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酒店业存货管理制度第一条为了加强集团酒店业的存货管理,规范存货的购进、领用、耗用、节余库存保管及存货各环节核算的操作流程和管理行为,现依据酒店管理公司经营管理的须要,制定本规定其次条本规定中的存货是指集团酒店业在日常经营过程中行将消耗的原物料、燃料及经营性协助设备详细包括、原材料餐饮业各种制作的基础性原材料,如鱼、肉、蔬菜等,以及干货调料等;
1、库存商品存放于仓库及水吧的香烟、酒水、纸巾等出售商品;
2、物料用品一次性餐具、客用拖鞋等一次性耗材和经营性协助设备;
3、燃料指酒店各设备正常运营维护所需的各种燃料等4第三条存货的购进管理
一、存货的购进实行“选购支配审批制”、单价在元及以上的各种经营性协助设备的购进审批方法,参照集团的相关规定执1500行;单价在元以下的各种经营性协助设备、日常经营所需的原物料及燃料的购进审批方法,500依据本规定中的相关条款执行、对不同存货,实行不同时期申报支配2日支配指需购进的各种基础性原材料食品,由厨部、餐饮部于头一天预料其次天的须要量,据此拟定需求,填制《厨房订货申请表》,报运用部门负责人审核签字后,交选购部办理正式选购业务申报支配时间为每天4:00-8:30周支配指需购进的冻品、烟等,填制《天怡酒店管理公司申购单》,由部门或仓库申报,交选购部办理选购业务申报支配时间为每周六半月支配指需购进的干货调料,由仓库报支配,填制《天怡酒店管理公司申购单》,仓库领班签字后,送交选购部办理正式选购业务申报支配时间为每月『号和5号.15-20月支配指需购进的客房用品、印刷用品等,由仓库以及各部预料该月须要量,并据此拟定需求,填制《天怡酒店管理公司申购单》,送交选购部,并办理正式选购业务申报支配时间为每月号25-
30、上述第、项填制《天怡酒店管理公司申购单》,经运用部门负责人签字后需交仓库核3签仓库主要核查需购进的物料在支配申报时仓库中实有的各物料库存数量,并将相应的数量据实填入对应栏次,并提出支配看法、对需特殊制作的各种经营性材料及物品,原则上应实行招标的方式选择相对固定的制4作供应商,签订定期的供货合同及价格协议;每月末,各物料运用部门依据酒店预料须要量拟定需求支配,填制《天怡酒店管理公司申请单》,报部门负责人审核签字
二、购进存货的验收管理、选购部收到批准的申购单后,应刚好与供应商联系,确定详细的供货时间和每批次的1供货量,并在申购单对应栏次予以注明;注明后的申购单一联由选购部留存,督促货物按时到位;一联送交请购部门,以便刚好了解进货的时间,支配相应的工作;一联送交仓库,以便核对验收,支配仓位;一联交财务部,以便打算资金付款、到货时的详细验收规定2购进的各种食品鲜货部分,干脆由厨部、餐饮部实物管理责任人专人验收,仓库保管监收;其他珍贵食品部分,由各对应仓库库管进行,由财务部稽核人员监收
①厨部、餐饮部所需货品的验收,原则上应指定相对固定的货品验收区域,配备特地的实物数量验收工具、必要的质量检验测试装置和特殊货物的贮藏工具及场地;
②货品验收人和监收人必需比照申购单上所列品名、单价、数量和质量办理货品验收和监收工作;
③验收工作包括货品数量验收和货品质量验收两方面内容:、货品数量验收A、假如是密封的容器,应逐个检查是否有启封的痕迹,并逐个过称,以防短缺;a、假如是袋装货品,应通过点数或称重,检查袋上印刷的重量是否与实际一样;b、散装货品,应逐个品种称重,确定实际货品数量c、货品质量验收B、货品验收人员应具备货品质量方面的学问和货品质量检验水平;a、验收中对货品质量把握不准的,应证询相关技术人员的看法;对海鲜及其他水产品的b质量验收工作,原则上应由厨部主管参加进行;、必需严把货品保质期关,对同一批货品不同保质期的不予验收,对与合同或订货单上c规定的保质期不符的不予验收、货品验收过程中,对已点验过的货品必需与未点检的货物分开存放C、验收的货品假如与一览表列货品、数量、质量等一样时在一览表中相应项目旁作上“已D到货”标记;假如不符,则要依据详细状况报行政总厨、餐饮部负责人或分管总经理处理、全部货品的测试、检验、过磅、清点工作,应在送货人在场时完成;货物验收人和监E收人应始终在现场,不得由其他非相关人员代行验收和监收工作;验收之后,应尽快将货品送进贮藏室、水池或仓库
④填制《酒店入库单》〔一式三联,货物验收人一联,送交货人或供应单位一联,财XX务部一联格式见表验收单各栏次内容字迹必需清晰明白,数量严禁乱涂乱改;各相关责4,任人必需在验收单对应栏次对验收单内容签字确认
⑤验收工作完成后,将订货单、《酒店入库单》和发票订在一起,刚好送交财务部稽XX核人员其他货物的验收工作,干脆由各对应仓库库管进行,由财务部稽核人员监收,其详细验收规定同上
三、购进存货的款项支付,依据酒店管理公司规定的审批权限进行报批,财务部依据审批及验收手续齐全的各有效凭证进行审核后,办理付款手续、财务部稽核人员收到订货单、申购单、验收单和发票后,必需比照核查各单、表、票1据之间的货品、数量、质量、单价及金额是否完全相符,是否依据规定的程序办妥了齐全的手续,任何一单、一项、一个数据不符,都要查明缘由,妥当解决,切实做到问题不查清解决、不向下办理付款手续检查请购部门交来的申购单与选购部交来的订货单或订货合同有无批准签署,核对申购单与订货单的内容;假如订货单与申购单中名称、规格不符,须到请购部门和选购部门查明是否属替代品;核对后把它们订在一起,并按订货单的编号及供货单位名称存放收到仓库交来的验收单和发票后,取出订货单与其核对
①检查验收单上的货品品种、实际验收数量是否涂改,验收、监收签字手续是否齐全,签名是否真实、有效;
②检查验收单上的名称、规格、数量、质量、单价及交货时间是否与订货单的内容一样;
③检查发票是否为正式有效票据;
④检查发票上的价格与订货单的价格与订货单上的价格是否相符;
⑤检查发票上总金额的计算是否正确,短斤缺两、数量不足、质量不够等级问题是否已作出扣减检查货品是否已预付定金或预付货款;已预付了定金或部分货款的,应计算出本次应付货款的金额签署正式的付款核准看法、请付款凭证经财务部稽核人员审核签字后,报财务部负责人审批
3、出纳人员依据财务部负责人审批的付款凭证,办理正式的付款手续4
四、建立“主动征求供应商投诉”制度由酒店办公室定期或随时收集和征求各供应商对本酒店选购、验收、结算付款等方面的看法,以改善酒店选购的运作,争取外界对酒店工作人员详细工作绩效的监督和评价,以有效地揭示、防止酒店相关工作人员效率低下、假公济私等问题第四条存货的领用管理
一、各部门原则上应指定特地的领料人,部门领料人有权对本部门日常所需物质进行领用;超出领料范围且没有总经理或财务经理签字的,仓库有权拒绝发货
二、特殊状况下的急件领用,由财务规定的领料人或部门经理口头或书面授权当值仓库保管员,仓库保管员方可发货,但通知人必在日内到仓库办理签字手续;若在领货后的日11内没有办理签字手续的,由当值仓库保管员向财务上报,对通知人处以至少元的罚款;若当5值仓库保管员没有上报,而日内领料单仍没有签字的,对当值仓库保管员处以至少元的罚25款第五条存货的库存管理
一、酒店仓库及各部门实物管理责任人,对各库存的物品,必需依据物品的属性和详细物品的保存要求分类或特地存放,严禁将不同属性和不同存放要求的物品混存
二、库存实物的进库和发出,必需依据上述规定的程序和凭证进行,严禁无单、无手续的物品进库和发放;办妥物品进库和发放手续后,应刚好依据相关凭证,登记实物库存保管账,并定期进行库存物品的账实核对盘点工作,发觉差异,刚好查明缘由,予以解决,无法解决的,报财务部负责人处理;对超过保质期和有质量问题的货品,不得对外发放,并刚好填制《质量问题物品报告表》,经部门负责人审核签字,送交财务部稽核人员核实后,报财务部负责人处理各实物管理责任人当所保管的实物库存接近或达到最低库存储备量时,应刚好主动地向部门负责人或相关部门提出选购申请支配
三、各实物管理责任人在发放各物品时,必需严格依据“先进先出”的原则发放实物先进先出是指依据物品购进的先后依次和物品保质期的短长依次,进行物品的发放即先购进和保质期短的物品先发放,后购进和保质期长的物品后发放
四、各部门详细规定:、客房部1对客房迷你吧的库存,各楼层服务员必需在客房卫生清洁时和客人需退房的第一时间刚好进行清查盘点,发觉住客饮用,刚好通知前堂收银处入数;若客人结账后再返回房间拿取行李时,应由其楼层服务员主动开门和锁门,关注迷你吧的开启动向,以防止迷你吧酒水走数同时,将各楼层迷你吧酒水的实际走数结果与客房部各楼层主管的绩效考核干脆挂勾对需清洗的周转性物品在移交给负责清洗的部门时:必需办理实物移交手续,同时,规定固定的送返时间,送返时,必需办理实物数量和质量的验收手续,如有出入,当面界定责任,出具书面证明,送交财务部处理;对超过规定时间仍未送返的,应马上督促,必要时,说明缘由、报客房部负责人批准后,向酒店仓库增领该部分物品,待清洗部门送返后马上返还客房部实物库管于每月末扎账前,应对实有库存进行实物盘点,与对应的实物保管账期末结存实物数量进行核对,发觉问题,刚好查清解决;同时依据当月客房部各部门实际领用签收的《领料单》,汇总填制《本月部门物品领、用、存报告表》,经部门负责人审核签字后,报送财务部、餐饮部实物库管于每月末扎账前,应对实有库存进行实物盘点,与对应的实物保管2账期末结存实物数量进行核对,发觉问题,刚好查清解决;同时,依据当月《领料单》,汇总填制《本月部门物品领、用、存报告表》,经部门负责人审核签字后,报送财务部、厨部处理同餐饮部
3、工程部处理同餐饮部
4、酒店仓库仓库库管员于每月末扎账前,应对实有库存进行实物盘点,与对应的实物5保管账期末结存实物数量进行核对,发觉问题,刚好查清解决;、财务部:6财务部稽核人员应定期抽查酒店各仓库的实物库存是否与其实际账存数量相符;各项库存实物的管理是否符合相关规定,发放实物是否严格依据“先进先出”的原则执行;每月末,财务部稽核人员应参加各仓库库存的实物盘点工作,一方面,核实库存实物的账实状况;另一方面,核查库存实物的质量和各品种库存是否合理;同时,对各部门填制的《本月部门物品领、用、存报告表》列数据进行核实和确认;发觉问题,刚好查明缘由,界定责任,报财务部负责人处理财务部负责人收到各种报告时,应刚好依据酒店的相关规定进行处理,或会同各部门负责人协商后,报酒店总经理处理
五、库存管理责任、对库存实物发生的质量问题,属验收把关不当造成的,能要求供应商退换的,应尽量1要求供应商退换,同时,追究验收责任人的工作责任;不能退换造成的损失,由验收责任人负责赔偿;属保管不当造成的,干脆追究保管责任人的责任,并由其担当全额的损失、对库存实物发生短损的,属定额内的,干脆计入当月成本;定额外的部分,干脆追究2保管责任人的责任,并由其担当全额的损失、财务部稽核人员稽核工作不到位,对应稽核、监控的方面不予稽核、监控,应发觉的3问题未予发觉,或对发觉的问题不予上报,事后被查出的,干脆追究稽核人员的责任,并肃穆处理、特殊状况,报酒店总经理处理;特别状况,可干脆上报酒店管理公司探讨处理4第六条本规定适用于酒店管理公司及酒店各部门第七条本规定自颁发之日起实行。