财务付款及报销管理办法

财务付款及报销管理办法第一条目的为规范财务付款行为，加强费用控制，明确XX公司内部在财务付款/报销方面的流程、权限与责任，特制定本办法第二条适用范围

1、XX公司及其下属各经营单位；

2、各控股子公司可根据本办法和实际情况制定本单位实施细则，报XX公司财务部总监和总经理批准后执行第三条财务付款/报销管理原则

1、真实、必须原则经办业务真实且必须，付款/报销单据真实、合法、有效

2、预算、计划原则各项付款/报销必须有预算或用款计划

3、合同控制、报批原则重大项目开支必须先拟订合同，并依本办法报相应领导批准后执行

4、归口控制原则财务付款、费用发生应按责任部门归口负责、归口报销原则上每个人在一个会计年度内只能指定在一家经营单位报销，不得在多家公司报销；对于跨公司所发生费用，按费用发生必要性和权责发生制原则，年底统一划分到各责任单位所应承担责任制考核中体现，帐上不作调整

5、效益、节约原则费用支出应力求效益、节约

6、内部控制原则所有财务付款/报销应由两个以上部门共同完成第四条财务付款/报销内容财务付款/报销内容包括投资性支出、存货采购支出、资金调度、预支款项；制造费用支出、管理费用支出、营销费用支出、财务费用支出、税金支出、其他业务支出、营业外支出及资产处置等第五条股份公司费用报销地点及费用分上图部门主管指营运与人力资源部、财务部、研发中心及两工程中心第一负责人;财务部总监可授权财务相关人员先行审核后再经财务部总监审核

5、XX公司员工如因公借款单次不超过10万元之间且累计借款余额不超过30万元、因私借款单次在3000元以内且累计借款余额不超过5000元，由XX公司财务部总监及总经理审批付款超出以上标准，根据相关分权手册审批执行

6、年底个人所有因公借款必须全部清算完毕才能办理新年度借款手续，不能清算必须书面列名原因报财务备案第十三条财务付款/报销单据要求

1、财务付款/报销单据所反映业务必须真实，不得捏造

2、购置实物资产和劳务应取得加盖税务监制章增值税发票或普通发票，批量采购存货和劳务必须取得增值税发票

3、行政、事业性交费应取得加盖财政监制章行政性收费收据

4、住宿、餐费、交通、邮电等费用支出应取得加盖税务监制章或财政监制章正式票据

5、内部自制付款/报销单据必须使用统一规范格式

6、财务付款/报销单据必须填写清楚、完整、正确，在发票背面须有经办人签名，实物发票应附验收单，并按财务规定分类整齐粘贴

7、特殊情况不能取得合法发票，应书面报告原因，并经XX公司财务总监特批后方可付款第十四条结算纪律

1、严禁开出空头支票、远期支票对确因采购员外出零星采购等事务无法写明付款金额，应估算付款金额，按批准金额开具限额支票

2、非经特别批准，超过5000元以上款项一律采用划帐支票或其他银行转账方式结算

3、所有付款都应由收款经办人签收对单位付款，出纳应查验对方单位正式收据（或委托收款书、证明），收款经办人证件等；对个人付款，应查验其个人证件

4、严禁本公司职员代收应付给外单位任何款项（包括现金、支票和承兑汇票）

5、付款作业毕，出纳必须即时在付款单据上加盖“银行付讫”、“现金付讫”印章，并在其所附发票中加盖“附件”印章

6、大宗材料、设备采购货款必须使用银行结算方式第十五条罚则

1、经审计确认，凡违反本制度付款/报销，除对报销人责令立即归还违规额外，可并处以违规额1倍以上3倍以下罚金，如报销人已离开公司，则违规额由其担保人、直接主管、财务部主管直至总经理承担；对责任领导可处以相当于半个月以上3个月以下工资罚金

2、到期借款未核销处罚A、该员工不得办理新借支；B、出纳应直接从该员工工资中扣回；C、如无法收回，则应由该员工担保人、直接主管、财务部门直至总经理负责归还第十六条附则本办法由XX公司财务部制订本办法自XX公司总经理签字之日起生效并执行（以下无正文）附件1:股份公司费用报销指定单位明细表附件2电话费及汽车费限额报销标准附件3:国内差旅费标准附件4:出国人员差旅费标准附件5:出差审批单附件6:招待申请单附件7费用报销明细表附件8出差搭乘飞机申请表附件9公车维修申请表附表10:私车公用费用报销等级审批表附表11:手机话费报销申请表实业股份有限公司XX公司XX二年五月三日0XX抄送股份公司存档营运与人力资源部综合档案室印发份1发至公司各部门XX

1、报销地点规定以主要工作地办理费用报销顺德派驻浙江高管人员费用统一在浙江XX公司财务部处办理费用报销（详见附件1）

2、费用分摊股份公司财务部年终统计股份公司费用报销情况，并按费用发生属性及权责发生制原则,定期分解数据到各责任主体单位第六条财务付款/报销审批流程

1、报销审批流程no no nono权限yesno出纳付款财务筹备资金股份总裁审批上图部门主管指营运与人力资源部、财务部、研发中心及两工程中心第一负责人；依据管控手册，一万以内五项费用类报销单，XX公司财务总监处为最终审批结点；超过一万（含）的，需报XX公司总经理审批方可付款；其他类财务付款均以XX公司总经理为最终审批结点；XX公司管委会成员发生的所有支出审批均以XX公司总经理为最终审批结点；XX公司总经理费用由股份公司总裁审批

2、费用报销付款审批流程周一各业务经办人将报销单交财务部相关人员处审核，财务部相关人员必须将报销单审核完毕，并将未符合要求报销单退回该部门负责人周二交财务部总监审批周三交XX公司总经理审批周四出纳办理相关手续周五到出纳处收款特别说明对于经办人在周一以后提交单据，及未能通过财务部总监审批或XX公司总经理审批单据，则留到下周再行办理；如周四因XX公司总经理出差未签单据，由出纳另行通知办理时间

3、批量采购付款程序公司批量采购实物（包括办公用品、材料）、劳务，预付货款，或借款偿还，支付税款，各种费用开支均应由财务部和业务部门共同根据有票应付款余额、帐龄、供应厂商对帐情况及供应厂商考核记录或相关协议、合同等资料，每月8日前采购部门、管理部门、税务会计及出纳编制《月度付款计划》给应付会计，经应付会计整合，并经财务审核人员审核后，报财务部总监及XX公司总经理批准后执行每次批量付款时，业务部门根据已批准《月度付款计划》15日前向财务部递交《付款申请书》，依本办法办理请款手续财务部20日前审核完毕，23日前报XX公司总经理审批，财务部应根据当月实际到位资金情况和《月度付款计划》于25日前安排付款，对《月度付款计划》中没有安排批量付款，财务部有权拒绝付款第七条财务付款/报销审批职责

1、直接主管、部门领导主要对业务和费用发生真实性和必要性以及是否符合相关制度规定进行审核（定性审核），并对此负责

2、财务部总监主要审核费用标准、预算、付款计划和合同，单据是否合法、完整、准确、匹配、手续齐全（定量审核）、是否符合相关制度规定，并对以上负责

3、审批人员主要决定该项付款/报销是否可以进行，并对此负责；因业务需要，经营单位总经理可授权相关人员审批，但总经理负有连带责任

4、《审批权限表》授权最后审批人（指各经营单位总经理、股份财务总监、股份公司总裁）主要决定该项付款/报销是否可以进行，并对此负责；因业务需要，最后审批人可授权相关人员审批但负有连带责任

5、出纳主要审查费用单据是否按本制度已经过所有领导审核（批），且对单据完整无缺负责第八条各费用报销规定

1、电话费各级别人员手机费报销标准，由各相关人员提交申请，经营运与人力资源部审核、XX公司总经理审批后才能办理费用报销，但各级别人员电话费原则上不应超过附表2规定标准话费报销时，凭公司公布手机电话号码报销各部门所属直拨电话、传真机应明确责任管理人营运与人力资源部每月统计各部门电话使用情况，对异常情况要查明原因，视情节扣减有关责任人工资

2、汽车费用私车公用费仅限于管委会成员才可申请私车公用费报销由相关人员根据业务内容提出申请，经XX公司总经理、股份公司总裁及集团人力资源审批后，凭发票在审批限额范围内报销，报销汽车费用时，根据时间进度办理费用报销

3、公车使用费各部门如因工作需要需租车，在用车前须经部门领导审批同意（管委会成员可不申请）后通过营运与人力资源部办理用车派遣手续；租车车队用车单据，必须要有乘车人签名确认,如没有签名确认单据费用不得报销坚持公车办公事原则，公车使用费是指公司内所有生产及行政用车在使用过程中发生的汽油费、维修费、路桥停车费、保险费、养路费、年检费、公路建设基金和车辆使用税等费用支出报销路桥费、停车费等费用时，必须填报相应业务经理经管区域所开出发票，对于填报超出该区域发票一律不予报销各开车人员在驾驶过程中超速驾驶等违章费用由驾驶人员承担各部门人员因公外出办事用车，必须事先经该部门负责人批准后方可租用公车维修时，必须先提交维修申请表，注明公车存在运行问题，经营运与人力资源部负责人审批后方可维修，报销维修费时，必须附带维修申请审批表（详见附件9）

3、差旅费差旅费是指公司员工因公外出发生的各种交通费、住宿费及误餐费等

（1）、出差审批规定所有出差须办理《出差审批表》（详见附件5）,作为向财务部门办理出差备用金借款和费用报销依据；出差返回后，应及时将出差审批表报部门领导对相关事项确认，出差人员报销差旅费时必须有出差审批表，否则不予报销出差人员及其上级领导（或售后部门负责人）应合理预计出差时间、出差行程，出差人员在出差期间不得擅自延长出差时间或改变出差行程，如因工作需要，必须事先电话请示部门领导（或售后部门负责人），征得同意，可延长出差时间或改变出差行程，但出差回来后应及时取得部门领导（或售后部门负责人）确认签字并注明原因，否则增加费用将不予报销出差人员报销差旅费时必须填写费用报销明细表（见附件7）,并将费用发票统一粘贴在出差审批表背面费用报销单要求按住宿费、长途交通费、市内交通费、伙食补助费等项目分栏填写；费用报销明细表要求按出差日期及行程先后顺序填写（其中，长途交通费要按车票起止日期填写），且与车票和出差审批表反映日期及行程一致

（2）、住宿费报销规定住宿费在规定标准限额内凭住宿地正规住宿发票报销，超出标准确部份由出差个人承担，住宿发票必须清楚填写如下内容发票填开日期、住宿人姓名、入住起止日期、天数、住宿人数、金额，并加盖服务单位印章，否则不予报销出差人员乘坐飞机、火车软硬卧、客车卧辅，不得报销在途住宿费，并不得按在途天数计算住宿费补贴；浙江上风出差绍兴地区，四川上风出差南充地区一般不允许住宿，必须住宿须事先请示上级（部级）领导批准获其他单位邀请或其他的参观、学习出差，凭邀请函或相关函件办理借款和费用报销，由其他单位承担或已包含在学习培训费以内的住宿费、伙食费不予补助

（3）、车船费出差人员一般应乘坐火车硬座；确因工作需要，乘坐飞机或火车软卧，事前需经总监级以上人员批准享受市场交通费补助人员不再报销市内交通费（含的土费）；享受餐饮免费招待人员不报销伙食补贴新聘外地专业人员用于报到单程火车硬卧路费及行李托运费可报销，火车软卧报60%（特聘人员除外），飞机票报30%（特聘人员除外）跨省长途要求乘坐火车确因工作需要或其他客观原因需乘座长途客车，必须取得当地车站电脑打印车票，应有明确起止车站名，乘车时间，特殊情况，必须经主管领导同意后方可乘车，否则不予报销；长途的土票一律不得报销，包括董事长及XX公司总经理在内，如乘坐飞机，均为经济舱同一时间同一地点有两人以上出差时，出差费由一人借支，所有费用由一人负责支付，出差回来后费用也由同一人负责报销（填写在一张报销单上），不得分开报销；同一次出差多个地点，不得分地点多次报销

（4）、安装及售后服务费外出安装和售后服务报销差旅费时必须附有经客户签字“安装调试、维修回执单J否则，不予报销差旅费安装设备、售后服务出差，住宿费低于标准时按标准补给，但必须有住宿地正规发票对合理且在审批限额内实际发生费用，财务部门直接办理报销冲帐手续，如属于特殊费用或超审批限额须办理审批手续O服务人员在服务期间，需要临时采购材料，2000元以内报分管售后高级经理批准，超过以上标准的，由两工程中心总经理审批；但所有外购业务，必须在回公司后补办相关审批手续及按采购流程执行价格审批手续；同时，材料采购业务报销时，必须参照采购业务流程分单审批，不得与差旅费合并报销，如发生混报现象，各审核节点均有权拒签；售后服务费用报销时，凭出差地正规工、商业发票报销，发票必须清楚填写如下内容发票填开日期、购货单位、物品名称、计量单位、数量、金额，并加盖售货单位印章，对不符合上述要求发票或定额发票不予报销出差人员应尽量取得售货单位增值税专用发票（特殊情况无法取得发票，要征求财务部会计经理以上负责人意见，并按其意见办理）发票上必须有各权限部门领导（或售后服务领导）对批准确认的签字、购物用途及客户单位经办人签字证明，凭相关证明资料及发票办理费用报销国内差旅费报销标准详见附件3,国外差旅费报销标准详见附见4,出差搭乘飞机申请表详见附件

74、业务费业务费主要包括以下三方面在国内外招待餐费（包括出差期间）、娱乐费用和各种礼品、礼金业务费支出应实行事先申报制度，一般来客接待应事先填写《订餐申请单》，经部门领导批准，业务费发票才可以作为有效报销凭证有特殊原因不能及时填写申报单，应事先电话通知部门领导报销业务招待费时每项都必须附上《订餐申请单》，申请单上必须注明招待对象、人数及陪同人员，所填列就餐地点应与发票一致，如所提供发票与申请单上就餐地点不相符，一律不予报销；业务经办人在出差期间报销业务招待费则不能享受当天伙食补助；业务招待费按月报销，每月报销一次各部门在制订年初预算时，需明确业务费限额财务在审核报销单时，如发现超标准开支、超预算部分及未经事先申报业务费，原则上不予报销特殊情况需报销时，应由原审批人重新审批报销伙食补助时，必须在《差旅费报销单》上列明天数、费用标准和金额，对于在报销单上没填写，事后将不再给予补助外出开会或培训如会议费或培训费中包括伙食费用，不能享受伙食补助或餐费报销除公司统一组织外，禁止用公款向公司领导、部门请客、送礼业务费开支申请表见附见

65、办公费办公费主要指各部门办公文具、办公家私、办公通讯器材、电器及电脑配件、易耗材料等购置费用公司办公家私等办公用品归口管理部门为营运与人力资源部，办公用品购买价格同样应该办理正常采购价格审批手续IT等办公用品报销时，必须附带各部门在0A系统中申请审批资料，备货部份需提交部门负责人审批资料并与申请审批资料相对应才能办理费用报销

6、咨询费咨询费是指为造纸、地铁、隧道行业及重大工程项目技术咨询支付的费用设计费由XX公司财务负责人和总经理批准后，凭合同及发票办理付款手续

7、业务提成费参照各个年度营销政策，结合各具体项目审批情况，按项目结算支付业务提成费支付流程为业务人员在发货、回款的下一个月15-20号，到财务销售财务管理处根据相关政策及审批报告办理结算，结算结果经工程中心总经理、XX公司财务总监及总经理审批后，根据实际开支费用单据在审批限额内办理费用报销第九条费用报销期限

1、手机费跨后1个月内报销，其他费用应在发生完毕起7日内报销；外勤人员费用发生后1个月内报销

2、所有费用不允许跨年度报销，上年发生费用必须在年后10天内报销，否则财务部有权拒绝报账；情况特殊需经XX公司财务总监批准

3、重大工程项目直销采购业务，需跨年度报帐结算，业务部门应在年后10天内向财务部申报，不及时申报其后果由业务经办人（或项目负责人）负责第十条合同管理控制

1、重大开支必须事先拟订合同，依审批权限由有关领导批准后与对方单位正式签订，并将已签订合同原件交财务部存档，作为审核付款依据

2、各单位开支费用应以经批准预算为前提，不得超出预算范围和额度对超出年度预算正常营业开支，须报股份公司财务总监和总裁审批，或向股份公司申请追加年度预算后，财务部方可按程序付款

3、凡单笔采购金额超过5000元购货和劳务，如存货采购、模具采购、设备采购、工程项目，以及广告、保险、培训、参展、咨询、诉讼、运输、保管、租赁等开支，均必须按审批权限事先与对方签订合同或协议，方可申请付款财务部依合同条款审查付款第十一条借款及核销

1、XX公司各部门因工作需要可以设置备用金（部门设置备用金必须指定专人保管，部门负责人对备用金流失负全责），备用金限额不得超过10000元，若确实需要超过10000元（含）现金备用金，必须经XX公司财务总监及总经理审批

2、备用金核销当备用金掌管人离开本岗位时或每年12月25日前应全额核销所申请备用金，次年所需备用金应重新申请

3、因公借支核销所有因公借款必须履行“真实、必须”原则，《借款申请单》后必须附上出差审批表、其他审批报告或其他证明资料，借支人必须于业务完成后7日内（外勤人员1个月内）到财务部办理核销手续

4、因私借款人员必须是公司内部人员，且入职三个月以上；其单次借款金额不得超过三千元（购房及购车福利按相关管理制度执行），并由部门主管担保；如员工擅自离职，部门主管负有连带清偿责任，核销按借款申请单上所注明日期内归还员工借支流程图。