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文本内容:
公司档案管理制度为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,杜绝资料流失,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本办法
一、档案管理机构及其职责、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司行政人事1部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作、行政人事部负责公司所有行政和业务档案资料的统一收集2管理,财务部和各业务部门需指定专人负责本部门档案资料的使用管理、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真3细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用、行政人事部有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,4每年对二级档案管理进行一次检查验收
三、归档范围公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录、公司营业执照、质量管理体系证书、鉴定证书等各1类资质原件、复印件、扫描件;、各类人员身份证复印件、毕业证复印件等原件、复印件、2扫描件;、对外签订的各类经济合同原件;
3、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、4典型发言、会议记录等、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书
5、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、6统计报表及简报、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照7片、录音、录像等、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工8程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围
三、归档要求、遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,1区别不同的价值,便于保管和利用、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全2完整、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件3与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放4在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件5材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列、案卷封面,应逐项按规定用签字笔书写,字迹要工整、清6晰、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能7归档或相关部门保留的,行政人事部保存复印件、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;8以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;9属于人事方面的资料,由行政人事部保存原件;、由公司对外签订的经济合同,行政人事部应保留原件,10财务部、计划部、采购部各保存一份复印件;、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资11料移交行政人事部归档部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管、档案保管I、归档资料要进行登记,编制归档目录
1、档案管理人员要科学地编制档案分类目录,完善检索工具,2以便于查找、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,3存放科学、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需4求,掌握利用规律、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年5年终据此进行整理、剔除、经确定需销毁的档案,由行政人事部编造销毁清册,经公6司领导及有关人员会审批准后销毁销毁的档案清单由行政人事部永久保存、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作
7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可8办理调动手续
五、档案使用与借阅、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传借阅者都1要填写《档案借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,、借阅档案资料须经行政人事部负责人批准阅档必须在2指定的地方,不得携带外出需要借出档案的,须经总经理批准、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借过3期由行政人事部催还需要长期借出的,须经总经理批准发现损坏、丢失或逾期未还,必须及时汇报,追求责任、借出档案时,应填写使用人(单位)名称、联系电话等,4以便查阅和催还、借阅档案资质者必须妥善保管档案资质,不得任意转借或5复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告6主管部门及时处理、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经总经理同7意,必须外借的,由总经理审批,必须严格保密,不准泄露档案材料内容、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;必8须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制
六、凡违反档案管理制度,视具体情况,予以一定数额的罚款,并予以通报批评造成严惩后果的,将追究其法律责任。