公司文件管理制度

公司文件管理制度为了建立健全公司文件存档管理工作，加强对公司文件的科学管理，有效地保护和利用文件档案，结合本公司实际情况，特制定本公司《公司文件管理制度》

一、公司的文件范围

1、公司行政文书包括政发文件、办发文件、函发文件；各种合同及协议书；会议纪要；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等

2、公司管理文件包括工程管理文件、工程项目图纸、企业营销计划、各种指标类定额类文件、公司管理方面的各种市场信息、劳动合同档案，固定资产及办公用品名册，商品房买卖合同等

3、公司综合文件包括XX商务中心档案等

4、公司业务文件包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、银行单据等

5、公司音像档案包括照片、录音、录像档案等

二、公司文件管理体制

1、公司文件管理机构办公室负责统一管理公司各类档案（会计档案除外）

2、公司文件管理工作办公室必须维护档案的完整与安全正确根据项目文档；依据文件来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，编制文档目录

三、公司文件归档制度

1、文件的收集收集工作是建立在归档制度上的各部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，备份，及时移交办公室集中保管

2、文件归档范围凡是本单位具有存档价值的文件材料包括工程管理文件、图纸、往来文件及交接单、广告发布合同、项目房源信息、审批手续资料、商务中心租赁合同、客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、单据，以及工作总结、工作计划、公司照片等各种形式、载体的文件

3、归档时间办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档

（1）政发、办发、函发文件类，发文、收文要及时分类、归档

（2）凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档

（3）凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档

（4）工程项目，根据需求按进度安排归档

4、归档要求

（1）材料完整齐全归档做移交记录，填写《文件移交入档登记表》办公室在收到各部门需归档的文件后，进行分类归组，做进一步的整理和局部调整等

（2）系统、条理，凡是归档文件材料，均要按其不同类别，不同年份，文件分类准确、归类合理编制归档项目，将办理完毕的文件按相关项目归档文件按时间顺序排列，最近的在最上面，尽量保持文件易寻找

（3）归档要求将文件的正件与附件，印件与定稿统一归档，不得分散

（4）归档时，要合理安排文件的先后次序，按项目、时间先后排列，统一进行归档

（5）在文件存档办理移交手续过程中，双方在移交登记表签字

四、文件入档流程

1、经手人移交办公室存档，填写《文件移交入档登记表》；

2、办公室填写（入档日期、文件名称、经手人、份数等）；

3、办公室将文件存档（注明存档位置）

4、流程示意图经手人移交办公室填写《文件移交入档登记表》;

五、文件借阅、调用流程

1、凡需借阅档案，均须填写《公司文件借阅、调用登记表》，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅《公司文件借阅登记表》注明借用文件的借用时间、项目、文件名称、用途、数量、借用人（还回时填写返还时间）

2、文件借阅、调用方式有借调文件原件；借调文件复印件；借调其他资料等

3、借调流程a.使用人填写《公司文件借阅、调用登记表》；b.使用人签字；c.部门经理签字；d.分管部门副总经理签字；（文件原件还回的副总经理签字即可）e.总经理签字；（若使用原文件不还回，则注明理由，总经理签字确认）

4、流程示意图填写《公司文件借阅、调用登记表》领取文件

六、图纸移交归档流程

1、移交人填写《公司图纸移交登记簿》，移交人及接收人签字（在备注中标明套数、份数）；

2、办公室按项目类别将图纸分类归档

3、流程示意图填写《公司图纸移交登记簿》移交人、收图人签字办公室归档

七、图纸借阅、使用（不归还）流程

1、使用人填写《公司图纸借阅、使用登记表》；

2、使用人签字；

3、部门经理签字；

4、部门分管副总经理签字；（归还）

5、总经理签字；（不归还，需备注中注明原因或用途）

6、流程示意图填写《公司图纸借阅、使用登记表》借阅人签字部门经理签字

八、公司文件处理流程

1、文件处理责任人填写《文件处理单》；

2、相关部门经理审核、签字，注明处理意见；（若文件处理责任人是部门经理，直接进行下一步）

3、相关部门分管副总经理审核、签字，注明处理意见；

4、总经理审核、签字，注明处理意见；

5、原件办公室存档，文件处理责任人留存复印件，处理过程需要其他部门配合完成时，其他部门相应留存一份文件处理复印件

6、流程示意图填写《文件处理单》部门经理审核、签字，注明处理意见部门分管副总经理审核、签字，注明处理意总经理审核、签字，注明处理意见返回办理，存档。