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文本内容:
公司档案管理制度公司档案管理制度1
一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理,有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案资料,特制定本管理办法
二、档案管理内容
1、员工入职档案个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议
2、员工培训档案培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表
3、绩效管理档案将员工绩效考核相关资料按月归类整理
4、员工离职档案员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形
三、档案相关规定
1、基础管理
1.1原则分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范4)负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识
2、其他各部门相关人员1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部;2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件;3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料;
3、各部门档案主管人员公司档案管理制度4
一、目的为了对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密维护人事档案材料完整,防止材料损坏,规范人事档案的管理,特制定本制度
二、范围本制度适用于对公司人事档案的执行管理
三、职责
3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作
3.2人事档案管理集团公司人事管理课(宁波地区)负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作
3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门,负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作
3.4集团公司企业委员会负责本制度的、审议及授权主管人签核,总裁负责本制度的批准执行
四、人事档案管理的内容
3.51员工人事档案归档及管理新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件(毕业证书、身份证、各类技术认证证书)复印件提交人事管理课,人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案(内容包括该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料)并及时归档归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别,其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容,最后将新员工的人事档案材料归档
3.
61.1确立两级档案管理制度一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等
4.
1.2员工人事档案自员工到岗之日建立,每人一份,按部门、职务归类员工终止/解除劳动关系时,应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类
1.
11.3员工合法终止/解除劳动合同时,由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字,确认无遗留问题;员工相关档案调入单位时,人力资源部核对档案材料,密封该员工人事档案,连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料,转至调入单位并归档相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》
1.2检查核对人力资源部人事管理课档案管理员要定期(每月25日)对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字,确保员工的人事档案的完整、安全但是下列情况下,也要进行检查核对突发事件后,如被盗、遗失、或水灾火灾之后;对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失;发现某些损失之后,如发现材料变酶、发现虫蛀等;检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字
1.3转递(员工异动)档案转递过程如下,人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》,按发文要求包装、密封在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章
1.4保密制度由人事管理课档案管理员负责人事档案管理不得将人事档案材料带到公共场合公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容,一概不得加以删除或销毁,并且必须严格保密,不得擅自向外扩散
1.5统计人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》
1.
65.1人事档案统计分类履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料
4.
5.2人事档案统计信息要及时更新,人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》,提报人力资源部总监审核
五、员工人事档案管理,应严格执行国家和公司有关规定查阅员工人事档案应经人力资源部总监(或总裁)批准,并办理登记手续档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容
六、相关支持文件及记录员工应聘申请表转递人事档案通知单员工离职通知单员工人事档案统计表公司员工人事档案管理制度第一条、为确保人事档案的机密性,完整性和准确性,为人事决策提供信息和依据,特制定本制度第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理第四条、新员工第一次建档后,日后所有有关个人人事资料都随时归档,包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等,以保证档案的完整性、保密性及可查性第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档,目录如下
1、招聘登记表
2、聘用通知书
3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件
4、身份证复印件
5、照片
6、员工转正申请表
7、聘用合同
8、奖惩材料
9、任免、升降、调薪等材料
10、其它材料第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册,记载档案的接收、存入、提供、使用和变动情况第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对第八条、所有人事档案都属秘密文件,应妥善保管,不得随意泄密第九条、人事档案不允许无关人员查询部门负责人有权查阅本部门员工的档案总经理有权查阅任一员工的档案,除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案第十条、任何人不得借阅自己本人档案第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失第十二条、收回档案时,档案管理人员必须认真检查核对,否则追究当事人的责任第十三条、离职人员档案保存期为一年公司档案管理制度第一条为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)结案后及时交专(兼)职文书人员归档工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁第三条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理第四条档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全第五条归档范围
1、公司的,规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录(包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等)、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料
2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书
3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等第六条档案的借阅与索取
1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》
2、借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制
3、归还档案时,档案管理人员要严格检查,如发现遗失、污损、或随意涂改情况的,要追究借阅者责任,并及时报告公司主管领导第七条档案的销毁
1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料
2、若按规定需要销毁时,必须编制《档案销毁清册》,属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁
3、经批准销毁的公司档案档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁公司档案管理制度6第一条为加强档案信息管理,充分发挥档案信息的作用,有效保存和应用档案信息,制定本制度第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等,包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源,负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存,要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密,保持适当的通风具体要求参照公司综合档案管理办法第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供第七条旧管网改造时,由规划建设管理部进行现场测绘,及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供涉及调度地理信息系统数据更新的,应同步更新第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的,应按要求归档第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存,需要留存备用的可留复印件第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法第十二条本制度从二一二年一月一日起执行公司档案管理制度7
一、目的更的的员工人事档案妥善管理,的保守机密;人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的档案资料,特制定本档案管理办法
二、档案管理内容
1、员工入职档案个人简历员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议
2、员工培训档案培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表
3、绩效管理档案将员工绩效考核资料按月归类整理
4、员工离职档案员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形
三、档案规定
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查,如有虚假,可不予录用和解聘处理
1.3对人事档案按入职时间分类归档,按在职人员、离职人员进行整理,并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二),并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号,人事档案原则上是永久保存
1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等),应及时将相关资料复印件交人力资源部归档,原件当场查验
1.5调动和录用入公司的.员工,应在办理手续前调阅档案在其报到新岗位前,对调入或新建立的档案都应登记L6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性,归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备材料须经审批盖章和本人签字的,应在盖章、签字后归档
1.7员工离职档案每月清查,另外存档,档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁
1.9档案应分类编号存放,一个员工一个编号,防止重名重姓员工档案交叉,制电子目录,以便查阅
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密,保密档案禁止查阅,只能在档案室阅览,不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅,须填写《查、借阅人事档案单》(附件三),经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅
2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案,下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案
2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案
2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长),对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理
2.5人力资源部做好查、借阅登记,并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)
3、查、借阅档案注意事项
3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料
3.2不得擅自复印、拍摄档案内容,如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意
3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节严重,予以惩处
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料
4.2某些档案到了销毁期时,由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五),经行政人力资源部经理批准后销毁
4.3经批准销毁的人事档案,人力资源部须认真核对,将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档,登记表永久保存
四、制定、修订、废除与实施本管理办法经行政人力资源部经理批准后,由人力资源部实施,修订和废止亦同公司档案管理制度2
一、文书档案归档制度
1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理
2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷
3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象
4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档
5.凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写
6.重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档
7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理
二、专职档案工作人员岗位责任制
1.认真学习专业知识,贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度
2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作档案质量和工作质量符合“规范”要求
3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作
4.负责档案库房各项制度的落实
5.积极提供档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作提供优质服务公司档案管理规章制度范文由精品学习网提供!
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1.各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作
2.兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业务,工作认真负责,把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务
3.兼职档案员应于次年2月底前,将整理好的档案向档案室移交
4.严格执行各项档案管理制度
5.接受本公司专职档案员的监督指导努力学习档案业务知识,不断提高业务水平
四、部门立卷制度
1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围
2.各部门兼职档案员,负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷
3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度,按综合档案室提出的‘各项要求立卷,保证立卷质量
五、档案俣管制度
1.各门类档案由综合档案室集中统一管理,配备档案员负责档案的保管工作
2.按照档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便
3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查,对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失
4.库房要俣持清洁卫生,温度要经常保持在14—24寸,相对湿度要保持在45—60%,防止危害档案的现象发生
5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查
6.库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危险品,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具
7、与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保安全
六、档案保密规则
1.档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制度
2.凡到综合档案室查阅档案者,都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室
3.查阅档案时,不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室
4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要及时交给档案管理部门
5.对于违反保密规定,泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定,严肃处理并追究其责任
七、档案借阅制度
1.借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续
2.凡借阅档案,需经主管领导批准外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还
3.借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人
4.借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料
5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章公司档案管理规章制度范文由精品学习网提供!
6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任
八、其他解释权归公司行政人事部公司档案管理制度3
一、目的加强文件档案管理,规范公司文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据
二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档
三、术语和定义
1、档案指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录
2、档案管理就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动
四、职责
1、行政人事部1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理;2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;。