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项目子活动执行工作指引1目的增强展会的氛围,丰富展会内容,突出展会的专业性,使展会更具有生命力和活力2适用范围适用于项目部各自办(合办)展项目的子活动执行管理工作3职责项目子活动的执行工作由项目经理带领下属团队共同完成,部门经理进行指导和推进工作监督4工作程序
4.1成立子活动执行小组,小组由项目经理(或助理项目经理)、合作单位人员、外聘人员(如志愿者)组成小组成立后,即确定子活动执行工作内容及工作标准、分配工作任务、进行工作前培训、准备工作所需的资料和物资、制定《子活动工作推进计划表》(计划表要明确各项工作的内容、负责人、完成时间、成果体现等内容;工作组成员定期或按时间节点向组长、项目经理、项目部经理汇报工作情况,项目经理、项目部经理亦按此向分管副总经理、总经理汇报情况)准备可行性资料,撰写子活动方案
4.2制定详细的子活动执行方案,方案包括活动内容、目标、工作推进计戈h宣传推广计划、人员分工、预算等
4.3所有子活动支出需按公司的规定、财务和人事要求及既定的预算执行,按程序招标、谈判、报批、报审、签定合同、付款、收集依据和相关材料,工作人员要有计划性、预见性,充分考虑流程、审批、制作所需时间
4.4纳入宣传计划,子活动执行小组须与宣传工作小组进行对接互动,用活动增加宣传的内涵,以宣传促进活动的开展,并针对活动内容制定专门的宣传噱头和计划
4.5尽可能的寻找并确定赞助商,每个子活动的执行都可能产生大量的可预计与不可预计费用,子活动执行组在工作过程中必须严格执行经济预算,严格把控费用支出,做好节流工作同时,子活动执行小组还应该以活动为载体,寻找赞助商,以求在资金、物资、人力等方面获得更多资源和支持增加收入、节约成本,实现利益最大化
4.6确保活动的安全及嘉宾食宿工作
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6.1检查子活动是否按照工作推进表正常推进,若不是正常推进,则需进行及时调整及补救
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6.2对子活动执行人员进行安全教育培训,着力强调子活动执行过程中的人员安全、财物安全
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6.3与子活动嘉宾确定活动的时间、地址、内容、要求,明确是否需要安排食宿若嘉宾需要安排食宿,则安排专人对接酒店预订、发票开具、报批报销等事宜
4.7安排和处理各类突发事件的方案
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7.1突发事件可能涉及到临时场地变更、时间变更、人员变更、安保、消防、安监、食品卫生、综合保障等方面,事先应对以上情况进行充分想象并制定应对预案,以最大限度减少、降低突发事件对子活动执行带来的不利影响突发事件预案的制定工作由项目经理或指定人员负责,需在子活动开始5天前全部完成并经过实操性预演5记录表单《子活动工作推进计划表》。