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文本内容:
有限公司档案管理制度
一、总则
1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度
2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录
二、归档材料范围
1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书
3、本公司的各种报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料
三、归档要求
1、档案质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整
3、在归档的文件材料中应及时在做好档案登记管理(电子版),便于后期查询和调取
4、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列
6、案卷封面,应记录此档案编号及内容
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作
2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,提高保密意识,努力维护公司档案的完整与安全
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅登记表》,报主管人员批准后,方可借阅
2、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任
3、不准转借,必须专人专用
4、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续
七、本制度颁发之日起开始执行XXXXX有限公司年月日。