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文本内容:
会议管控制度规章
1.目的为提升企事业单位管控水平,实现公司或者机构的目标统1,建立、健全有序的公司或者机构会议体系;提高会议质量、效率,降低会议成本,结合公司或者机构现状,特制定本制度规早・
2.范围本制度规章适用于山东国金汽车制造有限公司或者机构所属各中心、机构部门/科室.
3.原则会必议,议必决,决必行,行必果.
4.职责
4.1经营管控部负有责任公司或者机构级例会的组织及相关工作,负有责任会议资料的存档保管,会后对决议项进行跟踪落实.
1.12公司或者机构各机构部门负有责任机构部门级会议的组织及相关工作,会后对决议项进行跟踪落实.
4.3专题会议由组织机构部门负有责任召开、管控等,会后对决议项进行跟踪落实,经营管控部视会议重要程度进行协助、检查、督办.
4.4综合办公室负有责任对会议室进行管控,提供会议召开前、中、后的会议服务,确保会议有序、顺利完成.
5.会议类型
5.1公司或者机构会议分为公司或者机构级会议、机构部门级会议、专题会议.
5.
1.1公司或者机构级会议分为公司或者机构月度例会、管控层周例会、年度/月度产供销协同会等(因现阶段公司或者机构暂未举行,后期根据公司或者机构运营情况修订本制度规章).
5.
1.2机构部门会议由各中心、机构部门内部组织的机构部门晨会、例会、临时性的会议.
5.
1.3专题会议围绕某1个专题组织召开的会议,根据业务开展需要组织召开临时性会议,如安全生产专题会议、党风廉政专题会议、公司或者机构年会、公司或者机构党委会、党员大会等临时会议,可根据实际或机构部门职责由公司或者机构有关机构部门对应组织.
5.2公司或者机构月度例会
5.
2.1会议组织经营管控部组织召集,总经理主持、公司或者机构管控层及会议有关内容相关的机构部门负有责任人参加(含主持机构部门工作的副职或主管),会后形成会议纪要经总经理签发后,以电子版形式发至各参会有关人员,并由经营管控部对会议决议进行跟踪督办.
5.
2.2会议时间常态下每月召开1次,召开时间定于每月28日14:00——16:00,会议时间控制在2小时内,如时间变动则由经营管控部另行下发通知.
5.
2.3会议有关内容(根据会议目标进行调整,不限于以下有关内容)a.传达集团公司或者机构有关国金公司或者机构的文件和通知,传达董事长有关指示.b.通报阶段性经营成果.C.各中心负有责任人汇报上月工作进展及成果(包括主要的工作有关内容、上月例会决定事项的执行情况及在执行的过程中出现的问题及解决办法),通报本月工作安排.d.研究调整经营战略,决策公司或者机构重大事件.e.决定公司或者机构中高层管控有关人员任免.f.结合公司或者机构发展战略,研究审议组织机构的变动与调整.g.审议公司或者机构规章制度规章修订案.
5.
2.4会议相关要求a.参会有关人员必须提前作好会议准备,带着工作成果、制约经营发展的问题及解决方案参会.b.对于公司或者机构经营思路、规划以及内部管控有建设性意见或改进建议的,提前1周提交意见建议书,提请会议研究讨论.
5.3管控层周例会
5.
1.1会议组织经营管控部负有责任组织召集,执行总经理主持,机构部门相关领导(含主持机构部门工作的副职或主管)以上的管控有关人员参加,会后形成会议纪要经执行总经理签发后,以电子版形式发至各参会有关人员,并由经营管控部对会议决议进行跟踪督办.
5.
1.2会议时间常态下每周召开1次,召开时间定于每周614:00—15:00,会议时间控制在1小时内,如时间变动则由经营管控部另行下发通知.
5.
1.3会议有关内容(根据会议目标进行调整,不限于以下有关内容)a.传达公司或者机构级月度会会议精神;b.通报阶段性经营成果;C.各机构部门主管上级汇报总结本周工作进展及成果,通报下周工作安排;d.研究解决工作中存在和出现的问题,协调跨机构部门协作配合事项;e.重要或紧急工作以及专项工作布置;f.通报重大工作思路调整和重大人事变动或调整.
5.
1.4会议相关要求a.工作总结与计划由各机构部门负有责任人向会议作详尽汇报,相关要求统1格式,汇报有关内容包括1)现阶段重点工作的进展;2)重点工作下1阶段目标;3)工作中存在的问题及自身解决思路;4)需要其他机构部门配合解决或公司或者机构支持的事项.b.详细的总结计划定于每周5下班前以电子版形式提交经营管控部本次项目管控专员处.
5.4机构部门会议
5.
4.1会议组织以机构部门为单位,机构部门人数较多时,可以以科室或班组为单位,单位负有责任人为会议组织人,会议可以不形成会议纪要.
5.
4.2会议时间a.晨会每天早上8:30,会议原则上控制在15分钟内.b.机构部门例会各机构部门内部组织,由组织者下发会议通知为准.c.临时会议由会议组织者确定会议时间.
5.
4.3会议有关内容a.晨会总结上1工作日的工作进展情况和工作成果,对存在问题进行分析和纠偏,下达本日工作安排.b.机构部门例会总结上周工作日的工作进展情况和工作成果,对存在问题进行分析和纠偏,下达本周工作安排.c.临时会议根据会议召开目的确定会议有关内容.
5.5专题会议
5.
5.1公司或者机构专题会议是由相关机构部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、工程、预算本次项目的实施方案;分析、研究近期成本管控、设备管控、质量管控、安全管控、环境管控、经营管控、预算管控、协议合同或者协议评审等方面存在的突出问题,提出解决办法,明确并责成相关机构部门按照会议相关要求保质保量完成规定的任务、遇重大事件或亟待会议研究解决的事项和重大问题的有目的性的会议.
5.
6.2会议组织由会议承办机构部门组织,如涉及公司或者机构多个机构部门共同召开并有公司或者机构相关领导参加的会议,由会议承办机构部门与经营管控部联系,备案会议情况;需经营管控部协调安排的,由经营管控部统1安排.
5.
7.3会议时间根据会议目的由承办机构部门进行组织并下达会议通知,根据会议有关内容控制会议时间.
5.
8.4会议有关内容根据会议目的确定会议有关内容,并由承办机构部门负有责任会议相关安排等工作.
5.
9.5专题会议结束后1个工作日内,由承办机构部门将此方面的《专题会议纪要》经会议主持人审核签发后执行,同时报送上级组织备案.
6.会议相关流程
6.4会议总体相关流程会前通知一会前资料准备一会场布置一会前签到一会议召开一主持人宣布散会一会后决议项跟踪落实.
6.5具体的会议相关流程根据会议目的在总体相关流程的基础上进行调整,以确保各种会议的有序进行.
7.会议的组织、管控和服务
7.4会议组织参照“
5.会议类型”中各类会议的相关要求概述.
1.
1.1会议需提前通知,1般会议应提前半个工作日以联系方法方式或其他方法方式通知,大型会议需至少提前2个工作日下发正式书面通知.如遇特殊情况,即时通知召开会议.
7.
1.2会议准备包括但不限于会议通知(参照)、会前资料准备、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音及影像、会议纪要及会后落实等(如需要增加会场横幅、会议宣传等).大型会议或重要接待会议应制定会议及接待方案(方案有关内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排),并按照方案做好准备工作.
7.2会议管控和服务
7.
2.1综合办公室为公司或者机构会议室归口管控机构部门,负有责任大型会议及例会的会议服务工作,信息管控科负有责任会议电子设备的技术支持.各机构部门组织会议前,需提前通过0A等相关流程向综合办公室申请会议室的使用.
7.
3.2会议室的日常管控包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管控、会议服务等.会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束,会后30分钟会场清洁工作结束,特殊情况根据实际情况由综合办公室另行安排.
8.会议存档资料管控
8.1会议存档资料会议通知、会议签到表、会议纪要、会议录音、会议照片及影像等.
8.2会议纪要的整理和会议以其他形式公开有关内容由会议组织机构部门负有责任拟写和下发.会议纪要中包含但不限于会议决议及参会相关领导的工作指示等.专题会议根据会议目的安排整理会议纪要,其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等.
8.3会议纪要的格式各种会议纪要行文的印制格式原则上相关要求按照公司或者机构统1相关要求制作,参照公司或者机构《公文管控规定》.
8.2会议纪要的签发
8.
4.1公司或者机构级月度会会议纪要由公司或者机构总经理审核、签发.其他会议纪要由会议组织机构部门的分管相关领导审核、签发.
8.
5.2会议纪要整理和下发应在会后1个工作日内完成,特殊情况除外;会议纪要的发放范围是参加会议的相关领导及相关的机构部门.若会议纪要中涉及保密有关内容,应确认下发范围.
8.3会议资料的存档
8.
4.1各类会议资料必须存档,公司或者机构级月例会、公司或者机构级专题会议及管控层周例会等会议资料由经营管控部负有责任按季度分类分次存档,按年度移交公司或者机构档案室,其他会议资料由各承办机构部门自行存档.公司或者机构重大会议等会议资料存档实行1会1存.
9.会议精神的督办
9.1对于公司或者机构级月例会、管控层周例会、专题会议的重大决议事项由公司或者机构经营管控部派专人进行督办.
9.2公司或者机构经营管控部负有责任对会议决议事项进行分类整理,按照会议决议相关要求的时间对有关责任和义务单位进行逐项督办,责任和义务单位必须认真履行、配合相关单位,并由经营管控部在下次例会上对督办结果进行通报.
10.会议纪律考核
10.1为保证会议质量,倡导高效会议,参会有关人员必须在会前5分钟到达会场,无故不参加者根据会议严重性处以负激励50-200元/人/次.
10.2公司或者机构年度会议不能按时出席者需事先3天向会议主持人请假,需指派代表参加,并提前与代理有关人员就发言有关内容进行沟通;公司或者机构月度会议不能按时出席者需事先1天向会议主持人请假;公司或者机构周例会议不能按时出席者需事先半天向会议主持人请假,未请假、未指派代理有关人员、未交流及迟到早退者,根据会议严重性处以负激励50-200元/人/次.
10.3会议期间应将移动通讯工具关机或设置振动或静音,如遇紧急事情需和会议主持人申请,到会场外接听,注意控制通话时间,如在会议期间频繁出入,给予责任和义务人负激励50元.
10.4会议期间与会有关人员注意倾听他人发言,积极参与讨论,充分尊重他人,
10.5做好会议保密工作,密级会议原则上禁止拨打手机或录音,参会有关人员禁止传播密级会议有关内容,如发现密级会议外泄,造成公司或者机构损失的,视损失程度追加经济处罚或开除处分.
11.附则
11.2本制度规章自下发之日起执行.
11.3本制度规章解释权归公司或者机构经营管控部.山东国金汽车制造有限公司或者机构2022年11月8日。