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文本内容:
三百利名优土特产礼品城有限公司编号部门选购部集团选购部管理制度版本
1.0日期2015-01-01制作复核核准、选购安排与预算制定目的为制定集团选购安排,协作集团预算制度的推行,特制定本规章适用范围本集团月度选购安排与资金预算,悉依本规章处理
1、选购安排•月度常规物品选购安排,集团集中选购安排•预估常规用品阶段用量、交期、防止断货•避开库存过多、资金积压、存储空间奢侈•协作营运、销售安排之达成•协作集团资金运用、周转•汇总各种物料、物品之需求安排
2、选购预算•选购部负责汇总次月部门总部、区域的办公用品、差旅、交通、运输等费用预算编制•选购预算应以月度付款为编制依据•预算应考虑除申请部门外的平安库存储备,符合月度消耗周转率为目标•预算应考虑集中选购、区域选购的优劣和市场单价趋势•预算应考虑选购前置期、付款方式、库存状况,并依据集团财务预算作业制度
二、选购方式制定目的规范选购方式,优化选购流程,使之有章可循适用范围凡本集团的物品选购方式,除另有规定外,悉依本规章办理
1、选购部依据下列因素确定最有利的选购方式•物品运用状况•物品需求数量•物品需求频率•市场供需状况•选购阅历及价格•集团财务制度
2、选购方式•集中、合约安排选购常规通用性物品,以集中选购较为有利,选定供应商后,议定价格及相应条件,办理合约或协议选购,以确保物品供应来源,简化区域选购工作,降低集团选购成本•招标、选购常常运用或大宗物品,选购部事先拟定选购的条件及要求,有意向性的邀请厂商参加投标由集团选购部组成招标小组,依据规定的程序和标准一次性的从中择优选择交易对象,并提出最有利条件的投标方签订协议等过程整个过程力求公开、公正和择优•一般选购除以上两种选购方式,区域选购员依据集团相应申请程序办理询价、议价,参照月度预算进行区域选购
3、请购、选购•具体流程参照《选购流程图》进行操作
三、订购流程制定目的为落实物品选购管理,确保选购工作顺畅,特制定本规则适用范围本集团物品的订购、选购管理业务.具体流程参照附件《选购工作程序》
四、选购品质管理制定目的规范选购过程的品质管理规定,使之有章可循适用范围本集团物品选购、验收等过程的品质管理,悉依本规章执行品质管理规定•文件资料要求请购部门予以明确填写请购物品的有效名称、单价、数量、规格、技术要求•合格供应商的选择合格供应商一般要求符合下列条件A.经本集团供应商调查、考核,列入合格供应商名列B.供应的商品经本集团运用,确认合格C.类似物品以往选购记录良好D.行业内有肯定知名度•进货验收的规定跟进并确定供应商是交货日期,确认物料规格、数量,进行抽样检验,确认交货品质是否符合品质、运用要求,开具验收单发生短缺,予以更正数量,并刚好联系供应商索要或索赔对检验不合格的物品退回供应商处理
五、选购价格管理制定目的确保高品质低价格,从而达成降低成本的宗旨,规范选购价格审核管理,特制定本规章适用范围各种物品选购时,价格的审核、确认,参照本规章处理价格审核规定•报价依据由请购部门供应物品的规格参数,作为选购部成本分析的基础,也可作为供应商报价的依据特别规物品,可由选购部供应样品,确认可用后,予以报价•价格审核特别用物品区域选购员应选择三家以上供应商作询价、比价、议价依据0A申请物品审核价格后按流程填报参考价格,呈集团分管领导审核批准•价格调查区域选购员应定期分析物品运用状况、价格,作为降低成本依据同品质、同价格条件下,选购优先于原合格供应商合作选购数量或频率明显增加时,应提示集团选购部并尽可能要求供应商适当降价
六、选购交期管理制定目的为确保选购物品的交货期限,使交期管理更为顺畅,特制定本规章适用范围本集团选购物品的交期管理,悉参照本规则执行交期管理规定•确保交期的重要性交期管理是选购员的重点工作之一,其目的是必要的时间,为会所供应运营所必需的物料,以保障会所达成合理运营的目标•交期延迟与提前太多的影响延迟交期将导致部门断货,影响效率;因断货而采纳替代品可能导致成本增加或品质降低;影响部门之间工作相互协作;应提前同会所沟通,以免提前太多导致库存成本增加、囤积、空间不足;•交期延迟的缘由供应商自身实力与管理缘由,选购员未刚好跟进,其他部门供应前置时间不足,资料不全,订货数量少,订货次数频繁等
七、选购付款方式制定目的说明选购付款方式,使之有据可依.适用范围本集团物品选购付款方式,均参照本规章办理
1、付款方式一般的方式有一次付款、定期付款、分批付款一次付款经过市场调研后,确定合适供应商后一次性付全款选购物品,适用于区域申请的特别规无库存或选购频率低的物品定期付款依据同合作供应商约定结款日期,周期性进行结款,适用于集团与区域常规类有库存物品选购,节约流淌资金运用频率,便利不合格货物的退换,敏捷性较强,但局限于物品种类与数量分批付款一般多适用于订货及外加工类商品,以合同或协议约定付款次数及口期
2、具体付款条件详见附件《选购工作程序》
八、选购绩效评估制定目的为提高选购人员的工作热忱,提升各项选购绩效,特制定本制度适用范围本集团选购部门内部的绩效评估,具体参照人资部门制度执行
1、选购绩效评估方法•评估目的A.确保选购目标的达成B.有效限制及降低成本的依据C.作为个人或部门的奖惩参考之一D.提高选购人员的工作主动性•绩效评估的指标应以时间绩效、品质绩效、数量绩效、价格绩效、效率指标作为考核尺度具体参照集团人力资源部《员工绩效考核管理》权责单位选购部经理负责本规章的制定、修改、废止的起草工作•集团行政总监负责本规章制定、修改、废止的核准•附件选购工作程序选购工作内容是从收到申请部门月度预算安排起先进行,按集团选购职责及物品种类分发选购安排由选购员核对请购内容,起先办理询价、订货、借款、选购及入库流程特别规物品做市场调研后由至少三家合格供应商报价,整理报价资料后报选购经理审核后实行选购预算内大宗物品由集团选购部考评选购数量、总额等综合因素制定集中选购安排;、具体业务程序及要点如下选购工作程序及要点•接件分发
1、核对物品申请单选购内容是否清晰、明确
2、物品请购须在规定日期内提报(预算下发3日内)
3、按安排安排原则分发选购物品单,指定经办人须加注“加急”字样
5、无法于需用日期办妥物品须刚好联络请购部门
6、物品申请单须符合请购标准,财务预算制度询价
1、充分了解请购物品的品名、规格、数量及要求
2、向供应商具体说明品名、质量要求、数量、规定、交货期、地点、付款方法,并确定售后及相关服务,质保年限
3、询价对象依照厂商、代理商、经销商依次选择
4、同规格物品至少向三家供应商询价
5、选择询价方式,有否其他较有利的代用品
6、应供应同规格,不同品牌做比较
7、确认各供应商报价方式、规格、选购条件一样
8、新增供应商产品,是否需经检验试用
9、确属货源惊慌、独家代理、专卖品等特别状况,不受第5条所限比价、议价
1、厂商的供应实力是否能按期交货、质量确认,是否属实力并牢靠的供应商
2、筛选两家供应商进行交互议价
3、其他经销商价格是否较低,价格上涨下跃有何因素
4、经成本分析后,设定议价目标
5、是否必要向供应商索取资料比较
6、议价时应留意品质、交期、售后服务
7、是否必要开发其它厂商或其他有利替代品,如与请购规格不同属代用品时应同请购部门确认后方可议价
8、专业用品应会同运用部门共同议价
9、议价的供应商应属筛选后的合格供应商呈核、核准
1、预算内请购物品依集团核准权限呈核
2、预算内2000元以上物品选购核准权限,均应先经选购经理审核,呈总监裁核准,预算外新增物品报价应先由选购经理审核后,再报请购部门预算外申请订购
1、大宗物品需预付订金不得高于30%,特别、紧缺物品等应签定买卖合同
2、向供应商确认价格、交期、质量、数量、地点等条件
3、分批交货须提前联络请购部门,确认交期及储备空间
4、外地订购以电话、传真、E-mail形式向供应商订购并确认交期,通知财务部汇款
5、外地订购须应提前充分了解厂商资料属合法、正规供应商催交
1、约交日期前应定期跟进、确认交货期
2、无法于约交日期交货时,联络请购部门并制定相应措施,并列入交货期异样安排内催办
3、已逾约交货日期尚未到货者加紧催交
4、办理退汇及法律手段解决付款、验收
1、发票抬头及内容是否相符
2、发票金额与选购价格是否相符
3、有否存在预付款或其他退换货
4、是否须要扣款
5、是否符合结款条件、约定时间内付款
6、交货内容是否与约定相符
7、交货时是否存在损坏,损坏应第一时间同厂商沟通解决方式发货、提货
1、珍贵物品须保价
2、提货前核准运费
3、核准到货日期
4、校对货单填写
5、校对货单与物品、数量、外观是否相符
6、依据时限需求及物品体积,确定运输方式
九、本作业实施细则本规定自2015年01月01日起执行本规定由集团选购部负责说明.。