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文本内容:
项目部文件管理制度为了规范施工项目部文件管理,理顺各类文件的收集、整理和归档职责,做到文件往来清楚有据、检索便利、可追朔性强,特制订项目部文件管理制度
一、项目文件分类及收集归档分工归档序号文件分类收集整理备注(标识编目保管)总承包人项目规划文件资料员资料员1合同协议类文件资料员资料员2总分包资质备案文件施工员(组)资料员3支配进展类文件支配员资料员4工程日志施工员(组)资料员5纪要签发、签会议纪要资料员资料员6收、传阅申请/报告类文件资料员资料员批复文件7工作联系单/备忘录类文件资料员资料员8总包通知资料员资料员回复文件9造价费用文件造价员(师)资料员10平安管理文件平安员(组)资料员11现场选购文件材料员(组)资料员12图纸资料员资料员13施工文件施工员(组)资料员汇总、统计14竣工验收文件施工经理资料员15文件收/发放记录资料员资料员16
二、项目文件分类说明
1、总承包人项目规划文件包括项目管理实施规划、项目协调程序、质量支配、平安/HSE管理规划、进度限制规定等这类文件由项目部各职能组或专业技术人员依据项目状况编制,内部审核后报业主确认,作为项目指导限制类文件
2、合同协议类文件包括总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要
3、总分包资质备案文件包括分包资格报审、现场管理体系核查该类文件须要向业主/监理报审
4、支配进展类文件包括
1、开工报告包括总承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告开工报告是确定工期、合同履行的重要依据
2、施工总进度支配,季、月支配和三周滚动进度支配,上述进度支配报审表
3、工程暂停/复工令,工程延期审批
4、项目施工月进展报告
5、工程施工日志工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写,施工经理负责督促检查,按月汇合成册后交项目秘书归档工程施工日志表格运用项目所在地规定的通用表格
6、会议纪要依据管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档业主/总包会议纪要,纪要由业主方形成;总包/业主会议纪要,纪要由总包方形成;监理/总包会议纪要,纪要由监理方形成;总包/分包会议纪要,纪要由总包方形成;其他,纪要由组织方形成纪要应由现场负责人统一签发,项目秘书收集保管
7、申请/报告类文件主要是对业主、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件跟踪该类文件的审批、回复,文件存放须要闭合
8、工作联系单/工程备忘录类文件依据管理关系和形成文件方,可按以下分别存放、归档跟踪该类文件的审批、回复,文件存放须要闭合
1、总包/业主工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成
2、总包/分包工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成
3、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成
4、分包/总包工作联系单/工程备忘录,文件由分包方形成
9、总包通知对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件,由项目经理/施工经理统一签发,必需有分包商的回复文件,文件存放须要闭合
10、造价费用限制文件应由造价员师组织整理,包括对业主的资金支配、付款申请及审批,对分包商的进度款审批,变更费用限制文件,竣工结算其中现场签证、报价确认单等与施工管理亲密相关工作
11、平安管理文件平安管理文件主要包括但不限于以下
1、总包人平安管理规划、方案,管理规定
2、分包人平安资质、人员资格资料备案审查文件
3、平安专项方案及报审文件
4、总包人现场核查记录文件
5、总包人内部人员培训文件
6、总包人平安检查文件
7、总包人平安管理总结文件
12、现场选购文件应由选购组整理,还需刚好将业主选购的设备/构配件/材料的质量保证资料,做具体统计,以备工程验收须要
13、图纸除按合同规定向有关方供应的施工图纸外,工程项目部现场应至少保存两套完整的施工图纸,由项目资料员按专业统一编目保管图纸原则上不外借,内部借阅需报项目经理批准,并办理借阅手续借阅人对所借图纸的完整性、平安性负责
14、现场施工文件包括
1、综合部分施工组负责整理、汇总包括A、设计交底、图纸会审,设计变更、洽商依据专业分类,编制资料统计表,标明专业、已发单位B、施工组织设计、施工方案及审批文件编制资料统计表,标明专业、分包单位C、设备/构件/材料报验资料包括报验申请表、数量清单、质量证明文件及复试报告编制资料统计表,标明专业、涉及部位、选购单位、数量清单、质量证明文件及复试报告份数业主选购设备/构件/材料的资料按前述“12”执行
2、土建建筑与结构工程部分包括测量定位资料、地基资料、施工试验记录、隐藏工程检查记录、施工记录、质量检验记录、质量事故处理记录等由各专业组形成整理、专业组负责人审核、施工组汇总当为分包项目时,分包人负责依据要求形成整理,总包专业负责人审核、施工组汇总
(3)、安装工程部分包括非标设备(件)制安、工业设备、工业管道、电气装置、自动化仪表等安装工程的质量检验及报验表、质控表、中间交接表、隐藏工程检查记录、相关试验检测记录等由机电安装组(或专业技术人员)形成整理、施工组汇总当为分包项目时一,分包人负责依据要求形成整理,总包专业负责人审核、施工组汇总
15、竣工验收文件包括竣工总结、竣工验收记录、工程交接证书等由项目经理负责,施工组具体组织实施
16、文件收/发放记录(包括图纸发放记录)上述文件应按类别存放于按国家标准定制的档案盒中,建立书目统计,随工程进展同步工程竣工时,经相关人员检查统计后形成最终卷内书目,形成卷内备考表同时在条件允许时应建立一套电子版档案
三、项目文件形成和往来
1、项目文件要以项目工程的特点、《建筑工程资料管理规程》、《城建档案管理规定》、《施工合同》、《造价管理规定》以及甲方、监理的要求和现场的实际状况为依据形成
2、形成文件时肯定要真实、刚好尤其是经济签证文件,原则上要坚持先签证后施工未刚好签证的,肯定要在签证事项发生后规定的时效内,补送签证文件技术性文件要同步工程进展刚好收集整理归档
3、以项目部名义向外发送文件必需经过项目经理的签发要求外发文件规范、文体一样、诉求明确、用词精确、言之有物、有礼有据有节
4、当特别状况下须要以总公司名义向业主、监理或其他相关部门和单位行文时,项目部先起草稿,经总公司领导审定后再行正式文
5、文件往来一般采纳干脆送达和挂号信两种方式进行干脆送达时须收文方进行签收干脆送达成本高或有可能拒收(签)时采纳挂号信寄发,寄发后须保存好存根(存根交资料员保管),以备用
6、项目部内部文件往来实行收发文本登记制度收文方既要在发文方的发文本上签收,又要在己方的收文本上登记
7、收发文登记要记录序号、文件名称、收发文方、收发日期、收发人等内容登、项目部发文管理U!记要刚好,以免漏记错记
1.项目部上报下发正式文件的权力集中项目部经理项目部业务各部门或个人一律不得自行向上、向下发送正式文件项目部上报下发的正式文件一律需加盖项目部公章后方可生效
2.项目部业务部门须要向上反映汇报重要状况或向下支配布置的均需项目部经理同意后方可加盖项目部公章上报或下发,并由项目资料员登记台帐
3.凡是以项目部名义发出的文件、通知、确定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围
4.项目部下发文件主要用于1公布项目部规章制度;2转发上级文件或依据上级文件精神制订的文件;3公布单位重大生产、技术、管理等工作的确定;4发布有关奖惩确定和通报;5其他有关重大事项;
5.项目部上行文、外发文主要用于对上级机关、总公司、业主、监理或设计院呈报工作支配、请示报告、处理确定等;
五、项目部收文管理
1、文件的签收项目部外部文件均由项目部资料员负责登记签收项目部外出人员开会带回的文件及资料应刚好送交项目部资料员进行登记、编号、存档、建立台帐复印件供运用和传阅
2、文件编号保管项目部资料员签收后应刚好附上〃文件处理传阅单〃,作分类登记编号、保管
3、文件阅批与分发凡正式文件均需由项目部资料员刚好送项目经理批示依据批示,资料员区分对待文件传阅和复印件分发文件传阅和复印件分发要刚好送达有关人员或业务组,并履行相关手续
4、文件传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,对尚未传达的文件不得向外泄露内容;阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交项目部资料员,阅批文件一般不得超过当天,阅后应签名以示负责项目部主要负责人如有“批示”、“拟办看法”,项目部资料员应负责督促、提示有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜
六、项目文件立卷与归档
一、文件的归档范围
1.凡下列文件统一分别由资料员负责归档1上级机关来文,包括上级对项目部报告、申请的批复;2项目部发出的报告、指示、确定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、生产工作的各类支配统计、季度、年度报表等;3各种例会记录;4参与上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等;5上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录,以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料;6反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品;8项目部向上级请示批复的文件及上报的有关材料
2.业务部分各分部日常工作中形成的活动资料,由各业务组和各分部负责立卷归档各分部要建立健全文件管理制度,分部文件由分部业务组统一管理
二、立卷要求
1.文件立卷应依据内容、名称、时间依次,分门别类地进行整理归档
2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性
3.要坚持平常立卷与年终立卷归档相结合的原则重要工作、重要会议或涉及造价形成的文件材料,要刚好立卷归档
4.竣工验收前,各业务组文件要按竣工验收资料规范和城建档案要求整理,交资料员统一归档
七、项目资料移交
1、项目竣工初验后,依据验收看法全面整理竣工移交资料
2、送城市档案馆初验移交资料,按档案馆看法现行整理
3、整理符合要求后,正式移交资料前必需事先报告总公司主要负责人,依据领导看法,驾驭好移交时间
4、移交时必需取得移交证书
八、项目资料管理总结
1、在项目经理主持下,召开资料员、专业技术人员和业务组长参与的项目资料管理总结会
2、总结教训、传承阅历依据总结会精神和整个项目文件管理过程的得失由资料员写成总结报告广州荣祥中建筑工程有限公司-0一一年八月十八日。