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项目档案管理办法1目的加强项目部自(合)办项目档案资料的管理,有效地保护和利用档案,使档案资料管理达到规范化、制度化2范围本办法适用于XX国际会展中心有限公司项目部3职责项目部负责制定档案管理办法,项目组人员对实施本办法负责4工作程序本制度规定了项目部自办项目档案归档范围、要求和时间,档案的管理、查阅利用等
4.1归档范围项目部各自办项目的邀请函、参展商手册、大会会刊、顾客满意调查表、项目策划书、项目实施方案、设计评审/验证表、设计确认/更改表、政府批复文件、合作备忘录、宣传计划表、招商电话记录、企业参展申请表、项目总结报告等均属于归档范围之列
4.2归档要求
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2.1应归档的文件、材料应收集齐全、完整,按照有关规定进行整理、装盒,便于保管和利用
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2.2归档文件材料要系统,按年份、展会类别进行分类并制作档案目录专人负责档案管理
4.3归档时间为了使项目档案管理的有序、规范化,将由各个项目经理负责将项目的文件材料统一整理、归纳,并在项目开展后两周内转交给档案保管人统一放入档案柜集中管理
4.4档案的管理和查阅利用
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4.1档案的管理
(1)档案的存放要入柜上锁,并有防盗、防光、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防有害气体等措施,保持整齐、清洁、通风
(2)应定期对档案保管的状况进行全面检查,发现问题要采取积极有效措施,确保档案的齐全完整
(3)档案柜钥匙由专人保管,其他人员未经管理人员同意,不得擅自打开档案柜
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4.2档案的查阅使用
(1)凡工作人员,因工作需要查阅与本身业务工作有关档案,经部门领导批准,准予查阅
(2)有关人员如有实际情况必须借出者,须办理相关手续,超过两天以上归还者,须经公司领导批准签字,但要如期归还。