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章节内容页次目的13范围23定义33职责44程序内容55-7相关文件68记录表单78控制章印___________________________________________制定审核批准:日期:日期:日期:修订履历修改内容概要日期版本修改号修改人批准人A0001首次发行目的L确保公司文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、作废等处于受控状态公司文件包括程序文件、作业文件、外来文件和记录表单作业文件包括包装规范、作业指导书、检验作业指导书、检验标准、设计指示(工作联络函)、图纸等外来文件指包括与物料有关的公司外部制定的文件,包括国际、国家和行业的法规、标准、行业标准、客户或供应商提供的图纸、合同以及产品规格等资料以上文件的控制执行本程序.定义
33.1供应链文件分为受控文件和非受控文件两类受控文件是指经批准生效的文件,其控制全部按照本程序执行,必须保证使用文件为最新版文件原件不分发,虽未加盖受控章,但也属于受控文件供应链内部只发放盖有受控文件章的文件
3.2非受控文件是指盖有蓝色非受控文件章的文件非受控文件是经批准生效的文件的副本,分发时是最新版本,但在分发以后,其使用、更改、回收、作废等不受本文件的控制非受控文件只允许发放给外部,如客户、供应商、认证公司、国家监督部门、相关方等内部不允许存在非受控文件
3.3程序文件具有可操作性的文件,所规定的过程通常都为跨部门合作的过程;属体系文件中的二级文件
3.4作业文件是被程序文件引用的,表述程序文件中某一具体过程的更详细的操作方法,是指导员工执行具体工作任务的文件,所规定的内容大多为单一部门性质的作业包括包装规范、作业指导书、工艺流程图、检验规范、物料图纸、设计规格书、工作联络函等属体系文件中的三级文件
3.5记录表单是指二级文件中所引出的各类记录表单,记录表单是阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件表单一经填写便成为记录,用于为可追溯性提供文件,并提供验证、纠正措施和预防措施的证据属质量管理体系文件中的四级文件
3.6外来文件是指来自公司外部的文件,如来自国际、国家、和行业的各类标准,客户或供应商的合同、图表、图纸、产品规范说明书等技术资料,以及其他相关的法令、法规等.职责
44.1公司质检部是公司文件的归口管理组,其主要职责为协调、督促、检查本程序的执行,主导公司文件的编制、审核、批准和修订工作,负责文件的发放、回收、作废、销毁和归档等控制
4.2各部门负责按照本程序的规定,编制、审核、会审、批准相关文件,并负责本部文件的接收、记录管理清单的建立维护、文件的管理和更改申请的提出等
4.
3.3文件的编制、审核和批准权限参照下表1执行表1文件编制、审核和批准权限表文件名称编制/收集审核会审批准程序文件归口管理部门人员质检主管各部门主管总经理作业文件主导部门人员主导部门主管各相关部门主管总经理外来文件外来文件对应接收人员部门主管无需会审总经理检验规范和控质检工程师质检主管无需会审总经理制计划.程序内容
55.1文件编制
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1.1文件分类、编号、版本号规则文件的标识采用文件编号加版本号的形式,具体规则见表2表2文件编号规则表文件类型编号规则说明程序文件YT-P-XXX P程序文件,XXX代表流水号包装规范YT-PS-XXX PS代表包装规范,XXX代表流水号作业指导村YT-WLXXX WI代表作业指导书,XXX代表流水号检验规范YT-QC-XXX QC代表检验规范,XXX代表流水号岗位职责YT-HR-XXX HR代表人力资源,XXX代表流水号ED代表外来文件,XXX代表流水号(本公司内外来文件YT-ED-XXX部编号)DR代表产品图纸,XXX代表流水号(其位数依图纸YT-DR-XXX编码实际位数而定)管理规定YT-MR-XXX MR代表管理规定,XXX代表流水号记录表单YT-ab-XXX ab代表部门代码,XXX代表流水号注1YT代表羽腾;2部门代码规则为采购-CG;仓库-CK;生产-SC;质检-ZJ;生产计划-JH;人事-RS;销售-XS;维修-WX;文件版本号的编码规则为AXA为版本,用26个大写英文字母表示,如果改版本则改为B,C,D,E……;X为修改次数,用阿拉伯数字至9表示,0表示原版,1表示第一次修改版,以此类推,修改次数达到10次,则进行换版文件修订更新后,需要同时更改文件的版本号及生效日期
5.
1.2文件编制要求各部相关人员收集文件需求,尽可能按照统一的格式编写各种体系文件文件应职责清晰、内容充分、逻辑性强、要求明确、描述简练、通俗易懂、容易理解,文件之间在要求上不能有冲突,内容上尽可能不重复;作业文件必须具有可操作性;流程图、作业指导书、控制计划等引用的文件都必须有文件编号各部负责收集整理本部相关的外来文件,不允许修改文件内容,必要时可修改文件格式外来文件转换成的内部文件,需要遵循对应的文件编制要求法律法规、行业标准等外来文件由对应部门定期跟踪更新情况,发现更新时及时通知质检受控新版
5.2文件审核、会审、批准
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2.1文件审核文件编制定稿,编制人签字后由编制人送交具有审核权限的人员进行审核,文件审核人必须对文件的内容进行认真把关,评价文件对于过程或活动的控制能力,评价文件的适宜性、充分性和可操作性,如存在任何问题,应及时与文件编制人进行沟通,重新修改后再次审核,直至全面审核无误后才可签字
5.
2.2文件会审文件审核通过后,要求如需会审,则文件编制人填写《文件会审表》,注明需会审的部门和会审顺序后,送交相关部进行会审会审部门主管结合本部门的实际情况,逐一考虑“会审内容”中的项目,提出修改意见,依会审顺序传递到下一部门
5.
2.3文件批准编制人根据各部提出的会审意见修改文件,并与相关人员充分沟通,必须确保所有意见均已澄清后,才可送交具有批准权限的人员批准如果文件不需要会审,则直接送交具有批准权限的人员批准文件批准人员根据文件的必要性和可行性批准文件,授予文件执行的效力
5.
2.4记录保存文件审核、批准、会审、外来文件新增、更新的记录由质检保存,并将新版文件、记录更新至《受控文件清单(包括外来文件)及其收发记录》,保存期限为3年
5.3受控文件的保存和发放文件编制人填写《文件分发申请单》,注明发放部门及份数后交质检如数发放并将对应电子版核对无误后发给质检存档质检确保发放的文件是最新版本在接收到文件后,质检保存电子档文件并将文件纸质原件归档为文件正本文件未发放到的部门,确实需要文件的,填写《文件补发申请单》,经部门主管审核、批准后由质检进行发放并做好相关记录
5.4文件的接收各部门接收文件后注明接收日期、接收人,并妥善保存接收到的文件
5.5文件的使用和管理文件的相关版本必须发放到使用场所,由专人保管,且现场人员使用时必须容易获得所有使用受控文件的场所不允许存在未加盖受控章的文件-公司内加盖蓝色受控章的文件一律不得涂改、乱画、复印、拆页使用等,不得带出公司
5.6文件的更改和回收当文件使用部门发现文件不适用、规定不清晰时,或发现文件不符合相关标准及法律法规时,可填写《文件更改/作废通知单》,对文件进行修订更新受控的文件不允许手工改动所有的文件更改申请都必须注明更改原因、涉及影响的文件和旧版号,新版文件的审核、批准按照本程序和执行文件更改批准后,文件更改申请人将填写完整的《文件更改/作废通知单》、核对无误的电子版以及新版原件交质检,由质检按531发放文件,根据文件发放记录如数收回旧版文件,确保现场使用最新版文件文件的变更内容应记录在相应文件的修订履历中;对于记录表单格式的变更应记录在《文件更改/作废通知单》中文件的更改申请记录由质检保存,存期为3年
5.7文件的废止和销毁质检将回收的旧版文件副本销毁,旧版文件的正本加盖作废章保留三年后进行销毁质检销毁文件必须填写《文件销毁登记表》,经批准后销毁.相关文件6无.记录表单7《文件会审表》YT-ZJ-001《文件分发申请单》YT-ZJ-002《文件补发申请单》YT-ZJ-003YT-ZJ-004《文件更改/作废通知单》YT-ZJ-005《受控文件清单(包括外来文件)及其收发记录》YT-ZJ-006《文件销毁登记表》。