运城学院后勤部内部控制管理制度

运城学院后勤部内部控制管理制度为了进一步提高后勤部内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设，优化工作流程，提升工作效能,后勤部根据学校相关规定，结合工作实际，特制定本制度第一章例会制度第一条后勤部定期召开部务会和部长办公会，贯彻落实学校关于党风廉政建设与党内监督部署，讨论决定部门内部重大事务第二条部务会是通过民主集中的形式研究决定部门“三重一大”事项部务会每月召开两次，因工作需要可进行调整第三条部长办公会主要是阶段性工作小结和工作安排参会人员为科级以上干部，根据工作需要可以邀请相关工作人员参加部务会每月召开两次，一般安排在月初和月中第四条例会会议内容由综合服务管理中心专人使用规范的会议记录本进行记录，妥善归档存放第二章用印管理第五条凡属以部门名义发放通知，开具证明、函件、授权等加盖部门公章的，须经部门领导批准后方可用印以部门名义向学校报送日常材料，加盖公章的，须经部门分管工作领导签字同意后方可用印第六条用印实行登记制度，用印人需如实登记用印日期、文件名称及发文号、发往单位（部门）、用印数等第七条部门公章由综合服务管理中心主任负责保管，一般不得携带外出若确因工作需要将印章带出，需由用印人提出申请，明确印章名称、用途、借出时间、预计归还时间，经部门领导批准后方可带出第八条个人名章由本人或其授权人员保管负责保管印章的人员需做到人走柜锁第三章公文流转第九条公文由后勤部综合服务管理中心专人统一收发、分办、传递和归档校内公文的流转实行签收制度，公文流转必须做到及时、准确、完全第十条综合服务管理中心专人负责公文签收，及时提醒相关责任人批阅办理，并做好内部公文流转阅签工作第十一条凡以部门名义印发的通知、文件，由综合服务管理中心人员校核后，统一编制文号，报相关领导同意后方可印发第四章预算编制与执行第十二条预算编制应结合后勤部工作实际，符合学校财务制度要求，合理、科学按照项目原则编制预算支出第十三条部门根据学校的财务收支预算方案和工作计划合理使用预算资金，遵循经费使用公开、程序合法合规,临时调整的专项经费要有学校相关会议研究后方可实施第十四条年度预算一经确定，一般情况下不增加新的项目，如遇不可预见的特殊性开支，由后勤部填报详细的可行性专项用款申请报告，经分管（联系）校领导签署具体意见10万元以下（含10万元）的支出项目，由校长审批；10万元以上，50万元（含50万元）以下的资金使用，提交校长办公会议研究决定；50万元以上的资金使用，经校长办公会议研究提出意见，由学校党委常委会议研究决定第五章经费核算与审批第十五条经费使用严格落实学校规定的权限和流程审批票据报销、转账须由经办人、中心负责人、部门分管领导和部门负责人会签重大经费使用需事先经过部务办公会讨论通过方可执行第十六条经费报销转账严禁“化整为零”，严禁超范围服务付款报销签字要附有资产入账单据或者使用单位验收单据或审计部门出具的审计报告第十七条经费使用实行“请示报告”制报销须提供合法、有效、要素完备的原始凭证，不得伪造、变造、涂改、挖补；不得虚构业务、虚开发票经办人、验收人、中心负责人对票据的真实性和经济业务的真实性负责第六章物资采购与管理第十八条后勤部办公低值易耗品采购由综合服务管理中心负责采购；日常维修材料、清洁工具等采购由后勤部各中心3月份提前统计报送，每年4月份通过招标确定的供应商进行采购，该供应商无法提供的低值材料可以市场询价后进行采购计划外采购实行一事一申请，按工作程序由部门负责人审批第十九条部门办公低值易耗品由综合服务管理中心负责管理与发放，维修清洁材料由后勤部库房管理员统一管理，采购使用由分管领导签字领用领取时需填写领用物品名称、数量、领用人、用途，用途需具体到区域第七章固定资产管理第二十条后勤部对资产实行分类管理，各中心做好本中心固定资产的购置立项、验收、接收使用、安全管理、变动、报修、报损和报失等工作，办理相应手续第二十一条后勤部资产管理员做好固定资产的动态信息管理工作根据学校安排，每年度清查一次本部门的固定资产第八章项目管理第二十二条后勤部项目立项、审批、招标等工作需按照《运城学院校内招标采购管理办法》（校字〔2020〕68号）、《运城学院校外招标采购管理办法》（校字［2020）67号）执行第二十三条校内招标项目金额在1万元（含1万元）以上，3万元以下（不含3万元）的采购项目，经分管采购单位校领导审批后，由后勤部组织采购，采购工作方案和采购结果应当向招标办备案；金额在3万元以上（含3万元）、10万元以下（不含10万元）的货物、工程和服务的招标采购项目，由后勤部项目负责人填写《运城学院校内招标采购项目申报表》，经审批完成后，由后勤部以学校的名义组织招标采购项目第二十四条校外招标凡招标采购金额10万元以上（含10万元）的项目，采购单位提出招标采购申请前，须按照《运城学院校外招标采购项目大额资金使用申请表》的要求申请，超过50万元（不含50万元）资金的项目申请，须有校长签署意见；资金使用申请获批后，采购单位需在《运城学院校外招标采购项目申请表》中的“立项依据”-一栏中以电子版形式附件，预算外项目或者超过50万元（不含50万元）的招标采购项目还须同时附有项目获批的相关会议纪要第九章合同管理第二十五条后勤部建立合同内部管理规范，并有专人保管合同严禁以后勤部名义对外签订合同，严禁违规签订担保、投资和借贷合同第二十六条后勤部合同实施归口管理，建立与计划财务处和招标办公室的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、招投标管理相结合与单位经济活动相关的合同应当同时提交计划财务部作为账务处理的依据第二十七条后勤部合同签署实行项目合同项目负责人承担合同的起草、审核，明确合同订立的范围和条件；对合同履行中签订补充合同，或变更、解除合同等应当按照国家有关规定进行审查；合同履行过程中，因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的，应当及时报告采取应对措施第二十八条综合服务中心加强对合同登记的管理，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况，实行对合同的全过程管理第十章保密制度第二十九条涉密文件的传递、借阅、保管、复印、归档、移交和销毁，必须严格履行审批、清点、登记、签字等手续阅办涉密文件必须在办公室或者安全保密的场所进行；涉密文件由办公室指派专人负责保管、专册登记、专柜存放；未经领导批准，严禁携带涉密文件、资料外出第三十条涉及查信办案的讨论内容，以及会议研究未形成决策和规定的会议讨论内容，不得向其他人员泄漏；严禁个人以任何形式将摘抄的涉密文件相关内容在互联网上发布；摘录、引用国家秘密内容的材料，要做出与原件一致的国家秘密标志，按原件同样的保密措施管理；严禁违规翻拍涉密文件相关内容，严禁使用手机等通讯工具谈论或发送涉密文件相关内容第三十一条对违反保密纪律造成失密、泄密和损失的人员，给予批评教育；情节严重的，给予党纪、政纪处分；故意泄密并构成犯罪的要追究其法律责任第十一章回避制度第三十二条实行回避制度对应当回避的公务活动，相关人员不得参加有关调查、讨论、审核、决定，也不得以任何方式施加影响第三十三条凡调查、讨论、审核、决定涉及本人、配偶、子女及亲属的，相关人员应当主动报告、提出回避，并服从回避决定第三十四条如有需要回避的情形不及时报告或者有意隐瞒的，应予以批评教育；影响公正或造成其他不良后果的，应给予相应处分第十二章附则第三十五条本制度未尽事宜，按照学校有关制度执行第三十六条本制度由后勤部负责解释，自公布之日起施行。