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项目沟通管理的主要内容项目沟通管理project communicationmanagement包括为了确保项目信息刚好适当的产生generation、收集collection传播dissemination、保存storage和最终配置ultimatedisposition所必需的过程项目沟通管理把胜利所必需的因素一人people、想法ideas和信息information之间供应了一个关键连接涉及项目的任何人都应打算以项目〃语言〃the projectlanguage发送和接收信息并且必需理解他们以个人身份参加的沟通怎样影响整个项目图10-1描述了以下几个主要过程的纲要
10.1沟通支配communication planning--确定项目涉及人stakeholders的信息和沟通需求谁须要什么信息,什么时候须要,怎样获得
10.2信息传播information distribution--使须要的信息刚好发送给项目涉及人
10.3执行报告performance reporting一收集和传播执行信息,包括状况报告statusreporting、进步衡量progress measurement和预料
10.4行政总结administrative closure--产生、收集和传播信息以形成一个阶段或项目完成这些过程之间以及与其他领域的过程之间相互作用假如项目须要,每个流程可以由个人、多人或团体来完成在每个项目阶段每个过程至少发生一次虽然在这里列举的流程是分立的阶段并具有明确定义的分界面,事实上他们相互交织、相互作用在一起流程的相互作用在第3章项目管理过程具体地阐述沟通的通用管理技术技巧见
2.
4.2部分跟项目沟通管理有关但并不等同沟通是一个更宽广的课题,包括一些重要的学问体系,它特殊适用于项目的唯一学问体系并不局限适用于项目的重要学问体系例如■发送者-接收者模型sender-receiver models一反馈环,沟通阻碍等■媒体选择choice ofmedia--什么时候采纳书面沟通和什么时候采纳口头沟通什么时候运用非正式的备忘录和什么时候运用正式的报告■书写文体writing style--主动语态和被动语态,句子结构,词汇选择等■陈述技巧presentation techniques--肢体语言body language,视觉协助工具的设计design ofvisual ads等■会议管理技巧meeting managementtechniques--打算议程表,处理冲突项目沟通管理
10.1沟通计划
10.2信息传播.1输入.1输入.1沟通要求.1工作结果.2沟通技术・2沟通管理计划.3制约因素.3项目计划.4假设因素.2工具和方法.2工具和方法.1沟通技巧.1涉及人分析.2信息检索系统.3输出,3信息传播系统.3输出
10.2执行报告
10.4行政总结.1输入.1输入.1项目计划.1执行衡量的文件资料.2项目产品的文件资料.2工作结果.3其他项目资料.3其他项目记录.2工具和方法.2工具西方法.1执行审查.1执行报告的工具和方法.2差异分析.3输出.3趋势分析・1项目档案,2正式接受.4盈余量分析.3经嗡总结.5信息传播的工具和方法.3输出.1执行报告
10.1沟通支配communication planning沟通支配包括确定项目涉及人的信息和沟通需求谁须要什么信息;什么时候须要;怎么获得虽然全部的项目都须要沟通项目信息,但信息需求和传播方式差别很大确认涉及人的信息需求和确定满意需求的适当方式是项目获得胜利的重要因素对于大多数项目,沟通支配的大部分工作作为项目前期阶段的一部分来完成然而本过程的结果在项目进行中应时常被复查和修订如有须要以确保持续的应用性沟通支配经常与组织支配参见
9.1紧密联系在一起,因为项目的组织结构对项目沟通要求有重大影响工具和方法输出」涉及人分析・1沟通管理计划输入・1沟通要求.2沟通技巧.3制约因素.4假设因素
10.
1.1沟通支酉己输入inputs tocommunication planning
1.沟通要求沟通要求是项目涉及人信息需求information requirements的总和需求结合信息类型和格式定义信息的类型和格式在信息的数值分析中必需的项目资源只有通过信息个沟通才能获得扩展,信息使项目胜利,缺乏沟通会导致失败项目的资源应当花费并且仅能花费在沟通信息上确定项目沟通通常所须要信息有•项目组织和项目涉及人责任关系;•涉及项目的纪律,行政部门、专业;•项目所需人员的推算以及应安排的位置;•外部信息需求例如,同媒体的沟通
2.沟通技巧在项目的基本单位之间来回传递信息,所能运用的技术和方法可能差异很大从简短的谈话到长期的会议;从简洁的书面文件到即时查询的在线的进度表和数据库可能影响项目沟通的技术因素有•信息需求的即时性一项目的胜利是取决于即时通知频繁更新的信息,还是通过定期发行的报告已足够?•技术的有效性the availabilityof technology--已到位的系统运行良好吗?还是系统要作一些变动?•预期的项目人员配置一支配中的沟通系统是否同项目参加方的阅历和学问相兼容?还是须要大量的培训和学习?•项目工期的长短the lengthof project—现有技术在项目结束前是否已经改变以至于必需采纳更新的技术?•制约因素制约因素是限制项目管理小组作出选择的因素例如,假如须要大量地选购项目资源,那么处理合同的信息就须要更多考虑当项目依据合同执行时,特定的合同条款也会影响沟通支配•假设因素对支配中的目的来说,假设因素是被认为真实的确定的因素假设通常包含肯定程度的风险他们可在本处确定,或者他们也可是风险识别过程的输出见n.i部分
10.
1.2沟通支酉己的工具和方法tools andtechniques forcommunication planning
1.项目涉及人分析stakeholder analysis为了对项目涉及人的信息需求和信息资源形成一种系统的和符合逻辑的观点以满意需求,应对多种多样项目涉及人的信息需求加以分析关于项目涉及人见
2.2和
5.1部分,此种分析应考虑那些适合于项目且能供应所须要信息的方法和技术应留意避开在不须要的信息和不适合的技术上奢侈资源
10.
1.3沟通支配的输出
1.沟通管理支配communications managementplan沟通管理支配是一个文件,它供应:•收集和归档的结构a collection and filingstructure,具体规定用来收集和贮存各类信息的方法采纳的过程应涵盖对以前已公布材料更新和订正收集和发送•发送结构a distributionstructure,具体的规定信息状况报告、数据、进度、技术资料等将流向谁那里,和运用什么方法书面报告、会议等来发布各类信息此种结构必需与项目组织图表the organizationchart定义的责任和报告关系兼容•被发送的信息的说明,包括格式format、内容content、具体级别level ofdetails运用的协议/定义conventions/definitions•产品进度product schedules,显示每种类型的沟通什么时候产生•在排定的沟通scheduled communications中检索信息的方法•随着项目的进展,修订和提炼沟通管理支配的方法依据项目的须要,沟通管理支配可以是正式的或非正式的,可以是具体的或提纲式的沟通管理支配是整个项目支配的一个附属部分
10.2信息发送information distribution信息发送是指将须要的信息刚好地传送给项目涉及人,它包括实施沟通管理支配以及对突发的信输入工具和方法输出.1工作结果~~,1沟通技巧~~・1项目计划.2沟通管理计划.2信息检索系统.3项目计划.3信息发送系统息恳求request forinformation作出反应
10.
2.1信息发送的输入
1.工作结果work results工作结果在
4.
2.
3.1部分探讨o
2.沟通管理支配沟通管理支配在
10.
1.
3.1部分探讨
3.项目支配项目支配在部分探讨
10.
2.2信息发送的工具和方法
1.沟通技巧communication skills沟通技巧用来交换信息发送者有责任使信息清楚、没有o歧意和完整以便接收者能正确地接收发送者也有责任确保信息被正确地理解接收者有责任确保完整接收和正确地理解信息沟通有很多类型•书面的和口头的,耳听的和口讲的•内部的项目内和外部的与客户、媒体、公众的沟通•正式的报告,指示等和非正式的备忘录,特殊支配的谈话等•垂直的组织内上下级之间和水平的与同级别之间
2.信息检索系统information retrievalsystems小组成员可通过各种方法共享信息,这样的方法包括手工案卷系统manual filingsystems电子文本数据库electronic textdatabases.项目管理软件,以及可以检索技术文件资料的系统例如工程制图
3.信息发送系统information distributionsystems项目信息可运用多种方法发送包括项o目会议,复印文件发送,共享的网络电子数据库,传真,电子邮件,声音邮件,以及电视会议
10.
2.3信息发送的输出
1.项目记录project records项目记录可以包括信函、备忘录、报告和说明项目的文件应尽o可能适当的有组织的维护这些信息项目小组成员经常在项目笔记本project notebook中维持个人记录
10.3执行报告performance reportingo执行报告包括收集和发布执行信息,从而向项目涉及人供应为达到项目目标如何运用资源的信息这样的过程有•状况报告status reporting--描述项目当前的状况•进展报告progress reporting--描述项目小组已完成的工作•预料一对将来项目的状况和进展作出预料执行报告一般应供应范围、进度、成本、质量等信息很多执行报告也要供应风险和选购的信息执行报告应写得具有综合性或针对某一特例onanexception basiso输入工具和方法输出」项目计划—.1执行复查.1执行报告.2工作结果・2差异分析.2变更请求.3其他项目记录.3趋势分析.4盈余量分析.5信息发送的工具和方法
10.
3.1执行报告的输入
1.项目支配项目支配在部分探讨项目支配包括了各种各样用来评估项目执行的基准
2.工作结果工作结果一已全部或部分完成的子项目deliverables;已发生或已分担的成本等一都是项目支配执行的结果见部分工作结果应在沟通管理支配规定的框架内汇报工作结果中精确一样的信息对执行报告的运用价值是很重要的
3.其他项目记录有关项目记录的论述见
10.
2.
3.1部分除了项目支配和项目工作结果,其他项目文件中也经常包含有关项目的信息在评估项目执行时也应考虑到这些信息
10.
3.2执行报告的工具和方法
1.执行复查performance review执行复查是为评估项目状况和进展而实行的会议执行复杳o一般同下面探讨的一个或多个执行报告的方法一起运用
2.差异分析variance analysis差异分析是指把项目的实际结果与支配或预期结果作比较最常运用的是成本和进度偏差但是范围、质量和风险与支配之间的偏差也同样或更加重要
3.趋势分析trend analysis趋势分析指检查项目结果以确定执行是改进了还是恶化了o
4.盈余量分析earned valueanalysis各种形式的盈余量分析是衡量执行时最常用的方法它把范围、成本和进度等度量标准结合在一起以帮助项目管理小组评估项目执行对每项活动而言,盈余量分析包括计算三个主要数值•预算,也称为排定工作的预算成本the budgetedcost ofwork scheduledBCWS,是给定期间内支配花费在某项活动上的已被批准的成本估计部分•实际成本,也称之为已执行工作的实际成本the actualcost ofwork performedACWP,是给定期间内因完成工作所花费的干脆和间接成本的总和•盈余量the earnedvalue,也称为已执行工作的预算成本the budgetedcost ofworkperformedBCWP,是总预算的一个百分比此一百分比等同于实际完工工作的一个百分比为了简化数据收集很多盈余量仅用一个百分比表示一些盈余量只用和100%完工或未完工来表示以确保执行衡量的客观性这三个量一起运用供应了工作是否按支配完成的度量标准最常运用的度量标准是成本差异CV=BCWP-ACWP.进度差异SV=BCWP-BCWS和成本执行指数CPI=BCWP/ACWP累计的成本执行指数BCWPs之和除以ACWPs之和在预料完工时的项目成本中广泛地应用在一些应用领域,进度执行指数SPI=BCWP/BCWS也被用来预料项目的完工日期
5.信息发送的工具和方法执行报告以
10.
2.2部分探讨的工具和方法发送HH10-
21.执行报告performance reports□执行报告对收集的信息进行组织和总结并且提出分析结果累计成本执行报告依据沟通管理支配的规定供应各类项目涉及人所需求的符合具体等级的信息执行报告的通用格式包括条形图也称为甘特图,S曲线、矩形图和表格图10-2运用S曲线来表示累计的盈余量解析数据,而图10-3以表格表示盈余量的数据
2.变更恳求change requests对项目执行状况的分析,经常产生对项目的某些方面作出修改的要求这些变更恳求由各类变更限制程序处理例如,范围变更处理,进度限制等
10.4行政总结administration closure数据日期时间项目或阶段在达到目标或因其他缘由而终止后须要一个总结行政总结包括对项目结果的鉴定和记录,以便由发起人、托付人或顾客正式接受项目的产品行政总结包括项目记录的收集、确保项目记录反映最终的设计书、项目胜利和效益的分析以及对此类信息的立卷以备将来之用行政总结在项目进行中不应被拖延,项目的每一阶段应以适当的方式结束,以确保重要和有用的信息不会被丢失输入工具和方法输出・1衡量执行的文件资料.1执行报告的工・1项目案卷.2项目产品的文件资料具和方法.2正式接收.3其他项目记录.3经验总结HH10-3成本差异进度差异盈余■€m$»工作分层结构⑴ACTPBCIP BC¥P-AC1f BCWP-BOBCWS BCWP+BCKP+P TSBCWSftS6前期送脸计
1.063,00058,00062,500-4,500-
7.8-5,000-
7.9草案审查单
2.064,00048,00046,8001,
2002.5-16,000-
25.0课程设计
3.023,00020,00023,500-3,500-
17.5-3,000-
13.0中期评估
4.068,00068,00072,500-4,500-
6.
600.0实施支持
5.012,00010,00010,00000-2000-
16.7操作手册
6.07,0006,3006,
0002003.2-800-
11.4开展计划
7.020,00013,50018,100-4,600-
34.1-6,500-
32.5合计257,000223,700239,400-15,700-
7.0-33,300-
13.0注,所有数字都是最新的
10.
4.1行政总结的输入
1.衡量执行结果的文件资料performance measurementdocumentation为记录和分析项目的执行而产生的全部文件资料,包括为衡量执行状况而确立框架的支配文件,在行政总结期间都需进行复查
2.项目产品的文件资料documentation of the productoftheproject为说明项目产品支o配,设计书specifications,技术文件,图纸,电子文件等一所用术语因运用的领域不同而不同而产生的文件,在行政总结期间都需进行复查
3.其他项目记录有关项目记录探讨见部分
10.
4.2行政总结的工具和方法执行报告的工具和方法执行报告的工具和方法的论述见
10.
3.2部分
10.
4.3行政总结的输出
1.项目案卷项目索引记录的完整汇总材料应由合适的参加者打算好以完成立卷与项目有关的历史数据库都要被更新,当项目在合同下完成或项目涉及重大的选购之时,对金融记录financial record的立卷必需特殊留意
2.阅历总结阅历总结的探讨见部分沁园春雪・北国风光,千里冰封,万里雪飘望长城内外,惟余莽莽;大河上下,顿失滔滔山舞银蛇,原驰蜡象,欲与天公试比高须晴日,看红装素裹,格外妩媚江山如此多娇,引多数英雄竞折腰惜秦皇汉武,略输文采;唐宗宋祖,稍逊风骚一代天骄,成吉思汗,只识弯弓射大雕俱往矣,数风流人物,还看今朝..。