式要求、保密条款、环保要求等服务类包含申请部门提出的项目概况、招标范围、工程量及相关要求、承包方式、服务人员的资格能力要求、现场勘查、图纸答疑安排(时间、地点、人员联系方式)、验收条件、工期、付款方式、售后服务、质保期以及报价格式要求、保密条款、环保要求等
4.
4.
2.4商务要求包括对投标人的资格要求;投标报价的具体项目范围;投标的方式、截止日期、有效期;投标文件的修改与撤回的规定;评标的标准等注如果在发标前已确定一次性报价需在招标文件中注明投标单位一次性给出最低价
4.5确定拟投标单位申请部门和原价管理科收集拟投标单位信息,除《招标申请单》上申请部门推荐的三家合格单位外,原价管理科在接到申请部门《招标申请单》后1日内,可推荐一家或两家符合预选资质的单位,共同组成拟投标单位
4.6发标
1.
6.1原价管理科将招标文件在规定发标期限之前发给拟投标单位,招标负责人负责填写《项目招标记录表》
4.
6.2参与投标的单位填写项目回执,回传至原价管理科,原价管理科接收项目回执以确定投标单位的数量
5.7接收投标文件
4.
7.1原价管理科在投标截止日期之前接收投标单位按照招标文件要求制作的投标文件
4.
7.2招标负责人根据项目特点确定投标形式(邮寄、电子邮件、传真和现场投递四种形式),但须注意投标资料的保密若需投标单位递交样品,招标组统一进行接收,待招标结束后申请部门要将样品进行妥善保管,存档封存,如需归还,招标组负责退还至投标单位
4.8开技术标评标组的建立由申请部门、使用部门、相关技术专家等人员组成评标组,负责项目评标工作,一般为3人以上单数;评标组成员的标准评标人员应当从事相关领域工作满3年或具有中高级职称或者具有同等专业水平的人员;评标组组长由申请部门的部长担任
4.
8.2原价管理科在投标截止时间的第2天组织评标组代表或者项目主管共同开启投标文件中的技术标书,并填写《项目招标记录表》(技术),开标人签字确认
4.
8.3原价管理科负责投标报价的保密当技术标书中含有价格时,必须将价格去掉后方可将标书交给评标组
4.
8.4评标组负责技术标书副本的保管,原价管理科负责技术标书正本与密封报价文件的保管
4.9技术评标
4.
9.1评标组应当根据招标文件规定的评标标准和方法,对投标文件进行系统地评审
4.
9.2评标组对投标文件技术标书副本中含义不明确、对同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的事项或有《技术评审意见表》中所未提供的内容,评标组负责填写《招标澄清事项说明表》经评标组组长签字后递交到原价管理科
4.
9.3若申请部门需对原技术方案进行技术调整,需填写《招标变更事项说明表》经评标组组长签字后递交到原价管理科原价管理科负责接收招标澄清/变更事项说明表,并制作澄清/变更通知发给相应投标单位,原价管理科根据澄清/变更回复时间接收各投标单位的回复文件,并将回复文件复印一份交给评标组
4.
9.5在评标截止日期之前,评标组根据评标结果,填写技术评标报告,经评标组组长签字审核后递交招原价管理科,技术评标报告包括《技术评审意见表》、《性能/工程量对比表》、《业绩对比表》
4.
9.6原价管理科对技术评标报告进行审核若审核未通过,需评标组中相关人员进行重新整理,直至通过为止审核通过后,原价管理科对技术评标报告进行备案
4.
9.7若需考察单位,评标组填写《考察申请单》递交原价管理科,由原价管理科审核后与项目评标报告一起递交高层领导
4.
9.8有下列情形之一的为废标
4.
9.
8.1投标人以他人名义投标、串通投标、以行贿手段谋取中标或以弄虚作假等方式投标的;
4.
9.
8.2不符合法律法规及其他招投标规定的行为的;
5.10开价格标、商务谈判
4.
10.1在接收评标组递交的技术评标报告3日内,原价管理科科长、招标负责人与经营检查科科长共同开启投标文件中报价文件,填写《项目招标记录表》(价格),开标人签字确认
4.
10.2原价管理科招标负责人对投标单位的投标价进行价格分析,与投标单位进行电话谈判,出具投标报价对比分析表注招标项目评分包括技术评分和价格评分,《技术评审意见表》总分值为100分,价格总分值为100分,权重技术标占40%,价格标占60%o技术评标依据评审意见表标准评分,价格评分依据股份评标管理办法评分
4.11汇总/上报原价管理科招标负责人根据评标组的技术评标报告、投标单位的投标报价编制《项目评标报告》内容包括招标汇总表、性能/工程量对比表、业绩对比表、技术评标报告表、招标项目记录表、投标报价、招标项目申请单等
4.12确定考察单位
4.
12.1公司高层领导根据《考察申请单》并参照如下条款确定考察单位首次参与公司招标项目的投标单位;
4.
12.
1.2从未与公司有合作的意向单位;
4.
12.
1.3从未考察的投标单位;前期有合作,后期发生过重大变革事项的招标单位;
4.
12.
1.5前期考察范围不包括此次标的物的投标单位;
4.13实施考察
4.
13.1依据公司高层领导批准的《考察申请单》,相关人员对确定的单位进行考察,并形成《考察报告》,内容包括业绩、项目资质、经营情况、信誉、加工能力、现场管理等
4.
13.2考察完毕2天内,考察人员将填写完成的《考察报告》提交原价管理科,并有招标负责人作为上报材料附到《项目评标报告》中
4.
13.314项目审批/定标招标负责人将完善后的《项目评标报告》上报公司高层领导审批确定最终中标单位
4.15编制、发布中/落标通知,签订合同
4.
15.1常规中标情况原价管理科招标负责人根据公司高层领导审批结果编制《中标通知》,将《中标通知》发送至申请部门,申请部门将《中标通知》发送至中标单位,对《中标通知》严加保管,以便顺利支付合同款项申请部门及相关部门根据《中标通知》进入合同签订流程,合同封皮需注明招标项目编号(手签),以便后期查档申请部门与中标单位在中标通知发出7天内合同签订完毕,同时将扫描版的合同递交至原价管理科备案中标通知发出7天后,招标负责人编制《落标通知》,并发送至落标单位
4.
15.2中标追加情况
4.
1.前提条件中标标的物市场价变动幅度W5%,中标单价不高于原中标单价,在90天内有相同项目的购买需求,《招标申请单》、《技术任务书》及相关采购审批文件已发送至原价管理科
4.
2..
2.2申请部门与原中标单位沟通招标物品的详细技术问题,确认与原中标标的物一致
4.
3..
2.3项目招标负责人与原中标单位商谈价格事宜,确定最终价格
4.
15.
2.4申请部门根据原价管理科最终谈判价格编制《项目追加审批表》(内容包括采购需求、追加条件的满足性、追加单位名称、原中标价格及谈判后价格),报公司高层领导审批定标追加金额大于10万,且在总经理或模块总经理权限范围内,追加审批单需由总经理或模块总经理签字后报招标管理本部部长签字备案后,方可实施追加手续,合同签订后将扫描件报招标管理本部备案;追加金额不足10万元的,招标负责人依据流程追加,无需在招标管理本部备案
4.
16.
2.5项目招标负责人根据公司高层领导审批后的《项目追加审批表》及原中标通知单,编制《中标通知》发放至申请部门
4.
17.3中标变更情况
4.
18.
3.1在中标通知发布后,因申请部门技术变更或中标单位报价失误等原因需调整定标价格或更换中标单位的情况,即称为中标变更
4.
19.
3.2若技术变更涉及到整个招标方案或中标金额增加时,需由招标负责人组织各投标单位重新报价,汇总后重新上报公司高层领导定标若最终确定的中标单位与原中标单位一致,则在最后发出的《中标通知》上标明“原义义年月日中标通知作废”字样若最终确定的中标单位与原中标单位不一致,招标负责人须向原中标单位发出XX XX以“关于取消贵单位中标资格的声明”为主题的书面通知(内容围绕原中标通知的作废),再向最终中标单位发出《中标通知》
4.
20.
3.3若技术变更不涉及到整个招标方案,且中标金额减少时,招标负责人根据原中标通知后附的报价单上标明的单价进行调整,并出具最终中标通知如无调整分项目的单价,招标负责人需向各投标单位询价,对各单位单价进行对比,经公司高层领导领导确认后编制《中标通知》发放至申请部门
4.
21.
3.4若中标单位因各种原因上调价格或放弃中标,招标负责人调整项目评标报告,并上报公司高层领导,重新确定中标单位若最终确定的中标单位与原中标单位一致,则在最后发出的《中标通知》上标明“原年XX月日中标通知作废”字样若最终确定的中标单位与原中标单位不一致,招标负责人须向原中标单位发出以“关XX XX于取消贵单位中标资格的声明”为主题的书面通知(内容围绕原中标通知的作废),再向最终中标单位发出《中标通知》
4.
22.
3.5签订合同后的价格变更由合同签订部门自行处理
4.
23.目溜标情况
4.
16.1在定标环节高层领导决定不采购该项目,即为溜标项目溜标后由申请部门填写《招标变更事项说明表》,说明项目不采购的原因及对策
4.
16.3项目招标负责人通知各投标单位项目溜标并致谢
4.17中标单位后期评价合同正式生效后,申请部门即开始进行对中标单位的评价工作,形成《中标单位后期评价表》,项目终验收完毕第2天将其递至原价管理科备案内容包括质量评价、交货评价、服务评价、管理评价等
4.18整理归档招标负责人对招标过程中的投标文件、《中标单位后期评价表》等文件进行整理存档任何招标项目相关资料不得涂改,任何行为不得违反《长城汽车股份有限公注整个招投标过程中,司招标控制程序》5相关记录表单名称形成记录的保存期限表单编号《项目招标月度计划表》三年GW/体e-CQ-
6.3-01《招标申请单》三年GW/体e-CQ-
6.3-02《招标技术任务书》三年GW/体e-CQ-
6.3-03《项目编号记录表》三年GW/体e-CQ-
6.3-04《考察报告》三年GW/体e-CQ-
6.3-05GW/体e-CQ-
6.3-06《技术评审意见表》三年GW/体e-CQ-
6.3-07《业绩对比表》三年GN/体e-CQ-
6.3-08《工程量/性能对比表》三年GW/体e-CQ-
6.3-09《招标澄清事项说明表》三年GN/体e-CQ-
6.3-10《招标变更事项说明表》三年GW/体e-CQ-
6.3-11《项目招标记录表》三年GW/体e-CQ-
6.3-12《中标通知》三年GW/体e-CQ-
6.3-13《落标通知》三年GW/体e-CQ-
6.3-14《中标单位后期评价表》三年GW/体e-CQ-
6.3-15《考察申请单》三年6策划图原价管理科、相关部门电脑、制式表格
1.填报月度招标计划表
2.递交招标资料
3.发标
4.收标采购需求_______招标相关资料
5.技术评标、价格评标、商务谈判
6.汇报、定标
7.发布中标通知招标采购管理制度确保招标采购的及时性附流程图桥业公司招标采购流程I输入F职责P流程图0输出开始采购申请单申请部门月度招标计划项目招标月度计划表————申请部门编制招标项目申请<招标申请单招标技术任务书原价管理科项目编号原价管理科编制招标文件招标文件原价管理科―—招标邀请函申请部门招标技术要求发标原价管理科―ft—投标文件申请部门接收投标文件原价管理科项目招标记录表——申请部门(技术)开技术标申请部门~~4^—招标事项澄清说明表评技术标项目招标记录表原价管理科开价格标、评价格标(价格)-----------公司高层领导商务谈判原价管理科原价管理科汇总/上报项目评标报告申请部门—c原价管理科实施考察考察报告申请部门公司高层领导原价管理科发布中标通知中标通知—合同管理部门申请部门合同签订————原价管理科中标单位后期评价表申请部门中标单位后期评价————原价管理科整理归档。