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文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX行政部页次1/8修订次/版本号A/0|发布日期|XXXXXX生效日期XXXXXX文件控制程序文件名称:管理标准文件文件编号xxx-xx-xx-xxx版本号:A/0集团各部门合用部门:生效日期年月日XXXX XXXX受控正本受控副本编制:审核:文件编号XX-XX-XX-XXX行政部文件控制程序页次2/8A/0XXXXXX生效日期XXXXXX修订次/版本号发布日期■■■•■・丁丁丁丁丁丁丁丁丁丁丁丁♦■♦■♦・♦・■一丁丁丁丁■-■一■一■一■一■■■■■■■■■一■一■一■・丁丁丁丁士■二核准:修订明细序号修订内容描述修订人生效日期1首次发出文件编XX-XX-XX-XXX行政部文件控制程序号页3/8A/0XXXXXX次生效XXXXXX修订次/版本号发布日期
一、目的对集团管理体系所要求的文件进行控制,确保相关部门(单位)及时得到并使用有效文件,防止失效或者作废
二、合用范围本程序合用于XX集团管理体系有关文件的控制
三、职责
(一)、各部门负责所在部门文件按本制度标准进行编写;
(二)、行政部负责文件是否标准化的核查与考核I、作业要求
(一)、文件分类
1、管理文件;
2、作业指导书;
3、集团行政文件;
4、数据记录;
5、外来文件(二八文件编号
1、总裁办文件编号XX-GM-0001—文件编号------------总裁办文件---------XX集团缩写
2、管理文件、作业指导书编号XX-WI-XX-000I编号(流水号)——部门编号管理文件、作业指导书文件编号XX-XX-XX-XXX行政部文件控制程序页次4/8A/0XXXXXX XXXXXX修订次/版本号发布日期生效日期
3、集团表单编号:XX-GF0RM-XX-0001—编号(流水号)-------部门编号------------集团表单XX集团缩写
4、公文红头文件编号XX-XX-[XXX]-0001-流水号(第X号)——年份部门代号--------XX集团缩写
5、文件的版号以A、B、C…挨次类推,修改号以
0、
1、2…挨次类推
6、外来文件编号按各自原来的编号(三人集团各部门代码总裁办GM技术中心电商中心行政部1设计部TD渠道部CD人事部HR摄影部SY网销部EC行政部AD型设部MD企划部PD数据部SH销售中心客服「中心财务中心选片部XP客服部CSD财务部FD采购部PD门市部MS后勤部HJ礼服部DD
(四)、文件编写与审批文件编号XX-XX-XX-XXX行政部文件控制程序页次5/8A/0XXXXXX XXXXXX修订次/版本号发布日期生效日期
1、集团级文件及行政文件由人资行政中心政部组织编写,直属上级审核,总裁办批准
2、各部门管理办法由相关职能部门编写,直属上级审核,总裁办批准
3、其他文件分别由相关职能部门编制,部门领导审核,直属分管领导批准
4、外来文件由人资行政中心政部提出拟办意见,送总裁办批示,交相关部门(单位)办理
(五)、文件发放与使用
1、文件发放时,由行政部档案管理员根据《文件发放签收表》,与文件使用部门办理发放签收手续,确保在使用部门获得合用文件的有关版本
2、行政部负责采集国家主管部门的法律法规法规和相关文件,适时宣贯
3、收到外来文件时,行政部档案管理员应识别其合用性及版本的有效性,控制分发,并在《外来文件登记表》做好发放记录
4、使用文件受到严重损坏时,应到行政部档案管理员处办理更换手续,破损文件由人资行政中心政部档案管理员收回
5、若文件丢失,应向行政部门说明原因,申请补发
6、人员调动时,调出人应做好接手人文件的交接工作
7、电子文档要做好相应标识和备份管理工作
(六)、文件更改
1、管理体系文件的更改由提出部门组织行政部档案管理员探讨可行性,达成一致后填写《文件更改申请单》,经分管领导批准后由行政部档案管理员实施更改
2、文件更改时必须在文件审批页面处”修改内容描述”栏内注明修改内容
3、文件更改后,保存《文件更改申请单》,下发新修改版本,收回原文件进行作废文件五次以上更改或者更改内容超过30%时应换版,换版同时作废原文件
(七)、文件保存与销毁
1、文件应放在干燥、通风、安全的地方
2、所有的文件原稿及其“文件发放表”由人资行政中心政部档案管理员统一保存各部门(单位)设专人负责保存相关的文件,以方便存取和查阅
3、人资行政中心政部档案管理员负责编制并及时更新《文件登记一览表》和相关回收文件登记反映版本最新情况
4、作废文件由行政部档案管理员采集后填写《文件销毁申请单》,经批准后统一销毁作废文件原稿加盖注明日期的“作废”印章,与有效受控文件分开保存文件编号XX-XX-XX-XXX行政部文件控制程序页次6/8A/0XXXXXX XXXXXX修订次/版本号发布日期生效日期
5、留用的作废文件,应办理手续,加标识并单独存放
(八)、在用文件评审每年年底由行政部档案管理员组织使用部门,对现有体系文体的合用性、协调性进行评审,必要时进行修订,更新《集团文件登记一览表》
(九)、反馈
1、每年不定时按本文件控制程序要求对各部门(单位)使用的文件情况进行抽查,识别和处理记录控制中存在的问题并提出改进
2、对抽查情况登记入《文件抽查状况表》,提交人资行政中心总监审批处理后备案
(十)、优化改进由人资行政中心行政部档案管理员不定时催促各部门(单位)制定整改措施,改进文件管理工作
五、相关记录—《文件发放签收表》—《文件更改申请单》—《外来文件登记表》—《文件抽查状况表》—《文件销毁申请单》—《文件登记一览表》
六、检查与考核
(一)、本标准由行政部负责指导组织实施并定期组织监督和检查
(二)、本标准的具体考核办法按集团相关检查与考核管理标准进行文件编号XX-XX-XX-XXX行政部文件控制程序页次7/8A/0XXXXXX生效日期XXXXXX修订次/版本号发布日期附文件编写管控流程:1:编写完成提交给行政部复核重新调整格式|0K~~|_NG>或者字体,按文件要求编文件编号XX-XX-XX-XXX行政部文件控制程序页次8/8A/0XXXXXX XXXXXX修订次/版本号发布日期生效日期附文件修改/销毁管控流程:2需求部门填单部门负责人审批回一行政部评估巴1文件继续使用,不得修改NG与销毁特殊文件总裁办评估修改/销毁。